Onboarding-Checklisten sorgen für ein konsistentes und umfassendes Onboarding-Erlebnis für alle neuen Mitarbeitenden. Hier erfährst du, worauf es beim Mitarbeiter-Onboarding ankommt. Außerdem kannst du kostenlos und mit nur einem Klick zwei verschiedene Onboarding-Checklisten als Vorlagen herunterladen: einmal aus Unternehmenssicht für Führungskräfte und die HR-Abteilung und einmal zum Aushändigen an die neue Mitarbeiter*in. Die Dokumente berücksichtigen zudem, ob die neue Mitarbeiter*in remote oder in Präsenz arbeitet.
Bevor wir uns die vier verschiedenen Onboarding-Checklisten anschauen, klären wir zunächst ein paar Basics.
Was ist Mitarbeiter-Onboarding?
Das Onboarding ist ein entscheidender Prozess, um neue Mitarbeitende in ein Unternehmen zu integrieren. Er umfasst mehr als nur die Einarbeitung in das spezifische Aufgabenfeld und beginnt mit sogenannten Preboarding-Aktivitäten. Dazu zählen das Versenden von Willkommenspaketen, das Vorbereiten von Arbeitsplätzen, die Sicherstellung des Zugriffs auf notwendige Systeme – sowie das Bereitstellen einer Onboarding-Checkliste.
Anschließend folgt die Orientierungphase, die eine offizielle Begrüßung umfasst, um die Unternehmenskultur, Mission, Werte und zentrale Richtlinien vorzustellen. Dabei unterzeichnen die Mitarbeiter*innen außerdem notwendige Formulare, zum Beispiel Compliance-Dokumente. Auf die jeweilige Rolle zugeschnittene Schulungen, Mentorenprogramme und Treffen mit Teammitgliedern tragen dazu bei, Beziehungen aufzubauen und sicherzustellen, dass die neuen Mitarbeitenden bereit sind, ihre Aufgaben zu erfüllen. Insgesamt hilft eine strukturierte Onboarding-Checkliste dabei, dass neue Mitarbeitende sich sofort eingebunden, vernetzt und unterstützt fühlen sowie die Unternehmenskultur kennenlernen.
Warum ist das wichtig? Laut BambooHR fühlen sich neue Mitarbeitende durch ein effektives Onboarding-Programm 18-mal stärker an ihren neuen Arbeitgeber gebunden im Vergleich zu Mitarbeitenden, deren Onboarding weniger effektiv war. Zudem gaben 89 Prozent an, dass ein erfolgreiches Onboarding dazu führte, dass sie „sehr motiviert“ bei der Arbeit waren. Außerdem war ihre Gesamtzufriedenheit mit dem Job 30-mal höher.
Warum du eine Checkliste für ein erfolgreiches Onboarding neuer Mitarbeiter*innen brauchst
Ein erfolgreiches Onboarding-Programm für Mitarbeitende ist weit mehr als nur eine Pflichtübung für die Personalabteilung. Jede Mitarbeiter*in durchläuft eine individuelle Reise. Tools, die ein individuell angepasstes Onboarding ermöglichen, können für alle Beteiligten äußerst vorteilhaft sein. Zusätzlich ist eines immer noch sehr hilfreich: die gute, alte Onboarding-Checkliste. Sie stellt sicher, dass alle wesentlichen Onboarding-Schritte abgedeckt sind, nichts übersehen wird und der gesamte Prozess reibungslos und organisiert abläuft.
Als Teil eines Pakets von Onboarding-Dokumenten hilft eine Checkliste, den Onboarding-Prozess zu standardisieren. Wenn sie effektiv umgesetzt wird, zeigt sie neuen Mitarbeitenden einen klaren und strukturierten Weg, um sich einzuleben und produktive und engagierte Teammitglieder zu werden.
