Die 8 wichtigsten Trends für die interne Kommunikation 2023

Was wir schon immer wussten, steht hier schwarz auf weiß: Unzureichende Kommunikation ist die Hauptursache für das Scheitern von Veränderungsprozessen. Veränderung erfolgreich zu gestalten und alle mitzunehmen, ist also so geschäftskritisch wie nie zuvor. Die interne Kommunikation spielt hier eine Schlüsselrolle, denn nur wenn die Gründe, Ziele und Rahmenbedingungen der Veränderungen von Beginn an transparent sind, lassen sich alle Beteiligten davon überzeugen. Doch was hat das mit neuen Trends zu tun?

Auch die interne Kommunikation muss sich ständig weiterentwickeln, um den steigenden Anforderungen der Transformationsprozesse gerecht zu werden – und vor allem, um wirklich alle auf dem Weg der Veränderung mitzunehmen.

Deshalb habe ich zusammen mit meiner Kollegin Stephanie Flügel, Senior Communication Consultant bei Staffbase, für dich festgehalten, worauf es im Jahr 2023 besonders ankommt. Die acht relevantesten Trends für die interne Kommunikation sind im Folgenden für dich zusammengefasst.

1. Die interne Kommunikation wird 2023 ein starker Partner im Change-Management-Prozess

„Es gibt keine Organisation, die sich aktuell nicht in einem Change-Prozess befindet.“ Mit diesen Worten eröffnete Andrea Montua unser alljährliches Trends-Webinar. Sie ist die Geschäftsführerin von Montua Partner Communications und eine der führenden Expertenstimmen zum Thema IK im deutschsprachigen Raum. Tool-Einführungen, Strategie-Veränderungen, Fachkräftemangel, Widerstand von Mitarbeitenden und Lieferengpässe: Das sind nur ein paar Stichworte aktueller Herausforderungen, die mit Veränderungen in Organisationen einhergehen. Diese Liste ließe sich fortsetzen. 

Interne Kommunikation ist ein wesentlicher Faktor, der über den Erfolg oder Misserfolg von Change-Prozessen entscheidet. Sie hat einen maßgeblichen Einfluss auf die Gestaltung, die Umsetzung und die Nachhaltigkeit dieser Veränderungen. Wenn Führungskräfte und CEOs dafür nicht bereits 2022 ein Bewusstsein entwickelt haben, dann sollten interne Kommunikator*innen spätestens im neuen Jahr dafür sorgen, die Bedeutung ihrer Rolle klarzustellen. Denn was die Relevanz von interner Kommunikation betrifft, darf es keine zwei Meinungen mehr geben.

Im Gegenteil: Unsere Welt wird zunehmend komplexer. Um in einer solch dynamischen, unsicheren Umgebung langfristig bestehen zu können, sind Unternehmen auf die interne Kommunikation angewiesen.

Die IK-Abteilung als Change-Begleiterin für alle Mitarbeitenden

Wenn auch viele Führungskräfte die interne Kommunikation mittlerweile auf dem Radar haben, was Veränderungsprozesse betrifft, hat es eine wichtige Gruppe leider oftmals nicht: die Mitarbeitenden. Stehen Change-Prozesse im Unternehmen an, denken die meisten Mitarbeiter*innen in erster Linie an Führungskräfte, nicht aber an die IK-Abteilung. 2023 wird es eine wichtige Aufgabe der internen Kommunikation sein, sich stark zu machen und eine Reputation als unternehmensweite Change-Begleiterin aufzubauen.

Die Kommunikation von Veränderungsprozessen liegt aber nicht ausschließlich in ihrer Verantwortung. Es ist ein Zusammenspiel. Zwar macht die interne Kommunikation Veränderungen sichtbar und managt die Resonanz der Mitarbeitenden, um jedoch einen gemeinsamen Blick für ein bestimmtes Thema sowie Vertrauen in das Management zu entwickeln, ist sie auf die Unterstützung der Führungskräfte angewiesen. Sie sind der Schlüssel und sollten dazu befähigt werden, in Change-Prozessen angemessen mit den Mitarbeiter*innen zu kommunizieren. So fühlen sich alle mitgenommen und die interne Kommunikation kann sich wieder auf ihre wesentlichen Aufgaben fokussieren.

