„Kommunikation muss mehr kosten als eine kleine Laborzentrifuge”.

Was Journalist Ranga Yogeshwar in einem ZEIT Online Interview über die Kommunikation der Wissenschaft mit der Gesellschaft gesagt hat, könnte auch für die interne Kommunikation nicht zutreffender sein. Gut, da geht es nicht um Laborzentrifugen. Aber es geht schon immer um zu niedriges Budget, zu wenig Ressourcen und mangelnde Anerkennung. Guter Kommunikation wurde und wird in vielen Bereichen noch immer zu wenig Bedeutung zugeschrieben.

Dann kam das Jahr 2020.

Die Bedeutung interner Kommunikation 

Eine globale Pandemie bisher unbekannter Ausmaße hat die Bedeutung von interner Kommunikation mehr als deutlich gemacht. Mitarbeiter*innen mussten ins Homeoffice, Standorte wurden geschlossen und keiner wusste, wie es weitergeht. Unternehmen waren plötzlich gezwungen, neue Kommunikationsinstrumente und Strategien einzuführen, um ihre Mitarbeiter*innen mit Informationen zu erreichen. Und das auch gut so. Die Corona-Krise hat die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes definitiv beschleunigt. 

Unter diesen Bedingungen ist es klar, dass die Hauptaufgaben der internen Kommunikation – Mitarbeiter*innen einbinden, Informationen austauschen, eine neue Kultur schaffen und Ziele vermitteln – nie wichtiger waren als heute. Und dennoch: Interne Kommunikation muss in vielen Unternehmen noch besser werden, um den gestiegenen Herausforderungen gerecht zu werden.

Deshalb haben wir in diesem Artikel 13 Fragen, die Sie sich vielleicht stellen, und Antworten zusammengefasst, um Sie mit frischen Ideen zu versorgen. So können Sie mit einer neuen Strategie gestärkt ins nächste Jahr gehen und Ihre interne Kommunikation weiter verbessern.

1. Warum ist interne Kommunikation wichtiger als je zuvor?

Die Antwort auf diese Frage kann für jedes Unternehmen unterschiedlich ausfallen. Jede Organisation hat seine ganz individuellen Herausforderungen. Und dennoch trifft folgendes sicher auf alle zu:

Interne Kommunikation ist wichtiger als je zuvor, weil Mitarbeiter*innen

  • mehr Fragen haben als je zuvor, 
  • so unsicher sind wie nie zuvor und 
  • genau wissen müssen, wie sie sich verhalten sollen, um die Gesundheit aller zu gewährleisten
  • Weil es so viele Veränderungen in kürzester Zeit wie nie zuvor gibt,
  • und weil viele jetzt zum ersten Mal im Homeoffice arbeiten oder weil Standorte und Filialen schließen mussten. 
  • Weil sie sicher auch im Privatleben Schwierigkeiten mit der aktuellen Situation haben,
  • und weil niemand so richtig sagen kann, wie es weitergeht.

Das ist die neue Normalität. Wichtigste Aufgabe der internen Kommunikation ist es, Mitarbeiter*innen durch diese Veränderungen zu begleiten, sie zu befähigen, die Ziele des Unternehmens voranzutreiben und sie mitzunehmen auf dem Weg aus der Krise. Laut Edelman Trust Barometer vertrauen die meisten Arbeitnehmer*innen der Kommunikation des eigenen Arbeitgebers immerhin am meisten.

Jedes Unternehmen sollte mittlerweile verstanden haben, welche Auswirkungen schlechte oder fehlende Kommunikation hat.

Sollte die Führung Ihres Unternehmens die Wichtigkeit interner Kommunikation noch immer nicht erkannt haben, dann sind alle oben erwähnten Punkte auch gute Argumente, sie davon zu überzeugen. 

Mitarbeiter*innen im Homeoffice und in Risikoberufen
Kommunikation ist jetzt von allen Seiten noch mehr gefordert: Sowohl von den immer weiter entfernten Mitarbeiter*innen im Homeoffice als auch von den Kolleg*innen, die sich bewusst hohem Risiko aussetzen.

Interne Kommunikation ist systemrelevant

Für viele Unternehmen macht die globale Pandemie den Informationsaustausch mit einer plötzlich weit entfernten, unsicheren und ängstlichen Belegschaft zu einer Überlebensfrage. Diejenigen, die bereits gut vorbereitet waren, etwa durch Homeoffice-Regelungen, digitale Kommunikationsplattformen oder einer umfangreichen Strategie für Krisenkommunikation, waren klar im Vorteil. Sie konnten nicht nur schneller reagieren und Mitarbeiter*innen ins Homeoffice schicken, sie konnten auch besser mit allen kommunizieren und so die Unsicherheit verringern.

