„E-Mail ist nicht geeignet für die interne Kommunikation!”, „Vermeiden Sie unbedingt die Informationsflut per E-Mail!”, „E-Mail-Kommunikation überfordert die Mitarbeiter*innen!”... So oder so ähnlich haben wir noch vor ein paar Jahren über E-Mail-Newsletter in der internen Kommunikation gedacht. E-Mail-Kommunikation haben die meisten auf der Abschussliste gesehen. Wir auch.

Wir geben zu: Wir haben uns geirrt.

E-Mail ist auch heute noch einer der wichtigsten Kanäle in der internen Kommunikation, den laut Studien weiterhin durchschnittlich zwei Drittel aller Unternehmen nutzen. Und weil auch wir davon überzeugt sind, haben wir uns als Anbieter für Kommunikationsplattformen direkt mit einem E-Mail-Anbieter zusammengetan, damit Kommunikationsteams Inhalte neben Mitarbeiter-App und Intranet auch über E-Mails an Mitarbeitende senden können. Mehr dazu lesen Sie hier.

Aber E-Mail ist nicht gleich E-Mail. Wer diesen Kanal nutzen möchte, sollte auf einige wichtige Faktoren achten. E-Mail-Newsletter können, wenn sie gut gemacht sind, ein beliebter Kanal werden. Warum und wie? Das zeigen wir Ihnen hier im Artikel.

Warum ist E-Mail für die interne Kommunikation weiterhin so wichtig?

Die einfachste Antwort? Weil sie immer noch von der Mehrheit genutzt wird! Das zeigen mehrere Studien, die nach der Häufigkeit der Nutzung verschiedener Kommunikationskanäle gefragt haben. E-Mail war, ist und bleibt ein wichtiger Kommunikationskanal im Medienmix der Unternehmenskommunikation.

Intranet Studie 2021 meistgenutzte Kanäle
Übersicht der Ergebnisse mehrerer Studien zur internen Kommunikation. Die Bedeutung der Kanäle der internen Kommunikation hat sich mit Ausbruch der Corona-Pandemie drastisch verändert. Besetzten 2019 noch das Persönliche Gespräch und die Mitarbeiterversammlung unangefochten Rang 1 und 2 der wichtigsten Kanäle, werden sie im Krisenjahr 2020 nachweislich von E-Mail-Versand und auch dem Intranet als digitale Alternativen abgelöst. (Quelle: Intranet-Studie 2021)

Schlussendlich müssen Kommunikationsteams immer versuchen, Mitarbeiter*innen dort zu erreichen, wo sie erreichbar sind und auch erreicht werden wollen. Für viele bedeutet das noch immer im E-Mail-Postfach. Durch Kollaborationstools wie Slack oder Microsoft Teams hat sich die Teamkommunikation aber durchaus gewandelt und wird größtenteils nicht mehr über E-Mails abgewickelt. Und das ist gut so, denn dafür ist es nicht der richtige Kanal.

E-Mail-Kommunikation im Unternehmen hat sich stark weiterentwickelt und folgt mittlerweile den Strategien vieler anderer Kanäle: Inhalte müssen relevant und für die verschiedenen Zielgruppen im Unternehmen zugeschnitten sowie nutzerfreundlich aufbereitet sein, um eine Informationsflut für einzelne Mitarbeitende zu vermeiden.

5 Tipps für erfolgreiche interne Newsletter

  1. E-Mail als strategischen Kanal etablieren 
  2. Design und Layout ernst nehmen
  3. E-Mails zielgruppengerecht versenden
  4. Die richtigen Inhalte wählen
  5. Messen, analysieren, anpassen

1. Tipp für interne Newsletter: E-Mail als strategischen Kanal etablieren

Klingt logisch, oder? Die strategische Planung wird allerdings in der internen Kommunikation oft noch vernachlässigt (laut dem Gallagher State of the Sector Report haben nur 40 Prozent der Unternehmen eine übergreifende Strategie!). Bei einem so wichtigen Thema wie E-Mail als interner Kanal ist es absolut essenziell, eine durchdachte Strategie zu haben. Vor allem, wenn es der einzige oder einer der wichtigsten Kommunikationskanäle ist.