Weitere Trends für die interne Kommunikation 2023 diskutieren fünf Kommunikationsexpert*innen in unserem Webinar. Jetzt reinhören! 🎧

2. Künstliche Intelligenz für die interne Kommunikation

Mit der Einführung von ChatGPT-3.5 im November 2022 ist eine Welle losgetreten, mit der wohl kaum jemand in dieser Intensität gerechnet hätte: Künstliche Intelligenz (kurz: KI) war plötzlich in aller Munde.

Für die interne Kommunikation bedeutet der Vormarsch von KI weitreichende Veränderungen – sowohl positive als auch negative. Die Anforderungen an das Berufsbild interner Kommunikator*innen werden sich in 2023 verändern. Während einfache Schreibaufgaben von Tools wie ChatGPT übernommen werden können, haben Kommunikator*innen wieder mehr Zeit, sich mit strategischen Fragestellungen auseinanderzusetzen. Außerdem müssen sie den Umgang mit KI-Tools erlernen, z. B. wie man gute Prompts (so heißen die Befehle bzw. Anfragen in Tools wie ChatGPT) schreibt.

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3. Komplexität reduzieren: ein wichtiger Trend für die interne Kommunikation 2023

Neben Volatilität, Unsicherheit und Mehrdeutigkeit ist die Komplexität eine der bedeutendsten Eigenschaften unserer heutigen VUCA-Welt. Die Zahl der Handlungsalternativen steigt stetig und eine Entscheidung bedingt unmittelbar die nächste. Die enorme Vernetzung erschwert es, Kausalitäten festzustellen. Mit all diesen Entscheidungsvarianten wachsen widersprüchliche Interessen und Dilemmata. Es wird schwierig, überhaupt noch den Überblick zu behalten. 

Dies betrifft auch Unternehmen. Es gibt zahlreiche Faktoren, die zur Komplexität in Organisationen beitragen. Hier ein paar Beispiele: 

• Unternehmensgröße und -struktur
• Anzahl der Geschäftsfelder
• Anzahl und Lokalität der Standorte
• Diversität des Unternehmens 
• Beschäftigungsart der Mitarbeitenden (z.B. Desk- vs. Non-Desk-Worker)

Diese steigende Komplexität wirkt sich auch auf die interne Kommunikation aus. Die Anzahl an Themen, die kommuniziert werden müssen, wächst. Ebenso werden immer mehr Kanäle eingesetzt, um die verschiedensten Zielgruppen bestmöglich zu erreichen. Wir sehen die Komplexitätsreduktion als einen Trend für die interne Kommunikation 2023, um wieder etwas mehr Kontrolle über komplizierte Strukturen zu gewinnen. 

Hier sehen viele den Newsroom-Ansatz als eine Möglichkeit, Kanäle zusammenzuführen und übersichtlicher zu gestalten. Mit einem zentralen „Newsroom“ beziehungsweise einer Informationszentrale, über die das gesamte Messaging läuft, werden Misskommunikation oder widersprüchliche Informationen vermieden.

Zudem beobachten wir, dass sich die momentane Fokussierung der IK oftmals auf drei bis vier große Themenfelder oder Hauptthemen konzentriert, um Überlastung und Verwirrung zu umgehen. Denn wenn die interne Kommunikation den Überblick verliert, sind auch die Mitarbeitenden verunsichert. Mit einer durchdachten Themenarchitektur und einem zentralisierten Newsroom-Ansatz können Informationsverdruss und Überlastung vermieden werden. 

4. Die Arbeit mit Kennzahlen gewinnt an Bedeutung

Wie bereits erwähnt, wird durch die erhöhte Komplexität und Messbarkeit interner Prozesse auch die Notwendigkeit offensichtlich, diese komplizierten Vernetzungen zu verstehen. Kennzahlen spielen in zweierlei Hinsicht eine tragende Rolle in der IK. 

