Qué saber sobre la comunicación en la gestión del cambio: Crea un plan de comunicación para el cambio

¿Estás satisfecho con la comunicación de gestión del cambio de tu empresa? ¿Podrías aún mejorar los esfuerzos de comunicación? Según WTW, El 70% de las iniciativas de cambio fallan. Además, solo el 43% de los empleados en 2023 pensaron que su organización era buena gestionando las comunicaciones de cambio, lo que representa una caída del 17% desde 2019.

En un momento en que la transformación está cambiando rápidamente el panorama de muchas industrias, la comunicación en la gestión del cambio es más necesaria que nunca. Tanto los gerentes como los supervisores deben dominar el arte de la gestión del cambio exitosa y la comunicación efectiva para ayudar a los empleados a comprender sus roles en constante cambio. Sigue leyendo para descubrir todo lo que necesitas saber sobre las comunicaciones en la gestión del cambio, incluyendo la elaboración del plan de gestión del cambio y comunicación de tu empresa para garantizar que tu empresa podrá mantente intacto durante períodos de transición.

¿Qué es la gestión del cambio y la comunicación del cambio?

La gestión del cambio se refiere al plan estructurado que se lleva a cabo para implementar cambios organizacionales exitosos. Mientras tanto, la comunicación efectiva en la gestión del cambio es un elemento esencial de este plan. Asegura que todos los empleados comprendan los objetivos y beneficios de los cambios que se implementan. Por lo tanto, la gestión del cambio y las comunicaciones del cambio van de la mano.

El objetivo de la gestión del cambio y las comunicaciones de cambio es simple: apoyar a todos los empleados durante tiempos de cambio. De esa manera, las empresas logran los mejores resultados posibles. Cuando un departamento de comunicaciones internas clava la entrega de un plan de comunicación de gestión del cambio, mantiene el compromiso de los empleados y conserva la alta productividad de los miembros del equipo.

En general, los planes exitosos de gestión del cambio y comunicación logran los siguientes objetivos:

• Involucrar a la dirección y a las partes interesadas: La comunicación efectiva del cambio implica activamente a los líderes y partes interesadas clave para que apoyen el cambio. Su acuerdo es crucial para impulsar el cambio hacia adelante y navegar en una gestión exitosa del cambio.

• Delinea la misión de la organización: La comunicación efectiva de gestión del cambio debe expresar claramente los objetivos, misión y valores que guían el proceso de cambio para mantener los estándares. Los planes de comunicación de gestión del cambio deben unir a una empresa y reforzar sus valores.

• Reasegurar a los empleados y aliviar la incertidumbre: La verdadera importancia de la comunicación en la gestión del cambio radica en calmar y unir a una organización. Esto permite que los períodos de transición se enfrenten con una resistencia mínima, lo que a su vez permite que los cambios se implementen con éxito.

Ahora que hemos definido algunos aspectos (para más preguntas y respuestas sobre la gestión del cambio, recomendamos Base de Conocimientos de Viadoo) de los planes de comunicación para la gestión del cambio, examinemos su necesidad antes de descubrir cómo construir los muchos componentes de esta estrategia de comunicación.

La importancia de la comunicación en la gestión del cambio

La comunicación efectiva en los procesos de cambio es vital para asegurar que todos los empleados comprendan los cambios y cómo estos los afectan. Desafortunadamente, comunicar el cambio organizacional es un proceso delicado. Por lo tanto, los planes de comunicación de gestión de cambio exitosos se elaboran con un cuidado significativo.

No proporcionar suficiente información genera tensión dentro de una empresa. Sin embargo, una comunicación inadecuada en la gestión del cambio puede causar pánico. Las personas incluso podrían abandonar el barco si las empresas rompen la confianza. Mientras tanto, sin una comunicación clara, la desinformación y la confusión pueden propagarse. Todas estas prácticas fallidas socavan la iniciativa de cambio.

La comunicación efectiva de la gestión del cambio debería unir a una empresa. Los esfuerzos de comunicación fallidos hacen justo lo contrario. Considere estos números:

El 74% de los líderes dicen que involucraron a los empleados en la creación de una estrategia de cambio. Sin embargo, solo el 42% de los empleados se siente incluido en el proceso de comunicación del cambio.