Denn Fakt ist: E-Mail als Kommunikationskanal wird auch in Zukunft eine entscheidende Rolle spielen. ABER: E-Mails haben nicht den besten Ruf, sowohl auf Seite der Empfänger*innen als auch auf Seite der Absender*innen. Für Kommunikationsteams sind viele E-Mail-Programme wenig hilfreich wenn es um Branding oder sogar Messung der Kennzahlen geht. Und E-Mails werden meist mit der gefürchteten Informationsflut in Verbindung gebracht, die nicht nur auf Kosten der Öffnungsraten geht, sondern vor allem auch auf Kosten der Produktivität und der mentalen Gesundheit der Mitarbeitenden. 

Eine strategische Planung ist also in jedem Fall von Vorteil für alle Beteiligten. Worauf gilt es dabei zu achten?

Besitzen alle Mitarbeitenden eine Firmen-E-Mail-Adresse? Wenn nicht, ist die Nutzung der privaten E-Mail-Adresse erwünscht und erlaubt?

Dieser Punkt ist wichtig für die Entscheidung, ob E-Mail-Kommunikation Ihr einziger oder wichtigster Kanal sein soll. Wenn die Mehrheit Ihrer Belegschaft damit nicht erreichbar ist, dann müssen weitere Kanäle etabliert sein. Moderne Kommunikationsplattformen ermöglichen meist die Steuerung von einem Ort aus, Inhalte können einfach auf die verschiedenen Kanäle zugeschnitten und verteilt werden.

Welche Informationen sollen via E-Mail und Newsletter verteilt werden?

Diese Frage lässt sich am besten mit den verschiedenen Zielgruppen beantworten, die erreicht werden müssen (siehe Tipp 3). Führungskräfte brauchen natürlich andere Informationen als Mitarbeitende in der Produktion. Relevanz ist hier das A und O. Mit strategischer Planung, welche Zielgruppen was erhalten, senden Sie automatisch auch weniger E-Mails. Und das ist doch eines der wichtigsten Ziele.

Was kann E-Mail gut? Wofür sollte es genutzt werden und wofür nicht?

Ich meine damit nicht unbedingt, was E-Mails technisch gut können, sondern wie sie zu Ihrer Kommunikationskultur passen. Newsletter sind perfekt für eine persönliche Ansprache und nahbare Kommunikation. Aber passt das zu Ihrem Unternehmen? Die Entscheidung, wofür Sie E-Mail-Kommunikation nutzen und wofür nicht ebnet den Weg für eine klare Strategie, die auch bei den Mitarbeitenden ankommt.

Was aus unserer Sicht E-Mail in Zukunft nicht (mehr) sein wird, ist ein Newskanal, in dem ständig etwas versendet, veröffentlicht, kommuniziert wird. Die Stärken dieses Kanals sollten unbedingt besser ausgespielt werden. Wir sehen für E-Mail als strategischen Kanal deshalb ganz klar drei Themen:

  • E-Mail-Kommunikation für wichtige und dringende Informationen wie Sicherheitsupdates oder Krisenkommunikation. Nutzung des Kanals dafür nur gelegentlich.
  • Der große Fokus wird auf kuratierten Zusammenfassungen in Form von internen Newslettern liegen, die alle wichtigen Informationen sowie Verlinkungen zu interaktiven Kanälen wie Intranet oder Mitarbeiter-App enthalten. Dies sollte regelmäßig geschehen, damit Mitarbeitende sich darauf einstellen und verlassen können. (Newsletter immer am Ende der Woche oder montags, zu einer bestimmten Zeit)
  • E-Mail-Kommunikation für bestimmte Zielgruppen (Führungskräfte, Vertriebsteam, etc.), auch im Format eines Newsletters, der situationsgebunden oder auch regelmäßig rausgeht. Hier geht es um Themen wie Enabling oder wichtige Wochen- bzw. Quartals-Updates.
E-Mail-Kommunikation im Strategiemodell für interne Kommunikation
Basierend auf Forschung und den Erkenntnissen von mehr als 1.000 führenden Unternehmen haben wir ein Strategiemodell für interne Kommunikation erstellt, mit dem wir versuchen abzubilden und zusammenzufassen, wie interne Kommunikation aktuell funktionieren sollte und was dazugehört. Die vorgestellten Einordnungen als strategischer Kanal sehen wir hier vor allem in den Bereichen Kanalmix & Formate sowie Beteiligung & Befähigung. Mehr Informationen zum Modell sowie einen Reifegrad-Test Ihrer internen Kommunikation finden Sie hier.