Im Folgenden findest du zwei verschiedene Onboarding-Checklisten. Die erste hilft dem HR-Team oder der Führungskraft, neue Mitarbeitende willkommen zu heißen und einzuarbeiten. Die zweite kannst du der neuen Mitarbeiter*in aushändigen, damit auch sie immer weiß, wo sie sich auf ihrer Onboarding-Reise gerade befindet.
Du kannst diese Vorlagen über den folgenden Button mit einem Klick als .docx-Dokument herunterladen (Download startet automatisch). Selbstverständlich kannst du die Listen anschließend ganz individuell anpassen und mit einem eigenen Branding versehen, damit sie den Vorschriften, Prozessen und der Corporate Identity deiner Organisation entsprechen.
Onboarding-Checkliste für Führungskräfte und die HR-Abteilung
Die folgende Checkliste hilft dabei, dass von Arbeitgeberseite alle wichtigen Schritte systematisch abgedeckt werden. Sie bietet einen strukturierten Ansatz, mit dem Führungskräfte und die HR-Abteilung neue Mitarbeitende systematisch durch den Onboarding-Prozess begleiten können. Sie stellt Konsistenz, Effizienz und eine gründliche Integration der neuen Mitarbeitenden sicher.
Einige Punkte auf dieser Liste wird die Führungskraft zwar nicht selbst durchführen, sie sollte aber an den entsprechenden Stellen, wie etwa der Personalabteilung, nachfragen, ob der Schritt erledigt wurde.
Preboarding: 1–2 Wochen vor dem Startdatum
- Willkommens-E-Mail senden, einschließlich Arbeitsvertrag und Informationen zur Gehaltsabrechnung sowie Details zum Startdatum, Ankunftszeit, Parkmöglichkeiten und Kleiderordnung
- Arbeitsvertrag unterzeichnet zurückerhalten?
- Vorbereitung von Mitarbeiterunterlagen (Steuerformulare, Bankverbindung, Versicherung etc.)
- Zugänge zu Kommunikations- und Kollaborationstools einrichten/beantragen:
- Mitarbeiter-App
- Intranet
- Slack oder Teams
- HR-Systeme
- Arbeitsplatz vorbereiten
- Büroangestellte: Computer, Telefon und erforderliche Zugänge für rollenbezogene Software beantragen
- Blue Collar: Werkzeuge, Sicherheitskleidung etc.
- Mitarbeiterausweis, Schlüsselkarte o. ä. beantragen
- Orientierung und erste Treffen planen
Bei Remote-Mitarbeitenden (zusätzlich):
- Willkommenspaket und benötigte Ausrüstung (Laptop, Headset etc.) senden und sicherstellen, dass alles vor dem Startdatum ankommt
- Planung einer virtuellen Orientierung und erster Treffen
Erste Woche: Tag 1
- Ausgabe von Mitarbeiterausweis, Schlüsselkarte etc.
- Begrüßungssitzung (ggf. virtuell) durchführen und Rundgang durch Büro, Werkhalle, Betriebsgelände etc. anbieten
- Neue Mitarbeiter*in dem Team und wichtigen Stakeholder*innen vorstellen
- HR-Formulare und Compliance-Dokumente ausfüllen
- Arbeitsplatz einrichten, aktivieren und sicherstellen, dass alle Geräte funktionieren
- Überblick über die Mission, Werte und Kultur des Unternehmens geben (oft im Mitarbeiter-Handbuch enthalten)
- Organigramm bereitstellen
- Zeitplan und Erwartungen für die erste Woche besprechen
Bei Remote-Mitarbeitenden zusätzlich:
- Einführung in Best Practices für Remote-Arbeit und Kommunikationstools
Erste Woche: Tag 2–5
- Detaillierte Orientierung zu Unternehmensrichtlinien und -prozessen
- Durchführung von rollenbezogenen Schulungssitzungen (z. B. Software, Tools, Prozesse)
- Schulungsplan bereitstellen
- Zuordnung einer Mentor*in oder eines „Kultur-Buddys“, um die neue Mitarbeiter*in zu unterstützen
