Derzeit gibt es zahlreiche Bemühungen, die Ausbreitung des Coronavirus Sars-CoV-2 so gering wie möglich zu halten. Immer mehr Unternehmen empfehlen ihren Mitarbeitern deshalb von zuhause aus zu arbeiten. Dadurch stellt sich allen Betroffenen die Frage, wie die Zeit in den eigenen vier Wänden möglichst produktiv gestaltet werden kann. Für die Produktivität ist vor allem die richtige Kommunikation wichtig, da sich die Mitarbeiter nicht vereinsamt oder abgeschnitten fühlen sollen.

Die Kommunikation innerhalb von Teams ist in dieser herausfordernden Zeit mehr denn je der Schlüssel für produktives Arbeiten. Doch verändert sich der Anspruch an die interne Kommunikation im Home-Office? Und wie sieht erfolgreiche Kommunikation im Home-Office aus?

Dieser Artikel gibt Ihnen 5 Tipps an die Hand, wie Sie Ihre interne Kommunikation auf die neue Situation anpassen können, sodass Ihr Unternehmen auch in Krisenzeiten maximal produktiv bleibt.

1. Bleiben Sie auch im Home-Office vernetzt!

Die stärkste Vernetzung am Arbeitsplatz findet durch gemeinsame Essenspausen statt. Durch mehr oder weniger geplante Treffen im an der Kaffeemaschine lassen sich viele Mitarbeiter in Büros jedoch schnell ablenken, da man mit seinen Kollegen ins Reden kommt und so ab und an die Zeit vergisst. Diese Ablenkungen findet man im Home-Office nicht. Doch die zunächst hochgeschätzte Ruhe kann nach und nach in Gefühle der Einsamkeit umschlagen: Mitarbeiter fühlen sich vom Unternehmen und ihren Kollegen abgekapselt. 

Staffbase Clients Corona Stats

Um dem vorzubeugen hilft es, über Instant Messaging, Gruppennachrichten und regelmäßige Videokonferenzen in Kontakt zu bleiben. Vor allem während der Corona-Krise stieg die Anzahl interessierter Leser zum Vormonat um 74%, interne Kommunikatoren veröffentlichten sogar 163% mehr Nachrichten zu diesem Thema. Das zeigt die Dringlichkeit von Kommunikationsinstrumenten auf, die die Mitarbeiter auch im Home-Office erreichen. Diese Kommunikationstools schaffen Struktur im Home-Office. Es hilft den einzelnen Mitarbeitern aber auch dabei, sich vor Augen zu führen, dass die eigene Arbeit einen wichtigen Teil zu dem großen Ganzen des Unternehmens beiträgt. Führungskräfte können beispielsweise in täglichen 15-Minuten-Calls mit dem Team in den Arbeitstag starten. Das hat Vorteile für beide Parteien: Auf der einen Seite können die Mitarbeiter offene Fragen klären und auf der anderen Seite sieht die Führungsperson, an welchen Stellen es Handlungsbedarf gibt. So können Prioritäten schnell korrigiert und Probleme gemeinsam gelöst werden. 

Um in Calls und regelmäßigen Videokonferenzen nicht den Überblick zu verlieren, sollte man sich ein paar grundlegende Meeting-Regeln zu Herzen zu nehmen: 

👥 Zunächst ist die Teilnehmerzahl auf die Mitarbeiter begrenzen, die für das Meeting unabdingbar sind. 

📋 Außerdem ist eine vorher erstellte inhaltliche und zeitliche Agenda empfehlenswert, die mit allen Mitgliedern des Meetings geteilt wird. Während der Konferenz ist es wichtig, durch einen Protokollanten wichtige Learnings festzuhalten. 

📹Während der Meetings im Home-Office ist es wichtig, den Videochat zu nutzen. Die meisten Laptops haben eine integrierten Kamera. In einem Telefongespräch mit mehreren Personen ist es wesentlich schwieriger, Stimmen den einzelnen Teilnehmern zuzuordnen, als in Videochats. Außerdem werden übers Telefon Botschaften, die über Körpersprache übermittelt werden, nicht erkannt. Besonders effektiv kommuniziert man also nur im Videochat.

2. Formulieren Sie klare Erwartungen an die Kommunikation im Home-Office

Führungspersonen müssen klar kommunizieren, was sie von jedem Mitarbeiter an jedem einzelnen Tag erwarten. Unternehmen waren bis vor kurzem noch vorsichtig dabei, Home-Office-Möglichkeiten anzubieten, da sie befürchteten, dass die Mitarbeiter die Situation für ihre persönlichen Vorteile ausnutzen. Die Mitarbeiter sehen das ganz anders, fast zwei Drittel (65%) der Arbeitnehmer denken, dass sie von zuhause aus effektiver arbeiten.

Während der Coronavirus-Pandemie sollte jedes Unternehmen, das seiner Belegschaft Home-Office ermöglichen kann, darauf zurückgreifen. Für Führungskräfte bedeutet das, darauf achten zu müssen, ob alle Mitarbeiter ihre Aufgaben rechtzeitig und mit gleichbleibender Qualität erledigen. Dabei sollten sie sich nicht nur auf die quantitative Zeiterfassung ihrer Teammitglieder fokussieren. Durch Instrumente wie elektronische Zeitstempel löst man bei den Mitarbeitern Misstrauen und Unzufriedenheit aus, da sie sich kontrolliert fühlen. Zum Messen der Produktivität eignen sich Aufgaben-Verwaltungs-Dienste, die von allen Teammitgliedern online eingesehen werden können. Beliebteste Verwaltungstool sind Asana, Trello und Monday.com.

Trello Aufgabenverteilung Bildschirmfoto
Quelle: https://trello.com/home
Asana Aufgabenverteiling Bildschirmfoto
Quelle: https://asana.com/de/product/timeline

3. Definieren Sie Verfügbarkeiten und Erreichbarkeiten aller Mitarbeiter während des Home-Office

Um sicherzustellen, dass Aufgaben in der vorgegebenen Zeit geschafft werden, müssen Kommunikationsrichtlinien unter allen Führungskräften klar festgelegt werden. Dafür sollten Sie sich einige Fragen stellen:

Wird von den Mitarbeitern erwartet, während der ganzen Zeit erreichbar zu sein? Oder sollen sie nur zu bestimmten Zeiten online sein? Können die Mitarbeiter ihre externen Termine auch online oder telefonisch wahrnehmen?

Klare Vorgaben über Verfügbarkeiten und Erreichbarkeiten führen zu einer besseren Koordination von beruflichen und privaten Pflichten, wie die Kinderbetreuung oder Arztbesuche.

Es ist außerdem wichtig, klare Regeln für bevorzugte Wege der Kommunikation festzulegen. Dadurch haben Home-Office-Mitarbeiter eine bessere Vorstellung davon, was von ihnen erwartet wird und wissen, wo sie wichtige Informationen finden.

Beliebte interne Kommunikationstools sind Google Hangouts, Zoom und Slack. Außerdem sind besonders in Krisenzeiten eigene Mitarbeiter-Apps eine wichtige Informationsquelle für die Mitarbeiter. Die einzige Möglichkeit, die gesamte Belegschaft heutzutage jederzeit zu erreichen, ist über deren private Smartphones und den darauf installierten Apps. Mit Hilfe der App Staffbase NOW kann man nicht nur schnell und einfach mit allen Mitarbeitern kommunizieren, sondern darüber hinaus auch kurzfristig neue Informationen zielgerichtet verteilen. In der aktuellen Corona-Krise ermöglicht Staffbase seinen Neukunden, die App innerhalb von 3 Tagen allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen.

Krisenkommunikation Staffbase NOW

4. Reflektieren Sie Ihre Home-Office-Richtlinien regelmäßig

Um sicherzustellen, dass Home-Office-Richtlinien so erfolgreich wie möglich sind, können regelmäßige Feedback-Runden mit dem Team und innerhalb der Führungskräfte-Riege helfen.

Folgende Fragen sollten Sie zur Reflektion Ihrer Home-Office-Richtlinien nutzen: 

💡  Was sind die größten Herausforderungen, die während des Home-Office entstehen?

😥  Was fehlt mir und meinen Mitarbeitern aus dem Büro?

💪  Wie wird die eigene Produktivität eingeschätzt? Hat sie sich verändert?

🖥️  Ist die nötige technische Ausstattung im Home-Office vorhanden? 

Home Office Desk With Multipe Open Screens

Neben Rücksprachen können Sie Umfragen nutzen, um herauszufinden, was die Mitarbeiter über die aktuelle Kommunikation denken und sie anschließend wirksam verbessern. Eine Zwei-Wege-Kommunikation garantiert Erfolg, das heißt, dass nicht nur alleine das Wort der Führungskraft, sondern auch die Meinungen aller Mitarbeiter fester Bestandteil der Kommunikation sein müssen.

5. Vertrauen Sie Ihrem Team 

Misstrauen im eigenen Team führt dazu, dass Führungspersonen ihre Mitarbeiter im Home-Office kontrollieren. Das kann darin resultieren, dass die Führungskraft Zeit verliert und ihren eigenen Aufgaben nur unzureichend nachkommen. Das kann aber auch dazu führen, dass die die Mitarbeiter darüber verstimmt sind, ständig kontrolliert zu werden. Eins steht fest: Misstrauen sorgt für schlechte Stimmung im Team. 

Erfolgreiche Home-Office-Richtlinien basieren auf Vertrauen und Wertschätzung zwischen Führungskräften und ihren Mitarbeitern. Wenn Mitarbeiter nicht vertrauensvoll handeln, muss der Manager dementsprechende Konsequenzen ziehen. Das kann auf der einen Seite durch eine Anpassung der Kommunikationsrichtlinien im Home-Office geschehen oder aber durch ein individuelles Gespräch mit dem Mitarbeiter. Wertschätzung und Vertrauen helfen unter dem Strich dem ganzen Unternehmen weiter und ermöglichen auch eine hohe Produktivität im Home-Office.