2. Tipp für interne Newsletter: Design und Layout ernst nehmen

Gleich vorweg: Mit diesem Tipp meinen wir auf keinen Fall, dass Ihre internen E-Mails ein unglaublich aufwendiges Design brauchen, für das Sie gefühlte drei Monate mit dem Grafikteam hin und her probiert haben. Wunderschöne Bilder und Grafiken machen den Mehrwert eines E-Mail-Newsletters nicht aus. Die Newsletter, die ich am liebsten lese, sind tatsächlich sehr schlicht gehalten, der Fokus liegt auf dem Inhalt.

Und dennoch: Ihre E-Mails und internen Newsletter sollten eine eigene Marke ausstrahlen, die sich eventuell auch in anderen Kanälen wiederfindet. Wir würden also sagen: Seien Sie designorientiert, aber ohne viel Schnick Schnack.

Auf welche Stilelemente sollten Sie besonders achten?

  • Schriftart: Am besten einfach und konventionell. Leser*innen sollten nicht darüber nachdenken müssen. Die offizielle Schriftart Ihres Unternehmens ist oft die beste Wahl, sofern sie alle anderen Kriterien erfüllt.
  • Farben: für den Hintergrund, den Text und andere Elemente. Auch hier gilt: Einfach ist besser als zu viel. Lesbarkeit und Struktur ist hier das A und O. 
  • Layout: Konsistenz und Geradlinigkeit im Layout sind besonders wichtig für die Nutzererfahrung und wirkt dem Gefühl der Informationsflut entgegen.
  • Barrierefreiheit: Denken Sie auch an Personen mit Seh-, Hör-, kognitiven oder Mobilitätseinschränkungen. Bedeutend hier: Die wichtigsten Informationen sollten immer im Text enthalten und Bilder mit Alt Text versehen sein (denken Sie an Screenreader).
  • Branding: Auch hier ist Konsistenz das wichtigste, auch über Ihre anderen Kanäle hinweg. Mit gutem Branding etablieren Sie eine starke interne Marke für Ihre Kanäle, denen Mitarbeitende schließlich eher vertrauen.
  • Mobile Optimierung: Responsives E-Mail-Design ist vor allem für Mitarbeitende ohne Zugang zu einem Computer wichtig. Sie werden E-Mails sehr wahrscheinlich auf ihrem Smartphone lesen. 
Staffbase Mitarbeiter-E-Mail-Designer
Mit einem professionellen E-Mail-Designer brauchen Sie über all das nicht oft nachdenken. Sie speichern Ihre Präferenzen einfach als Templates und Defaults, damit Sie sich auf das allerwichtigste konzentrieren können: die Inhalte.

Aber warum der ganze Aufwand? E-Mails können doch auch einfach aussehen wie alle anderen, hauptsache die Inhalte sind drin, oder? Leider nicht. Denken Sie hier immer an die Akzeptanz und Nutzungsrate dieses wichtigen Kanals. Und auch, wie viel Zeit Mitarbeitende investieren müssen, um die für sie wichtigen Informationen überhaupt erst zu finden. 

