Beim Diakonie-Klinikum Stuttgart werden jährlich über 80.000 Patient*innen versorgt. Wie viele Organisationen in der Gesundheitsbranche hatte das Klinikum dabei Probleme, die hierarchische Kommunikationsstruktur aufzubrechen und wirklich alle Mitarbeiter*innen zu erreichen. Wie es dem Klinikum letztendlich gelungen ist, mit der Mitarbeiter-App DIAKnow! mehr als 70 Prozent der Mitarbeiter*innen zu verbinden und damit eine bessere Versorgung der 80.000 Patient*innen zu gewährleisten, lesen Sie hier! ⬇️
🎯 Das Ziel: Ein zeit- und ortsunabhängiger Informationsfluss
Der Arbeitsalltag in einem Klinikum ist stressig. Da kann es leicht passieren, dass wichtige Informationen oder Termine aus der internen Kommunikation oder vom Management untergehen. Das gilt insbesondere dann, wenn ein Großteil der Mitarbeiter*innen keinen PC-Arbeitsplatz und damit keinen ständigen Zugriff auf das Intranet hat. In einem Klinikum sind diejenigen Mitarbeiter*innen, die täglich mit den Patient*innen arbeiten, oft auf Aushänge an den Schwarzen Brettern angewiesen und werden deshalb in dringenden Fällen nicht rechtzeitig erreicht.
Beim Diakonie-Klinikum Stuttgart wurde dieses Problem offen diskutiert. Dabei wurde klar: Es musste eine Lösung her, die zeit- und ortsunabhängig alle rund 1.500 Mitarbeiter*innen – egal ob Ärzt*innen, Pflege- oder Reinigungskräfte – mit den für sie relevanten Informationen versorgt. Ankündigungen der Verwaltung, Informationen zu Events besonders während der Corona-Krise und Weiterbildungen oder auch kurzfristige Mitteilungen sollten gebündelt an einem Ort und idealerweise mobil verfügbar sein. Zusätzlich entschied das Klinikum, dass der Austausch zwischen den Kolleg*innen gefördert und eine Feedbackkultur etabliert werden sollte.
💡 Die Lösung: Die Mitarbeiter-App als digitale Heimat für alle
Bei der Suche nach einem geeigneten Tool fiel die Wahl schließlich auf die Mitarbeiter-App von Staffbase. T-Systems Multimedia Solutions kam als Implementierungspartner zum Einsatz.
Heute hat jede Mitarbeiter*in im Klinikum über ihr Smartphone, den PC am Arbeitsplatz oder ein Tablet Zugriff auf die neue App, die den Namen DIAKnow! erhalten hat. Mit der App wird die Kommunikation sowohl zwischen dem Arbeitgeber und den Mitarbeiter*innen als auch den Kolleg*innen untereinander stark vereinfacht und beschleunigt. Wenn zeitkritische Nachrichten kommuniziert werden müssen, wie zum Beispiel die Sperrung des Parkhauses, kann die interne Kommunikation außerdem Push-Nachrichten verwenden, um sicherzustellen, dass auch wirklich jede Mitarbeiter*in informiert ist.
Um das zweite Ziel der Kommunikationsabteilung zu erreichen, nämlich die Feedbackkultur zu stärken, wurde ein Ideenmanagement-Tool in die App integriert. Dort können jetzt alle Mitarbeiter*innen Verbesserungsvorschläge einreichen und sich aktiv an der Entwicklung des Klinikums beteiligen.
Das Projektteam hat außerdem die Möglichkeit, geschlossene Gruppen in der App anzulegen, um gezielt bestimmte Standorte, Positionen oder Teams anzusprechen. Besonders die Auszubildenden als jüngere Generation wissen diese Möglichkeit der digitalen Vernetzung zu schätzen. Das zeigt sich daran, dass fast 80 Prozent der Azubis die App nutzen. Innerhalb der Gruppen können sich die Mitarbeiter*innen über Likes, Kommentare, Nachrichten und geteilte Inhalte, in Form von Fotos und Videos, austauschen.
💯 Das Ergebnis: Aus One-Way-Kommunikation wird aktiver Austausch
78 Prozent der Azubis nutzen die App, 81 Prozent der Verwaltungsangestellten und fast 60 Prozent des Pflege- und Ärztepersonals. Die Zahlen steigen seit dem Launch im Februar 2019 kontinuierlich an und haben vor allem durch die Kommunikation in der Corona-Lockdown-Phase an Zuwachs gewonnen.
Mittels der App können sich Arbeitgeber*innen und Mitarbeiter*innen sowie Kolleg*innen des Klinikums untereinander besser abstimmen und austauschen. Die App hat dabei eine deutlich höhere Durchdringung und Reichweite, als die vorherigen, analogen Kommunikationskanäle. Die verbesserte Feebackkultur fördert außerdem die Motivation der Mitarbeiter*innen und die Verbundenheit mit dem Unternehmen.
„Dank unserer App auf Basis der Plattform von Staffbase haben wir die Möglichkeit, alle Mitarbeiter*innen zu informieren, auch wenn sie keinen Computerzugang am Arbeitsplatz haben. Wir erhalten großartiges Feedback von unseren Mitarbeiter*innen für diese moderne Art der Kommunikation.“
Frank Weberheinz, Unternehmenskommunikation des Diakonie-Klinikums Stuttgart
Die Ansprache einzelner Mitarbeitergruppen mit jeweils eigenen Kanälen verhindert dabei, dass die Mitarbeiter*innen mit Nachrichten überflutet werden, die für sie irrelevant sind. Stattdessen wird sichergestellt, dass jede Person das bekommt, was ihren Arbeitsalltag erleichtert und für sie wissenswert ist.
Während also vor der Einführung der App maximal 200 Mitarbeiter*innen bei der Mitarbeiterversammlung erreicht werden konnten, bekommt jede Mitarbeiter*in heute rechtzeitig, unabhängig von einem stationären PC, die richtigen Informationen. Egal, ob das die Ankündigung von verpflichtenden Veranstaltungen oder Informationen zu freiwilligen Fortbildungen und Events sind.
Der aktive Austausch der Mitarbeiter*innen untereinander wird in den Gruppen ermöglicht und unterstützt, beispielsweise durch eine Art digitales Schwarzes Brett, auf dem unter anderem auch Kleinanzeigen wie Wohnungsangebote oder Mitfahrgelegenheiten gelistet werden. Zukünftig will das Klinikum noch weitere Funktionen nutzen, z. B. Gamification mit Quiz, Umfragen und einen Chat für die Peer-to-Peer-Kommunikation.
Insgesamt hat es das Diakonie-Klinikum Stuttgart mit der Mitarbeiter-App DIAKnow! geschafft, die Reichweite und Durchdringung der internen Kommunikation deutlich zu erhöhen und eine positive Feedbackkultur für alle Mitarbeiter*innen zu schaffen.
