Wir Menschen sind Gemeinschaftswesen. Das gilt auch oder vor allem bei der Arbeit. Wir spüren ein Bedürfnis nach Zugehörigkeit und „unserem Platz” im Unternehmen.
Gemeinschaften – oder eben „Communities” – finden wir überall. Zum Beispiel in Form von politischen Gemeinschaften, von Freundescliquen, Sportgemeinschaften oder im Job.
Communities teilen Interessen und Hobbies, verfolgen ähnliche Ziele und verbringen ihre Zeit gemeinsam an einem Ort (seit Corona auch verstärkt auf virtuelle Weise). Was Communities stark macht ist ihr hohes Bedürfnis nach Austausch und Interaktion. Sowohl miteinander im Teilen von Gedanken und Ansichten, als auch in Form von Diskussionen oder Meinungsäußerungen nach außen. Communities stärken unseren Wunsch nach Zugehörigkeit und Aufmerksamkeit. Ein wichtiges Bedürfnis, das auch Mitarbeitende in Unternehmen empfinden. Aber welchen Communities begegnen wir genau im beruflichen Alltag und wie nutzen wir das Engagement und den Austausch in der Unternehmenskommunikation?
Was ist Community Management?
Community Management ist ein vielfach genutzter Begriff. Aus diesem Grund möchten wir zuallererst unsere Definition(en) eingrenzen und dann im einzelnen mit Euch teilen.
- Plattform-Management: Alle verantwortlichen Mitarbeitenden mit Admin- oder Editorrechten, die Kanäle, Seiten oder Inhalte betreuen. Sie haben in der Regel Zugriff auf das Content Management System der Kommunikationsplattform.
- Initiativen-Management: Communities – auch Graswurzelbewegungen – als themenbezogene oder soziale Initiative, die aus der Mitte der Belegschaft kommen.
z. B. DEI (Diversity, Equity, inclusion), Frauennetzwerk, Sportsponsoring-Liebhaber*innen, WOL-Community… - Engagement-Management: Beobachtung und Analyse von Interaktionen mit Artikeln wie Reaktionen und Kommentare sowie nutzergenerierten Inhalten (wie Posts auf Social Walls).
In diesem Artikel schauen wir uns das Plattform-Management im Detail an. Für mehr Informationen zum Initiativen-Management lesen Sie gern den Artikel meiner Kollegin Stephanie.
Communities in der internen Kommunikation: Plattform-Management
In der digitalen Welt haben verschiedene Plattformen eine zentrale Rolle übernommen. Unternehmen müssen auf diesen Plattformen präsent sein, sie für sich nutzen oder sogar selbst eine Plattform entwickeln. Vor allem die Abteilung der internen Kommunikation profitiert von digitalen Kanälen und Vernetzungen, ist jedoch häufig auch unmittelbar verantwortlich für alles, was in diesen digitalen Räumen passiert. Interne Kommunikation ist aber längst nicht mehr die reine Top-down-Kommunikation vom CEO oder der Geschäftsleitung, das ist uns allen inzwischen klar. Wer sind die Kommunikator*innen im gesamten Unternehmen?
Die neuen Plattformen wie zum Beispiel Social Intranets und Mitarbeiter-Apps oder auch klassische E-Mail-Newsletter mit Feedbackoptionen werden zunehmend von einem Netzwerk an Kommunikator*innen gesteuert, die dabei unterstützen, dass relevante Themen aus der gesamten Organisation Platz erhalten und geteilt, gehört, gelesen oder gestreamt werden. Verschiedene Kollegen*innen nehmen die Rolle von Administrator*innenen für bestimmte Inhalte und Neuigkeiten ein und werden zu Kommunikationsexperten*innen für wichtige Themen. Einige sind verantwortlich für ganze Rubriken, andere für einzelne Seiten oder temporäre Kampagnen. Auf jeden Fall aber unterstützen sie die interne Kommunikation in der Erarbeitung und im Teilen von Informationen im Unternehmen.
Kommunikationsheld*innen oder Champions sind ein zusätzlicher Bonus, denn diese Persönlichkeiten teilen zum einen die Freude an Kommunikation und zum anderen sind sie akzeptierte und gut vernetzte Personen in der Organisation. Versuchen Sie unbedingt, einige davon für sich zu gewinnen – zum Beispiel durch einen kreativen Wettbewerb inkl. Gewinnspiel oder direkte Ansprache von Kollegen*innen, die Ihnen positiv auffallen.
Tipps für erfolgreiches Plattform-Management
Wenn wir von Plattform-Management sprechen, sprechen wir also von Menschen, die in irgendeiner Art und Weise Zugang zum Content Management System haben und mitverantwortlich sind für die Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten. Diese Community kann aus 10, aber auch aus 500 Mitarbeitenden bestehen. Verständlich, dass es da nicht immer leicht ist, den Überblick zu behalten. Damit die interne Kommunikation trotzdem im Sinne der Unternehmenswerte und der Plattformverantwortlichen erfolgt, gibt es ein paar Tricks, diese Community zu managen, zu fördern und zu motivieren:
- Klar definierte Rollen, Verantwortlichkeiten und Richtlinien
- Wissensvermittlung (Onboarding, Journeys, Training je nach Rolle, Editor Corner, Kurz-Updates, Best-Practice-Beispiele)
- Regelmäßige Meetings (z. B. App-Sprechstunde)
- Gemeinsame Themenplanung (z. B. Wochen-Newsdesk, Kernbotschaften, Inhaltsqualität)
- Aktive Mitarbeit in der Krisenkommunikation, um Fragen aufzunehmen und ein Sicherheitsgefühl in schwierigen Situationen zu vermitteln
- Aufbau von Selbstwertgefühl und Loyalität (für einen Vertrauensvorschuss in Krisenzeiten)
- Schaffen eines „Wir-Gefühls“
- Feedback & Dankeschön (z. B. Goodies/Gift-Box)
Warum die Plattform-Community so wichtig ist
Natürlich ist und bleibt das Team der internen Kommunikation in der Regel federführend, wenn es um die Verbreitung wichtiger Informationen aus oder über das Unternehmen geht. Im engen Kontakt mit der Geschäftsleitung, den Führungskräften und öffentlichen Pressevertreterinnen sind und bleiben sie das Sprachrohr für News und Entwicklungen des Unternehmens. Aber auch die Kolleg*innen der IK sind eben nur Menschen und ein funktionierendes Netzwerk aus verschiedenen Plattform-Manager*innen mit unterschiedlichen Rechten und Verantwortlichkeiten ist Gold wert, um das Maximum aus der eigenen Kommunikationsplattform herauszuholen. Zudem entsteht ein regelmäßiger Austausch und Perspektivwechsel für alle Beteiligten, was im besten Fall zur Folge hat, dass die Kommunikation sich stetig weiterentwickelt und an Bedeutung gewinnt.