Darum sind Design und Layout wichtig

Folgende Faktoren können Sie mit durchdachtem Design und Layout wesentlich beeinflussen:

  • Wiedererkennungswert: Gestalten Sie Ihre E-Mails so, dass Mitarbeiter*innen schon beim ersten Blick sehen, woher sie kommt. E-Mails mit unterschiedlichen Informationen oder Zielen können auch etwas unterschiedlich aussehen, zum Beispiel wenn es sich um einen Sicherheitshinweis handelt. Ihre E-Mails wecken sofort Vertrautheit, vor allem wenn sie an das Corporate Design oder die Gestaltung anderer Kanäle angelehnt sind.
  • Struktur: Die Nutzererfahrung sollte auch bei E-Mail-Newslettern beachtet werden. Wie gut sind die Informationen auffindbar? Welche Elemente unterscheiden kritische von weniger kritischen Informationen? 
  • Lesbarkeit: Design und Layout müssen die Inhalte einfach lesbar machen. Denken Sie an die Schriftart und die Farben in Ihrem Newsletter. Wie können Sie diese so einsetzen, dass die Informationen einfach zu erfassen sind?
  • Konsistenz: Erstellen Sie mit Ihrem Team einen E-Mail-Styleguide, an den sich alle halten sollten, die interne E-Mails versenden. Immerhin hat jede*r eigene Präferenzen was das Design und Layout angeht. Inkonsistenz lässt Ihre Kommunikation schnell unprofessionell aussehen und verwirrt Mitarbeiter*innen unnötig.
    Mit einem professionellen E-Mail-Designer für Mitarbeiter-E-Mails können Sie Stylevorgaben auch als Default oder in Templates speichern, sodass diese für alle direkt verwendbar sind.
  • Zugang: Die Chancen, dass Ihre E-Mails und Newsletter auf dem Smartphone geöffnet werden, sind hoch. Sie sollten also unbedingt für die mobile Ansicht optimiert sein.

Vielleicht steht Design und Layout nicht ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste, vor allem wenn Sie vorrangig Programme wie Outlook oder Gmail zur Verfügung haben. Ein professioneller E-Mail-Designer kann da Wunder wirken und Ihre E-Mail-Kommunikation auf ein ganz neues Level heben. Und Ihnen viel Zeit sparen.

3. Tipp für interne Newsletter: E-Mails zielgruppengerecht versenden

Wenn wir alle Mitarbeitenden per E-Mail über Dinge informieren, die gar nicht für alle relevant sind, verlieren unsere E-Mails an Glaubwürdigkeit. Und das ist ja eigentlich auch schon das schlimmste, was passieren kann. Genau deshalb hat auch der Ruf dieses Kanals in den letzten Jahren so sehr gelitten.

Deshalb: Hinter Ihrer E-Mail-Strategie sollte immer auch ein gut ausgeklügeltes Zielgruppennetz liegen. Sie brauchen also Verteilerlisten, die auf die Bedürfnisse Ihrer Belegschaft angepasst sind. 

Was ist eine Mitarbeiter-Verteilerliste genau?

Ein Mitarbeiterverteiler ist eine Liste von Mitarbeiter-E-Mail-Adressen, die gruppiert sind und sich wie eine einzelne Empfänger*in verhalten. 

Wenn Sie z. B. die gesamte Belegschaft als Empfänger*in für Ihren Mitarbeiter-Newsletter auswählen, senden Sie ihn technisch gesehen an einen Mitarbeiterverteiler. Eine Verteilerliste zu verwenden bedeutet, dass Sie nicht jede E-Mail-Adresse einzeln eingeben müssen. Das ist natürlich auch von Vorteil, um das altbekannte „Allen-Antworten”-Drama zu vermeiden.

Ein gezielter Mitarbeiterverteiler gruppiert bestimmte Mitarbeiter, die ähnliche Attribute teilen, wie z. B. einen Standort oder eine Dienstaltersstufe, so dass Sie nur die relevanten Mitarbeiter erreichen können.

Mitarbeiter Personas Intranet
Ihre Zielgruppen in Verteilerlisten mit ähnlichen Attributen zu gruppieren ermöglicht Ihnen, zugeschnittene und relevante Informationen zu verteilen, die Mitarbeitende dann auch wirklich lesen. Das wirkt sich nicht nur positiv auf die Öffnungsrate aus, sondern macht Ihren Newsletter auch zu einer für Mitarbeitende vertrauensvolle Quelle.

