Chemnitz ist eine der wachstumsstärksten Städte Deutschlands und mit über 250.000 Einwohnern die drittgrößte Stadt in Sachsen. Das bedeutet viel Arbeit. Von Ordnungsbeamten über Angestellte in Kindertagesstätten bis hin zu den Feuerwehrleuten: Die Stadtverwaltung Chemnitz hat über 4.400 Angestellte, die an den verschiedensten Standorten verteilt sind. Alle Mitarbeiter zu erreichen ist da eine echte Herausforderung, auf welche die Stadt eine Antwort gefunden hat: Eine eigene Mitarbeiter-App.

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Fotograf: Dirk Hanus

Herausforderungen in der internen Kommunikation von Kommunen

Bisher bestand die Interne Kommunikation der Stadt Chemnitz aus einem Mitteilungsblatt, das interne Informationen enthielt und alle 3 bis 4 Wochen erschien. Zudem gab es das Intranet, auf das lediglich die 1.800 Angestellten mit Computerarbeitsplatz Zugriff hatten. Mit diesen Maßnahmen konnten nicht alle Mitarbeiter erreicht werden. Probleme, die nicht nur die Stadtverwaltung Chemnitz kennt.

Ihr Ziel war es deshalb, die Mitarbeiter zuverlässig über aktuelle Themen zu informieren und auch die Angestellten zu erreichen, die keinen regulären Schreibtisch haben, wie Gärtner oder Erzieher. Im März 2019 haben sich Vertreter aus der internen Kommunikation, der Personal- und IT-Abteilung zusammengesetzt, um gemeinsam eine moderne und digitale Lösung zu finden.

Wenn Kommunen sich dazu entschließen ihre interne Kommunikation zu optimieren, dann erhoffen Sie sich folgende Wirkung:

👉 Vom Amtsleiter im Büro bis zum Erzieher in der Kita: Sie möchten endlich zuverlässig alle Mitarbeiter erreichen.

👉 Die richtigen Infos an die richtigen Personen senden: Sie wollen wichtige News schnell mit ausgewählten Zielgruppen teilen.

👉 Sicher die Organisationskultur stärken: Eine Lösung muss alle Sicherheitsstandards erfüllen und EU-GDPR konform sein.

Eine Mitarbeiter-App als zeitgemäße Lösung

Das erklärte Ziel hat die Stadt Chemnitz nun erreicht. Als erste deutsche Großstadt führte sie im August 2019 eine Mitarbeiter-App auf der Basis von Staffbase ein, die sich alle Angestellten auf ihr eigenes Smartphone herunterladen können. Dort finden sie alle relevanten Informationen für ihren Arbeitsalltag, Dienstanweisungen, sowie aktuelle Neuigkeiten aus der Stadtverwaltung und den einzelnen Behörden an einem zentralen Ort. Hinzu kommt eine Chat-Funktion, mit der sich die Mitarbeiter untereinander vernetzen können und ein digitales schwarzes Brett (“Social Wall”), auf dem die Benutzer Fotos posten und kommentieren können. Dadurch gibt es nicht nur Top-Down-Kommunikation, wo der Informationsfluss vom Arbeitgeber oder dem leitenden Management ausgeht, sondern auch eine Vernetzungsmöglichkeit zwischen den Angestellten und vom Angestellten zum Vorgesetzten. Jedem Mitarbeiter wird so eine Stimme gegeben.

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Die Social Wall der SVC2go-App

Die Begeisterung der Mitarbeiter zeigt sich in den Kennzahlen. Nach nur einem Monat sind schon 1.500 Personen registriert – das entspricht rund einem Drittel der Stadtangestellten. Vor allem die Mitarbeiter ohne Computerarbeitsplatz werden durch die App einfacher und schneller erreicht.

Wir möchten mit der App alle Mitarbeiter erreichen, von unseren jungen Azubis bis hin zu unseren langjährigen Kollegen im Team. Unsere Mitarbeiter haben mit der SVC2go-App einen zeitgemäßen Zugang zu allen Themen der Stadt, der von vielen sehr gut angenommen wird. Wir sind begeistert, dass die App von den Mitarbeitern so vielfältig genutzt wird. Ich finde es wunderbar, dass sich diese Idee, die wir gemeinsam hatten, so schnell hat umsetzen lassen.

Barbara Ludwig, Oberbürgermeisterin der Stadt Chemnitz

Wer wagt, der gewinnt!

Die Stadt hat sich mit dem Projekt aus der Komfortzone getraut und sich auf den digitalen Wandel eingelassen. Dem Projektteam war klar, dass trotz eher konservativer Strukturen einer Stadtverwaltung, eine mobile Lösung eben diese modernisieren kann.

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Die SVC2go-App mobil und am Schreibtisch

Die bisherigen Highlights

Zu den schönsten Momenten seit Start der Mitarbeiter-App gehört der Live-Ticker zum Chemnitzer Firmenlauf. Hier haben die teilnehmenden Teams aus der Verwaltung Bilder gepostet, kommentiert, geliked und sich gegenseitig angespornt. Ein weiteres Highlight sind die Videobotschaften der verschiedenen Bürgermeister. Das neue Format und die persönliche Ansprache kommen bei den Mitarbeitern der Verwaltung sehr gut an, was sich vor allem an den vielen “Likes” ablesen lässt.

Übrigens:

In der SVC2go-App gibt es auch einen öffentlichen Bereich. Dort findet man nach Download der App unter anderem Informationen über die Bewerbung zur Kulturhauptstadt 2025, Stellenangebote und weitere Neuigkeiten über Chemnitz. Die SVC2go-App kann über verschiedenste Endgeräte wie Smartphones, Tablets und als Web-Version genutzt werden. So passt sie sich den Bedürfnissen der unterschiedlichen Nutzer an.

Zusammenfassung:

Stadt Chemnitz Zusammenfassung Mitarbeiterapp Staffbase

Sie interessieren sich für eine Mitarbeiter-App wie die der Stadtverwaltung Chemnitz?

Hier sind 2 Dinge, die sie als nächstes tun können:

1. Mitarbeiter-App einfach ausprobieren.

Wir können darüber schreiben, wir können darüber sprechen, aber es gibt nichts besseres, als es selbst einmal zu testen. “Ah, jetzt habe ich es verstanden!” ist das, was wir normalerweise von unseren Kunden hören, die eine Demo mit uns machen.

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2. Von großen Unternehmen und deren Mitarbeiter-Apps lernen.

Wir möchten Sie nicht mit Ihrem neuen Kommunikationstool alleine lassen, darum gibt es das Mitarbeiter-App-Handbuch. Hier finden Sie alle Details von A bis Z, die es bei einer Mitarbeiter-App zu beachten gilt, zusammen mit wertvollen Praxisbeispielen:

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