„Ab dem Tag, an dem die Mitarbeiter ins Unternehmen kommen, werden sie in der Regel gut betreut. Über das Preboarding machen sich jedoch noch viel zu wenige Gedanken”, sagt Kerstin Vietor, Projektmanagerin Digital HR bei B.Braun.
Genau diese Phase aber, die Zeit vor dem ersten Arbeitstag, stellt viele Unternehmen vor eine Herausforderung. 28 Prozent der Angestellten kündigen ihren Job in den ersten 90 Tagen, ein großer Teil davon schon vor Arbeitsbeginn. In der Zeit zwischen Unterschrift und Arbeitsbeginn (bis zu sechs Monate) suchen viele Kandidaten noch nach anderen Angeboten und scheinen diese auch zu finden. Zu wechseln stellt für sie kein Problem dar, denn zu dem neuen Unternehmen wurde noch keine Bindung aufgebaut.
Genau diesen Trend soll das sogenannte Preboarding brechen. Ziel ist es, die Mitarbeiter über Prozesse gleich nach der Unterschrift an das Unternehmen zu binden und in die Gemeinschaft zu integrieren. Über Tipps und Tricks, Teamvorstellungen und erste Arbeitsanweisungen hilft Preboarding, eine Bindung zum neuen Arbeitgeber herzustellen, sich auf den neuen Job vorzubereiten und die Kultur des neuen Unternehmens zu verstehen. Deshalb wird es auch oft Cultureboarding genannt.
Join B.Braun heißt die App, die bei B.Braun das Preboarding übernimmt. B. Braun ist einer der führenden Hersteller von Medizintechnik und Pharmaprodukten sowie Anbieter von Dienstleistungen weltweit. Insgesamt umfasst das Sortiment 5.000 Produkte, die zu 95 Prozent in eigener Fertigung hergestellt werden. Mit 64 Tochtergesellschaften weltweit, 62.000 Mitarbeitern und einem Umsatz von 6,78 Milliarden Euro leistet das Unternehmen einen wichtigen Beitrag zum medizinischen Fortschritt.
Eine Studie des Unternehmerhandbuchs zeigt: 84 Prozent der deutschen Unternehmen sehen bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter viel ungenutztes Potenzial nach oben, Preboarding wird oft noch gar nicht bedacht. B.Braun hingegen treibt Innovation – und das auch mit ihrer App.
Join B.Braun: Internationales Preboarding leicht gemacht
Seit Januar 2018 nutzt B.Braun die eigene App Join B.Braun. Nach acht Monaten Vorbereitung ging das System live und wird heute in zwei Bereichen genutzt: Öffentlich und intern.
Einerseits muss jede App bei Upload in den App-Store zugänglich sein. Das bedeutet, es muss einen öffentlichen Bereich in der App geben, auf den jeder Zugang hat. Diese Not macht B.Braun zur Tugend und richtet sich in diesem Bereich an Interessenten. Hier werden Stellen ausgeschrieben, das Unternehmen vorgestellt, der Imagefilm gezeigt, Markenwerte aufgeführt und Links zur Webseite und zum Karriereportal bereitgestellt. Treiber der Inhalte ist Corporate Human Resources. Klares Ziel ist es, B. Braun als attraktiven Arbeitgeber zu etablieren.
Andererseits führt das Login zu dem weiter ausgebauten internen Bereich der App. Nach Unterschrift des Arbeitsvertrages erhalten die neuen Mitglieder der B.Braun-Familie Nutzername und Passwort und können so auf den internen Teil der App zugreifen. Die App dürfen die Neulinge dann bis zu ihrem ersten Arbeitstag behalten. Danach wird das Login inaktiv und das reguläre Onboarding beginnt vor Ort. Derzeit nutzen über 100 neue Mitarbeiter die App Join B. Braun. Das Tool ist einzigartig und genau auf das Preboarding zugeschnitten.
„Wir haben innerhalb der ersten 6 Monate, zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag, oft Bewerber verloren. Dagegen wollen wir jetzt vorgehen und unseren neuen Mitarbeitern zeigen, dass sie die richtige Entscheidung getroffen haben”, sagt Kerstin Vietor, die das Projekt im Global HR-Bereich betreut. „Die App soll Modernität und Familiengefühl vermitteln.”