Wir haben die sieben wichtigsten Verteilerlisten zusammengestellt, die Sie für eine bessere interne E-Mail-Kommunikation benötigen:

Die 7 Verteilerlisten, die Sie für eine bessere interne Kommunikation benötigen

1. E-Mail-Listen basierend auf dem Standort

Dies mag wie ein Selbstläufer erscheinen, aber es ist ziemlich wichtig, für jeden Standort eine eigene Liste zu haben. Eine der häufigsten Beschwerden die wir gesehen haben ist, wenn Kommunikator*innen E-Mails an alle Mitarbeitenden senden mussten, die sich nur auf einen Standort bezieht. Für alle, die nicht an diesem Standort arbeiten, könnte die E-Mail nicht irrelevanter sein.

Wir haben außerdem von unseren Kunden aus erster Hand erfahren, dass standortbezogene Listen nicht nur für eine zeitnahe und standortspezifische Kommunikation wichtig sind, sondern auch für die Kommunikation im Krisenfall.

2. E-Mail-Listen basierend auf der Art der Tätigkeit

Wie viele Ihrer Mitarbeitenden arbeiten im Büro am Schreibtisch und wie viele remote? Wie viele arbeiten, je nach Branche, in der Produktionshalle, im Lager, im Außendienst oder mit Patient*innen? Die Tätigkeiten innerhalb eines Unternehmens können so verschieden sein, weshalb Sie auch dafür Verteilerlisten erstellen sollten. Zum Beispiel ist für Mitarbeiter*innen, die im Außendienst oder im Lager arbeiten, die neue Brandschutzrichtlinie für Gebäude A sehr wahrscheinlich nicht relevant. 

3. E-Mail-Listen nur für Führungskräfte

Nach Führungsebene aufgeschlüsselte Mitarbeiterlisten sind ein Muss. Sowohl für E-Mails mit Informationen, die nur für Führungskräfte relevant sind, oder für wichtige Updates, die von Führungskräften an die Mitarbeitenden weitergeben werden müssen.

Die Möglichkeit, Führungspersonen mit gezielten Mitteilungen zu erreichen, ist von entscheidender Bedeutung, damit sie wichtige Informationen für ihre Mitarbeitenden zunächst aufarbeiten können, bevor sie sie verbreiten. Insbesondere wenn einige Mitarbeiter*innen keine Firmen-E-Mail-Adresse haben.

4. E-Mail-Listen auf Basis der Jobfunktion oder der Abteilung

Die Erfahrungen, die Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen machen, sind naturgemäß mit dem Team oder der Abteilung verbunden, in der sie arbeiten. 

Wenn Sie Mitarbeitende mit gezielten E-Mails auf Basis ihrer Arbeitsfunktion oder Abteilung erreichen, können Sie relevante Informationen an große Gruppen senden und besser auf alle Probleme reagieren, die bestimmte Teams oder Abteilungen betreffen.

5. E-Mail-Listen für Geschäftsbereiche oder -einheiten 

Ähnlich wie bei der Segmentierung von Mitarbeitenden auf der Basis ihrer Abteilung können Sie durch die Ausrichtung der Kommunikation auf größere Geschäftsbereiche oder spezialisierte Gruppen Informationen zuschneiden, die nur für diese bestimmten Zielgruppen wirklich wichtig sind. 

Es kommt ganz auf die Struktur Ihres Unternehmens an, welche Art von Gruppen oder Abteilungen Sie ansprechen sollten. Zum Beispiel können Sie alle Mitarbeiter*innen in Österreich, alle Fertigungsteams oder alle kundenorientierten Abteilungen in Gruppen zusammenfassen.

6. E-Mail-Listen basierend auf der Betriebszugehörigkeit

Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitenden unterschiedliche Vorteile und Vergünstigungen an, je nachdem, wie lange sie schon im Unternehmen arbeiten. 

