Cómo crear un calendario de contenido para comunicación interna para 2026
Robert Grover en Communicación interna
Estado del sector y otros informes que se publican cada año muestran consistentemente que los comunicadores, en gran número, no tienen un plan.
¿Por qué?
Bueno, hay algunas razones completamente comprensibles por las cuales estás teniendo dificultades para planificar tus comunicaciones con anticipación.
Y lo entendemos totalmente. No estás solo.
Las organizaciones son conocidas por tratar las comunicaciones como un servicio "a demanda". Las emergencias de comunicación de última hora, donde el equipo de comunicaciones internas se incluye en el último momento, son comunes.
Combina eso con la falta de recursos, largas cadenas de aprobación y aún no tener un lugar en la mesa, todavía estás luchando por el poder de hacer bien tu trabajo y en tus propios términos.
Por eso vamos a hacerte la vida un poco más fácil.
Te vamos a dar una increíble plantilla de calendario de contenido de comunicaciones internas que te ayudará a:
Sé más estratégico con cómo, cuándo y qué comunicas para obtener mejores resultados.
Consigue que las personas se sumen para que puedas ser consistente y estar a tiempo.
Planifica con mucha anticipación para ser más efectivo y menos estresado
Desarrollar campañas para obtener mejores resultados y participación
Evita la sobresaturación y demasiados correos electrónicos o comunicaciones ineficaces.
¿Qué es un calendario de contenido de comunicaciones internas?
Un calendario de contenido de comunicaciones internas es una hoja de cálculo que te ayuda a organizar y planificar cuándo y cómo se va a publicar tu contenido. Es una representación visual de cómo funciona tu proceso de contenido.
¿Por qué necesitas un calendario de contenido para comunicaciones internas?
En el departamento de marketing, un calendario de contenido es esencial para mantener a todos en sintonía y en el cronograma. Y como esencialmente estás comercializando para los empleados, adoptar un calendario de contenido te dará ventajas tangibles, tales como:
consistenciaen tu estrategia y entrega de comunicaciones internas
autoridad al demostrar que tienes un plan y te adueñas de tus comunicaciones
flujo de trabajo simplificado planificando los plazos con anticipación
mejor colaboración entre tu equipo, liderazgo y varios departamentos
organización así puedes evitar correr de un lado a otro tratando de conseguir colaboradores y aprobación a última hora
respeto para tus procesos, tu rol y tus plazos.
Cómo utilizar un calendario de contenidos para comunicaciones internas
Hemos expuesto por qué necesitas un calendario de contenido para tus comunicaciones internas y ahora te mostraremos lo fácil que es juntarlo todo.
Paso 1 — Agrega las fechas que no cambiarán
Ponerse al día con RRHH y marketing para averiguar qué fechas no se van a mover. Estas incluyen:
Vacaciones (legales y de otro tipo)
Conferencias
Eventos anuales de la empresa
Encuestas/informes anuales
Eventos trimestrales
El objetivo de agregar estos primero es que, a medida que agregues otros eventos y contenido, puedas ser consciente de cuándo las cosas deben comunicarse absolutamente.
¿Envías una comunicación navideña cada año y necesitas contenido de varios departamentos o partes interesadas? Elige una fecha para esa comunicación ahora, incluye las fechas límite para varios colaboradores, y anota cuándo debes tener las cosas listas para el equipo de diseño para que la comunicación salga a tiempo.
Asegúrate de darte mucho margen de maniobra; es mejor sobrestimar cuánto tiempo tomará algo en lugar de darte muy poco tiempo. Calcula cuánto tiempo te suele llevar obtener la aprobación para estas comunicaciones, y prográmalo también.
Paso 2 — Agrega otros eventos, campañas y lanzamientos
Ponerse en contacto con los jefes de departamento, partes interesadas, Recursos Humanos y el equipo de marketing sobre las campañas, eventos y lanzamientos que están planeando.
Pregunta por fechas tentativas si no tienen nada confirmado.
Esto te ayudará a mantenerte al tanto de las comunicaciones en las que podrías ser involucrado, con mucha antelación. Te da la capacidad de recordarles de antemano que necesitas contenido, fechas y detalles, en lugar de ser involucrado en el último momento.
Es útil agregar un recordatorio trimestral a tu calendario para ponerte en contacto y recordar a varios colaboradores que confirmen esas fechas y tu tiempo de entrega. También pon ese recordatorio en tu calendario.
Si tienes que colaborar con departamentos/interesados en una iniciativa de comunicaciones en particular, averigua cuánto tiempo necesitarás para reunir todo y planifica una reunión con suficiente antelación. Esto mantendrá a todos lo más organizados posible y mantendrá tu papel en primer plano.
Paso 3 — Añadir eventos/series recurrentes
El CEO se dirige
Reuniones de ayuntamiento
¿Tienes un boletín mensual? ¿Una dirección trimestral del CEO? ¿Reuniones generales o asambleas? Pon tus fechas límite de contenido, recordatorios y el día que toda la comunicación debe enviarse en tu calendario.
Paso 4 — Revisar
Este es un buen momento para revisar lo que has programado y mover las cosas si es necesario.
¿Demasiados correos electrónicos en un determinado momento del mes? Vea si puede mover algunas fechas para que no esté abrumando a los empleados.
También asegúrate de haberte añadido recordatorios para recordar a otros sobre los plazos y confirmar las fechas. Asegúrate de haberte dado suficiente tiempo para recopilar contenido, escribir y diseñar la comunicación, y obtener la aprobación antes de enviarla.
Tienes el control del calendario (en su mayor parte), así que toma el mando y date mucho margen.
Las fechas pueden cambiar, las personas pueden olvidar incluirte, surgirán cosas, pero tenerlo todo dispuesto te dará la oportunidad de mover las cosas y ser más flexible cuando sea necesario.
Más planificación = menos pánico/estrés.
Paso 5 — ¡Compártelo!
Consigue que los gerentes, otros miembros del liderazgo y otros colaboradores se unan compartiendo el calendario. Si es posible, limita su capacidad para editar. Dales un resumen rápido de cómo se ve e implora que trabajen las fechas importantes y los plazos que has establecido para ellos en sus propios calendarios.
Si no eres transparente sobre tu proceso, puede ser más difícil para las personas recordarlo y respetarlo.
Naturalmente, al principio habrá algunos ajustes complicados de fechas, pero está bien. Piensa en este calendario como un documento vivo.
Ahora que has añadido un poco más de organización a tu proceso de comunicación, puedes seguir optimizando tu flujo de trabajo, averiguar cuánto tiempo toman las cosas y ajustarte en consecuencia para facilitar tu trabajo y tu vida, y ver mejores resultados.
