„Intranets sind uncool"

„In unserem Intranet findet man nichts”

 „Unser Intranet fühlt sich an wie eine Müllhalde”

Der Ruf von Intranets ist nicht der beste. 

Aber: Intranet ist nicht gleich Intranet. Seit dem ersten Aufkommen von Intranets 1996 wurden schon diverse Evolutionsstufen durchlaufen. Aktuell sind wir wieder an einem Paradigmenwechsel angekommen, der durch die Corona Pandemie sogar noch beschleunigt wurde.

Sie denken über ein neues Intranet oder einen Intranet-Relaunch nach? Sie fragen sich, ob man überhaupt noch ein Intranet braucht?

Dann sind Sie auf dieser Seite richtig. Wir wollen Orientierung geben und verschiedene Arten und Ziele von Intranets einordnen und konkret Mehrwert und Umsetzung in 8 einfachen Fragen beleuchten.

1. Wofür braucht man ein Intranet?

Für viele Nutzer ist ein Intranet das, was sie als erstes am Morgen sehen, wenn sie ihren Computer hochfahren. Auch wenn diese Beschreibung etwas zu einfach wirkt, hat sie doch im Kern eine ganz wichtige Botschaft: 

Das Intranet ist das digitale Eingangstor ins Unternehmen.

Dieses Tor kann sehr begrenzt ausfallen oder es ist eine Welt in sich mit vielen Inhalten und Services für die Mitarbeiter. Für Mitarbeiter die auf das Intranet vorwiegend mobil zugreifen, ist dann eben die Intranet-App das digitale Eintrittstor ins Unternehmen. 

Wer dieses Eintrittstor gut und zuverlässig bei möglichst vielen Mitarbeitern etabliert, der schafft sich einen großen Vorteil im Wettbewerb. Jedem, der regelmäßig dort vorbeikommt, kann man beispielsweise: 

  • aktuelle Informationen anzeigen
  • nach Feedback fragen
  • mit arbeitsrelevantem Wissen versorgen
  • Entwicklungsangebote machen
  • Mitarbeitervorteile kommunizieren
  • bei alltäglichen Aufgaben helfen

So lassen sich Veränderungsprozesse transparenter und schneller umsetzen, Krisensituationen besser bewältigen und wichtige Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen binden.   

2. Wie hängen Intranet, digitaler Arbeitsplatz und Employee Experience zusammen?

Der Begriff des digitalen Arbeitsplatzes oder digital Workplace beschreibt alle Tools und Plattformen, die ein Mitarbeiter für seine Arbeit zur Verfügung hat: 

Das Intranet ist ein Bestandteil und gleichzeitig oft Eingangstor zum digitalen Arbeitsplatz. 

Das ist wichtig zu betonen, denn oft wird ein Intranet-Relaunch auch mit Erklärungen wie „Wir führen einen neuen digitalen Arbeitsplatz ein” begleitet. Zum digitalen Arbeitsplatz gehören neben dem Intranet z. B. auch andere Plattformen wie: 

  • Kollaborationstools, z. B.  Email oder Teamchat
  • Tools für virtuelle Konferenzen
  • Sevice-Tools, wie z. B. Reisekostenabrechnung
  • Sogenannte „Line of Business”-Anwendungen, z. B. SAP 

Der digitale Arbeitsplatz wächst und wird komplexer und individueller 

Trends wie Cloud Computing, Software as a Service (SaaS) und die einfache Nutzbarkeit „Out of the Box” führen zu mehr dezentralen Entscheidungen über die Anschaffung von IT-Systemen. Fachbereiche oder lokale Standorte können teilweise selbst Plattformen beschaffen und direkt einsetzen. Das war früher undenkbar und brauchte ein großes Projekt und den Einsatz der IT-Abteilung. 

Daraus folgt: 

Die Aufgabe des Intranets, ein Eingangstor für diesen vielfältigen internen Tools zu sein, wird immer wichtiger.

Aber wie kommt all das beim Nutzer an? Warum das Konzept der "Employee Experience" für moderne Intranets so wichtig ist.

Ein durchgängiges Kundenerlebnis (Customer Experience) hat seit langem höchste Priorität für Unternehmen. Motivierte und gut informierte Mitarbeiter sind für dieses Kundenerlebnis unverzichtbar und so erkennen immer mehr Unternehmen jetzt die Bedeutung der Employee Experience (des Mitarbeitererlebnisses).

Unternehmen können diese Mitarbeiterelebnisse aktiv beeinflussen und gestalten. Einflussfaktoren sind Kultur, Aufgaben und der physische Arbeitsplatz, aber gerade in Zeiten von mehr Home Office und Mitarbeitern unterwegs auch der digitale Arbeitsplatz.

Die digitale Nutzererfahrung des Mitarbeiters wird dann als digitale Employee Experience bezeichnet (DEX):

Ein Intranet ist Teil des Digitalen Arbeitsplatzes und alles zusammen erschafft die digitale Employee Experience
Eine Zusammenfassung der 3 Begriffe von STEP TWO - einem bekannten australischen Beratungsunternehmen für Intranets. In der Realität sitzen 2/3 der Mitarbeiter eben nicht am Schreibtisch und deren digitale Employee Experience sieht aktuell eher düster aus.

Warum ist es wichtig, den zusätzlichen Schritt zur Nutzererfahrung zu gehen? Weil das obige Bild nur einen Teil der Realität abbildet:

Der Nutzer im Bild sitzt am Schreibtisch und „konsumiert" den digitalen Arbeitsplatz dort. Die Mitarbeitererfahrung kann in einem anderen Nutzungskontext eine komplett andere sein, z. B.:

  • im Meeting auf dem Diensthandy
  • unterwegs auf dem privaten Smartphone
  • in der Produktion während der Mittagspause

Ein Intranet muss deshalb konsequent im Kontext der Nutzungserfahrung (Employee Experience) bewertet werden. Bislang war das nicht zwingend nötig, denn der Kontext war immer sehr beschränkt auf den PC am eigenen Schreibtisch. Mit modernen (mobilen) Intranets werden diese Nutzungsszenarien ungleich vielfältiger!

3. Die Evolution von Intranets

Das Verständnis, welche Aufgaben und Ziele ein Intranet genau verfolgt, hat sich im Lauf der Zeit immer wieder verändert. Es ist deshalb sinnvoll, wenn wir einen kurzen Blick auf die Evolution von Intranets werfen, denn dann lassen sich aktuelle Entwicklungen besser einordnen. 

Übergeordnet lassen sich 4 Generationen unterscheiden: 

  1. Die interne Webseite
  2. Das Mitarbeiterportal
  3. Das Social Intranet
  4. Das Employee Experience Intranet
Intranet Evolution
Die Evolution des Intranets: Interne Webseite und Mitarbeiterportal sind heute als Intranets noch breit im Einsatz. Neue Intranets werden jedoch kaum noch so konzipiert.

Die Ziele dieser Generationen sind verschieden. Der wichtigste Unterschied ist dabei die Frage: Welche Inhalte und Anwendungsfälle gehören in ein Intranet?

Die wichtigsten Änderungen auf dem Weg vom Social Intranet zum Employee Experience Intranet lassen sich so zusammenfassen:

  • Deutliche bessere Verfügbarkeit von Intranets durch sehr gut ausgebauten mobilen Kanal und Möglichkeit der Nutzung auf privaten Geräten.
  • Digitale Zusammenarbeit in Teams und z.B. an Dokumenten findet in spezialisierten Tools wie Microsoft Teams statt und fällt damit aus der Zuständigkeit von Intranets heraus - im Gegenzug rückt die optimale Unterstützung von interaktiver internen Kommunikation noch mehr in den Mittelpunkt des Intranets.
  • Intranet werden zu einer Art persönlicher Reisebegleiter für Mitarbeiter*innen im Unternehmen und müssen dafür noch persönlicher werden.  

4. Was sind die Intranet-Toptrends?

Wie oben beschrieben ist die neueste und modernste Generation der Intranets das Employee Experience Intranet. Die 3 wichtigsten Trends dieses Ansatzes ergeben sich aus den Anforderungen der vielfältigen Zielgruppen dieser modernen Intranets:

Intranet Top Trends

Moderne Intranets müssen besser und für alle Mitarbeiter mobil verfügbar sein

Erfolgreiche Kommunikation benötigt Reichweite.

Damit ist nicht die theoretisch mögliche Reichweite eines Intranets gemeint. Theoretische Reichweite entsteht zum Beispiel durch Terminals in der Werkhalle, die zwar dort stehen, aber so gut wie nie genutzt werden. Theoretische mobile Reichweite entsteht durch responsiv optimierte Intranet-Seiten, die Mitarbeiter durch mühsames tägliches Einloggen regelmäßig lesen könnten. Theoretisch möglich, aber in der Praxis von Mitarbeitern so gut wie nie genutzt.

Erfolgreiche Kommunikation benötigt echte mobile Reichweite.

Das bestätigt sich auch in den Ergebnissen des kürzlich veröffentlichten European Internal Communications Monitor. Das Ziel, die Mitarbeitenden durch mobile Lösungen zu erreichen, steht mit 70,5 Prozent mit Abstand an erster Stelle! Das sind die Zukunftsziele für die interne Kommunikation.

Internal Communications Monitor Europa 2020: Das Ziel, die Mitarbeitenden durch mobile Lösungen zu erreichen steht mit 70,5 Prozent mit Abstand an erster Stelle aller! Zukunftsziele für die interne Kommunikation.
Wir haben in einem separaten Beitrag die Ergebnisse der gesamten Studie zusammengefasst und bieten dort auch die Möglichkeit des kostenlosen Downloads des Internal Communications Monitor Europa 2020.

Diese Anforderung der besseren Verfügbarkeit hat mehrere Dimensionen:

  • Geräte: Desktop und Mobil (Desktop ist nach wie vor wichtig!)
  • Eigentümer: Firmengeräte und private Geräte
  • Schulung: Nutzbarkeit ohne spezifische Schulung für Endnutzer
  • Verteilung: Die mobilen Apps sind durch die Verteilung via App Store einfach auffindbar
  • Echtzeit: Nutzer müssen bei wichtigen Informationen aktiv und in Echtzeit benachrichtigt werden können 
  • Keine @firma E-Mail-Adresse nötig: Viele Mitarbeiter besitzen keine Firmen-E-Mail-Adresse und sind auch nicht Teil der Nutzerverwaltung. Auch diese Mitarbeiter sollten trotzdem einfachen Zugang zum Intranet bekommen.

Moderne Intranets schaffen Vertrauen durch eine starke interne Marke – über alle Kanäle hinweg 

Der digitale Arbeitsplatz wächst und wird komplexer und individueller. In diesem Umfeld herrscht kein Mangel an Funktionalitäten, sondern an Orientierung:

Mitarbeiter müssen offizielle und verbindliche Inhalte klar erkennen können. Intranets schaffen genau diese Klarheit und sind deshalb auch zukünftig von überragender Bedeutung für mehr Transparenz und gleichzeitiger Reduktion von Komplexität im Unternehmen.

Ein eigener Intranet-Name und durchgehendes Design vom Desktop bis zur eigenen App erschaffen damit nicht nur eine starke interne Marke, sondern eine Plattform, der Mitarbeiter vertrauen können. 

Moderne Intranets werden relevant durch persönliche und wertvolle Inhalte

Die Nutzung von Intranets ist vielfach freiwillig. Das gilt insbesondere bei der Verwendung von privaten und mobilen Endgeräten. Ein Intranet muss deshalb den Mehrwert und die Relevanz für den Nutzer ins Zentrum stellen.

Relevanz entsteht durch passende Inhalte, die aufgrund von Ort, Team, Rolle, Interessen oder Mitarbeiter-Journey möglichst automatisch ausgewählt werden. Gute Personalisierung erzeugt aber nicht nur Relevanz, sondern vermeidet auch Komplexität. Mit Organisationen, die immer globaler, komplexer und schnelllebiger werden und Bildschirmen, die kleiner werden (Smartphone) wird Komplexität ansonsten zur großen Barriere für viele Nutzer.  

Mitarbeiter Personas Intranet
Beispiele für verschiedene Rollenprofile (Personas) von Mitarbeitern. Die Anforderungen an Geräte, Inhalte und das individuelle Nutzungsverhalten können sich zwischen diesen Zielgruppen stark unterscheiden. Moderne Intranets müssen mit diesen Herausforderung umgehen können und die Nutzererfahrung für einzelne Mitarbeiter so persönlich und nützlich wie möglich gestalten.

5. Was ist der Mehrwert eines modernen Intranets?

Nachdem wir uns mit den drei wichtigsten Trends einen Überblick verschafft haben, schauen wir nun konkret auf Ziele und Mehrwert eines modernen Intranets. 

Ziele kann man auf unterschiedlichen Ebenen definieren. Wir wollen hier spezifische Ziele für das Intranet festlegen, aber diese gleichzeitig auch mit übergeordneten Unternehmenszielen verbinden. 

Die wichtigsten Effekte jeder denkbaren Maßnahme auf Unternehmensebene sind grundsätzlich: 

Die wichtigsten übergeordneten Ziele eines Intranets: Kosten sparen, Risiko reduzieren und mehr Umsatz machen

Jedes Intranet-Ziel sollte schlussendlich in mindestens eines dieser Unternehmensziele einzahlen.

Mehrwert im Intranet entsteht nicht einfach so sondern durch diese 4 zentralen Anwendungsfälle:

  1. Verteilung aktueller Informationen (Kommunikation)
  2. Mitarbeiter einbeziehen (Interaktion)
  3. Strukturierte Informationen teilen (Wissen)
  4. Praktischen Nutzen bieten (Services)

Achtung: Diese Anwendungsfälle beziehen sich auf Employee Experience Intranets. Herkömmliche Social Intranets haben einen starken Fokus auf die Unterstützung von Zusammenarbeit (und würden das hier als zentralen Punkt mit anführen) und machen dafür insbesondere Abstriche beim 1. und 4. Ziel.

Employee Experience Inranet
Alles was moderne Intranets ausmacht auf einen Blick: Bei den Zielen fehlt ganz bewusst der Aspekt Zusammenarbeit im Team (der wandert zurück in spezialisierte Tools wie MS Teams) Die 3 Kernfunktionen (und oben beschriebenen Trends) der Plattform ermöglichen die gleichzeitige Ausrichtung auf sehr unterschiedliche Mitarbeiter-Personas (Schreibtisch, Werkhalle, Service Center, Unterwegs,...).

Wir haben den Mehrwert dieser 4 Intranet-Anwendungsfälle in einem extra Beitrag zusammengefasst und beschreiben dort auch zusätzlich im Detail, wie man die Ergebnisse real messen kann.

6. Wie macht man ein Intranet für alle Mitarbeiter erreichbar?

Bestehende Intranets sind aus verschiedenen Gründer oft nicht oder nur sehr eingeschränkt mobil erreichbar. Viele Unternehmen nutzen deshalb eine Mitarbeiter-App parallel zum Intranet.

Mitarbeiter-Apps (wie der Name schon sagt) sind Plattformen für Mitarbeiter, die sich besonders auf den mobilen Kanal fokussieren. Sie werden insbesondere für Zielgruppen wie Mitarbeiter ohne PC Arbeitsplatz genutzt, um diese besser mit Informationen zu versorgen. 

Beispiel für eine Mitarbeiter App mit Unternehmensnachrichten, Chat, Telefonbuch und Umfrage
Beispiel für eine Mitarbeiter-App. Obwohl die Navigation und Aufbereitung mobil optimiert ist, könnten viele der Inhalte und Themen so auch auf der Startseite eines Intranets erscheinen.

Die Ziele und Inhalte einer Mitarbeiter-App sind denen eines Intranets sehr ähnlich 

Wir hatten schon definiert, dass: 

  1. Verteilung aktueller Informationen (Kommunikation)
  2. Mitarbeiter einbeziehen (Interaktion)
  3. Strukturierte Informationen teilen (Wissen)
  4. Praktischen Nutzen bieten (Services)

die zentralen Ziele eines modernen Intranets sind. Genau diese Ziele sind auch relevant für moderne Mitarbeiter-Apps wie z.B. Staffbase

Mit der neuen Zielgruppe (Mitarbeiter ohne Schreibtisch) gehen auch weitere Anforderungen wie Zugänglichkeit über private Geräte einher. Auch hier passen die Anforderungen zu den oben erwähnten 3 Top-Trends bei modernen Intranets: 

  • Zugänglich (weil für Mitarbeiter sonst nicht erreichbar)
  • Starke Marke + Branding (weil sonst nicht vertrauenswürdig)
  • Persönlich und wertvoll (weil für Mitarbeiter sonst nicht relevant)

Intranet und Mitarbeiter-App wachsen zusammen 

Es ist nicht das erste Mal, dass eine neue Art von Plattform sich zunächst sehr unabhängig vom Intranet entwickelt und im zweiten Schritt mit Intranets zusammenwächst: 

Wikis und Blogs wurden am Anfang der Web 2.0-Bewegung oft mit maximalem Abstand zum Intranet eingeführt und standen oft in direkter Konkurrenz. Es war dann schnell ersichtlich, dass es durchaus sinnvoll ist, beide Konzepte zusammenzubringen und so entstand das Konzept des Social Intranets (das wie erwähnt mittlerweile an seine Grenzen kommt). 

Mitarbeiter-App und Intranet haben beide Ihre Stärken – eine Kombination beider Konzepte bringt diese Vorteile zusammen: 

Intranet vs. Mitarbeiter App Vorteile Und Nachteile
Stärken von Intranet und Mitarbeiter-App im Vergleich: Mitarbeiter-App und Intranet ergänzen sich gut – wenn sie in einer Plattform kombiniert werden.

Die Mitarbeiter-App kann als separates Projekt starten. Das hat Vorteile, denn so ist ein Start schnell und einfach möglich. Im zweiten Schritt schafft die Zusammenführung mit dem Intranet dann eine einheitliche Basis als zentrale Kommunikationsplattform für alle Mitarbeiter. 

Beispiel für ein Employee Experience Intranet mit einer mobilen App und einer Desktop Ansicht mit verschiedenen Anwendungsfällen wie Interne Kommunikation, Digitaler Arbeitsplatz, Mitarbeiterumfrage und Schulungen.
Die oben gezeigte Mitarbeiter-App und eine komplette Intranet Desktop-Version bilden zusammen das neue Intranet. Die Ansichten, Inhalte und Navigation sind jeweils für den Kanal und Zielgruppen optimiert, aber die zugrundeliegende Plattform ist die gleiche. Inhalte werden deshalb nur einmal übergreifend erstellt, verwaltet und gemessen. Das spart den Kommunikatoren Zeit und können sie sicher sein, alle Mitarbeiter zu erreichen.

Die schnellere Einführung einer Mitarbeiter-App schafft schnell sichtbare Veränderungen und erreicht innerhalb kürzester Zeit erstmals alle Mitarbeiter. Die Mitarbeiter-App kann damit als erster Teil einer Intranet Einführung betrachtet werden. Das schafft schnell sichtbare Erfolge und erlaubt mehr Freiheiten bei der Zeitplanung der Migration der restlichen Inhalte. Damit können Intranets schneller eingeführt oder aktualisiert (Relaunch) werden: 

Schrittweise Einführung von Mitarbeiter App und Intranet
In 2 Schritten zum neuen Intranet: Der Start der Mitarbeiter-App ist relativ einfach zu realisieren und verlangt oft geringeren Aufwand als für die Migration von Inhalten im Vergleich zu einem "Big Bang" Start des kompletten neuen Intranets.  

7. Wie wählt man Intranet-Software-Anbieter aus?

Basis für die Auswahl der besten Intranet-Software-Anbieter ist eine gute Vorstellung zur Strategie und zu den Zielen des Intranets. Wir haben dafür ein Vorgehensmodell für Intranets und Mitarbeiter-Apps zusammengestellt, das auf hunderten erfolgreichen Projekten basiert und einen schnellen Überblick der wichtigsten Phasen (Strategie, Setup sowie Rollout/Weiterentwicklung) zusammenfasst: 

Vorgehensmodell für die Einführung von Intranets und Mitarbeiter-Apps
Grün markiert: Die Technologieauswahl ist Teil der Strategiephase und baut auf Ergebnisse der anderen Arbeitspakete auf.

Die Technologieauswahl in der Strategiephase sollte auf Basis der Ergebnisse folgender Aktivitäten in dieser Phase erfolgen: 

Intranet-Vision und Ziele definieren

Die Frage hier ist wie und warum kann das Intranets auf übergeordnete Unternehmensziele einzahlen. Bei der Vision geht es oft darum, dass ein Intranet ein zentraler Bestandteil der digitalen Transformation eines Unternehmens wird. 

Sehr hilfreich ist in diesem Zusammenhang auch eine schriftlich fixierte Strategie für die interne Kommunikation. Unsere Umfragen zeigen immer wieder, dass jeder diese gern hätte, aber nur 25 Prozent der Unternehmen wirklich eine haben. Wir haben auf Basis unserer Erfahrungen und von bestehenden Modellen im Markt eine einfache Vorlage für eine Kommunikationsstrategie erarbeitet und im Beitrag beschrieben.

Template Kommunikationsplan Neue Normalität 1
Die Logik orientiert sich an einem weit verbreiteten Strategie-Template – dem Business Model Canvas.

Teil dieser Betrachtung ist auch der gesamte digitale Arbeitsplatz und welche Rolle das Intranet in diesem spielt.

Beispiel einer Intranet Strategie
Eine Strategie muss kein kompliziertes Konzept sein, sondern kann wie in diesem Beispiel von MAN einfach die wichtigsten Zielgruppen und Lösungen auflisten. Der gesamte Bereich der Zusammenarbeit ist hier nicht im Intranet angesiedelt, sondern findet in spezialisierten Systemen wie Teams und SharePoint (Dokumente) statt.

Bestehende Inhalte und Systeme analysieren

Hier ist vor allem wichtig, klar zu hinterfragen, was davon zukünftig gebraucht wird. Ihr Intranet hat heute tausende oder hunderttausende Seiten, die größtenteils veraltet sind? Dann ist das die einmalige Chance, denn dieses „Haus” lässt sich kaum noch aufräumen. Beim Umzug in eine neues „Haus” (Intranet) sollte also nur das mit, was wirklich wichtig und nützlich ist. 

Intranet-Zielgruppen und Bedürfnisse definieren

Das wurde früher als Persona-Methode zwar oft gemacht, dann aber bei der Umsetzung der Intranets in der Schublade vergessen. Mit stärkerem Fokus auf dem mobilen Kanal und Zielgruppen ohne Schreibtischarbeitsplatz werden die spezifischen Bedürfnisse dieser Personas VIEL wichtiger und müssen in die Umsetzung des Intranets einfließen.  

Nutzermanagement klären

Dieser Punkt wirkt schon sehr operativ an dieser Stelle. Die neuen Zielgruppen ohne Schreibtischarbeitsplatz (die vorher nie Teil eines Intranet-Projektes waren) benötigen insbesondere an dieser Stelle etwas mehr Aufmerksamkeit, denn teilweise sind diese Mitarbeiter nicht in einem Nutzerverzeichnis enthalten und haben auch keine Firmen-E-Mail-Adresse. Das ist alles lösbar, man sollte diese Anforderung nur vor der Technologieauswahl kennen. 

Entscheidungsbaum für verschiedene Nutzermanagement Methoden für ein Intranet oder eine Mitarbeiter-App
Beispiel verschiedener Methoden zum Onboarding von Nutzern. Mehr Informationen dazu finden sich im Staffbase Supportportal.

Intranet selber bauen oder kaufen? 

Für größere Unternehmen mit erweiterten Anforderungen stellt sich diese Frage eigentlich nicht mehr: 

Gerade mit dem zusätzlichen mobilen Kanal und den nötigen Apps wird der Aufwand fürs „Selbst bauen" und die weitere Entwicklung sehr hoch. 

Ein noch grundlegender Aspekt wird bei diesen „Make or Buy"-Diskussionen oft zusätzlich vergessen. Man geht bei „Make” wie selbstverständlich davon aus, dass vollkommen klar ist, was man eigentlich bauen will und wie man es auch zukünftig weiterentwickeln kann. 

Genau an dieser Stelle liegt aber der große Vorteil eines Softwareanbieters. Durch den Überblick und die Anforderungen von hunderten Kunden entsteht ein sehr klares Bild, was funktioniert, welche Ideen und Trends es gibt und wo zukünftige Entwicklungsschwerpunkte liegen. 

Intranet-Auswahl: Die wichtigsten Kriterien und Anforderungen

Eine Übersicht der wichtigsten Anforderungen ist eine stabile Basis für die Auswahl einer technischen Plattform. Hier die Grundstruktur für die wichtigsten Intranet-Anforderungen im Überblick: 

Übersicht der wichtigsten Intranet Anforderungen und Features
Intranet Anforderungen im Überblick: Technik ist wichtig, aber nicht alles. Jeder einzelne der Punkte ganz rechts lässt sich auf Einzelanforderungsebene herunterbrechen und bietet so eine gute Möglichkeit zur Strukturierung der Anforderungen.

8. Wie führt man ein Intranet ein?

Intranet-Einführungen sind durchaus anspruchsvolle Projekte. Das liegt vor allem daran, dass viele Bereiche und Rollen beteiligt sind und oft auch schon ein bestehendes Intranet vorhanden ist. Man startet deshalb selten auf der grünen Wiese, sondern muss neue und moderne Anforderungen mit den bestehenden (und für den einen oder anderen liebgewonnenen) Möglichkeiten zusammenbringen.

Ein Vorgehensmodell für die Einführung bietet dafür einen guten planerischen Rahmen. Es gibt viele dieser Modelle – praktisch jede Intranet-Agentur wird Ihr eigenes Modell aus der Tasche ziehen.

Die Zeit detaillierter Intranet-Fachkonzepte ist vorbei

Die Anforderungen an moderne Intranets sind mittlerweile sehr verschieden von denen einer externen Website. Ein solches Intranet kann nicht mehr komplett technologieunabhängig konzipiert und bis ins Detail mit einem Fachkonzept geplant werden, um dann in einem nachgelagerten Schritt Technologien und Anpassungsaufwände zu evaluieren. Die Technologieentscheidung muss viel stärker in den Konzeptionsprozess eingebettet werden, damit am Ende keine praxisfernen Anforderungen entstehen, die weit an bestehenden Möglichkeiten vorbeigehen und nur mit extrem hohem individuellem Aufwand umsetzbar sind. 

In der Vergangenheit waren Intranet-Strategiephasen viel zu lang, teuer und theoretisch. Das Resultat sind demotivierte Projektteams, hohe Kosten und Konzepte, die von der Zeit und neuen Ideen oder Anforderungen überholt werden.

Aktuelle Trendthemen für Intranet-Einführungen

Die Generation der modernen Intranets benötigt deshalb auch ein modernes und agiles Vorgehen bei der Einführung. Dazu kommt ein stärkerer Fokus auf die Besonderheiten des mobilen Kanals und auf die vielfältigeren Zielgruppen eines Employee Experience Intranets:

Persona-Fokus: Die Merkmale und Bedürfnisse der wichtigsten Zielgruppen sollten klar sein und durchgängig berücksichtigt werden. Das betrifft sowohl die Planung von Anwendungsfällen, Navigation, Nutzeronboarding als auch Kommunikation beim Launch oder Maßnahmen, um die Nutzung nach Start des Intranets weiter zu optimieren.

Mobiler Fokus: Herkömmliche Intranets behandeln den mobilen Kanal oft mit geringer Priorität. Es ist ein sehr großer Unterschied, ob mobile Inhalte über eine responsive Seite nach zusätzlichem Login auf dem mobilen Gerät zu öffnen sind, oder ob die gesamte Nutzererfahrung rund um die mobile Nutzung von Anfang an mit optimiert wird. Moderne Intranets werden diesem Aspekt deshalb während der Planung und Einführungen viel Aufmerksamkeit widmen.

Agiler Fokus: Ein wichtiger Teil dessen, was ein interaktives Intranet ausmacht, ist nur eingeschränkt planbar, sondern entsteht erst mit der Zeit aus der Interaktion mit den Nutzern. Wenn wir über eine Vorgehensweise für die Einführung eines modernen Intranets nachdenken, ist eine komplette Planbarkeit der Ereignisse eine Illusion. Es gilt deshalb, Planung und Improvisation bewusst miteinander zu kombinieren, um einerseits einen planerischen Rahmen zu stecken und andererseits durch Improvisation Chancen aus dem Moment heraus zu erkennen und zu ergreifen. Improvisation wird in der modernen Managementlehre nicht mehr als Fehlfunktion von Planung gesehen, sondern ist ein geeignetes Mittel, um unter komplexen und dynamischen Bedingungen überhaupt handlungsfähig zu bleiben

Staffbase Employee Experience Framework
Wir nennen das Staffbase Einführungsmodell Employee Experience Framework. Es eignet sich ebenso für die Einführung von Mitarbeiter-Apps. Meist ist die App ein erster Schritt bei der agilen Einführung eines Intranets.

Fazit

Ein Intranet als Tool ist einfach erst mal nur da. Ob es hilfreich, übersichtlich oder glaubwürdig ist, entscheidet jeder einzelne Nutzer jeden Tag aufs neue. Moderne Intranets werden deshalb der Optimierung der Nutzungserfahrung in der Planung, Umsetzung und Weiterentwicklung viel Raum einräumen. Diese Nutzungserfahrungen (Employee Experience) trotz vielfältiger Zielgruppen , Kanäle und Erwartungen immer persönlicher und passender zu machen, ist unsere Vision für moderne Intranets.

Wie sehen Sie das und welche Fragen beschäftigen Sie dazu? Senden Sie mir gern ein Nachricht via LinkedIn. Ich bin gespannt auf Ihre Meinung!