Wenn Sie Informationen über Vorteile weitergeben möchten, die ausschließlich langjährigen Mitarbeiter*innen vorbehalten sind, sollten Sie Ihre Kommunikation segmentieren, um Verwirrung zu vermeiden. Ebenso für alle Informationen, die neue Kolleg*innen zum Beispiel während des Onboardings benötigen.

7. E-Mail-Listen auf Basis der Hauptsprache der Empfänger*innen

Für Unternehmen mit Niederlassungen auf der ganzen Welt können Sie mit einem Mitarbeiterverteiler für jede Sprache sicherstellen, dass Ihre Nachrichten auch wirklich verstanden werden. 

Die Möglichkeit, Mitarbeiter*innen in ihrer bevorzugten oder primären Sprache anzusprechen (unabhängig von ihrem physischen Standort), gibt Ihnen die Möglichkeit, wichtige Nachrichten anzupassen und/oder zu übersetzen, So stellen Sie sicher, dass sie verstanden werden, selbst wenn Deutsch oder Englisch die Standardsprache für den Großteil Ihrer internen Kommunikation ist.

💡 Analysen haben gezeigt, dass interne E-Mails, die an kleinere Verteilerlisten gesendet werden (gemessen an der Gesamtzahl der Empfänger pro E-Mail), tendenziell bessere Öffnungsraten aufweisen. Einer der möglichen Gründe dafür könnte sein, dass es eine kleinere Liste einfacher macht, gezieltere E-Mail-Inhalte zu erstellen, die speziell auf die Zielgruppe zugeschnitten sind.

Wenn Sie bereits eine Kommunikationsplattform nutzen, in die Sie auch ein E-Mail-Tool integrieren können oder die bereits eines enthält, dann können Sie auch die bereits für Ihre anderen Kanäle eingestellten Gruppen für Verteilerlisten nutzen.

4. Tipp für interne Newsletter: Die richtigen Inhalte wählen

Am Ende ist das ja ein Punkt, der für alle Kanäle gilt: Wenn die Inhalte nicht relevant, interessant und hilfreich für die Mitarbeitenden sind, dann werden sie einen Kanal auch nicht nutzen. 

Das knüpft dann ganz stark an Tipp 1 an: In Ihrer Strategie sollte genau festgehalten werden, welche Inhalte über welche Kanäle verbreitet werden. Nur so wissen Mitarbeitende immer genau, was sie auf den jeweiligen Kanälen erwartet. 

Ein Mitarbeiter-Newsletter muss immer FÜR die Mitarbeitenden sein. Die Inhalte müssen auf sie zugeschnitten und vor allem für sie relevant sein. Und es sollten auch Inhalte über Mitarbeitende dabei sein, denn die funktionieren auf allen Kanälen am besten (Babyfotos erhalten in unserer Mitarbeiter-App mit Abstand die meisten Likes).

Sie müssen also genau wissen, welche Art von Inhalt Ihre Mitarbeitenden wirklich wollen und brauchen. Das lässt sich natürlich über qualitative und quantitative Umfragen herausfinden und durch stetiges Messen und Analysieren (siehe Tipp 5!) weiter optimieren.

Aus unserer Erfahrung bieten die erfolgreichsten internen Newsletter eine Mischung aus Inhalten, die sich auf die Mitarbeiter*innen, das Unternehmen und die Kunden konzentrieren. 

Welche Inhalte bieten sich also besonders für E-Mails und Newsletter an? Wir haben 9 Ideen für Sie zusammengefasst, mit denen Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Mitarbeitenden gewinnen und sie zum Weiterlesen bewegen können.

