Die Bedeutung der internen Kommunikation in Zeiten des Corona-Schocks ist größer als jemals zuvor, denn Sie ist der Schmierstoff, der Menschen verbindet und Organisationen zusammenhält.

Mitarbeiter-Apps haben vielfach dazu beigetragen, dass Unternehmen handlungsfähig geblieben sind. Deshalb konnte die interne Kommunikation täglich aktuell informieren und notwendige Maßnahmen schnell umsetzen.

Was ist eine Mitarbeiter-App?

Eine Mitarbeiter-App ist eine Plattform für interne Kommunikation. Sie stellt insbesondere den mobilen Kanal in den Vordergrund und soll für alle Mitarbeiter meist auch auf privaten Geräten verfügbar sein. Damit wird nicht die Zugangsbarriere für Kommunikation reduziert, sondern Funktionen wie Push-Nachrichten führen auch zu einer besseren Aktivierung der Zielgruppe im Vergleich zu herkömmlichen digitalen Plattformen der Mitarbeiterkommunikation.

Wer sich für Mitarbeiter-Apps interessiert, wird schnell eines feststellen: So einfach das Konzept im ersten Moment auch klingt, ergeben sich dann doch eine ganze Menge von Fragen. Das betrifft insbesondere auch die Technologie, denn auf den ersten Blick sieht alles gleich aus: ein mobiler Bildschirm, meist mit News drauf. Fertig ist die Mitarbeiter-App, oder?

Wir wollen mit Ihnen in diesem Überblick keine App verkaufen (wen das interessiert, der findet hier mehr Informationen), sondern Orientierung aus der Praxis geben. Wir haben bei Staffbase mehr als 5 Jahre Erfahrung bei der Einführung und Weiterentwicklung von Mitarbeiter-Apps für über 400 Organisationen zwischen 300 und 500.000 Mitarbeitern und besprechen hier die 8 wichtigsten Fragen, die Sie sich stellen sollten.

8 Fragen Ma App

Keine Zeit, um jetzt alles zu lesen? Wir haben diesen Beitrag und Praxisbeispiele von BayWa und der Deutschen Telekom in einem Mitarbeiter-App Handbuch zusammengefasst. Einfach herunterladen und später lesen:

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1. Ist die Mitarbeiter-App freiwillig oder verbindlich?

Zum Einstieg eine ganz wichtige und fundamentale Entscheidung. Wer diesen Punkt von Anfang an klärt und kommuniziert, beugt Missverständnissen vor. Es ist möglich, freiwillige und verbindliche Nutzung zu mischen. So könnte z. B. die Managementebene mit Firmengeräten verbindlich informiert werden, währenddessen Mitarbeiter in der Produktion freiwillig Unternehmensnachrichten erhalten.

Die Frage nach der Freiwilligkeit ist übrigens auch die erste Frage, die der Betriebsrat stellen wird. Was da noch an Fragen kommt und wie man diese am besten beantwortet erklären wir in diesem Blogbeitrag und hier im Video:

Hier die wichtigsten Unterschiede zwischen freiwilliger und verbindlicher Nutzung im Überblick:

Freiwillige Nutzung

  • Ziel: Mitarbeiter besser informieren, Interaktion fördern, Arbeitsalltag erleichtern
  • Geräte: Private Smartphones + meist private (Daten)-Tarife
  • Alternativen: müssen für Basisinformationen angeboten werden (Terminals, privater PC, verbleibende begrenzte Auflage der Mitarbeiterzeitung, Schwarzes Brett, ...)
  • Vorteil: einfach und kostengünstig einzuführen
  • Nachteil: nur eingeschränkter Bezug für Kern-Arbeitsprozess möglich

Verbindliche Nutzung

  • Ziel: Arbeitsprozesse mobil abbilden
  • Geräte: Smartphones / Tablets + Tarife / WLAN vom Unternehmen gestellt
  • Alternativen: nicht nötig
  • Vorteil: Kosteneinsparung und Verbesserungen direkt im Arbeitsprozess
  • Nachteil: Höhere Investitionskosten, Aufwand beim Betreiben der vielen mobilen Geräte

Mehr als 90 Prozent unserer Kunden bieten die App zur freiwilligen Nutzung an. Die nächste Frage, die sich direkt anschließt, ist nun:

Warum sollten Mitarbeiter die App denn überhaupt freiwillig nutzen?