Zum einen helfen sie, die Wirksamkeit und Nachhaltigkeit von Maßnahmen zu messen und zu prüfen. Das vermehrte Nutzen von Dashboards und Ermitteln von Kennzahlen in der IK demonstriert, wie Maßnahmen wirken oder auch scheitern können. Plattformorientierte Lösungen können aufschlüsseln, wie das Messaging angenommen und verbreitet wird. Das gilt vor allem für große Unternehmen.

Zum anderen – und das ist der eigentliche Trend für die interne Kommunikation 2023 – rücken aufgrund der aktuellen Wirtschaftslage die Themen Effizienz und Produktivität wieder mehr in den Fokus. Die IK wird 2023 dabei helfen, Kennzahlen für unternehmensweite Strategien und ganzheitliche Prozesse zu kommunizieren. Die erhöhte Nutzung von Datensätzen und Statistiken, welche helfen sollen, KPIs zu ermitteln und die Produktivität zu erhöhen, hat selten einen emotionalen Wert für die Mitarbeitenden. Die IK muss vermehrt Kontexte liefern, die Führungskräfte dabei unterstützen, komplexe Themen verständlich an Mitarbeiter*innen zu tragen.

Angst vor Zahlen, Angst vor Mathematik, Angst vor Vergleichbarkeit, Angst vor Transparenz, Angst vor Leistungskontrolle. Ich glaube, dass das bei ganz vielen Menschen bei der täglichen Arbeit ein Stück weit mitschwingt. Die Frage ist: Kann interne Kommunikation helfen, hier emotionale Schwellen abzubauen?“

Oliver Chaudhuri von HIRSCHTEC im diesjährigen Trends-Webinar

In datengetriebenen Unternehmen sehen wir jeden Tag so viele Zahlen, dass diese ohne Interpretation, emotionale Übersetzung oder gutes Storytelling jegliche Bedeutung verlieren. Zahlenorientierte Ansätze bringen oft Angst vor Vergleichbarkeit und Leistungskontrolle mit sich. Die interne Kommunikation hilft, diese Angstschwellen abzubauen. Aufgrund der Nähe zur Belegschaft und deren Reaktionen kann die IK auch vermehrt operative und strategische Handlungsempfehlungen ableiten.

Bei Kennzahlen sollte es letztlich weniger um Prüfung als um Lerninhalte gehen. Die IK hilft, Strategien aufgrund dieser Einsichten zu optimieren.

5. 2023 wird das Jahr der Beziehungspflege

Wir sind uns sicher: Beziehungspflege wird einer der Top-Trends im Bereich interne Kommunikation 2023. Während im Zuge der Corona-Krise noch jede Unternehmensabteilung ihr eigenes Süppchen kochte, hat sich 2022 bereits angedeutet, dass Abteilungen immer enger zusammenrücken und ihre Kräfte in Projekten bündeln.

Und das ist auch gut so. Die interne Kommunikation muss endlich die Anerkennung erhalten, die ihr gebührt und bei Kommunikationsfragen zu Rate gezogen werden. Andere Unternehmensbereiche wie die Personalabteilung und die IT verstehen mehr und mehr, wie wichtig eine Zusammenarbeit mit der internen Kommunikation ist, um ihre Kommunikationsbedürfnisse nachhaltig und effektiv zu stillen. Dieses Schnittstellenmanagement ist essentiell für das Bestehen eines jeden Unternehmens, denn es hat erheblichen Einfluss auf die Unternehmenskultur.

Während HR vor allem in Bezug auf die Themen Employee Experience und Self-Services für Mitarbeitende die Unterstützung der internen Kommunikation sucht, beziehen immer mehr IT-Abteilungen die IK beim Aufbau des Digital Workplace ein. So kann neben den technischen Grundlagen auch geklärt werden, wie die Tools zukünftig genutzt und vom Kommunikationsteam bespielt werden können. Findet diese Zusammenarbeit nicht statt, bleiben Leistungen und Ressourcen für Mitarbeiter*innen oft ungenutzt, da diese gar nicht erst mitbekommen, was zur Verfügung steht.