Die Welt wird nach der Corona-Krise, angenommen wir kommen jemals zu dem Punkt, nicht mehr so aussehen wie davor. Wir befinden uns in einer Zeit voller Veränderungen und es ist die Aufgabe der internen Kommunikation, Mitarbeiter*innen zu motivieren und zu informieren, egal wo sie arbeiten. Das ist keine leichte Aufgabe. Ganz im Gegenteil, sie ist so schwer wie nie zuvor.

2. Wie passen wir unsere Strategie für die interne Kommunikation an die „Neue Normalität” an?

Mit ruhiger, strategischer Planung, die alle neuen Anforderungen an den veränderten Arbeitsplatz einbezieht. Daraus entstehen konkrete Handlungsempfehlungen, mit denen Sie und Ihr Team krisengebeutelte Mitarbeiter*innen erreichen und Ihr gesamtes Unternehmen emotional zusammenbringen können.

Doch wo soll man da anfangen?

Laut Edelman Trust Barometer wollen während der Corona-Krise 63 Prozent der Arbeitnehmer*innen von ihrem Arbeitgeber täglich informiert werden, 20 Prozent sogar mehrmals täglich. Interne Kommunikation muss diesen Anforderungen gerecht werden und noch viel weiter gehen.

Interne Kommunikationsverantwortliche müssen die vielen Informationen und Maßnahmen übergreifend betrachten und darauf aufbauend ein Konzept bzw. eine Strategie erstellen, die bewährtes aufgreift und neue Anforderungen berücksichtigt.

Wir haben auf Basis unserer Erfahrungen und bestehender Modelle im Markt eine Vorlage für eine Kommunikationsstrategie erarbeitet. Diese soll Hilfestellung bei der Planung einer Strategie für 2021 bieten und eine Übersicht aller wichtigen Aspekte sein. Die Logik orientiert sich an einem weit verbreiteten Strategie-Template – dem Business Model Canvas.

Template Kommunikationsplan Neue Normalität
Template für Ihre Kommunikationsstrategie (als pdf-Datei herunterladenals
Präsentationsdatei herunterladen
)

Wie kann dieses Template eingesetzt werden?

  • Einen Überblick verschaffen: Schauen Sie sich die einzelnen Komponenten des Templates an und beantworten Sie die jeweiligen Fragen dazu. Die Antworten helfen Ihnen dabei, Ihre Strategie zu schärfen und Inhalte zu erstellen. In grau finden Sie jeweils Beispiele für die einzelnen Bausteine.
  • Strategie und Inhalte erstellen: Am besten machen Sie das im Team. Der klare Rahmen und die verschiedenen Bereiche ermöglichen eine offene aber auch fokussierte Diskussion. Oft werden z. B. organisatorische Fragen oder wichtige Stakeholder vergessen. Das Template funktioniert dafür also wie eine Checkliste. 

Versuchen Sie unbedingt, mit dieser einen Seite auszukommen. Wenn eine Kommunikationsstrategie zu kompliziert ist, dann werden andere sie auch nicht gut verstehen.

Weitere Informationen und Tipps zum Strategie-Template und zur Kommunikation in der „Neuen Normalität" können Sie auch hier nachlesen.

3. Welche Trends der internen Kommunikation dürfen wir nicht verpassen?

Technologische Fortschritte, neue Generationen auf dem Arbeitsmarkt, moderne Arbeitsplatzkonzepte oder auch völlig neue Situationen aufgrund globaler Veränderungen werfen fest geschmiedete Kommunikationspläne häufig über den Haufen. Die interne Kommunikation muss stets mithalten und flexibel sein, um für alle Mitarbeiter*innen die bestmögliche Erfahrung mit dem eigenen Unternehmen zu gewährleisten. Folgende Trends sind sowohl Evergreens als auch völlig neu.

  • Employee Experience: 2020 einer der wichtigsten Trends, ab 2021 hoffentlich in jeder Unternehmensstrategie verankert. Employee Experience beschreibt die Gesamtheit der Erfahrungen der Mitarbeiter*innen mit ihrem Unternehmen. Interne Kommunikation kann diese Erfahrungen signifikant mitgestalten und sollte eng mit der Personalabteilung zusammenarbeiten.
  • Transparenz und klare, vertrauenswürdige Informationen geben den Mitarbeiter*innen Sicherheit und ermöglichen es ihnen, sich auf ihre Arbeit und die Zukunft zu konzentrieren. Statt vorzugaukeln, dass alles in Ordnung ist, sollten Führungskräfte und Mitarbeiter*innen zusammen damit beginnen, Probleme zu lösen.
  • Personalisierung der Kommunikation (jeder erhält nur das, was relevant ist): Informationsfluten sind eine reale Gefahr für interne Kommunikation. Relevanz ist hier oberste Priorität. Diese entsteht durch passende Inhalte, die aufgrund von Ort, Team, Rolle, Interessen oder Mitarbeiter-Journey automatisch ausgewählt und ausgespielt werden.