Die Inhalte in der App müssen also für jeden einzelnen Mitarbeiter attraktiv und relevant sein. Damit kommen wir zur zweiten Frage:

2. Was sind die besten Inhalte für eine Mitarbeiter-App?

Eine Mitarbeiter-App kann nur erfolgreich werden, wenn sowohl die Interessen und Ziele des Unternehmens, als auch die der Mitarbeiter berücksichtigt werden:

Inhalte einer Mitarbeiter-App
Motivationsorientierte Sicht auf Beispielinhalte einer Mitarbeiter-App: Neben der Unterscheidung Mitarbeiter vs. Unternehmen spielt auch die Dimension lokale vs. zentrale Verwaltung insbesondere bei großen Unternehmen ein wichtige Rolle.

Unternehmen verfolgen mit der Verbesserung der internen Kommunikation ökonomische Ziele wie die Steigerung von Engagement, Leistungsbereitschaft und Flexibilität der Mitarbeiter. Dazu kommen jedoch auch operative Zwecke wie effizientere Personalprozesse durch mobil verfügbare Urlaubsanträge oder Schichtplanungen.

Mitarbeiter haben ein höheres Eigeninteresse an Inhalten, die ihre unmittelbare Arbeitsumgebung und den Arbeitsalltag betreffen, z. B. Speiseplan, Schichtplan, Neuigkeiten am Standort, Schwarzes Brett oder Mitarbeiterangebote. Bei der Planung und Umsetzung der inhaltlichen Strategie müssen beide Motivationsbereiche berücksichtigt werden.

Die wichtigsten Inhalte und Anwendungsfälle einer Mitarbeiter-App

Wir können hier in 4 Bereiche unterscheiden:

Inhalte Und Anwendungsfaelle Mitarbeiter App

Kommunikation

Zentraler Anwendungsfall sind Unternehmensnachrichten oder bereichsspezifische Updates. Das muss nicht immer nur Top-down sein. Eine gute Mitarbeiter-App sollte hier verschiedene Formate unterstützen.

Beispiele und Inhalte:

  • Strategieverständnis fördern: Vision, Ziele und Werte erklären und mit Geschichten immer wieder ins Bewusstsein der Mitarbeiter bringen
  • Mitarbeitern helfen, sich im wahrsten Sinne des Wortes ein Bild ihres Unternehmens zu machen: mit Bildern und Videos (viele Mitarbeiter haben ihren CEO noch nie live oder in einem Video gesehen)
  • Zeitkritische Informationen mit Push-Nachrichten in Echtzeit verteilen
  • Mitarbeiter um Feedback bitten und dessen Umsetzung transparent kommunizieren
  • Unternehmensübergreifend kommunizieren oder zielgruppenspezifische Kanäle
  • Befähigung von dezentralen Einheiten zur einfachen Erstellung von Inhalten
  • Kombination von verpflichtenden sowie freiwilligen Kanälen
  • Unterstützung operativer Kommunikation (z. B. innerhalb eines Schicht-Teams)
  • Individuelle Kommunikation für wichtige Momente (z. B. Onboarding)
Beispiel einer Mitarbeiter-App mit Unternehmensnachrichten und Inhalten für die Krisenkommunikation.
Kommunikation mit einer Mitarbeiter-App: Push-Nachrichten erlauben Updates in Echtzeit – insbesondere in Krisensituationen.

Interaktion

Diese Anwendungsfälle haben zwei grundsätzliche Richtungen. Mitarbeiter sollen einfach Feedback geben können, damit sich die Organisation besser und schneller entwickeln kann. Andererseits erzeugt die Möglichkeit, sich aktiv einzubringen und tatsächlich gehört zu werden, auch engagierte Mitarbeiter.

Beispiele und Inhalte:

  • Fragen an das Management (öffentlich oder anonym)
  • Feedback über Mitarbeiterumfragen
  • Digitale Unterstützung von Mitarbeiterveranstaltungen (Live-Umfrage, Abstimmung, Fragen)
  • Abteilungsübergreifende Communities
  • Social Wall oder Schwarzes Brett
  • Gewinnspiele und Wettbewerbe
  • Ideen einsammeln (Vorschlagswesen)
Beispiel eines CEO Blog als Teil einer Mitarbeiter-App
Beispiel CEO Blog und Fragen an das Management. Bislang waren diese Formate oft Intranet-Nutzern vorbehalten – mit einer Mitarbeiter-App werden nun alle erreicht.

Wissen

Dieser Anwendungsfall scheint zunächst überraschend, denn Mitarbeiter-Apps werden oft mit „News Apps" gleichgesetzt. Mit dieser beschränkten Ausrichtung geht viel Potenzial und viel Relevanz für Mitarbeiter sowie Nutzen für das Unternehmen verloren.

Wissen und Informationen, die im Unterschied zu News längerfristig gültig sind, sollten gut strukturiert und einfach auffindbar sein. Basisidee: Warum nicht die Fragen, die besonders häufig von Mitarbeitern gestellt werden, mit den Inhalten in der App beantworten?

Beispiele und Inhalte:

  • Notfallpläne und Ansprechpartner
  • Häufig nachgefragte Themen (z. B. Personal, Standortinformationen)
  • Wichtige Kampagnen, Projekte und Events
  • Informationen zum Produkt- und Serviceangebot
  • Häufig nachgefragte Vorlagen und Dokumente einheitlich zur Verfügung stellen
  • Lerninhalte (Kurse, kurze Videos, Quiz)
Mitarbeiter Handbuch innerhalb einer Mitarbeiter-App
Beispiel Handbuch für Mitarbeiter: Diese Inhalte benötigen eine schlüssige Navigation, damit sie einfach auffindbar sind. In einem Newsfeed gehen diese Informationen unter.

Dieser Anwendungsbereich ist so spannend, weil die Inhalte relativ stabil bleiben können und so nach initialem Aufwand weniger kontinuierlicher Aufwand für Redakteure entsteht. Für Mitarbeiter wird die App dadurch jedoch als „Unternehmen in der Tasche" viel relevanter.

Eine wichtige Anforderung an eine Technologieplattform sind deshalb Inhaltsseiten, die modular aufgebaut sind, einfach redaktioniert werden können und die über eine smarte Navigation an die richtigen Zielgruppen ausgespielt werden.

Services

Der Fokus in diesem Anwendungsfall liegt auf dem praktischen Nutzen für Mitarbeiter im individuellen täglichen Arbeitsablauf. Wer einfache Aufgaben selbst erledigen kann, ist weniger abhängig und erzeugt weniger Aufwand bei internen Serviceteams wie z. B. Personal.

Inhalte und Beispiele:

  • Telefonverzeichnis
  • Schichtplan
  • Speiseplan
  • Status der individuellen Zielerreichung
  • Mitarbeiterrabatte 
  • Urlaub beantragen und Status einsehen
  • Lohnabrechnung
  • Parkhausbelegung
  • Mitfahrgelegenheiten
  • Reisemanagement
Beispiel Schichtplan und Urlaubsplanung in einer Mitarbeiter-App
Beispiel Schichtplanung oder Urlaubsplanung in einer Mitarbeiter-App: Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Drittsysteme technisch einzubinden, um oft benötigte Services an einer Stelle zu bündeln.

3. Wie werden Nutzer verwaltet und wie erfolgt der Log-in?

Viele Mitarbeiter aus der Produktion oder aus dem Service haben keine betriebliche E-Mail-Adresse und sind in den meist vorhandenen Nutzerverzeichnissen (z. B. Azure Active Directory) nicht aufgeführt. Dazu kommt oft eine höhere Fluktuation, z. B. bei Zeitarbeitskräften oder im Weihnachtsgeschäft.

Auf der anderen Seite haben viele Mitarbeiter bereits ein AD Konto und wollen sich per Single Sign On in der App anmelden, ohne nochmals ein neues Passwort zu vergeben. Eine Mitarbeiter-App sollte parallele Optionen für beide Zielgruppen anbieten.

Hybrides Login für eine Mitarbeiter App
Log-in-Bereich der Viessmann Mitarbeiter-App Vi2Go: Ein typisches Beispiel für zwei verschiedene Anmeldearten. Viessmann Mitarbeiter werden zu einem (unternehmenseigenen) Log-in für Ihr Single Sign On weitergeleitet und andere Nutzer (z. B. Pensionäre) kommen zu einem normalen Log-in mit Nutzername und Passwort.

Zusätzlich wünschenswert: Informationen über Standort, Kontaktdaten oder Abteilung, die in der Mitarbeiter-App für eine automatische Personalisierung oder ein Telefonbuch genutzt werden können.

Nutzermanagement kann deshalb ein durchaus komplexes Thema werden. Zunächst gilt es, die passende Methode für das Nutzermanagement zu finden oder verschiedene Ansätze für unterschiedliche Zielgruppen zu kombinieren. Im Folgenden ein kurzer Überblick dazu. Wer tiefer eintauchen möchte, der findet hier detaillierte Beschreibungen zu allen Optionen.

Onboarding Methode für Mitarbeiter-App
Entscheidungsbaum für das Nutzermanagement einer Mitarbeiter-App: Ein einfacher Weg, um das richtige Verfahren für das eigene Unternehmen zu finden.

4. Was ist die beste Option für Branding und Verteilung der Mitarbeiter-App?

Es ist an dieser Stelle sinnvoll, uns typische Anforderungen und den Nutzungskontext einer Mitarbeiter-App vor Augen zu führen:

  • Ideale Nutzung ist regelmäßig (täglich oder wöchentlich), aber jeweils eher kurz (3-5 Minuten)
  • Schulung von Mitarbeitern zur Installation und Nutzung der App ist kaum oder nur eingeschränkt möglich
  • Vertrauen von Mitarbeitern beim Thema Datenschutz ist wichtig und muss schlüssig kommuniziert werden (z. B. Trackt die App meinen Standort? – Nein; Werden meine persönlichen Daten sicher verwaltet? – Ja.)
  • Diverse andere Tools und Apps sind oft schon im Einsatz oder werden durch die App abgelöst. Wie kann eine klare Erkennbarkeit und Abgrenzung erfolgen?
  • Unternehmen verbinden oft auch einen Employer-Branding-Ansatz mit der App – eigene Mitarbeiter sollen die App auf ihrem Telefon gerne auch herzeigen und damit ihr Unternehmen als modern positionieren
  • Bestehende interne Medien (Intranet oder Mitarbeitermagazin) haben bereits eine interne Marke für Mitarbeiterkommunikation aufgebaut – die App soll diese Marke ebenso widerspiegeln

All diese Punkte unterstützen eine möglichst starke interne Positionierung der App als einfach erkennbare Marke und einfach nutzbare Plattform. Wir sehen deshalb das eigene Branding von Mitarbeiter-Apps als wichtigen Teil des Erfolgs und der nachhaltigen Nutzung im Unternehmen. Das betrifft sowohl externe als auch interne Designelemente der App:

Branding Mitarbeiter App
Beispiel Vi2Go: App-Icon und Begrüßungsbildschirm gehören zum externen Branding der App. Der Bildschirm links stammt vom sogenannten öffentlichen Bereich der App. Diese Inhalte sind öffentlich zugänglich und können für externe Nachrichten oder Informationen für Bewerber genutzt werden. Nach Log-in sehen berechtigte Nutzer dann interne und personalisierte Informationen. Der öffentliche Bereich ist notwendig, damit Apple die App im öffentlichen App Store akzeptiert.

Verteilung der Mitarbeiter-App

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die wir hier an einer Stelle zusammengefasst und detailliert beschrieben haben. Grundsätzlich ist die Verteilung über die öffentlichen App Stores die beste Option. Mitarbeiter kennen diesen Prozess sehr gut, denn fast jeder Smartphone-Nutzer hat schon selbst im App Store neue Apps gesucht und heruntergeladen.

5. Worauf sollten Redakteure bei einer Mitarbeiter-App achten?

Gute Inhalte machen einen Mitarbeiter-App für Nutzer erst attraktiv. Eine Mitarbeiter-App-Plattform muss deshalb Redakteure gut bei Ihrer Arbeit unterstützen. Für den Start konzentrieren wir uns hier auf 3 Anforderungsklassen, die wichtig sind:

Einfache und flexible Erstellung von Inhalten

Einige Beispielanforderungen:

  • Verschiedene Templates für Newsartikel
  • Entscheiden, ob für einen bestimmten Artikel eine Push-Nachricht gesendet wird
  • Ausgewählte Artikel als wichtig kennzeichnen oder eine Lesebestätigung anfordern
  • Artikel zur Veröffentlichung zeitlich einplanen
  • Videos nicht nur extern einbinden, sonder direkt in die Plattform laden und von dort streamen
  • Bilder und Bildergalerien, in der Dateigröße jeweils automatisch optimiert
  • Artikel in andere Nachrichtenkanäle verschieben oder kopieren
  • Inhalte sowohl am Desktop als auch mobil erstellen können
  • Vordefinierte Inhalt-Widgets nutzen, um übersichtliche Seiten zu bauen
  • Vorschau-Funktion
Vorschau Inhalte Mitarbeiter App
Beispiel für eine Vorschaufunktion für Redakteure: Inhalte können in der Vorschau auf verschiedenen Geräten betrachtet werden.

Delegation von Inhaltserstellung an lokale Standorte und Nutzer

Einige Beispielanforderungen:

  • Lokale Redakteure können in ihrem Bereich Inhalte erstellen und verwalten, sind im Rest der Plattform aber nur normale Nutzer
  • Nutzergenerierte Inhalte sind in ausgewählten Kanälen möglich (z. B. Schwarzes Brett)
  • Nahtlose Kombination von globalen und lokalen Inhalten aus Nutzersicht

Einfache und erweiterte Analysemöglichkeiten

Einige Beispielanforderungen:

  • Lokale Redakteure und Nutzer können einfach und direkt in der App die Häufigkeit von Aufrufen sehen
  • Analysefunktion für Admins und Redakteure, um Aufrufe und Interaktion mit Inhalten über beliebige Zeiträume vergleichen zu können
  • Analyse verschiedener Inhaltstypen: News, Seiten und Chat
  • Filterung der Nutzeraktivität auf der Basis von Gruppenzugehörigkeit: nach Jobprofil, Standorten oder Abteilung

Der letzte Punkt ist sehr spannend, wenn eine Organisation sehr verschiedene Mitarbeitergruppen beschäftigt. Unsere Kunden im Bereich Gesundheitswesen (Krankenhäuser) sehen beispielsweise Unterschiede in der Nutzung zwischen Ärzten und Pflegepersonal. Azubis sind oft die häufigsten Nutzer einer Mitarbeiter-App. Diese Informationen helfen, mit ganz gezielten Botschaften auf diese Gruppen zuzugehen, um die Nutzung der App noch weiter zu verbessern.

Analysefunktion
Beispiel Analysefunktion im Admin-Bereich der Mitarbeiter-App-Plattform.

6. Wie passt die Mitarbeiter-App zum Intranet und zum digitalen Arbeitsplatz?

Diese Frage ist oft nicht dringend, aber sie kommt irgendwann mit Sicherheit und deshalb ist sie wichtig.

Viele Unternehmen nutzen eine Mitarbeiter-App parallel zu einem bestehenden Intranet. Das ist eine gute Idee, denn so kann man schnell starten. Oft wird mit der App die gedruckte Mitarbeiterzeitung abgelöst oder zumindest in ihrer Ausrichtung und der Anzahl der Auflagen angepasst.

Eine Mitarbeiter-App kann sehr gut und sehr lange komplett parallel zu einem bestehenden Intranet betrieben werden. Es ist jedoch ein strategischer Vorteil, wenn eine App-Plattform die zukünftige Option einer viel engeren Integration zur Verfügung stellt. Denn: Intranets und Mitarbeiter-Apps passen in ihren jeweiligen Stärken und Schwächen zusammen und ergänzen sich damit gut:

Intranet Vs Mitarbeiter App Vorteile Und Nachteile
Stärken von Intranet und Mitarbeiter-App im Vergleich: Mitarbeiter-App und Intranet ergänzen sich gut – wenn sie in einer Plattform kombiniert werden.

Aus dieser Perspektive wird ein zukünftiger Trend bei Intranets und Mitarbeiter-Apps sein, dass sich beide Kategorien immer stärker annähern. Wir bieten deshalb mit Staffbase seit über einem Jahr eine Erweiterung der App-Plattform zum kompletten Intranet an:

Employee Experience Intranet
Beispiel für App und Desktop-Intranet auf der gleichen Staffbase Plattform. Beides zusammen wird dann zum Intranet.

Mit einer Mitarbeiter-App wird der Intranet-Relaunch vom Tanker zum Schnellboot

Mitarbeiter-Apps können schnell eingeführt werden und erreichen innerhalb kürzester Zeit erstmals alle Mitarbeiter. Das eröffnet eine Option für einen smarten Relaunch eines bestehenden Intranets: Die Mitarbeiter-App als erster Teil einer Intranet-Einführung mit schnell sichtbaren Erfolgen und mehr Freiheiten bei der Zeitplanung für die Migration der restlichen Inhalte.

Einführung Mitarbeiter App Und Intranet
Erst die App allein neben dem alten Intranet, dann als integraler Bestandteil des neuen Intranets.

7. Welche Anforderungen haben größere Unternehmen an eine Mitarbeiter-App?

Mit zunehmender Unternehmensgröße nehmen auch die Anforderungen an die technische Plattform der App als auch an die unterstützende Infrastruktur zu. Hier ein kurzer Überblick zu 5 betrachtenswerten Bereichen:

Datenschutz und Datensicherheit

Beide Themen sind ohne Frage für alle Unternehmen wichtig. In großen Unternehmen wird man nur noch mehr Wert auf Zertifizierungen setzen. Der Gold-Standard hier ist die ISO27001. Anbieter sollten nicht nur das Rechenzentrum, in dem die Daten liegen, sondern die gesamte Produktorganisation nach diesem Standard zertifiziert haben.

Einen ausführlichen Überblick zu diesem Thema geben wir im Staffbasics Video oder hier zum Nachlesen.

Mehrsprachigkeit

Globale Organisationen beschäftigen Mitarbeiter aus vielen Ländern mit vielen verschiedenen Sprachen. Eine Mitarbeiter-App sollte hier bestmögliche Unterstützung bieten:

  • App-Oberfläche in möglichst vielen Sprachen verfügbar (Beispiel Staffbase: 34 Sprachen)
  • Inhalte und Navigation in verschiedenen Sprachvarianten erstellbar
  • Zusammenführung mehrsprachiger Kommentare unter mehrsprachigen Inhalten, damit Diskussionen nicht durch Sprachen separiert werden
  • Automatische Übersetzungen an Kommentaren und Inhalten
News Mehrsprachig Anlegen
Beispiel Sprachvariante anlegen: Die Sprache wird in Abhängigkeit von der Gerätesprache oder Browsersprache automatisch ausgewählt. Nutzer sollten die Sprache daneben auch manuell auswählen können.

„Glokal": Freiheiten schaffen für dezentrale Verwaltung

Richtig große Unternehmen sind zu sehr verbreitet, um Inhalte nur zentral zu pflegen. Dort will man viel inhaltliche Verantwortung an Ländergesellschaften oder sogar einzelne Standorte abgeben.

In diesem Szenario reichen nur lokale Redaktionsrollen nicht mehr aus. Man braucht lokale Administratoren (z. B. für ein Werk oder ein Land), die sehr weitgehende Rechte für einen bestimmten Bereich in der App haben, aber trotzdem nicht alle anderen globalen Inhalte einsehen oder verändern dürfen.

Wir nennen dieses Konzept bei Staffbase Spaces. Damit wird die einfache Verwaltung von sehr vielen Inhalten für sehr große Unternehmen möglich.

Funktionale Erweiterbarkeit

Große Unternehmen haben oft viele verschiedene Tools im Einsatz. Eines der wichtigsten IT-Strategie-Ziele ist die Konsolidierung dieser Anwendungen, um Kosten und Komplexität zu verringern. Die IT wird diese Plattform deshalb neben Nutzermanagement und Datenschutz-Aspekten vor allem unter diesem Aspekt betrachten.

Aus IT-Sicht hat eine Mitarbeiter-Ap eine ganz besondere Stellung: Oft ist das die reichweitenstärkste Plattform im ganzen Unternehmen. Services und Inhalte, die für alle Mitarbeiter relevant sind, sollten möglichst einfach in diese Plattform integrierbar sein:

  • Funktionale Module zu Erweiterung der App sollten selbst oder durch Partner erstellt werden können und mittels einer offenen Programmierschnittstelle (API) mit der App-Plattform verbunden werden.
  • Individuelle Integrationen zu Drittsystemen sollten durch verschiedene Optionen unterstützt werden (Verlinkung, direkte Einbettung mit SSO, individuelle Entwicklung)

Einführung und kontinuierliche Verbesserung der App

Große Unternehmen werden mehr Aufwand in ein Einführungsprojekt investieren müssen und sind deshalb besonders auf eine möglichst strukturierte Vorgehensweise angewiesen. Das betrifft neben der Methodik vor allem auch die initiale und laufende Unterstützung durch den App-Dienstleister, der hier auf Augenhöhe mit den Prozessen und Erwartungen auf der Kundenseite agieren sollte.

Employee Experience Framework
Beispiel der Staffbase Methodik für die Einführung einer Mitarbeiter-App. Jeder Bereich hat eine Reihe von definierten Aktivitäten, die dem Projektteam klare Leitlinien geben.

8. Was kostet eine Mitarbeiter-App und kann man die selber bauen?

Fast alle App-Anbieter bieten ihre Plattform als sogenannte Software as a Service (SaaS) Lösung an. Das bedeutet die Nutzung der Plattform kostet eine jährliche Gebühr, in der dann aber auch Dinge wie Hosting, Support oder regelmäßige Updates komplett enthalten sind. Die Gebühr richtet sich normalerweise nach der Anzahl der eingeladenen Mitarbeiter und bestimmten funktionalen Modulen, die optional gewählt werden können. Ein Beispiel für so ein optionales Modul bei Staffbase ist der Chat, den einige Unternehmen auf jeden Fall haben möchten und andere brauchen entweder die Funktion noch nicht oder haben einen anderen Chat im Einsatz.

Auf dieser Basis können die Anbieter dann ein individuelles Angebot erstellen. Grundsätzlich gilt, dass Mitarbeiter-Apps im Preis pro Mitarbeiter deutlich günstiger sind, als z. B. Microsoft 365-Lizenzen.

Mitarbeiter-App selber bauen?

Die meisten Apps, die wir im Alltag nutzen, basieren auf einer vorhandenen Standardsoftware. Tatsächlich sehen die meisten Unternehmen auch für interne Anwendungen einen klaren Nutzen in Software-as-a-Service-Anbietern. Gründe dafür sind niedrige Kosten, wenige Risiken und kürzere Lieferzeiten. Eigenentwickelte Apps haben in allen drei Bereichen mit diesen Herausforderungen zu kämpfen. Hier einige Beispiele für Zeit und Kosten:

Zeit

Mit einer fertigen Lösung kann eine App innerhalb von Tagen oder Wochen live gehen. Für die eigene Programmierung einer App wird sich dieser Zeitraum auf deutlich über ein Jahr ausdehnen:

  • Zeit für das Konzept: Für die Erstellung des Konzepts einer mobilen App gilt die 80/20 Regel. Der versteckte Teil des Eisbergs liegt in den Details: Wie genau funktioniert Nutzer-Onboarding? Was macht man, wenn ein Nutzer seine Anmeldeinformationen verloren hat? Was sind Pflichtfelder für einen Redakteur?
  • Zeit für die Entscheidungsfindung: Mit einem eigenem Konzept entstehen u. U. lange interne Diskussionen zu Button-Farben oder App-Funktionalitäten.
  • Zeit für die Freigabe: Antworten auf Fragen des Betriebsrates, der Datenschutzbeauftragten und IT-Sicherheitsteams.
  • Zeit für die Entwicklung: Es werden 3 Versionen einer internen Kommunikations-App benötigt: Android, iOS und Web.
  • Zeit für das Testing: Android, iOS und Web haben jeweils verschiedene Softwarestände und Browser im Markt. Das alles führt zu viel Aufwand beim Testen.
  • Einreichung in den App Stores: Bei einer internen Kommunikations-App ist die Bereitstellung in den App Stores wichtig und muss den Guidelines entsprechen.
  • Ausfallzeiten: Die App ist ein sehr „sichtbares" Projekt im Unternehmen und benötigt eine hoch verfügbare Hostingumgebung sowie laufenden Support.
  • Wartungszeiten: Neue Android- und iOS-Versionen beinhalten häufig Änderungen. Diese Neuerungen müssen zeitnah angepasst werden, ansonsten wird die App für alle Nutzer der neuesten Version unzugänglich.

Kosten

Die Schätzung der Kosten sollte auf Basis des tatsächlichen Umfangs des Projekts erfolgen. Eine erste Newsansicht in der App ist schnell entwickelt, aber wie dargestellt sind für eine erfolgreiche App viel mehr Inhalte und Funktionalitäten notwendig. Der Gesamtumfang des Projekts sollte deshalb nicht unterschätzt werden:

  • Entwicklungskosten: Die Komplexität einer Lösung ist sehr schwer einzusehen, wenn kein detailliertes Konzept vorliegt. Themen, die typischerweise unterschätzt werden sind: Nutzer-Onboarding (Wie werden Nutzer ohne E-Mail-Adresse eingebunden?), Sicherheit (sichere Hosting-Umgebung), Integration (Synchronisierung mit aktivem Verzeichnis oder CSV?), Medien (Bild- und Video-Hosting), Apple Review (eine Reihe verschiedener Anforderungen müssen erfüllt werden, um die App in den App Store zu bekommen), Android-Komplexität (verschiedene Software-Versionen, Bildschirmgrößen, Geräte).
  • Kosten für ein Content-Management-System: „Es ist nur eine App“ ist der Gedanke des Entwicklungspartners, der eine niedrige Projektkostenschätzung gibt. Aber wie kommt der Inhalt in die App? 75 Prozent unserer Entwicklungskraft bei Staffbase investieren wir in Dinge, die in der App nicht sofort sichtbar sind, zum Beispiel das Content-Management-System, Performance und Infrastruktur.
  • Wartungskosten: Neue Android- und iOS-Version beinhalten häufig Änderungen, die schnell und kontinuierlich in der App angepasst werden müssen.
  • Kosten für falsche Entscheidungen: In einem nutzerdefinierten App-Projekt kann die App meist nicht vor Go-Live mit vielen Nutzern getestet werden.

Das Beste aus beiden Welten vereinen

Unternehmen haben besondere und spezifische Anforderungen und nicht alles funktioniert mit einer Standardlösung. Deshalb sind moderne SaaS-Plattformen wie Staffbase offene Plattformen, die sehr einfach anpassbar und erweiterbar sind. Standard-Programmierschnittstellen (APIs) erlauben individuelle Erweiterungen, die auch nach Updates der Kernlösung noch kompatibel sind.

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Fazit: Mitarbeiter-App-Anbieter haben im Vergleich unterschiedliche Ansätze (und Reifegrade)

Bei der Auswahl eines Mitarbeiter-App Anbieters sollten Unternehmen einen möglichst kompletten Blick auf Ihr Vorhaben werfen und ihre Entscheidung gemäß aktuellen aber auch zukünftigen Anforderungen treffen. Es gibt mittlerweile eine größere Zahl von Mitarbeiter-App Anbietern mit sehr verschiedenen Reifegraden. Für Projektverantwortliche ist diese Auswahl eine gute Nachricht, aber sie macht eine eingehende Beschäftigung mit dem Thema nötig. Wir hoffen, mit diesem Artikel dafür eine gute Basis zu liefern.

Weitere Informationen und aktuelle Neuigkeiten rund um Mitarbeiter-Apps: