Die VOICES konnte dieses Jahr zwar nicht wie ursprünglich geplant in Berlin stattfinden, aber das hinderte über 1.300 Kommunikatoren und Experten für Mitarbeiterkommunikation nicht daran, an der virtuellen Konferenz teilzunehmen. Das macht sie zum größten deutschsprachigen Branchenevent für interne Kommunikation & Employee Experience – und das größtenteils aus dem Home-Office!

Hochkarätige Speaker gaben einen tiefen Einblick in den Status Quo der Mitarbeiterkommunikation 2020, wie die Corona-Krise die digitale Transformation ankurbelt, und welche Aufgabe die interne Kommunikation in der „neuen Normalität“ übernehmen muss. Untermalt wurden die Sessions mit Erfahrungen von IK-Praktikern sowie wertvollen Studienergebnissen. Während der gesamten Konferenz konnten Fragen von den Zuschauern gestellt werden, die live beantwortet wurden.

📹Die einzelnen Sessions und Tipps unserer Experten finden Sie in diesem Beitrag und können diese nochmal in Ruhe nachhören.

Staffbase VOICES Konferenz 2020 Macintosh

Alle Ressourcen und Berichte, die auf der VOICES geteilt wurden zum Nachlesen:

Interne Kommunikation ist jetzt wichtiger denn je!

Eröffnet wurde die Online-Konferenz von Staffbase CEO & Mitgründer Martin Böhringer. Er leitete das Thema der Konferenz ein, das lautete: Gemeinsam in eine neue Normalität. Zuerst fragte er: Warum ist interne Kommunikation genau jetzt – während der Krise – so wichtig für Unternehmen wie nie zuvor? Martins Antwort:

Je weiter Mitarbeiter weg sind, umso näher muss die interne Kommunikation an sie ran.

Martin Böhringer, CEO und Mitgründer von Staffbase

Aufgrund von Home-Office und Social-Distancing wollen Non-Desk-Mitarbeiter besonders in der Krise mit aktuellen News auf dem Laufenden gehalten werden und einen Zusammenhalt spüren.

Staffbase VOICES Konferenz 2020 Keynote Martin Böhringer
Staffbase CEO und Mitgründer Martin Böhringer zeigte auf der VOICES, wie er im Kinderzimmer seiner Tochter die Mitarbeiter per Videobotschaft anspricht

Neu ist für viele interne Kommunikatoren die aufgeladene Atmosphäre und deutlich spürbare Emotionalität ihrer Zielgruppe in der aktuellen Situation. Das was man sich früher noch so sehr wünschte, nämlich dass die Mitarbeiter sich stark in die Themen der internen Kommunikation involvieren lassen und diese kommentieren, sieht man jetzt verstärkt auf den Kommunikationsplattformen der Unternehmen.

Wie geht man damit um? Aus Martins Perspektive gibt es darauf keine eindeutige Antwort. „Jetzt ist genau die richtige Zeit zum Experimentieren.“ Authentische Kommunikation und ehrliche Botschaften können dabei eine positive Wahrnehmung in der Belegschaft fördern. Sie zeigen, dass wir alle nur Menschen sind.

Für eine gelungene interne Krisenkommunikation gibt es am Ende keine Blaupause, die für jedes Unternehmen gilt, aber die folgenden Fragen führen auf den richtigen Pfad: Wenn ich kommuniziere, wie erreiche ich JEDEN Mitarbeiter? Welcher Kanal ist das richtige Medium? Können Mitarbeiter Feedback geben? Wie persönlich ist die Kommunikation?

Wenn man relevant für die Mitarbeiter ist, dann geht man gestärkt aus der Krise hervor!

Frank Wolf über die neue Normalität und die zweite Phase der Corona-Krise

Frank Wolf, Mitgründer von Staffbase, knüpfte nahtlos an den Vortrag von Martin an. Er sagt, dass jede Krise mindestens drei Phasen hat und sich die Anforderungen an interne Kommunikatoren jeweils unterscheiden. Wer sich fragt, wie  interne Kommunikation die zweite Phase der Corona-Krise („New Normal“) maßgeblich gestalten kann, findet in seinem Vortrag die Antworten und einen konkreten Action-Plan für die Mitarbeiterkommunikation. Es steht fest, dass diese Phase länger dauern wird, wahrscheinlich sogar bis in das Jahr 2021 hinein. 

Staffbase VOICES Konferenz 2020 Keynote Frank Wolf
Frank sprach auf der VOICES 2020 über Kommunikationsstrategien für die neue Normalität

Dieses Phänomen der neuen Normalität lässt sich bereits an Zahlen festmachen: In den USA sieht man situationsbedingt einen enormen Anstieg in der Home-Office-Nutzung. Durch die Corona-Krise sei der Anteil an Mitarbeitern, die von zuhause arbeiten, von 4 Prozent auf 34 Prozent gestiegen. Nimmt diese Zahl nach der Krise wieder ab? Das läßt sich nicht mit Sicherheit sagen. Trotzdem haben bereits viele Unternehmen – für die Home-Office und Remote-Arbeit früher noch Fremdwörter waren – bemerkt, dass die Kollaboration und der Zusammenhalt nicht abgenommen haben. Eventuell gab es sogar den gegenteiligen Effekt. So könnte das neue Normal aussehen.

Was sollte die interne Kommunikation jetzt tun?

Für Frank ist klar: Sie muss näher und persönlicher werden. Sie hat die Aufgabe, die notwendigen Maßnahmen zu erklären und die Mitarbeiter und deren Kreativität zu feiern und ihren Einsatz zu würdigen. Das Highlight der Session von Frank war ein Modell anhand dessen interne Kommunikatoren jetzt einen Plan für die Phase der neuen Normalität schmieden können. Schließlich hat sich in einer aktuellen Studie über interne Krisenkommunikation gezeigt, dass 75 Prozent der internen Kommunikatoren keinen schriftlich fixierten Krisenplan besitzen. Diese Lücke berge die große Gefahr vom operativen Tagesgeschäft überwältigt zu werden. Dabei kommt es genau jetzt auf die interne Kommunikation an.

Auf eines wies Frank noch hin: Grundsätzlich hat man in der ersten Phase der Krise schnell gehandelt, um so den größten Schaden abzuwenden. An vielen Stellen sind aber aktuell nur Provisorien eingesetzt und man muss sich jetzt überlegen, wie man strategisch an die neue Normalität herantritt und welche Provisorien man durch effektive Lösungen ersetzt, damit die Aufgabe für die IK-Abteilungen auch bewältigt werden kann.

Die beeindruckendste Unternehmensbotschaft, die ich je bekommen habe, war: Let’s not wait until things get back to normal. This is normal.

Frank Wolf, CMO und Mitgründer bei Staffbase

Branchenpraxis: So kommuniziert die BVG während der Corona-Krise

New call-to-action

In der dritten Session empfing Martin David Rollik, Leiter der Stabsabteilung Kommunikation bei der BVG. David berichtete von den Erfahrungen, die er und seine Kollegen in den letzten Monaten gemacht haben. Dazu gehören an erster Stelle die vielen Veränderungen des laufenden Betriebs und bis zu 75 Prozent weniger Fahrgäste. Doch auch die BVG ist nun auf einem Weg in die neue Normalität. Die hohe Krankenquote zu Beginn der Krise hat sich wieder auf ein normales Niveau eingepegelt und auch die Dauer der Krisen-Meetings reduziert sich langsam.

Staffbase VOICES Konferenz 2020 Session BVG

Auswirkungen der Krise für die BVG: Sie hat Kräfte freigesetzt!

David erzählte Martin in der Session, dass jetzt Dinge möglich seien, die vorher nicht denkbar waren. Viele Maßnahmen und Projekte, die essenziell für den Betrieb in der Krise sind, konnten schnell und ohne Hürden umgesetzt werden. Die Mitarbeiter bekommen z. B. tägliche News über die Krise ausgespielt. Das beugt Fake-News vor. Außerdem versucht die Kommunikation stark auf die individuellen Bedürfnisse der rund 14.600 Mitarbeiter einzugehen und die Stimmen wahrzunehmen.

„Wir sind sehr dankbar für unsere Mitarbeiter-App, die wir vor drei Jahren eingeführt haben. Mit dem mobilen Kommunikationskanal konnten wir alle Kollegen und Kolleginnen erreichen und versuchen jeden Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten – Intranet, Aushänge und Displays würden hier nicht ausreichen.” Der direkte Kommunikationskanal über die Smartphones der Mitarbeiter erleichtert die interne Krisenkommunikation ungemein. „Wir sehen seit der Krise mehr und mehr Zugriffe auf unsere Newsbeiträge (5.000 bis 6.000 Zugriffe) und dazu sehr viel mehr Kommentare. Diese lassen wir größtenteils frei zu und die Kollegen und Kolleginnen regeln das unter sich, falls jemand über die Stränge schlägt”, erklärte David den Teilnehmern der Online-Konferenz.