    So erhält jede Mitarbeiter*in nur das, was für sie wichtig ist. Zusätzlich müssen sich Nutzer*innen natürlich auch aktiv für Informationsangebote anmelden können (aktive Personalisierung).
Mitarbeiter Personas Intranet
Beispiele für verschiedene Rollenprofile (Personas) von Mitarbeiter*innen. Die Anforderungen an Geräte, Inhalte und das individuelle Nutzungsverhalten können sich zwischen diesen Zielgruppen stark unterscheiden.

Weitere spannende Trends für die interne Kommunikation in 2021 finden Sie hier!

4. Was sind die größten Herausforderungen für die interne Kommunikation?

Egal wo Ihre Mitarbeiter*innen arbeiten, effektive Kommunikation wird für den Erfolg eines Unternehmens immer wichtiger. Sie beeinflusst die Motivation und Beteiligung der Mitarbeiter*innen, die Kundenzufriedenheit sowie die allgemeine öffentliche Wahrnehmung eines Unternehmens.

Interne Kommunikation hat jedoch nicht erst seit der Corona-Krise Herausforderungen zu bewältigen, die jegliche Maßnahmen und Bemühungen für effektive Mitarbeiterkommunikation gefährden können. Um die interne Kommunikation zu verbessern, müssen sich alle dieser Herausforderungen bewusst sein.

Studie zeigt wichtigste Herausforderungen auf

In einer Benchmarking-Studie haben wir zusammen mit der Universität Leipzig Kommunikationsmanager*innen zu den größten Herausforderungen für die Mitarbeiterkommunikation befragt. Herausgekommen ist, dass alle Mitarbeiter*innen erreichen, das unterschiedliche Nutzungsverhalten der Mitarbeiter*innen sowie der Mangel an Ressourcen die größten Herausforderungen sind.

Benchmarking-Studie Herausforderungen Mitarbeiterkommunikation
Die Benchmarking-Studie der Universität Leipzig in Kooperation mit Staffbase beleuchtet vorrangig die Herausforderungen und Erfolgsfaktoren von Content-Management in der internen Kommunikation. Sie kann hier heruntergeladen werden.

Die größten Schwierigkeiten zeigen sich laut Studie im Bereich der Distribution von Inhalten (Erreichbarkeit der Mitarbeiter*innen, unter- schiedliches Nutzungsverhalten, Einführung neuer Kanäle). Die Befragungsdaten zeigen, dass die unterschiedlichen und teilweise sehr diversen Zielgruppen innerhalb der analysierten Organisationen das mit Abstand größte Problem bei der Distribution von digitalem Content darstellen.

Drei von vier Befragten sehen hier große Herausforderungen (73,4%). Die Wahl geeigneter Kanäle (41,6%) und eine passende Frequenz für das Ausspielen der Inhalte (30,1%) sind für viele ebenfalls schwierig, bereiten aber weniger Probleme als die zuvor genannten Punkte. Beim Timing haben interne Kommunikator*innen offenbar viel Erfahrung, nur ein Fünftel der Befragten hält dies für schwierig (19,9%

Daraus lässt sich schließen, dass auch 2021 die richtigen Kanäle für bessere Erreichbarkeit gewählt werden müssen. Außerdem gilt es jetzt umso mehr, die Zielgruppen im Unternehmen zu kennen und damit das Nutzungsverhalten besser einschätzen zu können.

Lesen Sie weiter, um Lösungsvorschläge für diese Herausforderungen zu erhalten!

5. Wie sichern wir ausreichend Budget für die interne Kommunikation?

Genügend Budget sichern ist nicht nur eine der größten Herausforderungen für Kommunikationsverantwortliche, sondern auch eine der zeitraubendsten Aufgaben. Am richtigen Budget hängt so vieles: Genügend Personal für verschiedene Kommunikationsaufgaben, die richtigen Instrumente, um alle erreichen zu können und auch ausreichend Spielraum, um Dinge ausprobieren zu können. 

Laut Trendmonitor Interne Kommunikation 2020, der den Status Quo in ganz Europa zusammenfasst, ist fast die Hälfte aller Kommunikator*innen sowohl mit der Anzahl der Mitarbeitenden (47,2 %) als auch mit dem Budget (41,7 %) weniger zufrieden oder unzufrieden.

Doch wie sichern sich Kommunikationsteams dieses dringend benötigte Budget? Mit Argumenten und Fakten, welche die Geschäftsführung von der Bedeutung überzeugen.

Gute Argumente für mehr Budget

Dr. Udo Kessler, geschäftsführender Gesellschafter der führenden Kommunikationsagentur Signum communication, hat für uns fünf Argumente für mehr Budget zusammengefasst:

  1. Ohne gut ausgestattete interne Kommunikation wird die digitale Transformation in den Unternehmen scheitern.
  2. Im Arbeitsumfeld ist ein ebenso nutzerfreundliches digitales Erlebnis wie im Privatleben nötig. Nur so werden Mitarbeiter*innen mit wichtigen Informationen auch wirklich erreicht und abgeholt.
  3. Digitale Transformation heißt für die interne Kommunikation neue Aufgaben, neue Prozesse und ein neues Selbstverständnis. Um vorn dabei zu bleiben, sind deshalb Investitionen in die digitale Kompetenz des Teams notwendig.
  4. Ressourcen für bessere Führungskräftekommunikation steigern nicht nur die Erfolgschancen der Digitalisierung, sondern optimieren auch Veränderungsprozesse.
  5. Statt Bauchgefühl geht es um Fakten und Wirkungsmessung. Durch den Einsatz von Software kann die IK als erste und einzige Abteilung klare Aussagen zu Stand und Perspektiven der digitalen Transformation im Unternehmen liefern.

Eine ausführliche Beschreibung der Argumente finden Sie hier.

6. Wie messen wir Wirkung und Erfolg der internen Kommunikation?

Erfolgsmessung war in der internen Kommunikation lange kaum vorhanden. Es war schlichtweg schwierig zu wissen, wer die Mitarbeiterzeitung oder die Aushänge am Schwarzen Brett auch wirklich liest. Analysen waren also meistens eher ein Bauchgefühl der Kommunikationsverantwortlichen.

Mit der Digitalisierung und neuen Kommunikationstools wie Mitarbeiter-Apps oder modernen Intranets ist dieses Rätselraten endlich vorbei. Umfangreiche Analysetools und Statistiken ermöglichen es den Verantwortlichen, direkte Schlussfolgerungen zu ziehen und ihre Strategie entsprechend anzupassen.

Warum sind Kennzahlen für die interne Kommunikation so wichtig?

Der sogenannte Return-on-Investment (ROI) der internen Kommunikation, also der Erfolg der Maßnahmen im Verhältnis zu den eingesetzten Ressourcen, findet aufgrund der besseren Datenlage immer mehr Beachtung. Effektive interne Kommunikation kann nun direkt mit einer höheren Mitarbeiterbindung und besseren Geschäftsergebnissen verbunden werden. Darunter sind:

  • geringerer Personalwechsel
  • gesteigerte Produktivität und höhere Umsätze
  • weniger Sicherheitsvorfälle 
  • bessere Beziehungen zu Kunden
Grafik zum Thema Mitarbeiterengagement
Quelle: Dismal Employee Engagement Is a Sign of Global Mismanagement von Jim Harter

Welche Kennzahlen sind entscheidend?

Damit Sie den Erfolg Ihrer internen Kommunikation am besten nachvollziehen können, sollten Sie vor allem folgende Kennzahlen messen und genau analysieren:

  • Reichweite
    Die Reichweite messen Sie am einfachsten über die Nutzerrate oder über Lesebestätigungen.
  • Interaktionen
    Interaktionen meint alle Reaktionen von Mitarbeiter*innen auf Inhalte. Das messen Sie am einfachsten über Interaktionsraten und Reaktionen wie Klicks, Kommentare, Gefällt-Mir-Angaben oder das Teilen eines Beitrags. Außerdem sollten Sie auch die Zeiten der Interaktionen und besonders beliebte Inhalte im Auge behalten, um immer die richtigen Formate für die richtigen Zeilgruppen zu wählen.

Lesen Sie hier mehr zu wichtigen Kennzahlen und Erfolgsmethoden.

Welche Fehler Sie bei der Wirkungsmessung vermeiden sollten, können Sie außerdem in folgendem Webinar mit den Kommunikationsexpert*innen Ariana Fischer, Matthias Scharpe und Frank Wolf hören. Eine Zusammenfassung des Webinars finden Sie hier.

7. Welche internen Kommunikationskanäle sind die wichtigsten?

Die Corona-Krise hat die digitale Transformation der internen Kommunikation beschleunigt. Unternehmen mussten schnell handeln und Kanäle etablieren, mit denen sie ihre Belegschaft im Homeoffice oder während des Lockdowns erreichen können.

Laut der Studie interne Krisenkommunikation sind vor allem E-Mails, Intranets und persönliche Gespräche die meistgenutzten Kanäle während der Krise. Persönliche Gespräche natürlich auch in digitaler Form.

Kanäle Interne Kommuniktation Krise
Die vollständige Studie interne Krisenkommunikation: So verändert Covid-19 die Mitarbeiterkommunikation in Unternehmen können Sie hier herunterladen.

Die wichtigsten Kanäle für die interne Kommunikation sind:

  • E-Mails
  • Intranets 
  • Mitarbeiter-Apps
  • Digitale Mitarbeiterzeitung 
  • Virtuelle Versammlungen
  • Digitales Schwarzes Brett
  • Rundschreiben (Briefe)
  • Direkte Nachrichten des Managements

Diese Kanäle werden nicht nur von den meisten Unternehmen für die Kommunikation mit ihren Mitarbeiter*innen genutzt, sondern zeigen auch die Zukunft der internen Kommunikation an. Sollten Sie noch keinen der genannten Tools und Kanäle nutzen, dann ist es vielleicht Zeit für eine neue Strategie. 🤓

Die Umsetzung dieser internen Kanäle muss intuitiv und leicht zu bedienen sein. Nur dann werden sie auch wirklich genutzt. so dass die Interaktion zwischen den Mitarbeiter*innen eines Unternehmens oder bestimmten Teammitgliedern - sowohl mit Führungskräften als auch mit Kollegen - in Echtzeit einfach und bequem ist.

8. Welche Medienformate sollten wir unbedingt für die interne Kommunikation nutzen?

Video

Staffbase App im Einsatz bei REINERT Logistics
Reinert Logistics nutzen Videos, um Schulungsinhalte und Sicherheitsrichtlinien für ihre Kraftfahrer zur Verfügung zu stellen.

Wenn ein Bild mehr sagt als tausend Worte, wie muss es dann erst bei einem Video sein?

Ein Video als Informationsquelle ist schnell, interaktiv und unterhaltsam. Das Format kann Emotionen vermitteln und eine Geschichte lebendiger erzählen als Worte auf einer Seite. Das macht es Ihren Mitarbeiter*innen leichter, sich auf die eigentliche Botschaft zu konzentrieren.

Video kann sogar signifikant dazu beitragen, beispielsweise Schadensquoten zu reduzieren. Reinert Logistics hat nach Einführung ihrer Mitarbeiter-App und Videoinhalten eine Schadensreduzierung von 15 Prozent erreicht.

Schadensreduzierung durch Mitarbeiter-App

Podcasts & Vodcasts

Podcasts (auch in Kombination mit Video) können die interne Kommunikation ansprechender gestalten. Sie sind eine hervorragende Möglichkeit, Ihren Mitarbeiter*innen ohne PC-Zugang Zugriff auf wichtige Inhalte zu ermöglichen. Das gleiche Prinzip gilt für Vertriebs- und Serviceteams, die ständig unterwegs sind. Podcasts ermöglichen es diesen Mitarbeiter*innen, Mitteilungen auch offline zu hören und den „Auto-Modus" zu nutzen, um wichtige Inhalte während der Fahrt zu empfangen.

Die Deutsche Telekom nutzt Podcasts und Vodcasts für die Kommunikation mit ihren Servicetechnikern im Außendienst. So können Teamleiter*innen direkt über die Mitarbeiter-App Service Dialog mit den Kolleg*innen sprechen. Themen innerhalb der Videos reichen von Anweisungen über Prozessänderungen bis hin zu Updates rund um das Team.

Ein Teamleiter nimmt ein Video zur Kommunikation mit seinen Teamkolleg*innen auf
Ein Teamleiter der Deutschen Telekom Servicetechniker*innen nimmt regelmäßig Vodcasts und Podcasts auf, um wichtige Neuigkeiten an die Belegschaft zu kommunizieren.

Live Streaming

Unternehmensweite Konferenzen und Veranstaltungen waren für große und internationale Unternehmen schon immer eine Herausforderung, weil nie alle persönlich teilnehmen konnten.

Mit einer globalen Pandemie und vielen Mitarbeiter*innen außerhalb von Büros und Standorten wird das nur noch schwieriger, auch für kleine Unternehmen.

Live Streaming ist ein Format mit Zukunftsaussichten, weil es für alle die Teilnahme an unternehmensweiten Veranstaltungen ermöglicht. Das können Town Hall Meetings, jährliche Unternehmensevents oder auch eine Fragestunde mit dem Geschäftsführer sein.

Die T-Systems Multimedia Solutions hat den Vorteil dieses Formats erkannt und sogar den INKOMETA-Award für das beste Mitarbeiter-Event gewonnen. Ein wichtiger Teil ihres Digital Life Camps war die Live-Übertragung der Sessions über ein Plugin in ihrer Mitarbeiter-App.

9. Wie digitalisieren wir unsere Mitarbeiterzeitung?

Die Mitarbeiterzeitung war lange Leitmedium der internen Kommunikation und der zentrale Kanal für Mitarbeiter*innen, bis die Digitalisierung auch in der internen Unternehmenskommunikation ankam. In den meisten Unternehmen ist die Frage, ob gedruckt oder digital, schon lange geklärt. Alles soll digital laufen, gerade jetzt, da es noch schwieriger ist, Mitarbeiter*innen zu erreichen. Die Frage ist nur wie.

