Mitarbeiterbefragungen haben sich in den letzten 10 Jahren rasant entwickelt. Unabhängig von Größe, Alter oder Industrie binden Unternehmen ihre Mitarbeiter*innen weltweit stärker ein und nutzen Mitarbeiterbefragungen als elementaren Bestandteil einer nachhaltigen Strategie.

Gibt es ein bestes Format? Die große Mitarbeiterzufriedenheitsbefragung einmal im Jahr oder regelmäßige, kurze Pulschecks? Unsere persönliche Erfahrung aus der Arbeit mit verschiedensten Unternehmen hat gezeigt: Jede Kultur und jede Organisation hat eigene Bedürfnisse.

Sarah Manes ist Expertin für Mitarbeiterbefragungen und gibt uns hier einen Überblick  über die wichtigsten Befragungsarten, einen Leitfaden für die Umsetzung und ihre Top 25 Beispielfragen.

Inhalte

  1. Mitarbeiterbefragungen: Was ist der Status quo?
  2. Die 5 wichtigsten Arten der Mitarbeiterbefragung
  3. Leitfaden für die Durchführung von Mitarbeiterbefragungen
  4. Einen Fragebogen erstellen: Beispielfragen für erfolgreiche Mitarbeiterbefragungen
  5. Mitarbeiterbefragungen und der Betriebsrat
  6. Zentral für jede Mitarbeiterbefragung: Datenschutz und Anonymität
  7. Flexibel bleiben: Mitarbeiterbefragung als kontinuierlicher Prozess

1. Mitarbeiterbefragungen: Was ist der Status quo?

Der Trend geht weg von einem statischen Prozess hin zu einem kontinuierlichen Dialog zwischen Mitarbeiter*innen und Management. War vor ein paar Jahren noch die jährliche firmenweite Befragung üblich, hat sich dank der Möglichkeiten der Digitalisierung eine neue Feedbackkultur etabliert:

Sogenannte Pulschecks oder Pulsbefragungen erlauben regelmäßiges Feedback zu wichtigen Themen oder helfen, die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit zu messen. Gleichzeitig ermöglichen die kürzeren und zeitnahen Befragungen, in Echtzeit mit den erhaltenen Daten zu arbeiten. Auch operative Themen (z. B. Veränderungsmanagement) können problemlos angesprochen werden. Je nach Unternehmen und Branche muss dieser Dialog unterschiedlich gestaltet werden und kann verschiedene Formen annehmen.

Sarah Manes, Product Lead People Analytics bei Staffbase, spricht über den aktuellen Stand von Mitarbeiterbefragungen in 2021.

2. Die 5 wichtigsten Arten der Mitarbeiterbefragung

In den letzten Jahren ist eine Vielzahl an Arten, Systemen und Formaten der Mitarbeiterbefragung entstanden. Einige Modelle haben sich bewährt und werden heute in vielen Unternehmen genutzt:

Jährliche Befragungen

  • aktuelle Stimmung und Meinung der Mitarbeiter*innen erhalten
  • Erschließen von Faktoren, die langfristig zufrieden oder unzufrieden machen 
  • große Themen ermitteln, die Mitarbeiter*innen beschäftigen
  • es muss weit im Voraus klar sein, welche Themenbereiche abzudecken sind
  • größere Formate mit Projektcharakter: Daten müssen sauber aufgesetzt, die Befragung sinnvoll gestaltet und Kommunikation sowie Folgeprozesse genau geplant werden

Themenbefragung

  • Befragungen über das gesamte Jahr verteilt
  • durch Teilung in Themenblöcke Informationen zu jeweiligen Problembereichen erhalten
  • Befragungen geben tiefen Einblick in bestimmte Themenfelder
  • trotz kürzerer Gestaltung jährliches Feedback zu jedem Bereich
  • häufig als Anschlussbefragung für große Mitarbeiterbefragungen genutzt

Puls-Befragungen 

  • mehrfache Befragung im Jahr (z. B. einmal im Quartal)
  • beinhalten zumeist wiederkehrende Fragen
  • Veränderungen können schnell erkannt werden
  • geben Möglichkeit, aktuelle Themen aufzugreifen
  • ermöglichen bessere Reaktion auf Problemherde

Stimmungsbarometer

  • wöchentlich oder zweiwöchentlich durchgeführt
  • gibt aktuelles Bild über Stimmung und Themenfelder
  • gibt Mitarbeiter*innen Möglichkeit, Probleme anzusprechen
  • Ideen in Form von Feedback einholen
  • kurzfristige Rückmeldung hilft, aktuelle Problematiken schnell zu erkennen
  • simple Designs (z.B. 5-Sterne-Bewertungen) vereinfachen das Antworten