Gartner para RRHH

¿Qué significa esta discrepancia? Bueno, la diferencia de opinión entre empleados y gerentes o mandos intermedios puede llevar a una disminución significativa en el rendimiento de los empleados. Cuando los miembros del equipo se sienten infravalorados o excluidos de comunicaciones clave, el compromiso de los empleados disminuye.

De hecho, Gallup encontró que hay un El 70% de la variabilidad en el compromiso de los empleados entre los equipos está determinado únicamente por el gerente. Esta estadística bastante impactante sugiere que fallaron esfuerzos de comunicaciones de liderazgo costar a las empresas muy caro.

La comunicación en la gestión del cambio realmente importa.

Para delinear aún más la importancia de la comunicación en la gestión del cambio, examinemos algunas estadísticas adicionales que arrojan luz sobre la comunicación en la gestión del cambio.

• La comunicación efectiva para la gestión del cambio podría ser más importante de lo que piensas. Según un estudio de Forbesen la última década la razón El 31% de los CEO fueron despedidos debido a una mala gestión del cambio. Eso significa que ninguna posición está a salvo de las trampas del fallo en la comunicación.

• Informes de Gartner eso El 73% de los empleados afectados por el cambio reportan niveles de estrés de moderados a altos.. Desarrollar una plantilla de plan de comunicación para la gestión del cambio en su organización puede mejorar significativamente la experiencia del empleado, lo que a su vez afecta la productividad y la moral.

• Mientras tanto, el Centro Nacional de Información Biotecnológica reconoce el fenómeno de la resistencia al cambio — o RTC — y afirma que “las actitudes y respuestas negativas de los empleados pueden resultar perjudiciales" en un artículo publicado en 2021. Por lo tanto, una mala gestión de la comunicación del cambio puede en realidad perjudicar a tus empleados.

Esencialmente, todo se reduce a comprender que la manera en que se manejan las comunicaciones de los empleados tiene un impacto significativo en la felicidad y productividad de la fuerza laboral y el éxito de un negocio. Para tener un entorno de trabajo positivo y productivo, se debe manejar la comunicación del cambio con previsión, atención y cuidado.

Cómo crear una estrategia de comunicación para la gestión del cambio en 10 pasos fáciles

Cuando se trata de cómo comunicar el cambio organizacional, la respuesta no implica buscar una solución espontáneamente. En su lugar, la comunicación en la gestión del cambio siempre debe estar bien planificada. Crear un plan de comunicaciones para la gestión del cambio asegura que los líderes cuenten con las herramientas de comunicación necesarias para facilitar una gestión del cambio exitosa.

Una estrategia de comunicación de gestión del cambio bien elaborada implica identificar mensajes clave, seleccionar canales de comunicación apropiados y garantizar actualizaciones consistentes y oportunas. Este enfoque estructurado de la comunicación en los procesos de cambio ayuda a alinear la organización y fomenta un sentido de inclusión entre los empleados. Así que desglosamos el proceso de comunicación de gestión del cambio a continuación.

1. Evaluar el impacto del cambio

Veamos los pasos para hacer que la navegación de tu estrategia de comunicación de gestión del cambio sea más accesible. Primero, la comunicación en la gestión del cambio implica un análisis de impacto exhaustivo entender cómo el cambio afectará a diferentes partes de la organización y a los empleados. Esto implica:

• Evaluación de departamentos: Identifica qué departamentos se verán más afectados por el cambio y cómo podrían transformarse sus flujos de trabajo.

• Impacto del empleado: Considere los cambios diarios que los empleados experimentarán y cómo estos cambios afectarán sus roles y productividad.

• Análisis de partes interesadas: Evalúa cómo se verán afectados los principales interesados y gerentes intermedios y qué apoyo necesitan para impulsar el cambio.

Cuando se trata de evaluar el impacto del cambio, ten en cuenta todos los puntos de vista.

2. Identifica los mensajes clave de tus comunicaciones de cambio

A continuación, tu enfoque debe estar en los mensajes clave. Define los enfoque general y objetivos para tus comunicaciones de cambio. Asegúrate de que los mensajes clave de tu plan de gestión del cambio sean claros, detallados y definidos. El objetivo es aliviar la incertidumbre y crear un ambiente de trabajo tranquilo que pueda mantenerse durante los períodos de transición.

Los esfuerzos de comunicación exitosos pintan un visión clara y convincente para el futuro de la empresa después del cambio para ayudar a los empleados a comprender su dirección y propósito. Presenta los mensajes clave del plan de comunicación del cambio, así como los valores de la organización, a los empleados. Así comprenden el valor, propósito y objetivo del cambio.

3. Crear un plan de comunicación

¿Listo para juntar las cosas? Comunicar el cambio organizacional implica un plan integral de comunicación de gestión del cambio que describe el intercambio de información en toda la organización. Una vez que hayas delineado los mensajes clave, puedes detallarlos en un plan integral que proporciona claridad, estructura y cronogramas. Presente un esquema claro del resultado previsto del cambio en su Declaración de visión. Esto debería incluir:

• Razonamiento: Explica por qué el cambio es necesario y los beneficios que aporta a la fuerza laboral.

• Un alineación clara de valores: Demuestra cómo los cambios planeados se alinean con la misión y los valores de la organización.

• El impacto en los empleados: Detalles específicos sobre cómo el cambio afectará los roles y responsabilidades de los empleados. Esto puede incluir interrupciones y ajustes a largo y corto plazo.

Además, debes proporcionar un cronograma detallado que detalla cuándo y con qué frecuencia ocurrirán las comunicaciones. También incluye las herramientas y plataformas de comunicación, como un Intranet o aplicaciones para empleados, que se utilizarán. Por último, asegúrate de informar a los empleados cómo los cambios afectarán sus operaciones diarias.

4. Selecciona los canales de comunicación apropiados

Una vez que tengas tu plan de comunicación para el manejo del cambio en su lugar, es hora de selecciona los mejores canales de comunicación hasta asegurar el máximo compromiso de los empleados. Recuerda, el objetivo es que todos los empleados comprendan los cambios que se están realizando. Considera los beneficios de los diversos canales de comunicación a tu disposición. Examinemos algunas de las mejores opciones:

• Aplicaciones para empleados: Usado para actualizaciones instantáneas y accesibilidad móvil

• Intranet: Proporciona un lugar centralizado para obtener información detallada y recursos.

• Correo electrónico del empleado: Preferido para anuncios formales y explicaciones detalladas.

• Cara a cara: Agrega un toque personal para comunicaciones sensibles y retroalimentación inmediata.

La pregunta no es qué canal de comunicación utilizar, sino más bien cómo puedes utilizar todas las opciones a tu disposición para llegar a los empleados. Además, considera cómo puedes personalizar tus mensajes. Segmentación de audiencia te permite enviar mensajes a diferentes grupos para proporcionar actualizaciones relevantes a las partes afectadas. Asegúrate de dar la información necesaria a los grupos pertinentes sin sobrecargar los mensajes.

5. Pproporcionar formación y apoyo

Un plan de comunicación de cambio estratégicamente planificado ofrece programas de formación y recursos ayudar a los empleados a desarrollar las habilidades y el conocimiento necesarios para adaptarse. Un elemento de esto es el apoyo continuo. Tener apropiado recursos de apoyo en su lugar también, incluidas las preguntas frecuentes, mesas de ayuda y equipos de soporte disponibles para asistencia para facilitar el proceso de cambio.

El soporte continuo incluye recursos de formación, tales como talleres y cursos en línea relacionados con nuevos procesos y herramientas. También es posible que desee alinear una capacitación específica para ciertos departamentos, así como para gerentes y supervisores, para apoyar mejor a los equipos durante la transición.

6. Establecer mecanismos de retroalimentación

Los esfuerzos exitosos de gestión del cambio incluyen establecer canales para que los empleados proporcionen comentarios. Debes entender cómo están respondiendo los empleados a los esfuerzos de cambio. Los mecanismos de retroalimentación pueden incluir:

• Encuestas y sondeos: Evalúa regularmente el sentimiento de los empleados y recopila opiniones.