Denn: Digital ist nicht immer gleich gut. Digital kann auch richtig schlecht gemacht werden und das führt dazu, dass das Thema digitale Mitarbeiterzeitung durchaus auch verbrennen kann. Damit das nicht passiert, hier ein paar Tipps, wie Sie Ihre Mitarbeiterzeitung richtig digitalisieren:

  • Zugänglichkeit für alle ermöglichen: Zugriff auf die Online-Version muss einfach und ohne ständigen Log-in möglich sein, sonst leidet die Möglichkeit der höheren Reichweite.
  • Umdenken beim Veröffentlichungszeitraum: Echte Aktualität wird nur erreicht, wenn neue Inhalte fast tagesaktuell erscheinen. 
  • Möglichkeit für lokale Redakteure schaffen: Lokale Inhalte sind oft die relevantesten für Mitarbeiter*innen.
  • Interaktionen ermöglichen: Vorteile digitaler Kanäle nutzen und den Mitarbeiter*innen Interaktionen wie Kommentare oder Likes mit den Inhalten erlauben. Das bringt auch viel Wissen zu den beliebtesten Themen für die Kommunikation.
  • Digital bedeutet auch verschiedene Medienformate: Nutzen Sie Rich Media wie Videos, Bildergalerien oder Streaming. Nur dann kommen die ganzen Vorteile eines digitalen Magazins auch zur Geltung!
  • Messen, messen, messen: Wie erfolgreich sind die Inhalte? Das kann mit digitalen Methoden relativ gut gemessen werden, statt nur auf die Auflage einer Zeitung zu vertrauen.
  • Design und Branding beachten: Großer Vorteil von gedruckten Zeitungen ist die hohe Qualität und das schöne Design. Ein digitaler Kanal sollte deshalb nicht einfach irgendwie aussehen, sondern zumindest im Unternehmensdesign gestaltet sein, damit er einen Wiedererkennungswert hat und Vertrauen entsteht.

Hier finden Sie weitere Tipps für eine digitale Mitarbeiterzeitung.

10. Wie verbessern Mitarbeiter-Apps und moderne Intranets zusammen die interne Kommunikation?

Die interne Kommunikation zu verbessern hängt oft stark von den richtigen Instrumenten ab, mit denen Botschaften vermittelt und Mitarbeiter*innen eingebunden werden sollen. Frustrierend ist dabei für die meisten, dass immer nur bestimmte Zielgruppen vom neuen Tool und der verbesserten Kommunikation profitieren. Eine Kombination aus Intranet und mobiler App ist dafür eine gute Lösung.

Die Ziele und Inhalte von modernen Intranets und Mitarbeiter-Apps sind sehr ähnlich. Beide Plattformen in Kombination können endlich eine der größten Herausforderungen interner Kommunikator*innen lösen: Wirklich alle Mitarbeiter*innen erreichen. Folgende vier zentrale Anwendungsfälle tragen wesentlich dazu bei, die interne Kommunikation zu verbessern:

  1. Verteilung aktueller Informationen (Kommunikation)
  2. Mitarbeiter*innen einbeziehen (Interaktion)
  3. Strukturierte Informationen teilen (Wissen)
  4. Praktischen Nutzen bieten (Services)
Employee Experience Inranet
Moderne Intranets auf einen Blick. Der Bereich Zusammenarbeit im Team wandert zurück in besser spezialisierte Tools wie Microsoft Teams.

Sobald sich Intranet- und App-Plattformen auf diese vier Anwendungsfälle konzentrieren, sind sie optimale Instrumente für eine neue interne Kommunikationsstrategie.

Intranet und Mitarbeiter-App wachsen zusammen

Die Kombination der Konzepte Intranet und Mitarbeiter-App bringt folgende Vorteile zusammen: 

Intranet Vs Mitarbeiter App Vorteile Und Nachteile

Moderne Intranets und Mitarbeiter-Apps ergänzen sich gut, wenn sie in einer Plattform kombiniert werden. 

Für Mitarbeiter*innen ohne PC-Zugang ermöglicht die Mitarbeiter-App eine einfache Nutzung auf dem privaten Smartphone, ist für hohe Relevanz automatisch personalisierbar (oft bleibt wenig Zeit, durch eine Flut an neuen Informationen zu schauen) und ermöglicht die Nutzung von Prozessen wie Urlaubsanträgen oder Krankmeldungen auch mobil und unterwegs.

Für Kolleg*innen mit PC-Zugang bedeutet ein modernes Employee Experience Intranet, einen zentralen Zugang zum digitalen Arbeitsplatz zu haben, der nicht nur gut aussieht und einfach zu navigieren ist, sondern auch personalisiert werden kann.

Die Ansichten, Inhalte und die Navigation sind jeweils für den Kanal und die bestimmten Zielgruppen optimiert, aber die zugrundeliegende Plattform ist die gleiche. Inhalte werden deshalb nur einmal übergreifend erstellt, verwaltet und gemessen. Das spart nicht nur Zeit der Kommunikator*innen, sondern stellt auch sicher, dass alle Mitarbeiter*innen erreicht werden können.

Für einen umfangreichen Überblick haben wir eine Zusammenfassung der Strategie, der Anforderungen und der Einführung sowohl für moderne Intranets als auch für Mitarbeiter-Apps verfasst. Dort lesen Sie mehr zu den Zielen und Kombinationsmöglichkeiten der beiden Plattformen

11. Warum sind Microsoft Teams und Yammer nicht für die interne Kommunikation geeignet?

„Das können wir doch alles über Teams machen” hören wir ganz oft. „Da sind viele Mitarbeiter*innen doch schon drin und Kommunikation ist dann halt ein weiteres Team mit verschiedenen Kanälen”, heißt es, wenn Microsoft Teams als Tool für interne Kommunikation in den Ring geworfen wird. 

Sowohl Teams als auch Yammer haben einige Funktionen, die für interne Kommunikation einsetzbar sind. Sie haben aber auch klare Schwächen, die eine deutlich verminderte Effektivität für diesen Einsatzzweck zur Folge haben, insbesondere bei größeren und komplexeren Organisationen jenseits von 1000 Mitarbeiter*innen oder bei Mitarbeiter*innen, die nicht regelmäßig am Schreibtisch sitzen.

Aus diesem Grund bewerten auch die weltweit führenden Technologie-Analysten von Gartner sowohl Yammer als auch Teams als ungeeignet („generally ineffective”) für die interne Kommunikation mit dem gesamten Unternehmen.

Auswahl der Office 365 Tools für Mitarbeiter
Teams und Yammer sind optimal für Kommunikation in Teams, Gruppen oder für Einzelchats. Für die gesamte Belegschaft eines Unternehmens oder selbst für einzelne Standorte und Abteilungen sind beide Tools jedoch wenig oder gat nicht geeignet.

Bewertung 5 erfolgskritischer Anforderungen

Bei den folgenden fünf erfolgskritischen Anforderungen für die interne Kommunikation sehen wir Probleme und Schwächen bei Tools wie Microsoft Teams und Yammer:

  • Zugänglichkeit: Teams und Yammer sind nur für Mitarbeiter*innen verfügbar, die eine Office 365-Lizenz haben. Für gewerbliche Mitarbeiter*innen ist diese oft nicht vorhanden und zu teuer, da beide Tools nicht allein gekauft werden können. Außerdem ist individuelles Branding sowohl für Teams als auch für Yammer nicht möglich. Ein zentraler Kommunikationskanal sollte durch das Design und den Namen aber immer auch Identität stiften. Das ist mit Teams und Yammer nicht möglich.
  • Relevanz: Größtes Problem ist die Grundstruktur beider Plattformen. Ein kompletter Feed mit allen Nachrichten und Updates aus den einzelnen Teams und Communities führt zu einer Flut an Informationen, die vor allem für Gelegenheitsnutzer schwer zu überblicken ist. Wichtige Neuigkeiten werden so schnell von unkritischen nach unten geschoben.
  • Personalisierung und Übersichtlichkeit: Beide Plattformen werden durch die Fülle an Teamräumen oder Gruppen schnell unübersichtlich und verwirrend. So gibt es z. B. für bestimmte Nachrichten, Themen oder Standorte mehrere Teamräume, Gruppen oder Kanäle, die nach einer gewissen Zeit wieder obsolet sind oder durch ähnliche Zielgruppen und Inhalte konkurrieren.
  • Mehrwert: Beide Plattformen eignen sich weder als Eingangstor in den digitalen Arbeitsplatz noch als unternehmensweite Kommunikationsplattform. Wichtiges geht oft in der Menge der Inhalte und der Tiefe der Plattform verloren und statische Inhalte werden nur rudimentär unterstützt.
  • Inhaltserstellung und Verwaltung: Insbesondere die Erstellung, Änderung und Auswertung wichtiger Unternehmensinhalte wird von beiden Plattformen nur unzureichend unterstützt. Umfangreichere Inhalte mit mehreren Bildern, Zwischenüberschriften und Videos sind kaum hochwertig darstellbar. Beide Plattformen erlauben außerdem keine zeitgesteuerte Veröffentlichung von Inhalten, was für interne Kommunikation in großen Organisationen oft besonders wichtig ist.

Weitere Argumente und Informationen haben wir in zwei getrennten Artikeln zusammengefasst, die sich genauer mit Microsoft Teams und Yammer beschäftigen.

12. Wo können wir uns über wichtige Themen der internen Kommunikation informieren und weiterbilden?

Gar keine einfache Sache, wenn Konferenzen und Tagungen abgesagt werden müssen. Für Kommunikator*innen ist der persönliche Austausch mit Kolleg*innen schon immer eine der spannendsten Quellen für neue Ideen und Perspektiven gewesen. Doch viele der Anbieter haben schnell umgedacht und ihre Veranstaltungen in ein Online-Format umgewandelt.

Das Zeitalter der virtuellen Events ist angebrochen und bringt auch einige Vorteile mit sich:

  • Keine Reisezeit und -kosten
  • Viele Konferenzen sind virtuell günstiger, einige sogar kostenlos
  • Die Möglichkeit, Aufnahmen der verpassten Vorträge und Sessions zu erhalten
  • Virtuelle Networkingmöglichkeiten für den persönlichen Austausch – aber in sichererer virtueller Umgebung

Auch der interne Kommunikationsspace hat einige spannende Konferenzen, Workshops und Tagungen in petto, sowohl virtuell als auch wieder vor Ort (noch):

Digital, aber live:

Praxistour Interne Kommunikation

Bei der diesjährigen Praxistour „Interne Kommunikation” geht es um Erfolgsfaktoren der Mitarbeiterkommunikation in verschiedenen Branchen. Sie findet diesmal nicht in verschiedenen Städten statt, sondern virtuell, damit alle Kommunikator*innen des deutschsprachigen Raums uneingeschränkt teilnehmen können.

Staffbase Praxistour Ik General Teaserv7
  • Industrieunternehmen am 9.11. mit Thyssenkrupp Rasselstein & Viessmann - Jetzt anmelden!
  • Handelsunternehmen am 10.11. mit der Frauenthal Handelsgruppe - Jetzt anmelden!
  • Gesundheitswesen am 11.11. mit der Christophorus Trägergesellschaft - Jetzt anmelden!
  • Logistikunternehmen am 12.11. mit Logwin - Jetzt anmelden!
  • Banken & Versicherungen am 13.11. mit der SV SparkassenVersicherung & Debeka - Jetzt anmelden!
  • Lebensmittel- und Getränkeproduktion am 16.11. mit der Vöslauer Mineralwasser AG - Jetzt anmelden!

Vor Ort

Fachtagung Interne Kommunikation in Düsseldorf

Die Tagung Interne Kommunikation am 12. November 2020 in Düsseldorf steht unter dem Motto: „Veränderung, Vielfalt, Führung – wie Interne Kommunikation (ver)bindet“. Die Tagung ist als Hybrid-Event konzipiert, an dem Sie direkt vor Ort oder von Zuhause aus teilnehmen können.

Das Programm und die Anmeldung finden Sie hier (Preise variieren je nachdem, ob Sie auch an den Workshops teilnehmen wollen).

Digital, On-Demand

VOICES Konferenz für Interne Kommunikation & Employee Experience

VOICES ist die führende Konferenz für Interne Kommunikation und Employee Experience. In der Herbstedition ging es um die neue Ära der Mitarbeiterkommunikation. Alle Keynotes und Sessions sowie die Anmeldung zur VOICES 2021 finden Sie hier.

Online-Konferenz: Interne Kommunikation im Ausnahmezustand – die Corona-Krise digital bewältigen

In Zeiten von Covid-19 ist nichts wie zuvor. Der internen Kommunikation kommt in dieser Situation eine besondere Bedeutung zu: Sie muss Orientierung bieten, Maßnahmen kommunizieren und die Fähigkeit der Organisation zu Kommunikation und Zusammenarbeit sichern.

Auf der Web-Konferenz gibt es Hilfestellung und Lösungsansätze für die kommunikative Bewältigung der Krise. Die Aufzeichnung können Sie als Video-on-Demand hier buchen.

13. Was bringt die Zukunft für die interne Kommunikation?

Hoffentlich für alle Kommunikator*innen endlich einen Platz am Tisch der Entscheider, mehr Budget und Ressourcen, aber vor allem auch mehr Anerkennung. Wir können es nur nochmal betonen: Die weltweite Krise und alles, was mit ihr gekommen ist, hat die Bedeutung von effektiver und schneller Kommunikation nicht nur verdeutlicht, sondern sie unbedingt nötig gemacht.

Was die Zukunft bringt, entscheidet jede Kommunikator*in mit. Und wie sie gestaltet wird, muss unbedingt von den Bedürfnissen und Anforderungen der Mitarbeiter*innen abhängig gemacht werden.

In Zukunft reicht es nicht mehr aus, als interne Kommunikation nur nah dran zu sein und gute Tools für Austausch und Interaktion bereitzustellen. „Die interne Kommunikation muss sich fundamental ändern. Die Form ist nicht mehr relevant. Relevant ist eigentlich, dass ich echt bin, um die Leute zu erreichen" sagt Martin Böhringer auf der VOICES Konferenz zur Zukunft der internen Kommunikation.

Je weiter Mitarbeiter*innen weg sind, umso authentischer, relevanter und direkter muss interne Kommunikation sein.

Martin Böhringer, CEO von Staffbase

Eine gute Nachricht ist, dass Kommunikationsexpert*innen die Wichtigkeit der internen Kommunikation bereits auf dem Weg nach oben sehen. Laut der Studie Trendmonitor interne Kommunikation Europa 2020 schätzen sie die Stellung der internen Kommunikation im Jahr 2025 eindeutig als wichtiger ein als heute.

Die Interne Kommunikation Wird Noch Mehr An Bedeutung Gewinnen
Frage an die Studienteilnehmer: Wie schätzen Sie die Stellung der internen Kommunikation im Jahr 2025 im Vergleich zu heute ein? Einen Bericht zur ganzen Studie finden Sie hier.

Für weitere Informationen zu moderner interner Kommunikation können Sie auch gern folgende Artikel in unserem Blog lesen: