Alles, nur kein Print! So viel stand 2016 fest, als die Sparda Bank Berlin auf der Suche nach einem neuen Kommunikationstool war. Die Sparda Bank das sind fast 800 Mitarbeiter in 65 Filialen, die sich um mehr als 480.000 Kunden kümmern. 2013 rückte die Sparda Bank die Kunden in den Mittelpunkt: das Motto HALLO Bank wurde geboren. 2016 rückt die Bank mit der App HALLO#intern die Mitarbeiter in den Mittelpunkt und 2019 wurde das neue Ideenmanagement HALLO Ideen gelauncht. Alle Details über die Digitalisierung der Bank lesen Sie hier! 

Ein digitales Tool für die interne Kommunikation: HALLO#intern wird geboren

Print kam 2016 für die interne Kommunikation nicht mehr in Frage: zu langsam, zu top-down, nicht messbar, nicht interaktiv. „Uns war klar, dass wir ein digitales Tool brauchten”, sagt auch Nancy Mönch, Leiterin der Kommunikation bei der Sparda Bank Berlin. Aktuell, zielgruppenorientiert, interaktiv und überall verfügbar, das waren die Anforderungen für das neue Tool. Am Valentinstag 2017 folgt dann die Liebeserklärung an die Mitarbeiter: Die Sparda launcht HALLO#intern, ihre eigene gebrandete Mitarbeiter-App.

Vor dem Launch wurde die App auf Herz und Nieren getestet. Teams aus dem Betriebsrat, der IT, der Personalabteilung, aus dem Kundenservicecenter und die Datenschutzbeauftragten nahmen die App und ihre Funktionen genau unter die Lupe. Der aufwendigen Testen der App und die Arbeit der internen Kommunikation lohnte sich: nach nur zwei Monaten waren 85 Prozent der Mitarbeiter in der App registriert. 

HALLO#intern wird hauptsächlich als Nachrichtenkanal verwendet. Die Informationen für die Mitarbeiter sind dabei in sechs Rubriken unterteilt:

  • Allgemeine Unternehmensnachrichten
  • Nachrichten vom Vorstand
  • Informationen des Betriebsrates
  • Presseschau
  • „Kurz & Knapp”
  • „Bilder sagen mehr”

Zusätzlich gibt es noch ein Schwarzes Brett auf dem alle Mitarbeiter Nachrichten verfassen können. Im Hintergrund können diese Kanäle einzeln analysiert und gemessen werden. Im Statistik-Dashboard kann das App-Team aus abteilungsübergreifenden Redakteuren schnell alle relevanten Themen aufbereiten. Wenn eine Nachricht besonders relevant ist kann sie außerdem mittels Push-Benachrichtigung an die Kollegen geschickt werden.

Infos und Unternehmensnachrichten erscheinen dann, wenn sie auch aktuell relevant sind.

Nancy Mönch, Leiterin der Kommunikation

Die Beiträge in der App sind dabei oft nicht lang, haben aber durchaus das Potential die Kultur zu ändern. So wurde beispielsweise ein Bild gepostet, auf dem alte Batterien auf einem Blatt Papier aufgeklebt zu sehen waren mit einer anonymen Nachricht: „Bitte entsorgen”. Das Bild sorgte nicht nur für viel Diskussion darüber, ob nicht jeder Mitarbeiter selbst verantwortlich sein sollte, sondern am Ende auch für einen neuen Prozess der Entsorgung. „Unsere App entspricht dem Zeitgeist und stärkt das Wir-Gefühl”, fasst Nancy Mönch zusammen. Die Kommunikation ist jetzt digital abgebildet und damit zielgruppenspezifisch und messbar. Nachrichten können schnell und aktuell kommuniziert werden und die Mitarbeiter haben die Möglichkeit zu interagieren, statt nur beschallt zu werden. 

Mit HALLO Ideen bekommt die App einen neuen Anwendungsfall: Das Ideenmanagement

Seit 2019 hat die App HALLO#intern ein neues Feature: HALLO Ideen – die Ideenplattform der Sparda-Bank Berlin. Ziel der Plattform ist es, die Schwarmintelligenz der Mitarbeiter zu nutzen, um das Unternehmen und das Konzept Bank weiterzuentwickeln. So werden die Ideenpotenziale und vielseitigen Expertisen der Mitarbeiter gezielt gefördert. Gleichzeitig ist die Ideenplattform der erste Schritt zu einer offenen Innovationskultur bei der Sparda-Bank. “Wir wollen mit HALLO Ideen eine ernsthafte und professionelle Auseinandersetzung mit Ideen und Innovation anstoßen und damit den Kulturwandel fördern”, fasst Tobias Jacob Berten, Leiter des Corporate Innovation Managements, zusammen. 

In der Ideenplattform können Mitarbeiter Ideen oder Projekte einreichen, die zunächst vom Team des Corporate Innovation Managements geprüft und dann auf der Plattform HALLO Ideen veröffentlicht werden. Danach können alle Mitarbeiter innerhalb von 30 Tagen die Idee bewerten und kommentieren. Eine Idee ist dann erfolgreich, wenn sie innerhalb der Bewertungsphase von mindestens 20 Kollegen mit einem Mindestdurchschnitt von 3,5 Sternen (von 5) bewertet wurde. Ideen, die nicht die erforderlichen Kriterien erreicht haben, erhalten den Hinweis „Erfolgskriterien nicht erfüllt“. 

Im Anschluß an die Bewertung durch die Mitarbeiter folgt eine Prüfung und Priorisierung der erfolgreichen Ideen durch das das Steering Board, einem internen Entscheidungsgremium der Sparda-Bank Berlin. Das Feedback aus dem Steering Board wird via Update auf der Detailseite der Idee veröffentlicht. Dadurch entsteht höchste Transparenz über die nächsten Schritte. Die priorisierten Ideen gehen in die Validierungsphase über, in der sie hinsichtlich Wünschbarkeit, Machbarkeit und Wirtschaftlichkeit vom Corporate Innovation Management gemeinsam mit dem Ideengeber und Kompetenzträgern aus den Bereichen geprüft werden. 

Der Vorstand entscheidet dann nach 100 Tagen final, ob die mittlerweile zum Projekt gereifte Idee umgesetzt wird. HALLO Ideen ermöglicht damit jedem Mitarbeiter, sich im Rahmen eines transparenten Ideenmanagementprozesses aktiv an der Entwicklung der Bank zu beteiligen.

Ideenplattform Sparda Bank Berlin

Ein Blick hinter die Kulissen: Technik und Spielregeln

Die Sparda-Bank Berlin hatte hohe qualitative Anforderungen an die neue Plattform für Ideemanagement. Nicht nur die Plattform selber, sondern auch die konzeptionelle Beratung und der Aufbau der oben aufgeführten Prozesse sollten von dem Dienstleister abgedeckt werden. Um dies zu ermöglichen, holte die Sparda-Bank Table of Visions ins Boot. Die Table of Visions GmbH setzt bereits seit 2010 Ideen- und Innovationsmanagement-Plattformen für Unternehmen um, darunter die Audi AG, die Sparkassen-Finanzgruppe und Sanofi. Der Fokus des Unternehmens sind dabei smarte und einfache Innovationsprozesse mit dem Ziel, Begeisterung für neue Ideen bei Mitarbeitern zu wecken und diese schnell umzusetzen. 

Die HALLO#intern App von Staffbase bildet bei der Sparda-Bank die technische Grundlage für die Plattform und ermöglicht es Partnern wie Table of Visions GmbH sich via der SAML API an die App anzuschließen. Die Integration der Ideenplattform bei der Sparda-Bank funktioniert dabei auf Basis eines SAML-Plugins. Die häufigste Anwendung dieses Features ist die Bereitstellung von Single Sign-On. Das ist eine Funktion, die es ermöglicht, dass Nutzer sich nur einmal anmelden müssen, um mehrere Dienste zu nutzen. Werden Sie zum Beispiel im Alltag gefragt ob Sie sich bei einem neuen Service “via Facebook” anmelden wollen funktioniert das auf dieser Basis. Im Fall der Ideenplattform müssen sich die Mitarbeiter der Sparda-Bank also nur in der App anmelden und können dann übergangslos HALLO Ideen nutzen. Außerdem kann innerhalb der Systeme zu einzelnen Beiträgen bzw. Ideen gelinkt werden (Deep-Linking). 

Innerhalb der Sparda-Bank betreibt das Corporate Innovation Management die Ideenplattform innerhalb der App. Sobald die technische Grundlage geschaffen war, entwickelte das Team auf den Erfahrungen von Table of Visions  in Workshops ein für die Sparda-Bank passendes Konzept für die Inhalte der Ideenplattform.

Der wichtigste Baustein im Ideenmanagement ist es, möglichst alle Mitarbeiter für den Prozess rund um Ideen- und Innovationsmanagement zu begeistern!

David Holetzeck, CEO @Table of Visions GmbH
Table Of Visions
Die beiden Gründer der Table of Visions GmbH, David P. Heberling und David Holetzeck sowie der Chief Technology Officer (CTO), Till Schrader im Berliner Office (v.l.).

Der tägliche Pflegeaufwand der Plattform kann heute mit 20 Stunden in der Woche abgedeckt werden. Das liegt hauptsächlich daran, dass die Mitarbeiter aktiv werden müssen, nicht das Corporate Innovation Management selbst. Es findet eine Verlagerung der Aufgaben statt. 

Die Ideenplattform der Sparda-Bank Berlin
Die Ideenplattform der Mitarbeiter-App ist auch am Computerbildschirm einsehbar.

Damit die Plattform nicht nur technisch funktioniert, sondern auch richtig genutzt wird, hat die Sparda-Bank Berlin Spielregeln festgelegt, die verschiedene Themen abdecken. Einige Regeln für die eingereichten Ideen lauten zum Beispiel: 

  1. Die Idee muss immer einen konkreten Lösungsvorschlag beinhalten, d.h. die Idee darf nicht ausschließlich aus Kritik bestehen oder bestehende Schwierigkeiten nennen. 
  2. Die Idee sollte keinen Hinweis auf die Notwendigkeit von Reparaturen oder Neuanschaffungen beinhalten. 
  3. Die Ideen sollten idealerweise die Entwicklung der Sparda-Bank Berlin im Kerngeschäft und in den strategischen Handlungsfeldern Genossenschaft, neue Arbeitswelten und Innovation unterstützen. 

Zusätzlich zu den Regeln gibt es auch noch die sogenannte Wildcard. Die Wildcard kann während und nach der Bewertungsphase durch den Vorstand für Ideen mit hohem Potenzial vergeben werden. Erhält eine Idee eine Wildcard, kommt diese direkt in die Validierungsphase und wird geprüft.

Der Launch: Think inside the box

Um den Launch der Ideenplattform gebührend zu feiern, erhielt jeder Mitarbeiter eine persönliche Ideenbox. In der Box fanden die Mitarbeiter Karten mit Anleitungen zu dem Portal, aber auch Notizbücher und Post-It's. Die Mitarbeiter reagierten sehr positiv auf diese Aktion. “Wir haben das Feedback bekommen, dass die Mitarbeiter das Gefühl haben, jetzt trotz unserer dezentralen Struktur Ideen einbringen zu können und an der Entwicklung des Unternehmens beteiligt zu sein”, führt Tobias Jacob Berten aus.

Launch Box Ideenplattform Sparda-Bank Berlin
Die Launch-Box zu HALLO Ideen wurde an alle Mitarbeiter überreicht.

Zusätzlich wurde der Launch in einem Video vom stellvertretenden Vorsitzenden des Vorstandes bekannt gegeben. Das Video wurde in der App HALLO#intern gepostet und erreichte somit 90 Prozent der Mitarbeiter auf einen Schlag.

Erste Erfolge mit HALLO Ideen

Nach nur 2 Monaten waren 75 Prozent der Mitarbeiter auf der Ideenplattform registriert. In der gleichen Zeit wurden sechs neue Projekte gestartet, davon waren fünf erfolgreich. Die Mitarbeiter haben mehr als 500 Bewertungen und über 30 Kommentare abgegeben. Die ersten drei Projekte befinden sich jetzt in der Ausarbeitung, mit dem Ziel in 100 Tagen über die finale Umsetzung zu entscheiden. Darunter sind vielversprechende Ideen wie die Einführung von Dienstfahrrädern.

Zusammenfassung:

Sparda Bank Zusammenfassung Mitarbeiterapp Staffbase

4 Tipps für die Einführung Ihres Ideenportals

#1 🧨 Der Launch muss knallen: Es ist extrem wichtig, alle Mitarbeiter über das neue Tool zu informieren und das nicht nur mit einem Brief oder einer E-Mail, sondern mit innovativen Maßnahmen, die neugierig machen und in Erinnerung bleiben. 

#2 💡 Wer erfolgreiches Ideenmanagement betreiben möchte, der muss es auch konsequent betreiben. “Wenn ich Ideenmanagement ernst nehme, muss ich mir auch Gedanken darüber machen, wie viel Raum ich den Mitarbeitern für die Ideenfindung gebe”, merkt Berten an. Das bedeutet: Man muss den Mitarbeitern gegebenenfalls Arbeitszeit für die Ideenfindung zur Verfügung stellen. Hier wird Ideenmanagement auch schnell zum Führungsthema, denn das Management muss sich den langfristigen Möglichkeiten bewusst sein und den Mitarbeitern Raum geben sich zu beteiligen. 

#3 💆‍♀️ Geduld! Damit ein Ideenportal funktioniert, bedarf es einer gewissen Kultur. Die Mitarbeiter müssen das neue Portal erstmal in Aktion sehen, um dann aktiv dazu motiviert werden, sich zu beteiligen. Machen Sie immer wieder klar, dass Feedback, Kritik und Ideen gewünscht sind und belohnen Sie die Mitarbeiter, die sich trauen!

#4 💬 Kommunikation ist die Grundlage! Ein Ideenportal ist für viele Mitarbeiter eine aufregende Neuerung. Der Launch muss deshalb von der internen Kommunikation begleitet werden. Es gilt, sowohl den Zugang als auch die Nutzung für alle Mitarbeiter möglichst einfach zu erklären und bei Problemen immer zur Stelle zu sein. Auch der Betrieb des Portals und die umgesetzten Ideen müssen in der internen Kommunikation Platz finden, damit die Mitarbeiter Mut finden und sich beteiligen. 

Interesse?

Sie interessieren sich für die Ideen- und Innovationmanagement Plattform von Table of Visions GmbH angebunden an Staffbase? Dann wenden Sie sich gerne an Ihren Customer Success Manager!

Ideenmanagement ist längst nicht die einzige Integration, die Staffbase anbietet. Sie haben einen Anwendungsfall und wollen Partner werden? Dann schicken Sie uns doch eine Mail an hi@staffbase.com.