Leider ist diese Zusammenarbeit in der Praxis nicht überall gang und gäbe. Gerade die externe Kommunikation ist oft noch in ganz anderen Sphären unterwegs als die interne Kommunikation. Dabei verschwimmt die Grenze zwischen den beiden zunehmend.

Unser Appell: Die IK muss 2023 ihre Beziehungen pflegen, Schnittstellenmanagement betreiben und sich in den Austausch mit Stakeholdern anderer Abteilungen begeben. 

6. Abteilungsübergreifend arbeiten: Interne und externe Kommunikation wachsen weiter zusammen

Nicht nur die verschiedenen Abteilungen rücken näher zusammen, sondern auch die Art der Kommunikation muss gezielter und nachhaltig geplant ablaufen. Interne und externe Kommunikation sollten ihr Messaging für alle Zielgruppen aufeinander abstimmen. Das benötigt eine durchdachte Strategie und deren gemeinsame Umsetzung.

Die Grenzen zwischen internem und externem Employer-Branding waren schon immer fließend. Doch neue Newsroom-Formate und der stetige Übergang sozialer Aspekte in digitale Räume verlangen eine kontinuierliche Auseinandersetzung mit ganzheitlichem Messaging für beide Bereiche. Es scheint essentiell, dass die Abteilungen, die sich mit Themen der Unternehmenspolitik und -kultur, den Stakeholdern sowie den Produkten und Leistungen einer Firma beschäftigen, auch miteinander kommunizieren.

Diese Zusammenarbeit spielt nicht nur im alltäglichen Geschehen eine große Rolle, sondern vor allem in VUCA-Kontexten:

Die Erwartung, auf bedeutende globale Ereignisse angemessen zu reagieren, wird weiter zunehmen und dazu führen, dass die IK immer journalistischer wird. Die Grenzen zwischen internen und externen Kommunikationsteams werden weiter verschwimmen, da sie zusammenarbeiten müssen, um auf externe Ereignisse sensibel und informiert zu reagieren.“

Lottie Bazley, Advanced Internal Communications Consultant bei Staffbase in The Evolving Communicator: A Guide to 2023

Interne Kommunikation hat sich spätestens in den letzten Jahren beträchtlich ausgeweitet und kommuniziert weitaus mehr Themen als nur Informationen rund um das Unternehmen. In Krisenzeiten will die Belegschaft informiert sein und das Letzte, was diese gebrauchen kann, sind widersprüchliche Aussagen von internen und externen Quellen. Die erfolgreiche Zusammenarbeit und Entwicklung in diesen Bereichen wird die Resilienz von Firmen weiter stärken.

7. VR-Technologie auf dem Vormarsch: Beginnt 2023 das Ende der zweidimensionalen Inhalte?

Mit der Weiterentwicklung von neuen Kommunikationstechnologien, beginnt auch die Einbindung dieser in die interne Kommunikation. Ebnet uns 2023 den Weg zu Virtual-Reality-Inhalten in der IK? Diese Frage brachte Carsten Rossi, Geschäftsführer der Kommunikationsagentur Kammann Rossi, mit in die Gesprächsrunde beim Trends-Webinar.

VR-Formate betreffen nicht nur das Metaverse. In Deutschland ist die Branche um die Erstellung von Inhalten basierend auf Extended-Reality-Technologien um 400 Prozent gestiegen. Die Cross Reality Studie 2022 der TH Köln zeigt, dass dieser Zuwachs zwischen 2017 und 2022 stattgefunden hat. Hierbei handelt es sich inzwischen um ca. 1600 Unternehmen. Gerade alternative VR-Formate für Executive-Comms, Change-Kommunikation, Recruiting oder Onboarding scheinen nicht in allzu weiter Ferne zu liegen. 

Die IK wird als Ergänzung von zweidimensionalen Inhalten vermehrt immersive Inhalte entwickeln. Durch neue hybride Arbeitsmodelle und solche, die vermehrt die Arbeit im Homeoffice erlauben, wächst auch die Notwendigkeit, Distanzen zu überbrücken. VR Workrooms können Abhilfe schaffen: Ganz gemütlich kann sich auch von Zuhause aus an einen gemeinsamen Tisch gesetzt werden. Das vergrößerte neurologische Engagement mit diesen Formaten kann helfen, Mitarbeitende besser einzubinden und die Vermittlung komplexer Sachverhalte und Produkte zu verbessern.

Allerdings sehen wir erst den Beginn dieses Trends, denn selbst die Nutzung von Videoinhalten im Bereich interne Kommunikation hält sich in vielen Firmen noch in Grenzen. Wir werden dich in den nächsten Jahren weiter auf dem Laufenden halten, wie es um VR-Formate in der internen Kommunikation steht.

8. Mental Health und Digital Wellbeing bleiben auch 2023 ein Top-Thema

In unserem Trends-Webinar für 2023 brachte Sabine Einwiller, Professorin für Kommunikation an der Universität Wien, ein Thema mit, das wir noch allzu gut vom Trends-Webinar aus dem letzten Jahr kennen: Mental Health und Digital Wellbeing. 

Die Virtualisierung hat dazu geführt, dass die Mitarbeitenden mehr Technostress empfinden. Und dieser Stress wirkt sich dann wiederum auf den Arbeitsstress aus.“

Sabine Einwiller, Professorin für Kommunikation an der Universität Wien, im diesjährigen Trends-Webinar

Ständig werden neue digitale Tools eingeführt. Den Umgang mit diesen zu erlernen, sich umzugewöhnen und die Veränderung in seinen Arbeitsalltag zu integrieren, löst bei vielen Menschen eine digitale Überlastung (Digital Overload) aus. Eine in Deutschland durchgeführte Studie zu digitalem Stress weist nach, dass mehr als jede achte Person von starken bis sehr starken Belastungsfaktoren wie zum Beispiel Informationsüberflutung, Verunsicherung oder Unterbrechungen bei der digitalen Arbeit betroffen ist. 

Die meisten Befragten erfahren eine niedrige bis mittlere Intensität der Belastungsfaktoren digitaler Arbeit. Dennoch berichtet mehr als jeder dritte Befragte, dass er mindestens einem der zwölf Faktoren sehr stark ausgesetzt ist. Des Weiteren nimmt fast jeder fünfte Befragte in mindestens einem Faktor sehr starken digitalen Stress wahr.

Digitaler Stress steht in einem negativen Zusammenhang mit Gesundheit und Wohlbefinden der Befragten. Stärkerer digitaler Stress geht mit einer schlechteren Einschätzung des allgemeinen Gesundheitszustandes einher. Die Erschöpfung ist größer, je stärker der berichtete digitale Stress ist. Die Befragten fühlen sich zudem stärker gereizt. Vergleiche zwischen Personen mit geringem und starkem digitalem Stress zeigen, dass starker digitaler Stress auch häufiger mit spezifischen Gesundheitsbeschwerden wie psychischen Beeinträchtigungen oder Erkrankungen des Muskel-Skelett-Systems einhergeht.

Sei dir gewiss: In 2023 wird es weiterhin einer der Top-Trends für die interne Kommunikation sein, einerseits auf die eigene mentale Gesundheit zu achten und andererseits die Mitarbeitenden für die Thematik zu sensibilisieren. 

Hier ein Tipp unserer Kollegin Melanie zum Umgang mit Technostress aus unserem IKone-Newsletter:

Blocker helfen gegen Blockade. Damit meine ich zeitliche Blocker in meinem Kalender. Ich selbst gönne mir davon mindestens einen pro Tag, für etwa zwei Stunden. Und bevor du fragst – meine Mittagspause gehört nicht dazu! Die Blocker sind deutlich in meinem Kalender markiert und alle meine Kommunikationskanäle stehen zu dieser Zeit auf ‚abwesend‘.“

Melanie Lanick, Teamlead Global Customer Marketing, im IKone-Newsletter

Mit solchen Tipps könntest auch du deine Mitarbeiter*innen versorgen. Verdeutliche ihnen mit deiner Kommunikation, dass es kein Tabu mehr ist, sich um die eigene mentale Gesundheit zu kümmern, und gib ihnen konkrete Hinweise an die Hand, wie sie lernen, mit ihrem Digital Overload umzugehen. Manchmal reicht auch schon das Angebot einer Nummer gegen Kummer. 

Was außerdem helfen kann, um die Mitarbeitenden nicht zu überfordern: Ab und zu einmal eine Kommunikationspause einlegen und den Mitarbeiter*innen die Chance geben, durchzuatmen. Es bringt nichts, sie mit Informationen zu überschütten. Auch wenn wir die Aufmerksamkeit unserer Zielgruppe lieben, müssen wir ihr auch die Chance geben, sich ab und an vom Informationsüberfluss zu erholen. 

Und bedenke auch immer: Kommunikation muss relevant für die Empfänger*innen sein und ihnen helfen, statt sie zu überfordern. Stelle dir vielleicht im neuen Jahr öfter mal die Frage, ob dein Beitrag zwingend jede*n im Unternehmen erreichen muss? Oder reicht vielleicht auch ein kleinerer Empfängerkreis? 

Berate dich mit deinem Team oder anderen Stakeholdern, wie ihr diese Tipps am besten umsetzen könnt. Ein gut sortierter Redaktionskalender kann hierbei bereits enorm helfen, angemessene Pausen auch auf dem Schirm zu haben.

Fazit: Der Fokus der internen Kommunikation verschiebt sich 2023 auf den Menschen

Mit den Trends aus dem letzten Jahr im Hinterkopf fällt mir vor allem eines auf: 2023 rückt der Mensch mit seinen Bedürfnissen mehr in den Fokus. Während es bisher vorrangig darum ging, technische Lösungen zu etablieren, geht es im neuen Jahr mehr darum, wie wir es als Gesellschaft, Unternehmen und Einzelperson schaffen, im komplexen Technikdschungel den Überblick zu behalten. Wir müssen lernen, wie wir der enormen digitalen Belastung trotzen und wie wir bestmöglich mit Veränderungsprozessen umgehen. Noch dazu steht der Wunsch im Raum, sich wieder verbundener zu fühlen (Stichwort VR Workrooms), die Kräfte verschiedener Abteilungen zu bündeln und eine nachhaltige Beziehung mit anderen Unternehmensbereichen aufzubauen. Auch Zahlen spielen im neuen Jahr eher eine emotionale als eine rationale Rolle. Wir sind gespannt, die Veränderungen der Mitarbeiterkommunikation 2023 zu beobachten und dich auf dem Laufenden zu halten.

Interne Kommunikation – das waren die Trends für 2022

1. CEOs werden die wichtigsten Kommunikator*innen
2. Interne Kommunikation wird schneller – und persönlicher – als jemals zuvor
3. Interne Kommunikation geht hin zum Multi-Channel-Ansatz: Mitarbeiter*innen dort erreichen, wo sie sind
4. E-Mail ist nach wie vor ein wichtiger strategischer Kanal für die interne Kommunikation
5. Die interne Kommunikation arbeitet strategisch mit internen Influencer*innen zusammen
6. Stille wird in der internen Kommunikation groß geschrieben: Ein Hoch auf Kommunikationspausen
7. Die interne Kommunikation nutzt neue Dialogformate für eine neue Arbeitswelt

Haben wir etwas vergessen? Lass es uns gerne in unserer deutschsprachigen LinkedIn-Gruppe oder unserer englischsprachigen Comms-unity wissen. Was siehst du als Trends für die interne Kommunikation im Jahr 2023?

Die oben genannten Trends für die interne Kommunikation 2023 diskutieren fünf Kommunikationsexpert*innen ausführlich in unserem Webinar. Jetzt reinhören! 🎧