Es schlägt uns mehr Vertrauen entgegen, auch wenn sich aktuell in der Krise manchmal der Frust unserer Mitarbeiter in den Kommentaren entlädt. Wir lassen das stehen, solange niemand über die Stränge schlägt. Bei zwei Jahren Kommentarfunktion musste noch kein Nutzer gesperrt werden.

David Rollik, Leiter Stabsabteilung Kommunikation bei den Berliner Verkehrsbetrieben

Die neue Rolle der internen Kommunikation

Die veränderte Rolle der internen Kommunikation zeigt sich deutlich bei der BVG. Als zum Schutz der Busfahrer Sicherheitsgläser in den Fahrzeugen montiert wurden, hat die interne Kommunikation am ersten Tag über die BVG-Mitarbeiter-App gefragt: Wie funktioniert diese Lösung für euch? Und schnell wurden über 140 Kommentare geschrieben. Darunter gab es viele Fragen, die beantwortet werden mussten. Das heißt, der Kommunikator übernimmt auch immer mehr die Rolle des Community-Managers. David machte deutlich: „Eine Mitarbeiterzeitung ist ein Kommunikationsinstrument der Unternehmensleitung und so wird sie auch wahrgenommen. Wir wollen eher mit relevanten Meldungen zu den richtigen Leuten. Und wenn es nur die Information ist, dass die rechte Schranke zur Zeit kaputt ist und man doch bitte die linke Schranke benutzen soll.” Die Informationsangebote der BVG werden gern genutzt und auch der Vorstand sei mittlerweile des Öfteren in den Kommentaren tätig.

Exklusive Studienergebnisse auf der #VCS20: Benchmarking Digitale Mitarbeiterkommunikation

Nach einer kurzen Pause stellte Professor Ansgar Zerfaß von der Universität Leipzig die Ergebnisse der frisch gedruckten Studie „Benchmarking Digitale Mitarbeiterkommunikation” vor. Sie beinhaltet spannende Aussagen darüber, welche Praktiken exzellente interne Kommunikationsabteilungen vom Branchendurchschnitt abheben. Festgestellt wurde unter anderem, dass exzellente Kommunikationsteams mehr Aufwand in die Produktion digitaler Inhalte stecken (z. B. durch Visualisierungen und Videoformate) und dass sie häufiger moderne Kanäle wie Social Intranet oder Mitarbeiter-Apps in ihren Medienmix integrieren.

Staffbase VOICES Konferenz 2020 Vorstellung Benchmarkingstudie
Prof. Dr. Ansgar Zerfaß stellte auf der virtuellen VOICES erstmalig die Ergebnisse der Studie „Benchmarking Digitale Mitarbeiterkommunikation” vor

Den kompletten Bericht zum Nachlesen gibt’s hier zum Download.

Staffbase VOICES Konferenz 2020 Mitarbeiter-Apps in exzellenten Unternehmen

Krisen-Hacks für die interne Kommunikation mit PAYBACK und der BayWa AG

In der nächsten Session, moderiert von Carsten Rossi, teilten Laura Koller von PAYBACK und Sandra Bauernfeind von der BayWa AG interessante Krisen-Hacks für gute Ergebnisse mit wenig Aufwand. Die zwei Kommunikationsexpertinnen gaben außerdem Einblicke in Maßnahmen und Beobachtungen der vergangenen Wochen.

So läuft die interne Krisenkommunikation bei der BayWa AG

Die BayWa AG, ein international tätiger und breit aufgestellter Dienstleistungs- und Handelskonzern, nutzt bereits seit längerem eine Mitarbeiter-App, um mit den gesamten 19.000 Mitarbeitern zu kommunizieren. Zu Beginn der Krise wurde deshalb beschlossen, die Startseite der App komplett dem Thema Covid-19 zu widmen. So konnte man viele Mitarbeiter direkt erreichen und auf den gleichen Stand bringen. Sandra erklärte den Teilnehmern, dass diese Nachrichten auch an viele Mitarbeiter als Push-Benachrichtigung verteilt wurden. Dass dieser mit wenig Aufwand verbundene Ansatz funktioniert, zeigen die Zugriffszahlen auf diese Startseiten-News: Im März haben sich die Aufrufe zu den Vormonaten verdreifacht, obwohl sich die Anzahl der Beiträge nicht signifikant erhöht hat.

Eine Maßnahme mit ein wenig mehr Aufwand ist das umfangreiche Krisenportal der BayWa mit allen Informationen zu den unterschiedlichsten Themen. Es beinhaltet unter anderem eine FAQ-Seite, eine Übersicht zu Kundeninformationen für die verschiedenen Regionen und Standorte, soziale Unterstützungsangebote und Tipps zu Gesundheit und Fitness.

Voices 2020 Image Krisenhacks
Die Krisen-Hack-Session auf der VOICES gab einen spannenden Einblick in die Praxis der internen Kommunikation

PAYBACK nutzt die Kreativität der Kollegen

Laura von PAYBACK stellte einige Maßnahmen vor, die ihre Abteilung ebenfalls über eine eigene Mitarbeiter-App durchführt. Über 1.000 registrierte Mitarbeiter erhalten jeden Freitag eine Umfrage, in der Fragen zu den verschiedensten aktuellen Themen gestellt werden. Die erste Frage lautet jedoch immer: „Wie geht’s euch?”. Die Ergebnisse werden dann mit den Kollegen geteilt. Kreative Ideen, Tipps und Tricks werden für alle über die Kommunikationsplattform zur Verfügung gestellt.

Der zweite Krisen-Hack von Laura sind die sogenannten Home-Stories. Dafür werden Kollegen aus allen Abteilungen gefragt, ob sie ihre Erfahrungen und ihre Situation im Home-Office in einem Video oder Podcast mit allen teilen möchten. Das wurde super von den Kollegen angenommen, vom Geschäftsführer bis hin zu den Entwicklern. Ein Vater erzählt beispielsweise von den Herausforderungen im Home-Office mit vier Kindern und gibt Tipps, wie das funktionieren kann.

Laura zeigte sich begeistert von der Kreativität der Kollegen, die teilweise selbst Aktionen initiieren. Das beste Beispiel: Motto-Tage, bei denen die PAYBACK-Mitarbeiter sich im Home-Office entsprechend des Tagesmottos kleiden.

Näher an die Mitarbeiter ran: Mit digitaler Kommunikation möglich

Bei all den Ideen und Hacks für eine gute interne Kommunikation in der Krise haben beide einstimmig festgestellt, dass es vor allem auf den Zusammenhalt und die digitale Verbundenheit ankommt. Über ihre Apps kann so trotz Social Distancing und Home-Office ein Gefühl der Zusammengehörigkeit in diesen schwierigen Zeiten entstehen.

Der #VCS20-Experten-Talk: Neue Prioritäten für die interne Kommunikation und den digitalen Arbeitsplatz

Zur Mittagszeit konnten sich die Zuschauer der Online-Konferenz etwas zur Stärkung besorgen und ab 12:15 Uhr Frank Wolf, Ulf Kossol (Head of People Experience bei T-Systems MMS) und Tim Miksa (CEO & Gründer der netmedianer) lauschen. Die Experten diskutierten aktuelle Trends für die interne Kommunikation und den digitalen Arbeitsplatz: Welcher Zusatznutzen muss für Mitarbeiter zukünftig generiert werden? Worauf ist bei der Entscheidung für oder gegen neue Plattformen zu achten? Welche Strategie lohnt es sich nachzuahmen und wovon sollten Unternehmen lieber die Finger lassen? Sie stellten fest: Die Digitale Transformation fängt jetzt erst an.

Staffbase VOICES Konferenz 2020 Session Digitaler Arbeitsplatz

Die Session begann mit einer kurzen Bestandsaufnahme zum Status Quo der Digitalisierung und zu den Auswirkungen der Corona-Krise auf die Unternehmen. Dabei empfahl Ulf: „Nehmt euch kurz die Zeit alle getroffenen Entscheidungen und Maßnahmen während der Krisenphase einmal Revue passieren zu lassen und dann einzuordnen.” Tim ergänzte: „Kommunikation und Kollaboration sind eng verknüpft. Was jetzt geklärt werden muss: Wer ist wann wofür verantwortlich? Was gehört zur internen Kommunikation und wo beginnt Kollaboration? Wie sind Tools wie Microsoft Teams oder Staffbase zu verorten?”

Das braucht es für einen erfolgreichen Digital Workplace:

1) Mindset (= die Einstellung zur Digitalisierung),
2) Toolset (= die richtigen Werkzeuge für die einzelnen Aufgaben),
3) Skillset (= das nötige Wissen mit den Werkzeugen korrekt umzugehen),
4) Ruleset (= klares Festlegen, welche Tools zu welchem Zweck genutzt werden sollen).

Verpasst man es die Spielregeln festzulegen, dann wird man die verschiedenen Teams nicht mehr zusammenbekommen, erklärte Tim anschaulich. Es muss sich bei der Nutzung der Tools auf eine Konvention geeinigt werden.

Wir müssen aufpassen, dass es durch den erneuten Fokus auf die Wissensarbeiter keinen Rückfall in die Zweiklassengesellschaft gibt. Wir reden nur über Kollegen, die im Home-Office arbeiten und Tools bekommen, obwohl die Non-Desk-Worker noch die harte Arbeit vor Ort machen und eigentlich viel mehr die Hilfe der internen Kommunikation benötigen.

Ein Blick in die Zukunft: Das jährliche Produktupdate für die Staffbase-Community

Der traditionelle Ausblick auf die neuen Produktinnovationen von Patrick Rudolph, verantwortlich für die Produktentwicklung bei Staffbase, rundete die #VCS20-Konferenz ab.

Kommunikation in Echtzeit

Patrick zeigte, dass sich die Welt der internen Kommunikation durch die Krise radikal verändert hat. Seitens Staffbase belegte er das vor allem anhand der stark angestiegenen Nutzungsraten aller Staffbase Mitarbeiter-Apps. Unter anderem sieht man, dass die Anzahl an veröffentlichten Nachrichten in der Spitzengruppe bis zu 245 Prozent zugenommen hat.

Staffbase VOICES Konferenz 2020 Produkt-Update

Dann stellte Patrick Staffbase NOW vor, eine Kommunikations-App, die innerhalb von wenigen Tagen eingeführt werden kann. Perfekt für Unternehmen, die noch keine Plattform zur digitalen Mitarbeiterkommunikation haben, diese aber so schnell wie möglich einführen wollen.

Das Intranet für alle

Besonders stolz war Patrick auf das Staffbase Employee Experience Intranet, das bereits in einigen Unternehmen erfolgreich eingeführt wurde. Damit will Staffbase einen digitalen Ort für alle Mitarbeiter schaffen, an dem alle Informationen zusammenkommen, ein Austausch stattfinden kann und mit dem gleichzeitig die Komplexität der Verwaltung und Redaktion reduziert werden kann. Alle kommenden Updates werden diese Produktvorteile des Staffbase Employee Experience Intranets erweitern und verbessern.

Hyperpersonalisierung: Der einzelne Mitarbeiter im Fokus

Der Ausblick auf weitere geplante Funktionen und Neuerungen beinhaltete die Messung der Mitarbeiterzufriedenheit, Personas innerhalb des Produkts, die Möglichkeit, noch mehr HR-Prozesse und -Systeme anzubinden, sowie die sogenannte Hyperpersonalisierung. Alles soll vor allem die Erfahrung der Mitarbeiter mit der digitalen Plattform verbessern, sie durch Personalisierung noch mehr ins Zentrum stellen und umfangreicher im Arbeitsalltag unterstützen.

Als die Königsklasse dieser Personalisierung nannte Patrick die geplante Lösung Journeys, an der bereits intensiv gearbeitet und die diese Jahr noch zur Verfügung stehen wird. Damit kann vor allem das Onboarding neuer Mitarbeiter innerhalb der Staffbase Plattform umfangreich abgebildet und digital begleitet werden.

So habt ihr die VOICES 2020 erlebt

Bis zum nächsten Mal! #VCS21

Das ganze Organisationsteam bedankt sich bei allen Teilnehmern und Speakern. Doch nach der VOICES 2020 heißt vor der VOICES 2021. Wer kein Update über interne Kommunikation und zukünftige Events verpassen möchte, der sollte regelmäßig in unsere VOICES App hineinschauen (Download im Apple App Store und im Google Play Store).

Bleibt gesund,

das VOICES-Team