Interne Kommunikation in 2018 – 18 Ideen zur Steigerung der Mitarbeiterbindung

Interne Unternehmenskommunikation ist ein Bereich, der kontinuierliches Umdenken erfordert. Kommunikationsverantwortliche müssen sich ständig mit aktuellen Trends beschäftigen und neue Ideen entwickeln, um den Anforderungen einer sich konstant wandelnden Arbeitswelt gerecht zu werden. Um ihnen das Arbeitsleben zu erleichtern, haben wir einige Ideen und Vorschläge zusammengefasst, die interne Kommunikation spannender machen und Mitarbeiter effektiv einbinden.


Erfahren Sie, wie andere Unternehmen ihre Mitarbeiter erfolgreich einbinden

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1. Interne Kommunikation messbar machen

Für Führungskräfte eines Unternehmens sind immer Zahlen von entscheidender Bedeutung. Um den Wert Ihrer internen Kommunikation zu belegen, höhere Budgets zu verhandeln und Ergebnisse zu veranschaulichen, benötigen Sie also aussagekräftige Daten, um starke Argumente liefern zu können. Im Jahr 2018 ist das Sammeln dieser Daten so einfach wie nie zuvor.

Integrierte Analysetools für die interne Kommunikation können detaillierte Kennzahlen für mehrere Kanäle in einer Übersicht erfassen und anschaulich darstellen. Zusätzlich dazu können außerdem Interaktionen nachverfolgt werden, die wir aus unserem privaten Leben kennen und lieben: Likes, Teilen und Kommentare.

Diese Informationen ermöglichen es Ihnen, Ihre Bemühungen zu konzentrieren und zu erkennen, wo Verbesserungen nötig sind. Analyseinstrumente helfen außerdem dabei, die relevantesten Artikel und Inhalte zu identifizieren. Darüber hinaus können Sie herausfinden, welche Art von Informationen am besten per Video oder Text übermittelt werden oder ob die Herstellung druckfähiger Artikel zu höheren Leseraten führt.

Durch die kontinuierliche Überwachung und Bewertung von Kennzahlen über einen längeren Zeitraum können Sie Veränderungen im Verhalten der Mitarbeiter beobachten und den Wert Ihrer internen Kommunikationsstrategie besser verstehen.

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Eine Mitarbeiter-App bietet mobile Funktionen für Redakteure, die eine Analyse und Bearbeitung erleichtern

 

2. Video als wichtigsten Kanal des digitalen Arbeitsplatzes einsetzen

Wenn ein Bild mehr sagt als tausend Worte, wie muss es dann erst bei einem Video sein? Heutzutage hat fast jeder mit einem Smartphone ein tragbares Videostudio in der Tasche. Man muss also nicht unbedingt Steven Spielberg sein, um mit bewegten Bildern eine gute Geschichte zu erzählen.

Jeder, der schon einmal ein Video auf YouTube gepostet hat, weiß, dass das Produzieren, Konsumieren und Verteilen von Bewegtbildern einfach und unkompliziert ist. Warum sollte es am Arbeitsplatz also anders sein? Im Jahr 2018 wird ein IK-Kanal für Videos ein großer Schritt zur Stärkung der Mitarbeiterbindung und zur Verwirklichung interner Botschaften sein.

Reinert Logistics stellt Schulungsvideos mobil über die Mitarbeiter-App zur Verfügung

Video kann viel mehr sein als nur eine Botschaft von Ihrem Geschäftsführer: Reinert Logistics schult LKW-Fahrer mit Hilfe von Videos, wie man vor jeder Fahrt einen Sicherheitscheck durchführt.

Ein Video als Informationsquelle ist schnell, interaktiv und unterhaltsam. Das Format kann Emotionen vermitteln und eine Geschichte lebendiger erzählen als Worte auf einer Seite. Das macht es Ihren Mitarbeitern leichter, sich auf die eigentliche Botschaft zu konzentrieren.

Während der Übergang zum digitalen Arbeitsplatz weitergeht, wird Video ein vielseitiges und hilfreiches Instrument sein, um Ihre internen Kommunikationsziele zu erreichen. Also los geht’s – Licht, Kamera, Action!

3. Lokale Führungskräfte und Redakteure stärken

Die Redewendung „Global denken, lokal handeln“, die erstmals im Zusammenhang mit der Bewältigung von Umweltproblemen verwendet wurde, hat eine viel breitere Bedeutung erlangt.

Angesichts der Tatsache, dass viele der heute führenden Unternehmen auf der ganzen Welt verstreut sind, muss eine effektive interne Kommunikation oft standortspezifische Bedürfnisse widerspiegeln, die am besten durch Erfahrungen aus erster Hand angegangen werden können. Lokale Themen sind für Ihre Mitarbeiter in der Regel weitaus relevanter. Die Erkenntnisse eines Standortleiters können eine großartige Möglichkeit sein, Kultur, Strategie und Engagement zu fördern.

Denken Sie doch darüber nach, ein Handbuch für die lokale Kommunikation zu erstellen. Bieten Sie Unterstützung für Ihre lokalen Führungskräfte und Kommunikatoren bei der Aneignung bewährter Verfahren an, die die Besonderheiten ihres jeweiligen Standorts berücksichtigen. Finden Sie eine gute Balance zwischen zentral erstelltem Inhalt und lokalen Geschichten, die frei und ohne besondere Steuerung erzählt werden können (siehe Punkt 18).

4. Zielgruppen persönlich kennenlernen

Interne Kommunikation 2018: Mehr Reisen
In einer Zeit, in der Smartphones und Videokonferenzen die Art und Weise der Interaktion unter Mitarbeitern verändert haben, betrachten viele Unternehmen Geschäftsreisen als extravagante Ausgaben. In einem Büro vor einem Bildschirm zu sitzen ist jedoch kein Ersatz dafür, tatsächlich unterwegs und mittendrin zu sein.

Oxford Economics USA hat festgestellt, dass fast doppelt so viele Interessenten tatsächlich Kunden werden, wenn persönliche Treffen involviert sind. Das Gleiche gilt für Ihre interne Kommunikation. Persönliche Begegnungen können Verständnis und Einfühlungsvermögen steigern, Missverständnisse reduzieren und den Teamgeist fördern.

Schlagen Sie also für das Jahr 2018 vor, das Reisebudget zu erhöhen. Argument kann sein, dass Technologie nicht unbedingt der beste Weg ist sich den Kollegen vorzustellen, neue Leute kennenzulernen und somit Ihr Netzwerk zu erweitern.

Effektivität persönlicher Treffen im Gegensatz zu virtuellen

5. Interne Influencer gewinnen

Die bereits erläuterten Ideen, lokale Kommunikatoren zu stärken und mehr zu reisen, sind eng verbunden mit der Erkenntnis, dass die effektivsten Botschaften die Kraft der Authentizität besitzen.

Versuchen Sie, immer die geeignetste Person für die Übermittlung wichtiger Nachrichten und Informationen zu finden. Beispielsweise wird eine wichtige Sicherheitsansage am besten von einem Mitarbeiter übermittelt, der tatsächlich von einem Zwischenfall oder einem Beinaheunfall betroffen war. Lassen Sie anerkannte Impulsgeber ihre Geschichten erzählen und nutzen Sie sie, um Ihre Kultur und Schlüsselwerte zu vermitteln.

Etablieren Sie ein Influencer-Netzwerk, aufgebaut aus Ihrer gesamten Organisation (viele treffen Sie vielleicht auf Reisen), und bieten Sie Ihren Mitarbeitern Foren für Feedback, wie z.B. „Teile Deine Geschichte„, an.

6. Mitarbeitern die Freiheit geben, von überall zu arbeiten

Mitarbeiter arebiten von überall wörtlich nehmen
Von überall arbeiten wörtlich nehmen.
 

Laut einer Umfrage im Auftrag des Digitalverbands Bitkom ist es Mitarbeitern in jedem dritten deutschen Unternehmen möglich, ganz oder teilweise von Zuhause zu arbeiten. Dank digitaler Technologien können viele Jobs mittlerweile zu jeder Zeit und von jedem Ort aus erledigt werden.

Darüber hinaus steigt die Zahl derer, die als Freiberufler flexibel von Auftrag zu Auftrag gehen und sich somit in keinem klassischen Beschäftigungsverhältnis befinden. Dies ist in der Hinsicht, dass unabhängige Arbeiter in der Regel engagierter, selbständiger und teamorientierter sind, eine gute Nachricht. Es ist jedoch auch wichtig, die unterschiedlichen Bedürfnisse einer Belegschaft ohne Schreibtisch-Arbeitsplatz anzuerkennen und sich zu bemühen, sie unabhängig vom Arbeitsort einzubinden.

Mobile Kommunikationswerkzeuge – einschließlich Apps, Messaging-Plattformen, Push-Benachrichtigungen und Social Media – ermöglichen es Ihnen, Freiberufler und Mitarbeiter ohne feste Arbeitsplatz abteilungs- und standortübergreifend miteinander zu vernetzen. Durch die Unterstützung auf den Mobilgeräten der Mitarbeiter wird eine bessere Verbundenheit bezüglich Kommunikation und Produktivität erreicht – einschließlich Online-Meetings, Schulungen und Video-Workshops.

Außerdem wird es für Unternehmen und ihr Wachstum im Wettkampf um Talente und die attraktivsten Arbeitsplätze immer entscheidender, allen Mitarbeitern den Austausch mit Kollegen sowie den Zugang zu Unternehmensinformationen zu ermöglichen, wo und wann immer sie das wollen.

7. Gamification ernst nehmen

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Mitarbeiter verwandeln sich nicht in Roboter, sobald sie durch die Türen Ihres Unternehmens gehen. Gamification und Unterhaltungsmöglichkeiten zu haben ist großartig, um Menschen willkommen zu heißen sowie ihnen zu ermöglichen, Ihre Individualität auszudrücken. Solche Bemühungen können ihnen außerdem helfen, ihre Kollegen kennenzulernen und Zugehörigkeitsgefühle zu etablieren, die das Miteinander fördern sowie die Mitarbeiterbindung verbessern. 

Ein großartiges Beispiel für eine solche Initiative ist Allegiant Air, eine Billigfluggesellschaft mit Sitz außerhalb von Las Vegas, Nevada. Sie veranstalten einen monatlichen “Niedlichstes Haustier”-Wettbewerb, bei dem Angestellte über die Mitarbeiter-App Bilder ihrer Haustiere einreichen. Die ersten zwölf Einsendungen nehmen am Wettbewerb teil und jeder App-Nutzer kann letztendlich über das beste Foto abstimmen. Das Siegerbild erhält einen Preis. Die Mitarbeiter freuen sich immer auf die Teilnahme am Wettbewerb. Die zwölf Einreichungen sind jeden Monat innerhalb von Stunden erreicht – ohne extra dafür Werbung zu machen.

Laut NICE Systems nutzen nur 31% der Unternehmen irgendeine Form der digitalen Anerkennung oder spielerischen Elemente. Jedoch ist es eindeutig ein guter Weg, die Interaktion unter Mitarbeitern zu fördern sowie Angestellte dazu zu bewegen, die Mitarbeiter-App des Unternehmens zu nutzen.

8. Kommunikationsexperimente wagen und scheitern lernen

Große Organisationen sind nicht sehr gut im Experimentieren, weil sie weniger Toleranz für Fehlschläge haben. In der Realität sind es jedoch die am meisten geschätzten Unternehmen der Welt, die schneller lernen weil sie verstehen wie richtiges Scheitern funktioniert.

Hier ist also eine Idee: Wenn Sie etwas neu ausprobieren wollen, dann nennen Sie es nicht Projekt oder Plan – definieren Sie eine klare Hypothese und betrachten Sie es als Experiment. Das ist ein guter Weg, Erwartungen zu kontrollieren, weil das Scheitern zu einer voraussehbaren Möglichkeit wird.

Nehmen wir beispielsweise an, Sie hätten die Idee, den Text der Neujahrsbotschaft Ihres Geschäftsführers um 50 Prozent zu kürzen, stattdessen ein kurzes Video einzufügen und somit 25 Prozent mehr Aufrufe zu erhalten. Es ist einen Versuch wert, oder? Nun stellen Sie sich vor, dass Sie sich auf ein Experiment pro Monat festlegen. Denken Sie daran, wie viel Sie lernen können, wenn Sie keine Angst davor haben, sich auch manchmal zu irren.

9. Die ältere Belegschaft ideal einbinden

Ältere Arbeitnehmer – also diejenigen, die auf das Rentenalter von 67 Jahren zugehen oder es bereits erreicht haben – sind der am schnellsten wachsende Teil der Belegschaft. Für Unternehmen kann der Verlust älterer Mitarbeiter unter Umständen problematisch werden, da diese über ein umfangreiches Wissen verfügen, das für die tägliche Arbeit oft von entscheidender Bedeutung ist.

Viele Organisationen haben deshalb damit begonnen, Mentorenprogramme einzuführen, um die jüngeren Mitarbeiter zu motivieren, von ihren älteren Kollegen zu lernen. Darüber hinaus haben Beobachtungen gezeigt, dass die Zusammenführung von älteren und jungen Arbeitnehmern die Leistungsfähigkeit beider Gruppen steigert. Ihre übereinstimmenden Interessen, zu denen auch die Arbeit als Basis sozialer Interaktion gehört, machen sie zu guten Partnern.

Da sie sich in unterschiedlichen Lebensphasen befinden, arbeiten sie tendenziell besser zusammen und zeigen weniger Konkurrenzverhalten. Ein weiterer Vorteil der älteren Generation sind ihre im Vergleich zu den Millenials relativ stabilen Arbeitsgewohnheiten. Mehr als 90 Prozent der Millenials gehen davon aus, dass sie nicht länger als drei Jahre in einzelnen Jobs beschäftigt sind. Diese Einstellung macht somit langjährige Mitarbeiter noch wertvoller.

Versuchen Sie in 2018, Wege für eine gute Kommunikation zu finden und die vorteilhafte Zusammenarbeit zwischen älteren Arbeitnehmern, Millenials und Arbeitgebern zu fördern.

10. IK-Kanäle pflegen

Interne Kommunikationskanäle kultivieren

Die Bereitstellung relevanter Informationen für alle Ihre Mitarbeiter ist ein ständiger Kampf für die interne Kommunikation. Insbesondere in Zeiten, in denen ein Großteil der Mitarbeiter nicht am Schreibtisch sitzt und nur noch eingeschränkten Zugriff auf E-Mails oder Intranet hat. Zu beachten sind dabei nicht nur die Schwierigkeiten beim Zugriff, sondern auch das Thema Zeit. Arbeitstage sind oft überfüllt, vor allem für Service- oder Außendienstmitarbeiter. Dabei bleibt meist wenig Zeit, Informationen zusammenzutragen, geschweige denn diese effektiv zu kommunizieren.

Erfolgreiche interne Kommunikationskanäle müssen diese Hindernisse heute mehr denn je überwinden und alle Mitarbeiter zur richtigen Zeit, mit der richtigen Botschaft und den richtigen Inhalten besser erreichen. Dazu gehört auch die Nutzung von Instrumenten und verschiedensten Medieninhalten, die den Austausch von Echtzeit-Informationen fördern und somit Mitarbeiter motivieren, Feedback zu geben.

Ausgehend von diesen Anforderungen finden Sie hier acht Richtlinien zur Pflege der gängigsten Kanäle für die Mitarbeiterkommunikation.

11. Eine Strategie für den digitalen Arbeitsplatz erstellen

Immer mehr Unternehmen denken über einen mobilen Kanal für ihre Mitarbeiterkommunikation nach. Dabei ist ein großes Interesse daran entstanden, wie eine Mitarbeiter-App zum bestehenden Intranet passt und sich in die Strategie für einen digitalen Arbeitsplatz einfügen kann.

Um alle zu erreichen, die Fahrer, die Fabrikarbeiter und die Außendienstmitarbeiter, muss der Zugang zu bestimmten Quellen auch auf persönlichen Geräten möglich sein. Diese Voraussetzung zu Bring Your Own Device (BYOD), also private Geräte geschäftlich zu nutzen, verändert grundlegend den Ansatz zur Planung einer Strategie für den digitalen Arbeitsplatz.

Ein zweiter Schritt ist die Betrachtung der wichtigsten Zielgruppen innerhalb einer Organisation. Wissensarbeiter werden typischerweise als Hauptnutzer eines digitalen Arbeitsplatzes angesehen.

In vielen Unternehmen sind die meisten Angestellten jedoch Prozessarbeiter, die an Schreibtischen sitzen und Aufgaben wie Buchhaltung, Personalwesen oder Einkauf erledigen.

Mitarbeiter ohne Schreibtisch-Arbeitsplatz stellen eine dritte große Gruppe dar und wären normalerweise von einer Strategie für den digitalen Arbeitsplatz ausgeschlossen worden. Jetzt, da jeder achte Deutsche ein Smartphone besitzt, ist es möglich, diese Personen zu erreichen und ihnen Zugriff auf Anwendungsfälle wie Kommunikation, Wissen und Prozesse zu geben.

12. Schneller ist besser

Vorbei sind die Zeiten, in denen E-Mails der effektivste Kanal für den Informationsaustausch in Unternehmen waren. Der Rückgang der E-Mail-Nutzung wurde jedoch durch eine Zunahme von Kommunikations-Apps ausgeglichen. Laut einer Studie des Pew Research Centers sind 67 Prozent aller heruntergeladenen Apps für die Kommunikation vorgesehen.

Menschen unter 35 Jahren verspüren häufiger ein Bedürfnis nach unmittelbarer Bestätigung und gleichzeitig verlieren sie auch schneller die Geduld. In Zeiten kontinuierlich steigender Geschwindigkeit sind sie also weniger bereit, Webseiten laden und Videos puffern zu lassen sowie darauf zu warten, dass Kollegen auf ihre Nachrichten reagieren.

Um eine Belegschaft zu erreichen, die hauptsächlich aus Millenials und der Generation Z besteht, müssen Nachrichten demzufolge sowohl kurz als auch präzise sein und idealerweise über einen anderen Kanal als E-Mail verbreitet werden. Schneller zu werden bedeutet, dass Kommunikation zielgerichteter an zahlreiche Empfänger weitergegeben werden kann – selbst an diejenigen, die nicht am Schreibtisch sitzen.

Kommunikation muss schneller sein

13. Verschiedene Medienformate ausprobieren

Podcasts

Seit ihrer Entstehung Mitte der 2000er Jahre haben sich Podcasts zu einem sehr beliebten Medium für den Konsum von Audioinhalten entwickelt. Laut der ARD/ZDF-Onlinestudie hörten im Jahr 2017 rund 13 Prozent der Deutschen Podcasts, das sind immerhin zwei Prozent mehr als im Jahr davor.

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Podcasts sind eine gute Möglichkeit, wichtige Inhalte für Mitarbeiter mobil bereitzustellen.

Im Jahr 2018 werden immer mehr führende Kommunikationsteams Podcasts nutzen, um wichtige interne Unternehmensbotschaften zu übermitteln, Mitarbeiter einzubinden und Teams aufeinander abzustimmen.

Podcasts können die interne Kommunikation ansprechender gestalten. Sie sind außerdem eine hervorragende Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern ohne Schreibtisch-Arbeitsplatz Zugriff auf wichtige Inhalte zu gewähren. Das gleiche Prinzip gilt für Vertriebs- und Serviceteams, die ständig unterwegs sind. Podcasts ermöglichen es diesen Mitarbeitern, Mitteilungen auch offline zu hören und den „Auto-Modus“ zu nutzen, um wichtige Inhalte während der Fahrt zu empfangen.

Die Deutsche Telekom nutzt Podcasts beispielsweise, um ihren Technikern Informationen für unterwegs bereitzustellen. Echtzeit-Inhalte können bei Bedarf sofort zur Verfügung gestellt werden. Unabhängig davon, wo sich Ihre Außendienstmitarbeiter befinden, können sie die für sie beste Zeit wählen, um sich mit den geteilten Inhalten zu befassen. Aufgrund des zwanglosen Charakters von Podcasts sind sie zudem einfach zu produzieren. Dadurch sind wahrscheinlich auch mehr Mitarbeiter dazu bereit, ihre Erfahrungen und ihr Fachwissen auf diesem Weg mit anderen zu teilen.

GIFs

GIF als neues Medienformat in der internen Kommunikation
GIFs, die wie bewegte Fotografien aussehen, sind beliebter denn je und stellen nur eine der Möglichkeiten dar, wie Unternehmenskommunikation immer anschaulicher wird. Trotzdem erkennen viele Kommunikatoren noch immer nicht, wie animierte GIFs für sie von Nutzen sein können.

Tatsächlich gibt es mehrere Gründe für die Verwendung des Formats: Sie sind visuell ansprechender und einprägsamer als statische Bilder; sie sind mobil-tauglich und funktionieren auf einer Vielzahl von Plattformen; sie können komplexe Themen viel leichter verständlich machen; und sie sind schneller und kostensparender als Videos.

Animierte GIFs können Zahlen zum Leben erwecken und eignen sich besonders gut, um komplizierte Ideen vereinfacht darzustellen. Ebenso wie Menschen können auch Unternehmen GIFs benutzen, um ihre Reaktionen auf etwas zu kommunizieren. Nachrichten-Plattformen machen es den Mitarbeitern leicht, GIFs für die Interaktion mit anderen Teammitgliedern zu verwenden.

Als Microsoft eine Zusammenarbeit mit GIPHY, der weltweit größten Quelle für animierte GIFs, eingegangen ist, war klar, dass das Format nicht mehr wegzudenken ist. Der Technologie-Riese hat GIFs zu einem festen Bestandteil seiner Angebote für Unternehmensplattformen gemacht. Offen bleibt also nur die Frage, wie GIF richtig ausgesprochen wird.

14. Mobile Kommunikation gut planen

Die Unterstützung mobiler Nutzer muss ein wichtiger Teil einer erfolgreichen Strategie für den digitalen Arbeitsplatz sein, insbesondere in großen Organisationen, die eine bessere Vernetzung bei Mitarbeiterkommunikation und Produktivität ermöglichen – einschließlich mobiler Online-Meetings, Online-Schulungen, Video-Workshops und mehr.

Um Anwendungsfälle für mobile Endgeräte wirklich nützlich zu machen, braucht es mehr als nur eine schnelle Reaktionsfähigkeit. Der Versuch, Funktionalität mit einem leistungsfähigen Intranet bereitzustellen, wird einfach nicht funktionieren. Voraussetzung ist eine mobile Intranet-App. Nutzer dazu zu bringen, eine URL in einen Webbrowser auf ihrem privaten Mobilgerät einzugeben, während sie sich für den Zugriff auf Informationen außerdem immer wieder aufs Neue anmelden müssen, ist einfach keine geeignete Lösung mehr. Die unproblematische Bereitstellung wichtiger Funktionen und die Erfüllung spezifischer Anforderungen auf mobilen Endgeräten schafft nur eine Mitarbeiter-App:

  1. Apps sollten nativ, weit verbreitet und einfach zu installieren sein.
  2. Ihre native App sollte individuell angepasst sein. Eine App mit persönlichem Branding schafft mehr Vertrauen, bessere Onboarding-Zahlen und ein höhere Nutzerbindung.
  3. Nutzer sollten sich nicht jeden Tag anmelden müssen – nach dem ersten Login sollte die App genauso funktionieren wie alle anderen auf ihrem Gerät.
  4. Die App sollte Anwendungsfälle beinhalten, die den Nutzern wirklich wichtig sind
  5. Inhalte sollten automatisch personalisiert werden, basierend auf dem individuellen Nutzerprofil (Standort, Geschäftsbereich, Jobprofil, etc.).
  6. Ihre App sollte Push-Benachrichtigungen enthalten, um Echtzeitkommunikation zu ermöglichen und wirklich alle zu erreichen. “Gepushte” Beiträge werden bis zu drei mal mehr gelesen.

15. Die Vor- und Nachteile eines Chatbots verstehen

Die Chat-Funktion wird in Zukunft sehr wahrscheinlich auf vielen Plattformen zu finden sein und es besteht kein Zweifel daran, dass Chatbots eine Rolle in der internen Kommunikation spielen werden. Diese werden auf den Einsatz für bestimmte Zielgruppen spezialisiert sein. Team-Chat-Plattformen wie Slack beinhalten bereits Chatbot-Integrationen mit hilfreichen Instrumenten zur Zusammenarbeit. Ein weiteres Beispiel ist die Staffbase Mitarbeiter-App, die einen Jubiläums-Chatbot anbietet, mit dem Organisationen automatisierte Nachrichten an ihre Mitarbeiter zu Geburtstagen oder arbeitsbezogenen Jubiläen versenden können.

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Dennoch gab es viel Hype um Chatbots und offensichtlich auch übertriebene Erwartungen, wie sie als internes Kommunikationsinstrument funktionieren können. Viele sind sogar so weit gegangen zu sagen, dass der Chat die Zukunft ist und dass alles, was ein Mitarbeiter braucht – Kommunikation, Onboarding, Lernen, Umfragen, Personaldienstleistungen – mit Chatbots gemacht werden wird. Bedenken Sie jedoch, dass ein Chatbot nur eine weitere Benutzeroberfläche und für viele Aufgaben einfach zu kompliziert ist. Die Chatbots von Facebook und anderen sozialen Medienplattformen waren für viele bereits eine herbe Enttäuschung. Versuchen Sie also wie immer über den Hype hinauszuschauen und selbst zu verstehen, wo Chatbots Wert bringen können und wo sie nur eine Spielerei sind.

16. Die Grenzen von Tools wie Office 365, Slack und Facebook Workplace kennen

Ohne Technologie gäbe es keinen digitalen Arbeitsplatz. Jedoch variieren die Instrumente zur Unterstützung je nach Ihren Branchen- und Geschäftsanforderungen. Entscheidend ist der Einsatz der richtigen Werkzeuge, die es Ihren Mitarbeitern ermöglichen, ihre Arbeit zu erledigen.

Unternehmen fragen sich oft, warum sie Tools wie Slack oder Yammer nicht als Mittel für ihre interne Kommunikation einsetzen können. Die Antwort ist einfach: Teams, Communities und unternehmensweite Zielgruppen haben aufgrund ihrer variierenden Größe völlig unterschiedliche Kommunikationsbedürfnisse. Gruppenchat-Instrumente wie Slack und Yammer sind gute Lösungen für kollaborative Teams und kleinere Gruppen. Community-zentrierte Instrumente wie Facebook Workplace oder Yammer sind wiederum nicht geeignet für eine unternehmensweite und zielgruppenspezifische Kommunikation. 

Interne Kommunikation - Was braucht man wofür?

Für diese größeren Anwendungsfälle ist oft eine strukturierte Steuerung erforderlich. Täglich zehn Push-Nachrichten an eine große Gruppe Mitarbeiter zu senden ist sicher nicht das, was Sie wollen. Für solche Fälle muss es besondere Richtlinien geben. Ebenso für die Inhalte auf Ihrer Intranet-Startseite, wo wichtige Informationen in der Regel länger sichtbar sein müssen als sie es bei Slack und Yammer sind.

Es ist unrealistisch zu erwarten, dass alle Nutzer aktiv Kommunikationskanäle abonnieren und ihre Benachrichtigungseinstellungen verwalten – bis zu 80% werden dies nie tun. Der wesentliche Punkt ist, viel über Ihre Zielgruppen nachzudenken und schließlich die am besten geeigneten Werkzeuge auszuwählen, um diese auch tatsächlich zu erreichen.

17. Ein Front Door Intranet etablieren

Eine Mitarbeiter-App als Zugangspunkt zum mobilen Intranet
Da digitale Arbeitsplätze an Bedeutung gewinnen, stellt sich oft die Frage, ob Intranets überhaupt noch notwendig sind. Obwohl wir der Meinung sind, dass sich Rolle und Form von Intranets durchaus wesentlich ändern müssen, ist das Konzept selbst immer noch ein wichtiger Bestandteil des digitalen Arbeitsplatzes.

Der größte Vorteil von Intranets ist die Bereitstellung eines Zugangspunktes, durch den Mitarbeiter die verschiedenen Instrumente und Dienstleistungen des digitalen Arbeitsplatzes finden können. Dieser Zugangspunkt muss auf allen Geräten leicht erreichbar, gebrandet und personalisiert sein sowie als Kommunikationsdrehscheibe dienen.

Hört sich sehr nach der Liste aus Punkt 14 an, nicht wahr? Deshalb kann und sollte eine Mitarbeiter-App viel mehr sein als „nur eine App“. Sie muss sowohl ein Kommunikations-Hub als auch ein mobiler Zugangspunkt zum Intranet sein und ebenso auf dem Computerbildschirm funktionieren. Über eine solche Plattform kann schließlich auch einfach und schnell auf eine Office 365-Umgebung zugegriffen werden, zum Beispiel mit Tools wie SharePoint, Yammer oder Microsoft Teams.

Mitarbeiter-App als interner Kommunikations-Hub

Wie passt eine Mitarbeiter-App in den digitalen Arbeitsplatz? Die clevere Antwort ist, dass nicht nur die App, sondern auch ihre Rolle als Kommunikationsdrehscheibe als Intranet-Zugangspunkt fungiert.

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18. Steuerung, Risiko und Einhaltung von Richtlinien

Kontrolle ist nach wie vor ein Muss am digitalen Arbeitsplatz. Es ist jedoch nie eine gute Idee, dabei zu streng zu sein. Dicke Regelwerke bleiben eher ungeöffnet. Eine Liste mit „Goldenen Regeln“ zu erstellen, die leicht zu lesen und zu verstehen sind, könnte der bessere Weg sein. Nehmen Sie das Autofahren als Beispiel. Fahrer sollten lediglich zwei goldene Regeln befolgen: Keinen Unfall verursachen und nicht in einen verwickelt werden. Alles andere ist zweitrangig. Ebenso wird Kontrolle oft exzessiv betrieben, wenn Menschen sich mitreißen lassen und versuchen, „Was-wäre-wenn“-Szenarien zu verhindern.

Es ist nie eine schlechte Idee zu hinterfragen, ob bestimmte Szenarien häufig genug vorkommen, um die Einhaltung scheinbar überflüssiger Regeln zu rechtfertigen. Darüber hinaus ist es immer sinnvoller, wenn Sie Ihre Richtlinien in Schulungsunterlagen statt in Regelwerken integrieren. Jemandem hilfreiche Ratschläge zu geben ist weitaus effektiver als Richtlinien aufzuzeigen. Was auch immer Ihre Regeln sagen: Es wird Zeiten geben, in denen es gute Gründe gibt, diese zu verbiegen. Ein Laissez-faire-Ansatz für Kontrolle und Steuerung mag vielleicht ein wenig, naja, laissez faire erscheinen. Wenn Arbeitnehmer innerhalb Ihres digitalen Arbeitsplatzes jedoch das Richtige tun, dann stehen die Chancen gut, dass auch Sie alles richtig machen.

Für weitere Informationen zur internen Kommunikation am digitalen Arbeitsplatz können Sie uns gerne kontaktieren oder folgende Artikel in unserem Blog lesen:

[Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt von Lisa Mühsig]

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