Konkret finden die neuen Mitarbeiter in der App dann lokale Inhalte. So zum Beispiel einen News-Bereich, der zum Teil mit Inhalten aus dem Intranet gespeist wird und sich auf das Employer Branding fokussiert, Compliance-Themen, Präsentationen über das Unternehmen und Verlinkungen zu Facebook und zur Webseite. Um die App interaktiv zu gestalten, soll aber auch ein Mentoring über den Chat angeboten werden.
Das deutsche Hauptwerk von B.Braun liegt im hessischen Melsungen. Sehr schön, aber fernab von den großen Städten. Ein Problem, das HR erkannt hat und in der App anspricht. So werden in der App Informationen zur Gegend angeboten, touristische Attraktionen vorgestellt und sogar verfügbare Kindergartenplätze angesprochen.
Ein weiterer Bereich widmet sich dem ersten Tag bei B.Braun sowie Personalthemen. Was ziehe ich an meinem ersten Tag an? Wie kann ich mich weiterentwickeln und wo muss ich genau hin? Dress Code, Entwicklungspfade im Unternehmen, ein Junior-Netzwerk, Google Maps und ein Lageplan klären die offenen Fragen und lassen keinen der neuen Mitarbeiter im Regen stehen.
New Ways of Work: Modernes Arbeiten bei B.Braun
Ein großes Thema ist am Ende auch die Arbeitsweise bei B.Braun. Mit ihren “New Ways of Working” (zu deutsch “Neue Wege des Arbeitens”) stellt sich das Unternehmen auf die Zukunft ein und guckt sich bewährte Praktiken von Google, Facebook und Co. ab. Hier hat keiner einen festen Arbeitsplatz, sondern es herrscht eine Clean Desk Policy. Jeder Mitarbeiter hat einen Rollkoffer und sucht sich so jeden Tag aufs neue einen Arbeitsplatz. Vollgemüllte Schreibtische sind von gestern. Flexibles Arbeiten wird groß geschrieben und die Entwicklung der Mitarbeiter sowie Selbstständigkeit stehen mit agilen Methoden wie Scrum im Vordergrund. Die Hierarchien bei B.Braun sind flach, statt Meetingräumen gibt es Kreativräume, die Teams mischen sich immer wieder neu. Das Unternehmen ist innovativ und erklärt seine Kultur in der App.
Organisatorisch ist die App bisher unterteilt in einen deutschen und einen englischen Teil. Jeder Bereich hat seinen eigenen Projektleiter, welcher wiederum von der globalen HR geschult wurde. Die nationale HR schult außerdem die Personalreferenten der lokalen Büros, welche die App dann an die Bewerber weitergeben. Die App bleibt jedoch freiwillig. Niemand ist gezwungen, die Plattform schon vor offiziellem Arbeitsantritt zu nutzen.
Die Inhalte unterscheiden sich dabei je nach Land, da auf nationaler Ebene unterschiedliche Themen wichtig sind. Grundsätzlich finden sich auf der Webseite grobe Informationen, in der App selber geht es um das Employer Branding. Join B.Braun stellt klar heraus, was das Unternehmen als Arbeitgeber ausmacht.
Damit die App nicht vergessen wird, nutzt das Team um Kerstin Vietor auch Push-Nachrichten. Alle zwei Wochen kommt ungefähr eine Mitteilung. Meist zu großen Themen wie dem Personalbericht, neuen Niederlassungen oder zum neuen Familien-Teilzeit-Modell.
Auch in Zukunft ein Ass im Ärmel
Auch für die Zukunft sieht das Team um Kerstin Vietor zahlreiche Ideen für die weitere Bekanntmachung der App nach außen, so zum Beispiel mit einem QR-Code in Stellenanzeigen. Weiterhin kann das Framework auch von den HR-Bereichen der ausländischen Tochterunternehmen genutzt werden. Diese könnten von den bereits vorhandenen globalen Informationen zum Unternehmen profitieren und ihre eignen Kanäle dann mit lokalen Inhalten anreichern.
Darüber hinaus könnten auch weitere Zielgruppen angesprochen werden. So zum Beispiel Trainees die oft im Ausland unterwegs sind, aber trotzdem mit dem Unternehmen in Kontakt bleiben wollen und sollen, sowie Mitarbeiter in der Elternzeit.
„Die App ist modern, klar, schnell umgesetzt und benötigt wenig Arbeit. Wir würden sie auf jeden Fall weiterempfehlen und sind gespannt, wo uns der Weg noch hinführen wird”, sagt Frau Vietor.
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