Interne Kommunikation und Ideenmanagement: die Sparda-Bank Berlin vereint beides in einer Staffbase Mitarbeiter-App

Alles, nur kein Print! So viel stand 2016 fest, als die Sparda Bank Berlin auf der Suche nach einem neuen Kommunikationstool war. Die Sparda Bank das sind fast 800 Mitarbeiter in 65 Filialen, die sich um mehr als 480.000 Kunden kümmern. 2013 rückte die Sparda Bank die Kunden in den Mittelpunkt: das Motto HALLO Bank wurde geboren. 2016 rückt die Bank mit der App HALLO#intern die Mitarbeiter in den Mittelpunkt und 2019 wurde das neue Ideenmanagement HALLO Ideen gelauncht. Alle Details über die Digitalisierung der Bank lesen Sie hier!

Ein digitales Tool für die interne Kommunikation: HALLO#intern wird geboren

Print kam 2016 für die interne Kommunikation nicht mehr in Frage: zu langsam, zu top-down, nicht messbar, nicht interaktiv. „Uns war klar, dass wir ein digitales Tool brauchten”, sagt auch Nancy Mönch, Leiterin der Kommunikation bei der Sparda Bank Berlin. Aktuell, zielgruppenorientiert, interaktiv und überall verfügbar, das waren die Anforderungen für das neue Tool. Am Valentinstag 2017 folgt dann die Liebeserklärung an die Mitarbeiter: Die Sparda launcht HALLO#intern, ihre eigene gebrandete Mitarbeiter-App.

Die beiden Gründer der Table of Visions GmbH, David P. Heberling und David Holetzeck sowie der Chief Technology Officer (CTO), Till Schrader im Berliner Office (v.l.).

Der tägliche Pflegeaufwand der Plattform kann heute mit 20 Stunden in der Woche abgedeckt werden. Das liegt hauptsächlich daran, dass die Mitarbeiter aktiv werden müssen, nicht das Corporate Innovation Management selbst. Es findet eine Verlagerung der Aufgaben statt.

Die Ideenplattform der Mitarbeiter-App ist auch am Computerbildschirm einsehbar.

Damit die Plattform nicht nur technisch funktioniert, sondern auch richtig genutzt wird, hat die Sparda-Bank Berlin Spielregeln festgelegt, die verschiedene Themen abdecken. Einige Regeln für die eingereichten Ideen lauten zum Beispiel:

1. Die Idee muss immer einen konkreten Lösungsvorschlag beinhalten, d.h. die Idee darf nicht ausschließlich aus Kritik bestehen oder bestehende Schwierigkeiten nennen.

2. Die Idee sollte keinen Hinweis auf die Notwendigkeit von Reparaturen oder Neuanschaffungen beinhalten.

3. Die Ideen sollten idealerweise die Entwicklung der Sparda-Bank Berlin im Kerngeschäft und in den strategischen Handlungsfeldern Genossenschaft, neue Arbeitswelten und Innovation unterstützen.

Zusätzlich zu den Regeln gibt es auch noch die sogenannte Wildcard. Die Wildcard kann während und nach der Bewertungsphase durch den Vorstand für Ideen mit hohem Potenzial vergeben werden. Erhält eine Idee eine Wildcard, kommt diese direkt in die Validierungsphase und wird geprüft.

Der Launch: Think inside the box

Um den Launch der Ideenplattform gebührend zu feiern, erhielt jeder Mitarbeiter eine persönliche Ideenbox. In der Box fanden die Mitarbeiter Karten mit Anleitungen zu dem Portal, aber auch Notizbücher und Post-It’s. Die Mitarbeiter reagierten sehr positiv auf diese Aktion. “Wir haben das Feedback bekommen, dass die Mitarbeiter das Gefühl haben, jetzt trotz unserer dezentralen Struktur Ideen einbringen zu können und an der Entwicklung des Unternehmens beteiligt zu sein”, führt Tobias Jacob Berten aus.

Die Launch-Box zu HALLO Ideen wurde an alle Mitarbeiter überreicht.

Zusätzlich wurde der Launch in einem Video vom stellvertretenden Vorsitzenden des Vorstandes bekannt gegeben. Das Video wurde in der App HALLO#intern gepostet und erreichte somit 90 Prozent der Mitarbeiter auf einen Schlag.

Erste Erfolge mit HALLO Ideen

Nach nur 2 Monaten waren 75 Prozent der Mitarbeiter auf der Ideenplattform registriert. In der gleichen Zeit wurden sechs neue Projekte gestartet, davon waren fünf erfolgreich. Die Mitarbeiter haben mehr als 500 Bewertungen und über 30 Kommentare abgegeben. Die ersten drei Projekte befinden sich jetzt in der Ausarbeitung, mit dem Ziel in 100 Tagen über die finale Umsetzung zu entscheiden. Darunter sind vielversprechende Ideen wie die Einführung von Dienstfahrrädern.

Zusammenfassung:

4 Tipps für die Einführung Ihres Ideenportals

#1 🧨 Der Launch muss knallen: Es ist extrem wichtig, alle Mitarbeiter über das neue Tool zu informieren und das nicht nur mit einem Brief oder einer E-Mail, sondern mit innovativen Maßnahmen, die neugierig machen und in Erinnerung bleiben.

#2 💡 Wer erfolgreiches Ideenmanagement betreiben möchte, der muss es auch konsequent betreiben. “Wenn ich Ideenmanagement ernst nehme, muss ich mir auch Gedanken darüber machen, wie viel Raum ich den Mitarbeitern für die Ideenfindung gebe”, merkt Berten an. Das bedeutet: Man muss den Mitarbeitern gegebenenfalls Arbeitszeit für die Ideenfindung zur Verfügung stellen. Hier wird Ideenmanagement auch schnell zum Führungsthema, denn das Management muss sich den langfristigen Möglichkeiten bewusst sein und den Mitarbeitern Raum geben sich zu beteiligen.

#3 💆‍♀️ Geduld! Damit ein Ideenportal funktioniert, bedarf es einer gewissen Kultur. Die Mitarbeiter müssen das neue Portal erstmal in Aktion sehen, um dann aktiv dazu motiviert werden, sich zu beteiligen. Machen Sie immer wieder klar, dass Feedback, Kritik und Ideen gewünscht sind und belohnen Sie die Mitarbeiter, die sich trauen!

#4 💬 Kommunikation ist die Grundlage! Ein Ideenportal ist für viele Mitarbeiter eine aufregende Neuerung. Der Launch muss deshalb von der internen Kommunikation begleitet werden. Es gilt, sowohl den Zugang als auch die Nutzung für alle Mitarbeiter möglichst einfach zu erklären und bei Problemen immer zur Stelle zu sein. Auch der Betrieb des Portals und die umgesetzten Ideen müssen in der internen Kommunikation Platz finden, damit die Mitarbeiter Mut finden und sich beteiligen.

Interesse?

Sie interessieren sich für die Ideen- und Innovationmanagement Plattform von Table of Visions GmbH angebunden an Staffbase? Dann wenden Sie sich gerne an Ihren Customer Success Manager!

Ideenmanagement ist längst nicht die einzige Integration, die Staffbase anbietet. Sie haben einen Anwendungsfall und wollen Partner werden? Dann schicken Sie uns doch eine Mail an hi@staffbase.com.

Liebe Leser*innen,

wir bei Staffbase verwenden seit November 2020 den Genderstern in unseren deutschsprachigen Blog-Texten. Wenn das bei diesem Artikel noch nicht der Fall ist, handelt es sich dabei um einen älteren Text, der vor der Einführung der gendergerechten Sprache erstellt wurde.

Vielen Dank für Ihr Verständnis!