- Treffen mit der HR-Abteilung, um Fragen oder Anliegen zu klären
- Tägliche Check-ins mit der Führungskraft, um Fragen zu klären
- Einführung in laufende Projekte und Arbeitsabläufe
- Bereitstellung von Ressourcen und Dokumentationen
- Teilnahme an Teambesprechungen und informellen Zusammenkünften ermöglichen
Erster Monat: Woche 2
- Fortsetzung der rollenbezogenen Schulungen
- Regelmäßige Check-ins und Feedback-Sitzungen (wöchentlich) planen
- Fortschritte der neuen Mitarbeiter*in überprüfen und kurzfristige Ziele setzen
- Treffen mit funktionsübergreifenden Teams arrangieren
- Teilnahme an Unternehmensveranstaltungen und sozialen Aktivitäten fördern
- Klärung offener Fragen oder Anliegen
Erster Monat: Woche 3–4
- Durchführung zusätzlicher Schulungen nach Bedarf
- Beginn mit der Übertragung komplexerer Aufgaben und Verantwortlichkeiten
- Planung eines Treffens zur Diskussion der ersten Eindrücke und zur Einholung von Feedback
- Sicherstellen, dass sich die neue Mitarbeiter*in unterstützt und ins Team integriert fühlt
- Planung einer fortlaufenden Mentorschaft und Unterstützung
Bei Remote-Mitarbeitenden zusätzlich:
- Klärung offener Fragen oder Anliegen im Hinblick auf Remote-Arbeit und Prozesse
Erste 90 Tage: Monat 2
- Fortsetzung regelmäßiger Check-ins und Feedback-Sitzungen (alle zwei Wochen).
- Möglichkeiten bieten, größere Projekte zu übernehmen.
- Treffen mit der Unternehmensleitung arrangieren, um einen umfassenderen Einblick in das Unternehmen zu erhalten.
- Karriereentwicklungspläne und Wachstumschancen besprechen.
- Fortschritte bei den anfänglichen Zielen überprüfen und bei Bedarf anpassen.
Erste 90 Tage: Monat 3
- Fortsetzung regelmäßiger Check-ins und Feedback-Sitzungen (alle zwei Wochen)
- Ggf. Meetings mit der Unternehmensleitung oder Bereichsleitung, um Einblicke in größere Zusammenhänge zu erhalten
- Durchführung einer formellen Leistungsbewertung zur Evaluierung der Fortschritte der neuen Mitarbeiter*in
- Langfristige Ziele besprechen und Erwartungen für das nächste Quartal festlegen
- Feedback zum Onboarding-Prozess einholen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren
- Sicherstellen, dass sich die neue Mitarbeiter*in vollständig ins Team und in die Unternehmenskultur integriert fühlt
- Planung kontinuierlicher Unterstützung, beruflicher Weiterentwicklung und fortlaufender Mentorschaft
Bei Remote-Mitarbeitenden zusätzlich:
- Entwicklung von Strategien zur Optimierung der Remote-Arbeit
- Implementierung neuer Remote-Arbeitsprozesse oder Tools planen
- Feedback zum Remote-Onboarding-Prozess und der bereitgestellten Unterstützung einholen
- Sicherstellen, dass sich die Remote-Mitarbeiter*in vollständig in das Team und die Unternehmenskultur integriert fühlt – durch regelmäßige virtuelle Interaktionen
Onboarding-Checkliste für die neue Mitarbeiter*in
Eine Onboarding-Checkliste hilft nicht nur dem Unternehmen, sondern auch den neuen Mitarbeitenden. So wissen sie immer, welche Schritte sie in den ersten Tagen und Wochen durchlaufen werden und welche Punkte sie bereits abhaken konnten. Auch diese Vorlage kannst du an die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens anpassen und sie den neuen Mitarbeiter*innen vor oder an ihrem ersten Tag aushändigen.
Preboarding (vor dem Startdatum)
- Erhalt des Arbeitsvertrags
- Arbeitsvertrag unterschrieben zurückschicken
- Willkommens-E-Mail mit Details zum ersten Arbeitstag lesen
Bei Remote-Mitarbeitenden (zusätzlich):
- Benötigte Ausrüstung (Laptop, Headset etc.) erhalten?
Erste Woche: Tag 1
- Erhalt von Mitarbeiterausweis, Schlüsselkarte etc.
- Begrüßungssitzung und Rundgang durch Büro, Werkhalle, Betriebsgelände
- Teammitglieder und wichtige Stakeholder*innen kennenlernen
- HR-Formulare und Compliance-Dokumente unterzeichnen
- Überblick über Mission, Werte und Kultur des Unternehmens verschaffen
- Organigramm anschauen
- Arbeitsplatz einrichten und sicherstellen, dass alle neuen Geräte funktionieren
- Login für E-Mail-Konto und andere notwendige Software prüfen
- Besprechung des Zeitplans und der Erwartungen für die erste Woche
Bei Remote-Mitarbeitenden zusätzlich:
- Einführung in Best Practices für Remote-Arbeit und Kommunikationstools
Erste Woche: Tag 2–5
- Detaillierte Orientierung zu Unternehmensrichtlinien und -prozessen
- Durchführung von rollenbezogenen Schulungssitzungen (z. B. Software, Tools, Prozesse)
- Mit Schulungsplan vertraut machen
- Treffen mit der HR-Abteilung, um Fragen oder Anliegen zu klären
- Mentor*in oder „Kultur-Buddys“ kennenlernen
- Tägliche Check-ins mit der Führungskraft
- Einführung in laufende Projekte und Arbeitsabläufe
- Relevante Ressourcen und Dokumentationen lesen
- Teilnahme an Teambesprechungen und informellen Treffen
Erster Monat: Woche 2
- Fortsetzung der rollenbezogenen Schulungen
- Regelmäßige Check-ins und Feedback-Sitzungen (wöchentlich)
- Treffen mit funktionsübergreifenden Teams
- Teilnahme an Unternehmensveranstaltungen und sozialen Aktivitäten
- Klärung offener Fragen oder Anliegen
Erster Monat: Woche 3–4
- Durchführung zusätzlicher Schulungen nach Bedarf
- Meeting zur Diskussion der ersten Eindrücke und zur Abgabe von Feedback
Bei Remote-Mitarbeitenden zusätzlich:
- Klärung offener Fragen oder Anliegen im Hinblick auf Remote-Arbeit und Prozesse
Erste 90 Tage: Monat 2
- Fortsetzung regelmäßiger Check-ins und Feedback-Sitzungen (alle zwei Wochen)
- Karriereentwicklungspläne und Wachstumschancen besprechen
- Fortschritte bei den anfänglichen Zielen überprüfen und bei Bedarf anpassen
Erste 90 Tage: Monat 3
- Fortsetzung regelmäßiger Check-ins und Feedback-Sitzungen (alle zwei Wochen)
- Erhalt einer formellen Leistungsbewertung
- Langfristige Ziele besprechen und Erwartungen für das nächste Quartal festlegen
- Feedback zum Onboarding-Prozess geben
Bei Remote-Mitarbeitenden zusätzlich:
- Feedback zur Optimierung der Remote-Arbeit geben
- Bedarf neuer Remote-Arbeitsprozesse oder Tools formulieren
- Feedback zum Remote-Onboarding-Prozess und der bereitgestellten Unterstützung geben
Das waren die Onboarding-Checklisten für Führungskräfte, die HR-Abteilung und neue Mitarbeiter*innen. Hier noch mal ein paar Hinweise:
- Du kannst diese Listen über den oben stehenden Button direkt, kostenlos und ohne Angabe von Daten als .docx-Datei herunterladen.
- Diese Vorlagen kannst du selbstverständlich bearbeiten und auf deinen Bedarf anpassen.
Empfehlung
Die Vermittlung der Strategie ist ein wichtiger Bestandteil des Onboardings. In diesem Video erfährst du, worauf es dabei ankommt: