Wenn du bisher noch kein Tool für die Redaktionsplanung nutzt, bietet es sich an, mit einer eigens dafür konzipierten Excel-Tabelle (oder einem Google Sheet) zu starten. Damit du mehr Zeit für deinen Content hast, haben wir das bereits für dich erledigt. Lade jetzt unsere Redaktionsplan-Vorlage herunter.
Der Allrounder unter den Microsoft-Programmen kann ja wirklich so einiges. In puncto Redaktionsplan stößt Excel jedoch an seine Grenzen, weil wichtige Eigenschaften der modernen Kommunikation nicht berücksichtigt werden:
- Kommunikationsplanung und Redaktionsplanung sind komplexe Prozesse, an denen mitunter sehr große Teams beteiligt sind
- Unternehmen und Redaktionen betreuen mehr Kanäle und Formate als je zuvor
- Die geplanten Beiträge müssen noch einmal in den Editor des jeweiligen Kanals übertragen und von dort aus veröffentlicht werden
- Inhalte benötigen häufig Revisionen und Korrekturschleifen
Im Folgenden haben wir Argumente gesammelt, die für bzw. gegen die Redaktionsplanung in Excel sprechen. Außerdem zeigen wir, wie man mit einem professionellen Tool einen Redaktionsplan erstellen kann.
Vorteile: Was spricht für einen Redaktionsplan in Excel?
Da Excel-Tabellen scheinbar endlos erweitert werden können, finden hier alle Informationen Platz: Datum, Titel, Typ, Bearbeitungsstatus, Autor*in, Timings, Budget, Zielgruppen etc.
Dank farblichen und strukturellen Einstellungsmöglichkeiten und der Sortieren-Funktion bleibt der Redaktionsplan dabei (zumindest zu Beginn) übersichtlich. So wird auch die spätere Auswertung der Kommunikation vereinfacht.
Bei einer begrenzten Anzahl an Inhalten gibt ein Excel-Redaktionsplan einen guten Überblick über das ganze Jahr. So lassen sich beispielsweise Lücken in der Kommunikation frühzeitig erkennen und füllen oder neue Trends in die Redaktionsplanung integrieren.
Nachteile: Was spricht gegen einen Redaktionsplan in Excel?
Falls im Unternehmen keine Cloud-Dienste (wie etwa Microsoft 365 oder Google Workspace) genutzt werden oder nicht alle Mitarbeiter*innen Zugriff darauf haben, ist eine sehr bedeutende Schwachstelle die fehlende Möglichkeit der Synchronisation.
Das heißt, die vorgenommenen Änderungen werden nicht automatisch bei allen Kolleg*innen, die ein Exemplar des Redaktionsplans besitzen, angezeigt. Die Mitarbeiter*innen sehen sich gezwungen, den Redaktionsplan nach jeder Bearbeitung herumzuschicken. Das sorgt nicht nur für volle Postfächer, sondern auch für Chaos und die ewige Frage nach der aktuellsten Version.
Aber selbst mit einer funktionierenden Cloud-Umgebung gilt: Excel ist ein hervorragendes Tabellenkalkulationsprogramm – für viele tägliche Aufgaben in Marketingabteilungen, der externen und internen Kommunikation ist es aber einfach nicht ausgelegt.
Eines der größten Defizite von Excel in der Redaktionsplanung sind die diversen Medienbrüche: Es ist nicht möglich, einen Artikel für das Intranet, die Mitarbeiter-App oder einen digitalen Info-Screen auf dem Werksgelände in Excel zu erstellen und die automatische Veröffentlichung zu einem festgelegten Zeitpunkt vorzuplanen. Kommt es zu einer Änderung des Veröffentlichungstermins muss der Beitrag sowohl in der Excel-Tabelle verschoben als auch im Intranet-Editor umgeplant werden. Das ist nicht nur umständlich, sondern es steigt auch die Fehleranfälligkeit, da mehrere Tools parallel gepflegt werden müssen.
Zu einer erfolgreichen Redaktionsplanung gehört, seinen veröffentlichten Content zu analysieren, daraus zu lernen und diese Erkenntnisse in die zukünftige Planung einzubeziehen. Excel kann diesen Prozess nicht abbilden, da es nicht an deine Kanäle angeschlossen ist. Es kommt also zu einem weiteren Medienbruch im Prozess der Redaktionsplanung.
Was ist die Alternative zum Excel-Redaktionsplan?
Fehlende Publishing-Funktionen und keine automatische Analyse des Contents – das sind nur einige der Gründe, die Excel als Tool für die Redaktionsplanung disqualifizieren. Du wirst es spätestens dann merken, wenn du versuchst, die gesamte Kommunikation eines wachsenden Unternehmens zu steuern.
Aber was genau macht den perfekten Redaktionsplan eigentlich aus?
Der perfekte Redaktionsplan bietet nicht nur eine Übersicht über aktuelle Themen und Kampagnen. Er ist vielmehr eine ganzheitliche, kollaborative Plattform, die alle an der Kommunikation beteiligten Personen abholt und sie bei der täglichen Umsetzung unterstützt.
Dazu muss der Redaktionsplan verschiedene Informationen anzeigen, wie z. B.
- Titel,
- Bearbeitungsstatus,
- Veröffentlichungsdatum,
- Kanal,
- Format,
- Text,
- Kampagnenzugehörigkeit,
- Zielgruppe und
- Performance,
… und diese Informationen mit kollaborativen Funktionen verbinden.
So geht professionelle Redaktionsplanung
Wie das in der Praxis funktioniert? Zum Beispiel so: Eine intuitive Bedienoberfläche erleichtert es, Inhalte und Kampagnen mit wenigen Klicks zu bearbeiten. Der Redaktionsplan synchronisiert sich automatisch nach jeder Bearbeitung. So musst du den Inhalt nicht an zwei Stellen – in der Excel-Tabelle und im Intranet-Editor – ändern. Auf diese Weise ist außerdem Schluss mit dem Herumschicken des Redaktionsplans per E-Mail.
„Klingt cool, gibt es eine Lösung, die all das bietet?“ Klaro!
Das Staffbase Studio und Mission Control – Content strategisch planen, kollaborativ erstellen, veröffentlichen und die Wirkung messen
Es ist an der Zeit, dass ihr euch von Excel und den 25 weiteren Dokumenten, Listen, Boards und Tools verabschiedet, in denen ihr heute die Kommunikationsmaßnahmen für eure diversen Zielgruppen plant. Hier kommt die „Single Source of Truth“ für eure Kommunikationsplanung.
Mit dem Staffbase Studio und Mission Control lässt sich die Redaktionsplanung in unterschiedlichen Ansichten abbilden. Zum Beispiel als Redaktionskalender, der je nach Bedarf pro Woche oder Monat angezeigt werden kann. Oder in einer Art Gantt-Chart, die einen Überblick über alle Kampagnen bietet.
In all diesen Ansichten können Inhalte mit wenigen Klicks erstellt und eingeplant werden. Neben den Standardinformationen wie Status, Kanal und Veröffentlichungsdatum zeigt der Redaktionskalender auch die Zugehörigkeit der Inhalte zu aktuellen Kampagnen an. Natürlich steht für die bessere Übersicht eine Vielzahl von Filtermöglichkeiten zur Verfügung.
Viel mehr als reine Redaktionsplanung
Das Staffbase Studio und Mission Control sind viel mehr als ein reines Planungs-Tool. Sie bilden den Prozess dank eigens entwickelter Features in seiner ganzen Komplexität ab: von der Strategie und Planung über die kollaborative Content-Produktion inklusive Briefings und Reviews, das Publishing im Intranet, in der Mitarbeiter-App und auf digitalen Infotafeln sowie der Versand von E-Mails und SMS bis hin zur Wirkungsmessung deiner Kommunikation.
Das spart nicht nur bei Planung, Kreation und Veröffentlichung der Inhalte Zeit, sondern wirkt sich auf den Business Impact deiner Arbeit aus. Denn nun kannst du endlich Sichtbarkeit, Interaktion, Sentiment und Zustimmung zentral analysieren.
Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie dir Mission Control bei der Planung, Erstellung und Messung deiner Kommunikation helfen kann, dann schau doch mal auf dieser Seite vorbei.
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