Instant-Feedback

  • oft genutzt in Konferenzen oder Meetings als sog. Live-Feedback 
  • hilft Funktionalität von Prozessen schnell zu überprüfen
  • ermöglicht kurzfristige Antworten auf Thematiken, um ggf. schnell zu handeln
  • greift Themen außerhalb des gewöhnlichen Handlungsrahmens auf
  • in Zeiten von Veränderungen genutzt (u.a. Corona), da oft schnelle und spontane Entscheidungen getroffen werden müssen
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3. Leitfaden für die Durchführung von Mitarbeiterbefragungen

Welche dieser Befragungsarten am sinnvollsten ist, kann je nach Unternehmen, Zielen und Arbeitsweisen variieren. Beim Einführen regelmäßiger Mitarbeiterbefragungen sollten Sie den gewünschten Prozess sorgfältig planen. Verschiedene Faktoren sollten hier beachtet werden:

Wer sind meine Stakeholder?

Wen sollten Sie involvieren oder informieren? Wer ist betroffen oder profitiert, wenn Sie beschließen, Befragungen durchzuführen? Bevor ein Prozess gewählt werden kann, müssen Sie die jeweiligen Stakeholder in Betracht ziehen: Die Mitarbeiter*innen, die Führungskräfte, den Betriebsrat, den Personalbereich, die Geschäftsführung, den Datenschutz und das Unternehmen selbst.

Es muss erarbeitet werden, was für all diese Parteien das Wichtigste ist. Wie können Mitarbeiterbefragungen beispielsweise sowohl Führungskräften als auch dem mittleren Management helfen, das Unternehmen weiterzubringen? Im Zentrum einer Mitarbeiterbefragung sollten jedoch die Mitarbeiter*innen stehen und wie deren Zufriedenheit gewährleistet werden kann. 

Was sind meine Ziele?

Als nächstes sollten Ziele bestimmt werden. Warum führen Sie eine Befragung durch? Was wollen Sie mit der Befragung erreichen? Geht es um ein Verständnis der aktuellen Themen im Unternehmen? Brauchen Sie Feedback zu bestimmten Bereichen, Projekten oder Veränderungen? Möchten Sie einen kontinuierlichen Austausch mit den Mitarbeiter*innen und stetige Veränderung auf Basis des Feedbacks? Oder geht es Ihnen um die Messung von KPIs und der Bewertung bestimmter Themenbereiche?

Hier ist es wichtig, im aktuellen Kontext zu bleiben, denn Themen müssen für die Mitarbeiter*innen relevant sein, um deren Interesse zu wecken. Generell sind firmenspezifische Themen schnell gefunden, da sich diese an aktuellen Herausforderungen orientieren. Was bewegt Ihr Unternehmen, Ihre Kund*innen, Ihre Prozesse? Diesen Themen muss entsprechender Freiraum gelassen werden, um sie dann in einem größeren Rahmen anzugehen. Nur so können problematische Themen klar definiert und Fragen sinnvoll ausgesucht werden.

Beliebte Themen Benchmarking Studie Artikel Mitarbeiterbefragung
Aus der Benchmarking Studie digitale Mitarbeiterkommunikation der Universität Leipzig: Exzellente Organisationen setzen stärker auf bei Mitarbeiter*innen beliebte Themen. An diesen sollten sich auch die Ziele des Unternehmens orientieren.

Welches Format ist das richtige?

Wie oben gesehen, gibt es verschiedene Befragungsformate, die je nach Problematik Vor- und Nachteile haben. Zum einen sollten Sie darauf achten, dass die Befragungsart zum gesetzten Zeitfenster der gewählten Ziele passt. Zum anderen sollten Sie bestimmen, ob hier lediglich ein Stimmungsbarometer hilft oder es um inhaltliche Themen geht. Benötigen Sie Antworten auf spezifische Fragen oder bringt eine offene Abfrage mehr? Soll die Befragung kurz und prägnant gehalten oder detaillierter gestaltet werden? Sehen Sie ein konkretes Problem, aber haben keinen Lösungsansatz, kann statt einer Abfrage auch eine Ideensammlung helfen. Ziele und Stakeholder geben auch hier die passende Umsetzung vor.

Wie sollten Ergebnisse kommuniziert werden?

Damit kontinuierliche Befragungen nicht im Sande verlaufen, sondern effektiv zu Resultaten führen, müssen Sie diese entsprechend kommunizieren. Nur wenn Prozesse und Ergebnisse richtig gehandhabt werden, können Mitarbeiter*innen herbeigeführte Veränderung sehen und verstehen.

Sie müssen Ihren Mitarbeiter*innen nicht unmittelbar nach Abschließen einer Befragung die perfekte Auswertung vorlegen. Oftmals ist das auch nicht möglich. Fürs Erste reicht es, eine Übersicht mit grundlegenden Informationen zu teilen (z. B. generelle und bisherige Teilnehmerzahlen), um das Interesse zu wecken und die Motivation zu fördern.

Ergebnisse sollten in Abteilungen aufgebrochen und an die jeweiligen Teamleads kommuniziert werden, damit diese entsprechend reagieren können. Die Daten verschiedener Teams in einen firmenweiten Kontext zu setzen hilft, Problemfelder besser zu ermitteln. Genauso sollten Stärken und positive Entwicklungen geteilt und gelobt werden.

Destribution Benchmarking Studie Artikel Mitarbeiterbefragung(3)
Aus der Benchmarking Studie digitale Mitarbeiterkommunikation der Universität Leipzig: Die Distributon von Digitalem Content im Unternehmen ist nicht immer einfach, doch nötig um mit Hilfe von Mitarbeiterbefragungen langfristig einen Unterschied zu machen.

4. Einen Fragebogen erstellen: Beispielfragen für erfolgreiche Mitarbeiterbefragungen

Fragen je nach Ziel und Unternehmen variieren, daher gibt es keine allgemeingültige Musterlösung für die Wahl der Fragen. Zudem bleibt diese abhängig vom Format der gewählten Befragung. Es gibt jedoch einige durchweg sinnvolle Themenfelder, unabhängig von Branche und Unternehmen. Diese sind zumeist an Bereiche der Mitarbeiterzufriedenheit gebunden:

  • Führung: Glaubst du, dass deine Führungskraft dir gute Weisungen für deine Arbeit gibt?
  • Team: Hast du das letzte Mal, als du mit einer Aufgabe Schwierigkeiten hattest, eine*n Kolleg*in um Hilfe gebeten?
  • Work-Life-Balance: Kannst du sowohl deinem Job als auch deinem Privatleben gerecht werden?
  • Identifizierung mit dem Unternehmen: Wie wahrscheinlich ist es, dass du dein Unternehmen Freund*innen oder Bekannten als Arbeitgeber weiterempfehlen würdest?
  • Kommunikation: Fühlst du dich ausreichend informiert über Veränderungen in der Firma, die dich und deine Arbeit betreffen?

Weitere Musterfragen finden Sie in unserem kostenlosen Template! ⤵️

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Gerade bei der regelmäßigen Pulsbefragung hilft es, operative Fragen und Metafragen zu mischen, also solche Fragen, die aktuelle Themen im Unternehmen betreffen und solche zum Thema wiederkehrender KPIs. So können Sie beim Erarbeiten von aktuellen und langfristigen Themen eine Balance schaffen.

Zudem sollte darauf geachtet werden, dass der richtige Ton getroffen wird. Befragungen müssen so formuliert werden, dass Ihre Mitarbeiter*innen sich mit der Sprache identifizieren können. Auch diese kann je nach Unternehmen variieren. Am wichtigsten bleibt die einfache Handhabung: Wenn Mitarbeiter*innen ermutigt werden sollen zu antworten, muss das Tool für die Befragung zugänglich bleiben. Das gilt besonders für Kolleg*innen fern vom Schreibtisch.

Artikel Mitarbeiterbefragung Leitfaden Beispiel Pulscheck Produkt Foto
Beispiel für eine mögliche Fragestellung in den Pulsbefragungen der Staffbase-Plattform.

5. Mitarbeiterbefragungen und der Betriebsrat

Die Mitarbeiter*innen bleiben zentraler Stakeholder im Mitarbeiterbefragungsprozess und das Ziel einer Befragung sollte bleiben, diesen eine Stimme zu geben. Ein proaktives Zusammenarbeiten und die frühzeitige Einbindung des Betriebsrates helfen daher, das Angehen von Maßnahmen und das Aufsetzen einer Feedbackkultur zu vereinfachen. Zudem hilft es Vertrauen zu etablieren, da viele Mitarbeiter*innen eher dem Betriebsrat als der Geschäftsführung vertrauen. Es ist ratsam, gerade Fragen des Datenschutzes und der Funktionalität mit dem Betriebsrat zu klären, damit dieser von Mitarbeiter*innen gestellte Fragen zum Thema beantworten kann.

Sarah Manes, Product Lead People Analytics bei Staffbase, spricht über das Thema Betriebsrat bei Mitarbeiterbefragungen.

6. Zentral für jede Mitarbeiterbefragung: Datenschutz und Anonymität

Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen

Sie sollten das Thema Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen nicht auf die leichte Schulter nehmen. Für jede Art der digitalen Befragung die ein Feedbacksystem beinhaltet, muss dieser gewährleistet bleiben. Vor allem solche Formate, die Daten Ihrer Mitarbeiter*innen verarbeiten und das Aufarbeiten dieser Daten zulassen. Daher gilt es als Erstes zu kontrollieren, ob ein Anbieter DSGVO-konform ist.

Seit 2018 gibt die EU-Datenschutz-Grundverordnung vor, wie mit Daten umgegangen wird. Diese Regelungen beziehen sich besonders auf Datensicherheit, Transparenz und Verfahrensdokumentation. Trotz dieser Vorgaben sollte die Thematik frühzeitig in Konzeption, Auswahl des Tools und Prozess für Befragungen eingebunden werden. Auch eine ISO 27001-Zertifizierung kann Ihnen hier Aufschluss darüber geben, ob ein Anbieter geschult ist, mit sensiblen Daten umzugehen und jegliche Datensicherheitsstandards auch wirklich umsetzt.

Über folgende Fragen sollten Sie sich Klarheit verschaffen: 

  • Werden Daten für die Durchführung der Befragungen gespeichert?
  • Werden diese Daten temporär oder permanent gespeichert?
  • Wo liegen die Daten?
  • Wie werden diese Daten verarbeitet?
  • Wer hat Zugang zu den Ergebnissen?

Anonymität bei Mitarbeiterbefragung

Sarah Manes, Product Lead People Analytics bei Staffbase, spricht über das Anonymität bei Mitarbeiterbefragungen.

Ob Anonymisierung ratsam ist oder nicht, bleibt ebenfalls abhängig von der Art der Befragung. Bei einer tieferen Meinungsabfrage oder einem gewünschten Textfeedback ist es wichtig, dass Mitarbeiter*innen wissen, dass Antworten nicht negativ auf sie zurückfallen. Damit Teilnehmer*innen sowohl Sorgen teilen als auch unangenehme Themen offen ansprechen können, müssen Sie einen sicheren Raum schaffen. Die Option einer anonymen oder vertraulichen Befragung kann hier helfen, Mitarbeiter*innen ihre Ängste zu nehmen. 

Doch auch diese Funktionalität hat ihre Vor- und Nachteile. Ist das Ziel einer Abfrage eine direkte und vor allem ehrliche Meinung, macht es Sinn, auf Anonymität („true anonymity”) zu setzen. Geht es Ihnen jedoch um eine Stimmungsabfrage oder bestimmte Thematiken (die z.B. Vorgänge oder Produkte betreffen) helfen offene Antworten. Vor allem bei einer Ideengenerierung ist es ratsam, Anonymität auszusetzen oder aber die Option zu geben, mit dem eigenen Namen für die Ideen zu stehen.

True Anonymity wird zwar oft beworben, ist allerdings selten gegeben. Zumeist nutzen Anbieter für Mitarbeiterbefragungen nicht wirklich anonymen, sondern eher vertraulichen („confidential”) Umgang mit den Daten. Namen und Informationen der Befragten werden nicht angezeigt, können aber theoretisch nachverfolgt werden.

7. Flexibel bleiben: Mitarbeiterbefragung als kontinuierlicher Prozess 

Am Ende kann jedoch keine noch so gute Planung jede Veränderung berücksichtigen. Mitarbeiterbefragungen bleiben immer ein agiler Prozess – vor allem über einen langen Zeitrahmen hinweg. Aktuelle Themen und Folgefragen sind abhängig von erarbeiteten Resultaten und gegebenen Antworten. Daher muss sich auf diese immerzu eingestellt und der Prozess kontinuierlich angepasst werden. 

Fürs Erste sollte Ihr Ziel sein, die Mitarbeiter*innen zum Antworten zu motivieren, abzuwarten, was passiert und mit der Zeit Prozesse, Ergebnisse und Resultate anzupassen. Über alle Bereiche hinweg bleibt der Austausch das Wichtigste. Gerade in schwierigen Zeiten ist es ratsam, Informationen zu teilen, Feedback einzuholen und Mitarbeiter*innen eine Stimme im Unternehmen zu geben.

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