Google-Dienste: Verboten. WhatsApp? Auf keinen Fall. Mercedes Benz Russia stand vor einigen ganz spezifischen Herausforderungen was die interne Kommunikation angeht und löst diese heute mit ihrer eigenen Mitarbeiter-App.

Im Jahr 2018 eröffnete Daimler offiziell ein Mercedes-Benz Montagewerk in Russland. Das Werk liegt in der Stadt Esipowo, vierzig Kilometer nordwestlich von Moskau, und ist das erste Werk eines ausländischen Automobilherstellers in Russland. Das Werk selbst, das nach der Unterzeichnung eines Vertrages mit den russischen Behörden Anfang 2017 durch Daimler errichtet wurde, produziert jährlich 25.000 Autos und beschäftigt fast 1.000 Mitarbeiter. Außerdem hat Mercedes zwei Büros in Moskau mit weiteren 1.000 Mitarbeitern. 

Das Unternehmen musste einen Weg finden, die Kommunikation zwischen den drei Standorten zu fördern, um Informationen schnell und direkt an die Mitarbeiter ausspielen zu können. Nach Abwägung der Optionen entschied das Unternehmen sich für Staffbase als beste Lösung und launchte seine eigene Mitarbeiter-App. Wir sprachen mit Ilya Chuev, dem Chief Information Officer von Mercedes Russland, und fragten ihn, wie das Unternehmen trotz der schwierigen rechtlichen und kulturellen Lage eine App für die Mitarbeiter eingeführt hat. 

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Robert Grover (Staffbase): Wie kam es zu der Idee eine Mitarbeiter-App für Mercedes Russland zu entwickeln?

Ilya Chuev: Als ich zu Mercedes kam, diskutierten wir bereits über die Idee, eine Art interne Kommunikationsplattform für unsere Mitarbeiter zu erwerben. Wir hatten das Problem, dass wir mit den bisherigen Kanälen der Unternehmenskommunikation nicht alle Mitarbeiter erreichen konnten. Wir wollten zum Beispiel allgemeine Ankündigungen übermitteln, unsere Unternehmensziele klar machen und unsere Pläne für das nächste Jahr aufzeigen,  konnten das aber nicht. Wir hatten nur unser Intranet-Portal, das aber ziemlich veraltet war und überhaupt nicht von Mobilgeräten aus zugänglich. 

Aus Sicherheitsgründen durften wir keine Google-Dienste zur Kommunikation nutzen. Plattformen wie WhatsApp waren ebenfalls verboten. Wir haben uns mehrere Lösungen angeschaut. Voraussetzung war es, dass unsere zwei grundlegendsten Probleme gelöst werden sollten: Zum einen wollten wir eine Lösung, mit der wir alle Mitarbeiter erreichen, zum anderen musste diese Lösung all die gesetzlichen und unternehmensinternen Anforderungen, z. B. hinsichtlich der IT-Sicherheit, erfüllen. Nach gründlicher Überlegung haben wir uns dann für Staffbase entschieden.

Robert (Staffbase): Und was war Ihre Rolle in dem Projekt?

Ilya: Meine Aufgabe war es, die Staffbase-App im Unternehmen zu implementieren. Wir begannen mit dem Go-Live im Februar 2018 und es dauerte ein paar Monate, die wichtigsten Herausforderungen zu bewältigen und alle Anforderungen zu erfüllen.

In Russland haben wir viele Einschränkungen für Unternehmen, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, und zwar insbesondere im Hinblick auf die grenzüberschreitende Übertragung von personenbezogenen Daten, die in unserem Fall die Übertragung von Mitarbeiterdaten an unsere deutsche Zentrale sowie an das Staffbase-Serversysteme einschloss. Es hat viel Zeit in Anspruch genommen, unsere Risikobewertung für die Cloud vorzunehmen sowie den Anforderungen unserer IT zu entsprechen.

Robert (Staffbase): Was waren Ihre größte Herausforderung?

Ilya: Ich denke, die typisch russische Einstellung in Bezug auf Veränderung war unsere größte Herausforderung. Wenn man versucht, etwas Neues in Russland einzuführen, ist es normal, dass viele Menschen mit Zurückhaltung, Angst und manchmal sogar Wut reagieren. Es war wirklich schwer, unsere Mitarbeiter dazu zu bringen, eine Einwilligung zur Freigabe persönlicher Daten zu unterschreiben, was eine Anforderung unserer internen Regeln ist, und sie dann dazu zu bringen, die App zu installieren und ihr Potenzial zu erkennen.

Das alles war also wirklich eine ziemliche Herausforderung, aber nach vielen internen Werbeaktionen in unseren Kantinen sowie einigen Wettbewerben mit attraktiven Preisen, wurde die App ziemlich gut angenommen und wir haben mittlerweile viele zufriedene Nutzer.

Robert (Staffbase): Wie haben Sie sich für eine technische Plattform entschieden?

Ilya: Wir haben uns mehrere Anwendungen angesehen, die als interne Kommunikationsplattform funktionieren könnten, und es gab eine Menge Anforderungen. Das neue Tool musste mit einigen unserer bestehenden Tools integrierbar sein, es musste eine Chat-Funktion haben und wir wollten einen Newsfeed einführen. Wir hatten eine Liste mit 10 oder 12 Parametern, und basierend auf diesen war Staffbase die beste Wahl.

Robert (Staffbase): Wie viel Zeit lag zwischen der Entscheidung für Staffbase und dem Start der Mitarbeiter-App?

Ilya: Wir trafen unsere Entscheidung im Februar 2018. Im Februar und März haben wir dann die internen Struktur ausgearbeitet. Wir sammelten alle unsere Informationen, alle unsere Kanäle, alle Verantwortlichkeiten für die Plattform und stimmten alle Upload-Prozesse ab. Außerdem stellten wir sicher, dass alle Benutzer Zugang zu der App erhalten würden. Unser eigentlicher Launch für die Mitarbeiter war im April 2018.

Robert (Staffbase): Sie haben erwähnt, dass es einiger Kampagnen bedurfte, um die Mitarbeiter für die neue App zu begeistern. Könnten Sie uns etwas über Inhalte dieser Kampagnen erzählen?

Ilya: Wir hatten mehrere Wettbewerbe, bei denen wir wirklich versucht haben, die Kreativität unserer Mitarbeiter zu zeigen. Zum Beispiel haben wir sie gebeten, einen Film über ihr Leben bei Mercedes zu drehen, der sich auf ihre Arbeit konzentriert und zeigt, was sie antreibt. Wir hatten auch einige Wettbewerbe zu Silvester, bei denen die Leute gebeten wurden, ein kurzes Musikvideo zu drehen. Die Ergebnisse waren wirklich sehenswert und wurden dann auch veröffentlicht. 

Außerdem haben wir einen Fotowettbewerb veranstaltet, bei dem wir drei verschiedene Objekte ausgewählt haben und unsere Mitarbeiter gebeten haben, diese Objekte auf ein Foto zu setzen. Die Beiträge haben wir nach dem Grad ihrer Kreativität bewertet. Der erste Preis ging an eine Mitarbeiterin, die ein komplettes Kleid nur aus Gemüse hergestellt hat. Das war wirklich klasse! Sie stand neben einem Mercedes, ganz in Kohl gekleidet, das ist bei den Mitarbeitern super angekommen.

Die Gewinnerin des Fotowettbewerb bei Mercedes in Russland.

Robert (Staffbase): Wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen, erhalten diese als Teil des Onboardings Zugang zu der App?

Ilya: Neue Mitarbeiter werden von Anfang an darüber informiert, dass wir eine App haben und dass sie eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten unterschreiben müssen. Das tun sie, sobald sie ihre Arbeit aufnehmen. Zuerst zeigen wir in der App dann ein Video von unserem CEO, der die App kurz beschreibt und bewirbt. Ich denke, dass in Zukunft so etwas wie eine Kurzanleitung nützlich sein könnte, die sich öffnet, wenn man die App das erste Mal startet. Wir denken außerdem darüber nach, die Willkommensnachricht zu ändern, um die Mitarbeiter darüber zu informieren, welche Inhalte sie in der App finden. 

Robert (Staffbase): Wie viele Mitarbeiter nutzen die App aktiv?

Ilya: Unsere Nutzerrate liegt bei fast 80%, was eine sehr gute Quote ist. Wir haben noch mehr als 200 Mitarbeiter im Pending-Status, weil unsere Kollegen im Werk die Einladungen noch nicht richtig an die Mitarbeiter verteilen. Viele dieser User kennen die App einfach noch nicht. Dabei handelt es sich meist um Non-Desk-Mitarbeiter, die keinen Zugang zu E-Mails haben. Natürlich sind es diese Leute, die den größten Nutzen von einer Mitarbeiter-App hätten. Wir werden versuchen unsere Kollegen mit neuen Wettbewerben und Aktionen zu pushen und so diese ausstehenden Konten zu aktivieren.

Robert (Staffbase): Wie viele Standorte versuchen Sie zu verbinden?

Ilya: Wir haben zwei Büros und ein Werk. In unserem Werk haben wir ungefähr 1.000 Mitarbeiter, darunter 200 aktive Benutzer und 200 im Pending-Status. Die zwei Bürostandorte summieren sich auf etwa 1.000 Mitarbeiter, davon nutzen etwa 700 die App. 

Robert (Staffbase): Klingt als würden die Menschen, die die App kennen, positiv reagieren. Wie wollen Sie kann den Rest überzeugen?

Ilya: Es hat eine Weile gedauert, meinen Kollegen die Vorteile der App näher zu bringen. Aber je mehr sie über die Möglichkeiten erfahren, desto flexibler werden sie. Wir haben mehrere Ideen zur Entwicklung von eingebetteten Seiten, die ich extrem nützlich finde. Wir wollen einige nützliche Links einbetten, welche die Benutzer morgens durchsuchen können, wie z. B. die Wettervorhersage oder Verkehrsmeldungen.

Als ich diese Art von Ideen zum ersten Mal vorschlug, stieß ich auf eine Menge Widerstand. Das C-Level hatte nicht das Gefühl, dass so etwas geschäftsrelevante Inhalte sind. Aber mein Argument war, dass eine echte interne Kommunikations- oder Mitarbeiterplattform einen praktischen Wert für unsere Mitarbeiter darstellen muss.Wir wollen Informationen anbieten, die täglich von allen geöffnet werden. Wenn man alles, was man braucht, an einem Ort finden kann, haben wir eine wirklich tolle App. Das ist die Richtung, in die wir gehen wollen.

Robert (Staffbase): Welche Funktionen der App sind besonders beliebt? 

Ilya: Hier sehen wir, dass besonders die für den einzelnen Mitarbeiter wirklich relevanten Inhalte sehr gut ankommen. Dazu gehört z. B. die Speisekarte der Cafeteria. Auch die Chat-Funktion ist unter den Mitarbeitern sehr beliebt. 

Robert (Staffbase): Vielen Dank, dass Sie diese Einblicke mit uns teilen. Wir können es kaum erwarten zu hören, wie es mit der App weitergeht. Viel Erfolg! 

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