Ideen für Inhalte

  • Jubiläen oder Meilensteine: Das Feiern von Arbeitsjubiläen, Geburtstagen oder anderen Meilensteinen ist eine großartige Möglichkeit, Wertschätzung auszudrücken und Interaktionen zu fördern.
  • Vorstellung von Mitarbeiter*innen: Mitarbeiterprofile fördern die Verbundenheit und würdigen gleichzeitig die Leistungen Ihrer Mitarbeitenden. Stellen Sie Kolleg*innen aus verschiedenen Abteilungen vor, damit andere kennenlernen, wie die jeweiligen Teams arbeiten.
  • Gewinnspiele: Immer und überall ein Hit. Gewinnspiele steigern meist die Nutzungs- und Leseraten. Einfach, weil alle gern etwas gewinnen. Besonders beliebt sind Quizzes oder Tippspiele.
  • Weiterbildungsmöglichkeiten: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter*innen über Konferenzen, Kurse, Workshops, Webinare oder andere Fortbildungsmöglichkeiten, die Sie anbieten – egal ob vor Ort oder online.
  • Updates zu den Unternehmenszielen: Transparente Kommunikation der Ziele und Fortschritte ermöglicht es Mitarbeiter*innen unter anderem, Ihren eigenen Einsatz für das große Ganze in ein besseres Verhältnis zu setzen.
  • Kostenlose Leistungen: Damit diese auch in Anspruch genommen werden, müssen alle davon wissen und Zugang dazu haben.
  • Erfolge von Teams: Gut, um aus dem Alltagsgeschäft auszubrechen und gemeinsam zu feiern.
  • Besondere Kundengeschichten: Damit Mitarbeiter*innen sehen können, dass ihre Arbeit direkte Auswirkungen auf die Kunden hat. Positive Geschichten bringen Kunden näher und fördern Wertschätzung.
  • Pulsbefragungen: Nutzen Sie Pulsumfragen, um die Stimmung im Unternehmen zu verschiedenen Themen zu messen und herauszufinden, welche Inhalte am besten ankommen. Mit dem Feedback werden Ihre nächsten Newsletter noch relevanter für alle.
Beispiel für den Inhalt eines Mitarbeiter-Newsletters. Ein monatliches Update inklusive einer Pulsumfrage.

Beispiel für Inhalte eines Mitarbeiter-Newsletters: Ein monatliches Update mit neuesten Informationen und einer Umfrage. Inhalte sollten immer auf die Bedürfnisse der jeweiligen Verteilerliste angepasst werden.

5. Tipp für interne Newsletter: Messen, analysieren, anpassen

Genau dieser Punkt ist oft der Grund, warum vor allem Kommunikationsteams E-Mails nicht gern für die interne Kommunikation nutzen: Weil sie einfach nicht gut messen können, ob die E-Mails überhaupt erst gelesen werden, mit welchen Inhalten Mitarbeiter*innen besonders gern interagieren, was nicht gut ankommt usw. 

Es gibt hunderte, wenn nicht gar tausende E-Mail-Designer für Marketingkommunikation, mit denen all das möglich ist. Warum also nicht auch für die interne Kommunikation? Immerhin sind die eigenen Mitarbeitenden die besten Markenbotschafter*innen. Wenn E-Mail ein wichtiger Kanal in ihrer zukünftigen Kommunikationsstrategie ist und bleiben soll, dann ist es wichtig, in ein Tool zu investieren, das echte Kennzahlen liefern kann. 

Doch was sollten Sie überhaupt messen? Und welche Kennzahlen sind für Analysen überhaupt wichtig?

Wichtige Kennzahlen für interne E-Mail-Kommunikation

Diese Kennzahlen kennen die Kolleg*innen aus dem Marketing auf jeden Fall, denn sie sind auch dort von großer Bedeutung. Ohne diese Zahlen könnte nicht einmal das beste Marketingteam die eigenen E-Mails optimieren. Und sie treffen auch auf interne Newsletter und E-Mails zu.

Öffnungsraten

Öffnen Ihre Mitarbeitenden die E-Mails überhaupt? Wenn ja, wann und auf welchen Geräten?

Öffnungsraten sollten Sie auch nach Standort, Abteilung oder anderen Attributen Ihrer Zielgruppen unterscheiden können. So sehen Sie genau, wo Sie eventuell noch weitere Anpassungen vornehmen oder Befragungen durchführen müssen und wo es am besten funktioniert.

💡 Untersuchungen haben gezeigt, dass sich die durchschnittliche Öffnungsrate für interne Newsletter und E-Mails über alle Branchen hinweg zwischen 50 und 94 Prozent liegt. Das ist natürlich eine ziemlich große Spanne, deshalb sollten Sie am besten immer Ihre eigene Benchmark ermitteln, indem Sie die Öffnungsraten über mehrere Sendungen hinweg genau messen und schließlich die Durchschnittsrate ermitteln.

Klickraten

Finden Sie heraus, welche Inhalte bei den Mitarbeiter*innen am beliebtesten sind und sehen Sie, ob Klicks durch Ihr E-Mail-Design behindert oder unterstützt werden.

Auch die Kennzahlen für Klickraten sollten für Ihre verschiedenen Standorte, Abteilungen oder Geschäftsbereiche heruntergebrochen werden können. 

💡 Wie auch bei der Öffnungsrate ist es sinnvoll, Ihre eigenen Benchmarks für Klickraten zu ermitteln, damit Sie bei starken Schwankungen sofort reagieren können. Durchschnittliche Klickraten liegen bei ungefähr 15-17 Prozent, je nach Branche und vor allem je nach Größe der Verteilerliste.

Lesedauer

Die Lesedauer sollten Sie unbedingt erfassen, damit Sie sehen können, ob Mitarbeiter*innen Ihre E-Mails nur überfliegen, kurz drüberlesen oder tatsächlich lesen. Nur so können Sie stetig Verbesserungen durchführen, vor allem an Layout und Design.

Gerätetypen

Auf welchen Geräten öffnen Ihre Mitarbeiter*innen Ihre E-Mails? Mit den Erkenntnissen können Sie Ihre Inhalte und Strategie anpassen.

Feedback

Kurze Befragungen zu den Inhalten, Themen oder der letzten Town Hall direkt in Ihren E-Mails hilft Ihnen, noch besser zu verstehen, was Mitarbeiter*innen wirklich brauchen und wollen – oder eben auch nicht wollen.

Staffbase E-Mail-Statistiken
Der Einblick in diese und weitere Kennzahlen hilft bei der Optimierung Ihrer E-Mail-Strategie und letztendlich auch bei der Umsetzung Ihrer Kommunikationsziele.

Mit all diesen Kennzahlen analysieren Sie Ihre E-Mail-Kommunikation mindestens genau so umfangreich wie die Marketingabteilung, vor allem aber gewinnen Sie wichtige Einblicke in das Nutzungsverhalten Ihrer Mitarbeiter*innen. 

Wenn Sie basierend auf den Erkenntnissen strategische Anpassungen machen (z. B. am Layout, Design, den Inhalten, der Vielfalt der Inhalte usw.), dann sparen Sie nicht nur viel Zeit, weil Sie weniger aber dafür wirkungsvollere E-Mails senden, sondern haben auch direkt alle wichtigen Kennzahlen und Erkenntnisse zur Verfügung, mit denen Sie nächste Schritte validieren können.

Fazit: E-Mail war, ist und bleibt wichtig. Muss aber neu gedacht werden.

Das zeigen so gut wie alle Studien, die es zu Kanälen für die interne Kommunikation gibt. Die Krux bestand und besteht jedoch darin, dass E-Mail zwar noch viel genutzt wird, aber dennoch so unbeliebt ist, dass niemand sie wirklich lesen will.

E-Mails und Newsletter als traditionelle Kanäle der Mitarbeiterkommunikation sollten also schlicht und einfach neu gedacht werden. Die vorgestellten Tipps sollen Kommunikationsteams dabei helfen, E-Mails wieder zu einem beliebten Kanal zu machen. 

Auch im Marketing erleben Newsletter gerade wieder einen Aufwärtstrend, gerade weil mittlerweile viele von der Flut an Informationen über andere Kanäle überwältigt werden. Kuratierte Newsletter können hier und auch in der internen Kommunikation der gesuchte Ruhepol sein. Denn dort bekommen Mitarbeiter*innen dann alles als Zusammenfassung, nur das was sie brauchen und alles von einer vertrauten Quelle. Das ist die Zukunft von E-Mail in der internen Kommunikation.

Weitere Informationen rund um E-Mails und andere digitale Kanäle in der internen Kommunikation finden Sie hier: