Mitarbeiter-App und Intranet: Zwei Ansätze für die interne Kommunikation, die viele Unternehmen vereinen wollen. Aber wie kann das gehen? In dieser Folge von STAFFBASICS soll es um die Evolution des Intranets und den digitalen Arbeitsplatz gehen, die zu der Situation geführt haben, die sich heute im Arbeitsumfeld präsentiert. Auf dieser Grundlage werden dann die Möglichkeiten aufgeführt wie eine Mitarbeiter-App als integraler Bestandteil eines modernen Intranets eingesetzt werden kann.
Transkription des Videos
Hallo. Ich bin Frank Wolf von Staffbase und heute sprechen wir über Mitarbeiter Apps und das Intranet.
Die Frage wie Mitarbeiter-Apps und das Intranet zusammen passen kommt vielleicht nicht am Anfang von einem Projekt, aber wird mit der Zeit immer häufiger gestellt, weil es ist ja schon so, dass in einer Mitarbeiter App viele Kommunikationsinhalte drin sind und viele Inhalte, die heute ein Intranet schon beinhaltet. Und deshalb ist es oft schon eine Frage: „Steht das daneben?”
„Ist die App irgendwie eine Art von Verlängerung des Intranets oder hat man da sogar irgendwann eine Umkehrung von Verantwortlichkeiten in dem Ganzen Kontext?”. Was wir heute gerne machen wollen, ist das mal im Einzelnen zu beleuchten und ich verspreche auch, dass – da werden wir dann speziell auf der Seite dazu kommen -, dass wir mal die verschiedenen Szenarien besprechen, die es da gibt.
Die Evolution des Intranets
Bevor wir das machen macht es aber ganz viel Sinn, dass wir uns erstmal ein bisschen anschauen, was ist denn so historisch mit Intranet so passiert. Wie sehen Intranets heute aus? Und vor allem auch was ist denn so eine Vision, wie ein ideales Intranet – wie ein idealer digitaler Arbeitsplatz eigentlich aussieht. Weil wenn man das gut betrachtet, dann kann man diese Frage hier auch viel einfacher beantworten.
Deshalb steigen wir direkt ein in den ersten Teil. Wir schauen uns mal an – was ist so die Evolution in den Intranets in den letzten Jahren. Intranets gibt es seit über 20 Jahren. 1996 waren so die ersten Intranets, die in irgendeiner Weise dokumentiert sind und in der Zeit hat sich einiges getan.
1. Generation: Interne Website
Eigentlich, als ich angefangen habe das aufzuschreiben und hier Evolution von Intranets hingeschrieben habe, hab ich hier gemerkt, man könnte auch von einer Revolution sprechen, weil das Spannende ist, dass die einzelnen Stufen sich sehr deutlich voneinander unterscheiden. Wie das genau aussieht schauen wir uns jetzt mal an. Der erste Teil sind Intranets, nennen wir sie mal der “Ersten Generation”.
Ganz oft sind das Dinge, wo man gesagt hat, wir haben jetzt eine Webseite und wir nutzen das System was wir für die Webseite nutzen jetzt auch intern. Und machen so eine Art interne Website. Das heißt die Intranets der ersten Generation sind alles irgendwelche “Content Management Systeme” (CMS), die sehr ähnlich zu einer Webseite aufgebaut sind. Dort haben wir Inhaltsstrukturen – wir haben Navigation drin. Wir haben insgesamt sehr sehr viel Content / sehr sehr viel Inhalt über die Zeit da drin angesammelt.
Was der große Nachteil an der Stelle war ist erstens, dass man keine Interaktion hatte, dass es wenig Möglichkeiten dezentral Inhalte zu generieren – wenig Möglichkeiten zu kommentieren, zu liken, etc. Das war zu dieser Zeit noch nicht erfunden. Und was es auch nicht gab ist das ganze Konzept der Personalisierung, das heißt in Abhängigkeit vom Nutzer zeige ich andere Inhalte an, ich zeige also nicht alles an, sondern ich versuche das so ein bisschen runter zu brechen. Das gab es noch nicht und so waren diese Intranets sehr stark in den Inhalten.
2. Generation: Mitarbeiter-Portal
Es gab so einen Basic Ansatz wie man News macht, aber das war alles. Dann ungefähr 10 Jahre später kam das Thema Mitarbeiterportal auf und das kann man so als “Zweite Generation” von Intranets sehen. Die Portale kamen aus einer Ecke und aus der Idee, dass man gesagt hat: Wir wollen eigentlich dem Mitarbeiter mehr Prozesse zeigen.
Das Stichwort dazu ist ESS (“Employee Self Services”). Wir wollen dem Mitarbeiter Zugriff geben auf eine Urlaubsplanung, auf vielleicht ein Zeitkonto, auf Reisekostenabrechnungen, auf all diese Services, die es in einem Unternehmen gibt. Das Ziel war es diese in irgendeiner Weise ins Intranet zu integrieren.
Dafür brauchte man eine Technologie, die das gut kann und das waren zu der Zeit Portale. Portale waren richtig gut in der Integration, leider richtig schlecht darin, wie sie Inhalte managen. Das heißt diese Intranets, diese Mitarbeiterportale waren geprägt von sehr guten oder besser gesagt mittel guten Prozessintegration, aber relativ schwachen Content Management Systemen und Interaktion gab es hier an der Stelle auch noch nicht.
Wer die Zeit mit erlebt hat hat gesehen, dass man hier Redakteure geschult hat in diesen CMS Systemen und dass man die nach einer Woche wieder schulen konnte, weil das so kompliziert war, dass sie wieder alles vergessen hatten. Also durchaus eine eher dunkle Zeit des Intranet Lebenszyklus aus meiner Sicht. Inhalte waren hier aber schon mal drin. Man hat hier auch diese Basic News, also durchaus Kommunikation schon drin gehabt.
3. Generation: Social Intranet
Und vor allen Dingen als große Innovation das Thema Prozesse. Dann – eigentlich wieder keine Evolution sondern eine Revolution – das Thema “Social Intranet”. Das kann man ruhig als so eine “Dritte Generation” bezeichnen. Die kamen auf sagen wir mal 2010 – 2011. Insgesamt die Welle von “Social” kam schon viel eher, wir erinnern uns alle an Wikipedia und an Blogs und an Social Networks.
Ab so 2006 wurden die in Unternehmen eingesetzt. Lustigerweise erstmal relativ weit entfernt von Intranets, da gab es das erste Wiki und den ersten Blog und dann vielleicht noch ein Forum, in dem Umfeld. Und Schritt für Schritt hat man gemerkt: “Hey! Das ist doch eigentlich ganz interessant, wenn man das mit dem Intranet zusammenbringt.” Deshalb sehen wir so ab 2011 das Konzept der “Social Intranets”, die in der Interaktion völlig neue Dimensionen rein gebracht haben, das heißt es war plötzlich sehr einfach Inhalte zu erstellen.
Man hat das sehr demokratisiert, das heißt jeder Mitarbeiter konnte plötzlich Inhalte erstellen. Das ist heute normal, damals eine völlige Revolution. Kommentare, Likes, all diese Dinge waren plötzlich möglich und sind hier wirklich auch ein Qualitätssprung gewesen. Was gleichzeitig passiert ist, weil jetzt plötzlich jeder alles konnte, hat hier der Überblick plötzlich gefehlt – Social Intranets waren, und sind oft immer noch, sehr unübersichtlich und viele Nutzer haben sich beschwert, dass sie die Struktur, die es vorher gab, hier nicht wiederfinden.
Das ist ein ganz häufiges Feedback. Ich selber habe auch viele Social Intranets gebaut und implementiert. Wir haben so oft gehört, dass viele Nutzer sich plötzlich abgehängt fühlten hier, speziell aus diesem Punkt heraus. Und was interessanterweise auch passiert ist, man hat, weil diese Portale so groß und so teuer waren, dieses Prozessthema hier eigentlich wieder weggenommen und gesagt Prozesse machen wir irgendwo anders.
Da gibt es vielleicht ein Portal, aber nicht im Scope des Intranets. Wir verlinken vielleicht mal dahin und das ist alles. Was an der Stelle also gekommen ist, wir haben weiter die Inhalte hier drin, wir haben News in viel besserem Umfeld drin, weil wir viel mehr Interaktion haben und wir haben Zusammenarbeit drin und das ist hier eigentlich noch die große Revolution, die hier passiert ist.
Vorher haben diese Intranets sich nicht um Zusammenarbeit geschert. Also dieses Thema “Projekträume”, “Dokumente teilen”, das gab es hier drin nicht und hier plötzlich ist das mit reingekommen in den Scope dieser Social Intranets. Was jetzt interessant ist und es lohnt sich jetzt, weil das sind die typischen Intranets, die wir heute im Markt antreffen oder wo auch heute Konzepte oder Strategien darüber gemacht werden.
Probleme des Social Intranets
Was jetzt interessant ist hier mal ein bisschen genauer hinzuschauen was die Problematik mit dieser dritten Generation ist und das haben wir hier mal in der Mitte zusammengefasst. Die Social Intranets haben eine Reihe von Problemen, bei denen es ganz gut ist, dass man diese genauer versteht. Das erste Problem – das haben wir hier mal angedeutet – ist die Mischung aus Kommunikation und Zusammenarbeit.
Das heißt zwei relativ verschiedene Anwendungsfälle finden auf der selben Plattform statt und oft ist es tatsächlich so, wenn man da auf eine Startseite schaut und ich hab so meinen persönlichen Stream wo alle Informationen kommen, dann werden beide Bereiche dort zusammengeführt, das heißt ich hab in dem Stream Dinge von unserem Unternehmen, zum Beispiel wir übernehmen einen Wettbewerber oder wir haben eine ganz wichtige Meldung, wir haben die Jahresergebnisse.
Solche Themen – Strategie- oder Kulturthemen – werden gemischt mit Zusammenarbeit: „Achtung in deiner Projektgruppe ist ein neues Dokument hochgeladen worden.”, „Achtung in der Gruppe hat sich ein neuer Mitarbeiter angemeldet oder hat was geliked.” Also von der Relevanz Dinge, die viel mehr dahinter stehen, die viel mehr operativ sind, die kommen hier alle zusammen in einem Stream.
Interessanterweise sind diese Systeme bisher, trotz aller Intelligenz, ziemlich schlecht darin das miteinander in irgend einer Form so zu kombinieren, so dass man sie gut unterscheiden kann, sondern man hat ganz viel im Stream was für viele Mitarbeiter nicht relevant ist. Deshalb gibt es hier, dafür dass wir in der dritten Generation sind, überraschend viel Enttäuschung über was man da eigentlich auf der Startseite sieht.
Nah an dem Punkt ist auch das Thema „Kommunikation”. Der ‘Intranet-Owner’, der Prozesseigner des Intranets ist oft die Kommunikationsabteilung und diese hat jetzt durch diese Zusammenführung dieser Anwendungsfälle plötzlich neben Kommunikation auch das ganze Thema Zusammenarbeit auf dem Tisch.
Und man sieht das oft in Intranetprojekten, dass die Kommunikatoren tief in der Logik drin stecken, also sich darum kümmert wie sollten Projekträume aussehen, wie macht man Dokumentenworkflows und solche Themen, die eigentlich gar nicht auf ihrer Agenda sind. Eigentlich sollte sich die interne Kommunikation ja nur um den Kommunikationsteil kümmern, aber weil das alles in einer Plattform ist haben die plötzlich Zusammenarbeit mit auf dem Tisch und sind damit – was ich so sehe –in vielen Fällen sehr unglücklich.
Dritter Punkt: Sicherheit / Reichweite. Wir haben schon über Sicherheit gesprochen und über die Thematik, dass das Unternehmen die internen Daten in verschiedene Sicherheitsklassen einteilt: Externe, interne, vertrauliche und hoch vertrauliche Informationen. Es ist möglich in der Kommunikation, gerade mit extern und intern, Informationen hier zu kategorisieren und damit auch viel Reichweite zu bekommen, weil man sagt ich kann die Kommunikation auch auf private Geräte bringen.
Was jetzt aber passiert, wenn man Zusammenarbeit in dieser Plattform mit hat, ist es zwangsläufig so, dass man vertrauliche oder hoch vertrauliche Inhalte auf der Plattform hat, die hier mit rein kommen und die dafür sorgen, dass die Plattform ein viel höheres Sicherheitsniveau braucht und das sorgt dafür dass ich eben im Bezug auf “Wie kann ich es freigeben?” für Apps oder private mobile Geräte, einen viel kleineren Spielraum habe.
Prozesse sind hier nicht drin aber das wäre in vielen Fällen, gerade für diejenigen, die nicht am Schreibtisch sitzen, besonders wichtig. Das heißt ich kann meinen Urlaub sehen, ich kann mein Lohnabrechnungsschein sehen- Für die Mitarbeiter, die nicht am Schreibtisch sitzen und keinen Zugriff auf andere IT-Systeme haben, für die ist das wirklich ein großer Nachteil von diesen Social Intranets.
Insgesamt kann man an der Stelle sagen, dass der Fokus dieser Plattform massiv auf den Wissensarbeiter gelenkt ist und relativ wenig auf Prozessarbeiter und überhaupt nicht auf, wie wir sagen würden ‘Non-desk-woker’, also denjenigen, der in der Produktion steht, der den LKW fährt, der draußen unterwegs ist im Feld und am Kunden seinen Dienst tut.
Das ist hier relativ klar und das ist ein relativ großer Nachteil in dem Umfeld. Letzter Punkt. Ich habe jetzt von einem Kunden von uns gehört, der das sehr gut beschrieben hat, der hat gesagt: “Wir wollen den nächsten Schritt des Intranets gehen – unserer Intranetevolution hat uns das Social Intranet gebracht, aber wir haben diese Nachteile gesehen und wir wollen eine Entflechtung von Kommunikation und Zusammenarbeit erreichen, um wieder mehr Reichweite zu bekommen und auf der anderen Seite Zusammenarbeit auch besser zu ermöglichen.”
Das war fand ich eine sehr guter Begriff dafür, der so eine Trend aktuell beschreibt. Und wenn wir uns das anschauen – das war jetzt eher so ein Nachteilszenario, was ich hier gemalt hab – es gibt dazu ja auch noch, wenn wir jetzt in die Zukunft schauen, gibt es jetzt auch noch die Frage: “Was sind denn die Vorteile, wenn man es entflechtet?”. Und der große Vorteil in dem Umfeld ist, wenn wir jetzt mal schauen, was ist denn so die Zukunft des Intranets.
Der digitale Arbeitsplatz
Der große Vorteil ist, dass es gerade eine sehr große Spezialisierung, gerade im Bereich Zusammenarbeit gibt, das heißt wir haben so Dinge wie Teamchats, wie spezialisierte Wissensmanagementsysteme, wie Gruppenräume, wie sehr gute Dokumentenverwaltung, Dokumente teilen. Das alles findet mehr und mehr nicht mehr in einer Plattform statt, weil es einfach so spezialisiert ist, sondern es teilt sich auf in kleiner Plattformen.
Und deshalb spricht man aktuell auch nicht mehr von dem einen Intranet als Ansatz, sondern wir reden viel stärker über den digitalen Arbeitsplatz, sieht man einfach auch in der aktuellen Diskussion, die da passiert. Und dieser digitale Arbeitsplatz setzt sich dann zusammen aus Tools wie E-Mail, Teamchat, Teamrooms, Wissensmanagement, dann Prozessplattformen, wie Personalplattformen wie EAP, wie SAP oder Customer Relationship Plattformen und natürlich an vielen Stellen eigenentwickelte Plattformen für spezifische Projekte in Unternehmen.
Das heißt dieser Trend, nicht mehr eine Plattform sondern spezialisierte einzelne Themen ist klar zu sehen. Der spiegelt sich auch in der Begrifflichkeit wieder: Digitaler Arbeitsplatz. Und den sieht man sogar an den großen Herstellern, also sowas wie Microsoft kam von dem Ansatz große Plattformen, SharePoint zum Beispiel geht jetzt mit Office 365 ganz klar in so eine Spezialisierung dieser einzelnen Services hier rein.
Intranets der vierten Generation
Das als Basistrend. Und jetzt kann man sich fragen: „Gibt es denn Intranets noch?”, „Was passiert mit denen eigentlich?”. Die gibt es noch aus unserer Sicht. Die Rolle des Intranets ist das Eingangstor in diesen digitalen Arbeitsplatz. Wie immer ist der Englische Begriff schöner in dem Umfeld. Wir würden sagen das „Front Door Intranet“. Also der einheitliche Eingang in verschiedene Tools und Services, wohl wissend, dass je nach Mitarbeiter und je nach Profil – habe ich einen Wissensarbeiter, habe ich jemanden der draußen im Feld ist -, das diese Mitarbeiter ganz verschiedene Tools in diesem digitalen Arbeitsplatz nutzen, dass der also für die ganz verschieden aussieht.
Für alle gleich ist aber dieses Eingangstor – dieses „Front Door Intranet”. Und die Frage ist jetzt: „Wie sieht denn das inhaltlich aus?”, „Was ist denn da alles drin?”. Und aus unserer Sicht – das ist jetzt der spannende Teil – ist dieses Intranet jetzt fast so eine Art „Best-of” der bisherigen Intranet Ansätze, weil jeder von diesen Ansätzen hatte ja seine Berechtigung und hat sehr sehr interessante Aspekte da mit drin gehabt.
Auf der einen Seite können wir das Thema interne Webseite sehen. Strukturierung, also stark darin Inhalte strukturiert und gut findbar abzulegen kommt hier rein. Das würde ich mal im Bereich Inhalte und Struktur sehen. Zweitens ist es so, dass so ein Front Door Intranet wieder Prozesse entdeckt und das ist eine klare Anforderung, die wir auch bei unseren Kunden sehen, dass man sagt ich möchte HR-Themen und HR-Prozesse integrieren.
Natürlich hier auch mit der großen Motivation: Ich will sie ganz einfach verfügbar machen, ich will sie mobil verfügbar machen. Aber diese HR-Themen kommen hier rein. Und dann habe ich auf der dritten Seite diese Interaktion, dieses leichte Editieren, diese Stärke in der – nennen wir es mal -“Social Communication”, die hier mit dazu kommt.
Das sind die drei Dinge, so eine Best-of der Intranet-Geschichte, die sich hier wiederfindet und dazu kommt jetzt ein ganz neuer Aspekt. Dazu kommt der Aspekt der Reichweite. Schaffe ich es mit diesem Intranet wirklich an alle zu kommen?
Das bedeutet: Ist es mobil verfügbar? Ist es mobil einfach verfügbar auch für private Geräte? Stichwort „Bring your own device“. Ist es damit zum Beispiel in öffentlichen AppStores, dass Mitarbeiter sich das herunterladen können. Kann ich das verfügbar machen für Mitarbeiter die keine E-Mail-Adresse haben? Die sich also heute irgendwie mit einer privaten E-Mail-Adresse dort anmelden können. Kann ich das in hybriden Szenarien machen?
Ein paar haben schon einen Sign-In, also machen Single-Sign-On und die anderen haben ihre private E-Mail-Adresse. Da liegt viel Anforderung im Detail und was hier auch noch mit reinkommt, das ganze Thema Personalisierung. Kann ich das so personalisieren, dass genau die richtigen Zielgruppen die Information sehen, die für sie relevant ist oder habe ich auf dem Mobilgerät tausende Seiten, die ich navigieren muss, was komplett nicht funktionieren wird.
Reichweite als neues Thema – die anderen Themen kennen wir schon, die kommen mit rein – und das ist aus unserer Sicht der ideale Mix, die ideale Zusammensetzung, dieses Front Door Intranets. Was über Allem steht ist das Thema „Branding”, das heißt das Ziel ist schon hier eine Umgebung zu schaffen, die eine Identifikation ermöglicht.
Mitarbeiter sehen das auf ihren eigenen Geräten – die App ist gebrandet schon bis hin zu den Inhalten, bis hin zur Struktur, bis hin zu allen möglichen Farben, Schriftarten und Bildern. Das heißt Branding – gerade für das Eingangstor – ist hier ganz entscheidend und dann haben wir die einzelnen Funktionalitäten hier dabei. So ist aus unserer Sicht das strategische Zielbild, dass man betrachten kann und wir würden klar sagen: Das sind Intranets der vierten Generation, die das machen.
Und es ist schon richtig, dass die ein Stück weit zurück gehen von einzelnen Anforderungen. Zusammenarbeit fällt zum Beispiel komplett raus aus Intranets der vierten Generation, weil es um andere Tools geht, aber auf der anderen Seite haben wir viel mehr Reichweite und wir sind viel flexibler in dem Umfeld. Das ist die Vision und auf Basis dessen können wir uns jetzt mal anschauen: Wie sind denn die einzelnen Kombinationsmöglichkeiten von einer Mitarbeiter-App mit dem Intranet?
Wie passt eine Mitarbeiter-App mit dem Intranet zusammen?
Bevor ich das mache – was jetzt hier klar ist und was die Positionierung auch jetzt speziell die wir jetzt bei Staffbase haben in dem Umfeld ist, das wir sagen die Mitarbeiter-App ist nicht nur eine App, sondern sie funktioniert auch sehr gut auf dem Desktop und hat ein eingebautes Content Management System und ist damit das Front Door Intranet.
Es wird in 5, 6, 7 Jahren niemand mehr nur eine App implementieren, sondern man wird das immer im Kontext sehen und sagen, wenn wir das einführen, dann ist das eher ein Front Door Intranet, als die Mitarbeiter-App. Also das im Kopf behalten und jetzt sehen wir folgendes Szenario. Das sind insgesamt 4.
App und Intranet parallel
Der erste Punkt ist ein Basisszenario. Das bedeutet das Intranet bleibt erstmal da bestehen wo es ist. Bleibt auch relativ ähnlich von den Inhalten, die da drin sind und daneben steht die Mitarbeiter-App. Die erste Frage, die dazu kommt: „Müssen wir da doppelt Inhalte pflegen?” – Ja!, zum Teil werden da doppelt Inhalte gepflegt. Es gibt hier allerdings ein relativ großes „Aber”. Erstens: Die doppelt zu pflegenden Inhalte sind oft zentrale Corporate News, die man in beiden Bereichen drin hat. Was in der Mitarbeiter-App viel dazu kommt sind eigentlich lokale News, die vorher im Intranet oft gar nicht drin sind. Da man in der App sehr einfach auch mit dem Mobiltelefon Inhalte einstellen kann, Bilder machen kann, Videos machen kann, direkt publizieren kann – sind hier viel mehr lokale Inhalte drin.
Das bedeutet der Doppelpflegeaufwand muss hier gar nicht so hoch sein. Dazu kommt noch – das sehen wir bei einigen Kunden -, dass die bestimme Inhalte, die jetzt sehr reichweitenstark sind, aus dem Intranet hier tatsächlich auch raus genommen haben und sagen zum Beispiel den Speiseplan, den gibt es gar nicht im Intranet. Den machen wir in der App, um der App noch ein bisschen Rückenwind zu geben beim Start und das geht weiter, dass man bestimmte Videos, dass man vielleicht Bilder von Mitarbeiter-Teamevents nur in der App publiziert.
In einigen Fällen ist das auch nur möglich, da kann das Intranet heute gar keine Videos und die Videos sind sowieso dann alle in der App. Wenn hier App steht bedeutet das natürlich immer, dass man da auch eine Desktop Variante mit hat, die man normal am PC aufrufen kann. Also das Szenario gibt es, das sehen wir auch relativ viel als Einstiegsszenario bei unseren Kunden.
Integration vom Intranet zu einer App
Das Zweite Szenario ist, dass man sagt wir haben eine Integration vom Intranet zu einer App, das bedeutet diese zentralen Inhalte, die heute im Intranet schon drin sind, für die will ich mehr Reichweite und ich baue jetzt eine Integration in die App. Das ist technisch relativ einfach. Wir haben dafür eine Inhalts-API, also eine Programmierschnittstelle wo diese Inhalte sehr einfach in Staffbase eingepflegt werden können und damit auch automatisch publiziert werden können.
Machen wir mit einer ganzen Reihe von Kunden heute schon so. Wir haben für SharePoint zum Beispiel einen Standard Konnektor, der genau das hier ermöglicht. Es gibt hier ein paar Bedenken und ein paar Dinge, die man sich gut überlegen muss. Das eine ist Kommentare – Kommentarwelten – hier zu vereinen. Das ist relativ schwierig.
Das bedeutet, wenn ich jetzt Kommentare an einer Nachricht im Intranet habe und wenn ich jetzt Kommentare an der selben Nachricht in der App habe dann fragt man sich: Wie bringe ich das jetzt zusammen? Muss ich da Kommentare wieder zurückspielen? Was relativ kompliziert ist und vor allen Dingen auch für den Nutzer sehr verwirrend. Also das ist oft so, dass man Inhalte hier integriert wo man sagt: Wir haben gar keine Interaktion drin, wir erlauben Kommentare gar nicht.
Ein weiterer Punkt, der hier dazu kommt ist das Thema Lizenzierung. In einigen Fällen, zum Beispiel bei Microsoft wäre das so, wenn ich Inhalte im Intranet erstelle, die über eine Schnittstelle an ein anderes System liefere und in dem anderen System viel mehr Nutzer habe als im originalen Intranet, muss ich das Originalsystem trotzdem für alle Nutzer lizenzieren, die diese Inhalte in irgend einer Form anschauen.
Das muss ich hier auf jeden Fall mit überlegen. Der letzte Punkt – ich hatte es vorhin schon angedeutet – die Redaktion ist einfacher. Wir sehen relativ schnell, dass Kunden anfangen das Redaktionssystem hier in der App zu nutzen und sagen das macht viel mehr Spaß, das ist so einfach, es ist viel spezialisierter. Auch auf den mobilen Anwendungsfall, also das Thema, dass ich sage ich will jetzt eine Push-Nachricht senden, solche Dinge weiß und kann das Intranet in vielen Fällen gar nicht.
Das bedeutet wir sehen oft Kunden einsteigen mit dem Wunsch hier eine Integration zu machen, wenn die so einen Monat das Redaktionssystem ausprobiert haben sagen die oft wir lassen die Integration erstmal weg an der Stelle. Ist möglich – wie gesagt – die Integration, kann man sich überlegen, ob man das hier wirklich tun will.
Kommunikation aus dem Intranet in die App verlagern
Dritter Punkt, da geht es jetzt schon dahin, dass man sagt die gesamte Kommunikation geht raus aus dem Intranet und geht rein in die App. Und da ist die App konzeptionell schon gar nicht mehr so sehr eine App, sondern nennen wir sie mal das Kommunikations-Intranet, das heißt News gibt es nicht mehr im Intranet, die sind nur noch im Kommunikations-Intranet, die sind mobil verfügbar, die sind auf dem Desktop verfügbar und oft wird es dann so vom Ansatz sein, dass man sagt das bettet man hier mit ein in dem Umfeld.
Das Intranet behält eine ganze Reihe von Inhalten oft so in der Form als eine Datenbank oder Repository für viele Inhaltsseiten, für viele Dokumente. Da sind ja heute in großen Unternehmen tausende und abertausende von Dokumenten drin, die niemand wirklich hier in diesem leichtgewichtigen Intranet gerne haben möchte.
Was wir in dem Umfeld zum Beispiel aktuell auch anschauen in der Entwicklung ist zum Beispiel für SharePoint, dass wir da hingehen und sagen wir haben einen Web Part, der konfigurierbar ist und wo ich in dem Web Part sagen kann welche Inhalte aus Staffbase will ich in einer bestimmten Seite denn hier anzeigen und hier dann ausspielen, das heißt hier ist man sehr flexibel welche Inhalte man aus dem Kommunikations-Intranet in dem Original-Intranet wo genau anzeigt.
Letzter Punkt, der hier rein kommt ist so ein Thema Single-Sign-On. Wenn ich das am Desktop nutzen möchte, dann ist es oft so, dass der Nutzer sich automatisch schon in dieses Originale Intranet einloggt, dann möchte ich natürlich gerne, dass ich mich nicht nochmal extra in das Komms-Intranet einloggen muss und dass das Single-Sign-On dafür auch mit funktioniert.
Die Mitarbeiter-App als Front Door Intranet
Das wäre in dem Umfeld etwas, was man hier implementieren würde und könnte. Das ist der dritte Fall, der letzte Fall ist genau das, was ich hier schon Mal in der Mitte beschrieben hab. Also hier machen wir diesen letzten Schritt und sagen die Mitarbeiter-App ist nicht nur die App, sondern das Kommunikations-Intranet und sogar noch ein Schritt weiter, ist das Eingangstor in den digitalen Arbeitsplatz, ist sozusagen hier das Front Door Intranet.
Und dahinter habe ich eine ganze Reihe von Services, die den digitalen Arbeitsplatz ausmachen und die ich von hier aus verlinken kann. Und das kann ich hier dann natürlich personalisieren. Ich kann also sagen: Bin ich in Frankreich, bin ich in bestimmten oder in anderen Ländern, bin ich in bestimmten Business Units, habe ich ein bestimmtes Mitarbeiterprofil.
Da kann diese Inhaltsseite komplett anders aussehen und komplett darauf angepasst sein, was sind eigentlich die Informationsbedürfnisse des Mitarbeiters, wohin linken die, zu welchen Tools hier im digitalen Arbeitsplatz. Das ist in dem Umfeld sehr flexibel. Was man dann wie gesagt machen kann, ist die Zielgruppen hier besonders gut mit rein bringen und man hat insbesondere, wenn man das jetzt mal aus IT-Strategiesicht sieht, ein sehr flexibles Setup wo man schrittweise sagen kann: Bestimmte Tools entwickeln sich weiter, es gibt neue Tools, die dazu kommen, die kann ich ersetzen, hier kann ich schrittweise auch neue Dinge ausprobieren, was ein riesiger Vorteil ist, wenn Sie ein großes Unternehmen haben. Denn Sie haben speziell im Bereich Zusammenarbeit verschiedenste Welten, Sie haben bestimmte Länder, die arbeiten mit SharePoint, die arbeiten mit Confluence, andere mit Jive oder mit IBM.
Und Sie müssen die nicht alle integrieren, sondern Sie haben eine Chance diese Zusammenarbeitswelten erstmal bestehen zu lassen und trotzdem einen übergreifenden Kommunikationsansatz zu haben. Noch wichtiger ist das, wenn Sie ein Unternehmen sind, was sehr viele andere Unternehmen akquiriert, wenn Sie wachsen durch Akquisition, ständig neue Einheiten dazu bekommen, was ein absoluter Albtraum ist, wenn Sie die alle einheitlich vom IT-Standard her standardisiert wollen.
Was da viel besser ist, ist wirklich zu sagen wir haben den digitalen Arbeitsplatz, der ist sehr verschiedenen in den einzelnen Umgebungen, aber wir haben einen einheitlichen Zugriff auf alles von unserem zentralen Front Door Intranet und da haben wir auch ein einheitliches Branding und eine einheitliche Kommunikationsmöglichkeit. Das ist aus unserer Sicht das spannendste und das aus unserer Sicht doch wahrscheinlichste Zielszenario für Intranets der dann vierten Generation.
Wenn es dazu Fragen gibt und wir können uns vorstellen, dass es dazu auch sehr viel Diskussionsbedarf gibt, dann gerne direkt bei uns melden. Ansonsten sage ich vielen Dank für die Aufmerksamkeit und bis zum nächsten Mal.
Für weitere Informationen zu transparenter interner Kommunikation mithilfe digitaler Instrumente können Sie uns gern kontaktieren oder folgende Artikel in unserem Blog lesen:
- Das moderne Intranet – alles Wichtige zu Strategie, Einführung und Management
- Eine mobile App für die Interne Kommunikation – Plattform, Vorgehen und Kosten
- Mobile Mitarbeiterkommunikation im Außendienst: Die Service Dialog App der Telekom
Liebe Leser*innen,
wir bei Staffbase verwenden seit November 2020 den Genderstern in unseren deutschsprachigen Blog-Texten. Wenn das bei diesem Artikel noch nicht der Fall ist, handelt es sich dabei um einen älteren Text, der vor der Einführung der gendergerechten Sprache erstellt wurde.
Vielen Dank für Ihr Verständnis!