• Foros de retroalimentación: Organizar foros abiertos o reuniones de ayuntamiento para obtener comentarios en tiempo real.

• Sugerencias anónimas: Habilitar retroalimentación anónima para fomentar la honestidad

• Gerentes intermedios: Usar a los gerentes intermedios para recopilar y transmitir comentarios del equipo a la dirección

Pero recuerda, no te limites a recopilar comentarios, actúa sobre ellos. Demuestra que valoras los comentarios de los empleados. Debes mostrar cómo los comentarios impactan en el plan de gestión del cambio.

7. Monitorear y medir el progreso

¿Qué tan exitoso fue tu plan de gestión del cambio? Cuando se trata de las mejores prácticas de comunicación para la gestión del cambio, los equipos deben monitorear continuamente el progreso de la implementación del cambio y medir su impacto utilizando indicadores clave de rendimiento (KPIs) para seguir el éxito.

Asegúrate de desarrollar métricas específicas medir el éxito de los esfuerzos de comunicación. Crear revisiones regulares y revisiones periódicas evaluar el progreso y hacer los ajustes necesarios. Además, utilizar retroalimentación de empleados para entender la efectividad de la estrategia de comunicación.

8. Celebrar hitos y éxitos

Al monitorear el progreso, también es importante proporcionar actualizaciones oportunas sobre el progreso del plan de gestión del cambio. Sin embargo, esto incluye más que solo noticias, ya que hay muchas oportunidades para el reconocimiento. Los gerentes y supervisores deben reconocer y celebrar los logros y hitos alcanzados durante el proceso de cambio para elevar la moral y reforzar los aspectos positivos del cambio.

La celebración podría ser tan simple como público reconocimiento. Los anuncios en reuniones o comunicaciones a nivel de empresa en aplicaciones móviles pueden dar un crédito bien merecido a las partes apropiadas. También puedes considerar implementar programas de reconocimiento o recompensas públicas ofrecer incentivos por contribuciones significativas al esfuerzo de cambio.

9. Abordar la resistencia

Conoces el viejo dicho: espera lo mejor, pero prepárate para lo peor. Las estrategias de comunicación efectiva incluyen la preparación para abordar cosas que no son aceptadas. Identifica posibles fuentes de resistencia y desarrolla estrategias para responder mejor a ellas. Para minimizar la resistencia, proporciona comunicación transparente a lo largo de todo el proceso de comunicación del cambio explicando claramente las razones detrás del cambio y cómo beneficia a la organización.

Planificación sesiones de escucha y reuniones donde se pueden expresar y abordar preocupaciones y preguntas. Por último, asegúrate de involucrar empleados en el proceso de planificación y realizar cambios basados en sus preocupaciones, opiniones e ideas. Es necesario interactuar con los empleados resistentes para comprender sus inquietudes e involucrarlos en la búsqueda de soluciones para mantener alta la participación de los empleados.

10. Mantener comunicación abierta

Para finalizar la construcción de un plan de comunicación para la gestión del cambio, hay un paso final y continuo a recordar. Asegúrate de que la comunicación permanece abierta y transparente a lo largo del proceso de cambio. Actualiza regularmente a los empleados sobre el progreso, los desafíos y los éxitos, utilizando herramientas de comunicación efectivas y estrategias de comunicación. Este flujo constante de información ayuda a mantener la confianza y a que todos se mantengan alineados con los objetivos de la organización.

Actualizaciones regulares a través de canales establecidos son cruciales. La transparencia es clave; comparte tanto los éxitos como los desafíos de manera honesta para generar credibilidad. Además, fomentar el diálogo continuo a través de actividades de participación como sesiones de preguntas y respuestas, formularios de retroalimentación y foros abiertos. Estas actividades fomentan un sentido de inclusión y permiten a los empleados expresar sus preocupaciones y sugerencias, apoyando aún más el proceso de cambio y minimizando la resistencia.

Desarrollando un plan de comunicación para la gestión del cambio

Muchos líderes buscan un ejemplo de plan de comunicación para la gestión del cambio, ya que trabajar con una plantilla de plan de comunicación para la gestión del cambio puede minimizar problemas y agilizar el proceso de comunicación. Desarrollar una plantilla de plan de gestión del cambio y comunicación para utilizar en cada período de transición ahorrará tiempo y apoyará los objetivos de comunicación continua. Considera los siguientes pasos para compilar tu plantilla de plan de comunicación para la gestión del cambio.

Plantilla de plan de comunicación para la gestión del cambio

1. Resumen ejecutivo

• Propósito del Plan: Proporcionar una breve descripción general de la iniciativa de cambio y su importancia para la organización.
• Objetivos: Expresar claramente los objetivos del plan de comunicación, como informar a los empleados, reducir la resistencia y mantener la productividad.

2. Resumen del cambio

• Descripción del cambio: Explica la naturaleza del cambio (por ejemplo, implementación de un nuevo sistema, reestructuración organizativa, cambio de proceso).
• Justificación para el cambio: Proporciona razones para el cambio, incluidos beneficios y resultados esperados.
• Impacto del cambio: Describe cómo el cambio afectará a diferentes partes de la organización, incluidos los departamentos, empleados y partes interesadas.

3. Análisis de interesados

• Identificar interesados: Enumere todos los principales interesados afectados por el cambio (por ejemplo, empleados, gerentes, clientes, proveedores).
• Intereses y preocupaciones de los interesados: Describa los intereses y preocupaciones de cada grupo de interés.
• Necesidades de comunicación: Determina las necesidades de comunicación específicas de cada grupo de interés.

4. Estrategia de comunicación

- Canales de comunicación: Enumere los canales de comunicación a utilizar (por ejemplo, intranet, correo electrónico, aplicación para empleados, reuniones cara a cara).
• Frecuencia de comunicación: Describa con qué frecuencia se enviarán las comunicaciones.
• Personalización de mensajes: Describe cómo se adaptarán los mensajes a diferentes audiencias.

5. Cronograma del plan de comunicación

• Fases de la comunicación: Desglosa el plan de comunicación en fases (por ejemplo, pre-cambio, durante el cambio, post-cambio).
• Horario detallado: Proporciona un cronograma detallado de actividades de comunicación para cada fase.

6. Roles y Responsabilidades

• Equipo de Comunicación: Identifica a los miembros del equipo de comunicación y sus funciones.
•Participación del Liderazgo: Describe cómo los líderes participarán en el proceso de comunicación.

7. Mecanismos de retroalimentación

• Canales para retroalimentación: Describa los canales a través de los cuales los empleados pueden proporcionar comentarios (por ejemplo, encuestas, formularios de comentarios, reuniones generales).
•Manejo de comentarios: Describe cómo se recopilarán, analizarán y abordarán los comentarios.

8. Formación y apoyo

• Programas de formación: Detalle los programas de formación y recursos disponibles para ayudar a los empleados a adaptarse al cambio.
•Recursos de soporte: Proporcione información sobre recursos de soporte, como mesas de ayuda y preguntas frecuentes.

9. Monitoreo y evaluación

• KPIs y métricas: Define los indicadores clave de rendimiento (KPIs) y métricas para medir la eficacia del plan de comunicación.
• Programa de revisión: Establecer un cronograma para revisiones y evaluaciones regulares del plan de comunicación.
• Ajustes: Describe el proceso para hacer ajustes basados en comentarios y datos de rendimiento.

10. Hitos y celebraciones

• Reconociendo logros: Describe cómo celebrar hitos y éxitos.
• Comunicación de Éxitos: Proporcionar detalles sobre la comunicación organizativa de los logros.

11.  Apéndices

• Materiales de comunicación: Incluye muestras de materiales de comunicación (por ejemplo, plantillas de correo electrónico, anuncios en la intranet).
• Matriz de análisis de partes interesadas: Proporcionar una matriz de análisis detallada de partes interesadas.
• Horario de Entrenamiento: Incluir un programa para sesiones de formación y talleres.

Al seguir y personalizar los pasos descritos en este modelo de plan de comunicación para la gestión del cambio, puedes crear una comunicación para la gestión del cambio. plan que tendrá el máximo impacto en informar, Inspirar y tranquilizar a tu fuerza laboral durante períodos de transición.

Comunicación de gestión del cambio: Mejores prácticas y ejemplos

Antes de terminar, examinemos algunas de las mejores prácticas de comunicación para la gestión del cambio. Así es como debería lucir en acción un plan de comunicación exitoso para la gestión del cambio.

1. Involucrar a la dirección y las partes interesadas:

   • Ejemplo: El proceso de comunicación del cambio involucra directamente a los líderes. Son informados sobre el proceso y apoyan los cambios. Este enfoque de arriba hacia abajo garantiza la alineación y el compromiso en todos los niveles.

2. Visión clara y mensajes clave:

   • Ejemplo: Los mensajes clave son claros y detallados, ayudan a los empleados a comprender la dirección y el propósito del cambio. Se les presenta una visión convincente del estado futuro de la empresa después del cambio.

3. Uso de múltiples canales de comunicación:

   • Ejemplo: Tú aprovechar varios canales de comunicación, como actualizaciones de la intranet, correos electrónicos para empleados y reuniones cara a cara, para llegar a todos los empleados de manera efectiva. Este enfoque multicanal asegura que la información sea accesible y comprensible para todos.

4. Mecanismos de retroalimentación:

   • Ejemplo: Incluyes encuestas y foros de retroalimentación, así como oportunidades regulares para expresar inquietudes. Los empleados tienen muchas oportunidades para compartir sus comentarios. Esta comunicación bidireccional se utiliza para ajustar estrategias y abordar problemas de manera oportuna.

5. Entrenamiento y soporte:

   • Ejemplo: Se proporciona a la fuerza laboral programas de capacitación y recursos integrales. Los empleados tienen las herramientas necesarias a su disposición para adaptarse a nuevos cambios. Esto podría incluir talleres y cursos en línea adaptados a roles y departamentos específicos.

6. Monitorea y mide el progreso:

   • Ejemplo: Existe un monitoreo continuo del plan de comunicación de gestión del cambio, utilizando indicadores clave de rendimiento (KPIs) para seguir la efectividad de los esfuerzos de comunicación. Revisiones y controles regulares ayudan a realizar los ajustes e mejoras necesarios.

7. Celebrar hitos:

   • Ejemplo: Hay un reconocimiento y celebración regular de los logros durante el proceso de cambio para aumentar la moral y reforzar los aspectos positivos del cambio. También puedes implementar reconocimientos y recompensas a nivel de toda la empresa por contribuciones significativas.

Comunicación en la gestión del cambio: construyendo un plan de acción

La importancia de la comunicación en la gestión del cambio no puede subestimarse. Los períodos de transición son decisivos para muchas empresas. Para alinear una organización, se necesita una comunicación saludable en la gestión del cambio. En última instancia, el verdadero motor del éxito organizacional no es el plan implementado, sino las personas que componen la fuerza laboral. La comunicación efectiva en la gestión del cambio debe ser educativa, inclusiva y proporcionarse a toda la fuerza laboral.

El recién lanzado de Staffbase Control de Misión es un sistema avanzado de gestión de comunicación creado para revolucionar las comunicaciones internas y satisfacer las demandas de la gestión del cambio. Desde la planificación centralizada hasta la colaboración mejorada para métricas de impacto medibles, Mission Control está diseñado para ayudar a las organizaciones a mantenerse en control de sus narrativas y adaptar estrategias según sea necesario alineando los esfuerzos de comunicación con los objetivos e iniciativas de la empresa.

Al elegir Mission Control como un sistema de alineación de comunicaciones, puedes:

• Planifica y co-crea las etapas y pasos de tu plan de gestión del cambio.

• Medir y corregir el rumbo para mantener el curso y alcanzar los objetivos.

• Proporcionar total transparencia, alineación y conexión para todos los trabajadores

En última instancia, integrar las mejores prácticas en su estrategia de comunicación de gestión del cambio puede mejorar significativamente las posibilidades de una recepción e implementación exitosas. Al involucrar al liderazgo, usar mensajes claros y consistentes, aprovechar múltiples canales de comunicación, incluyendo aplicaciones para empleados, y mantener mecanismos de retroalimentación abierta, las empresas pueden navegar a través de los cambios sin problemas y mantener un ambiente de trabajo positivo sin importar el nivel de cambio.