Eine Mitarbeiter-App für das Personalwesen — Schritt für Schritt durch den Arbeitsalltag

Die amerikanische Arbeitslosenquote ist auf 4.6% gesunken. Das führt dazu, dass talentierte Arbeitskräfte auf dem Arbeitsmarkt hart umkämpft sind. Unternehmen sind nun gefordert und müssen eine neue Art des Arbeitsumfeldes für ihr wichtigstes Asset schaffen: Ihre Mitarbeiter.

Die Mitarbeiter an erste Stelle und Kunden an zweite zu setzen sowie sich vorrangig auf die Arbeitgebermarke zu konzentrieren, um die Kundenmarke zu verbessern, ist keine Zukunftsmusik mehr und wird bald in allen Industrien zum guten Ton gehören.

Mobile Kommunikation und neue Technologien am Arbeitsplatz sind ein großer Teil dieser Entwicklung. Mehr als die Hälfte aller großen Organisationen haben zum Beispiel angedeutet, dass Ihre Mitarbeiter ihr Smartphone gerne mehr am Arbeitsplatz nutzen möchten.

Auf dieser Grundlage ist es kein Wunder, dass die Nutzung von Apps am Arbeitsplatz immer weiter zunimmt. Mitarbeiter-Apps erhöhen die Mitarbeiterbindung, Transparenz und verbessern letztendlich die Arbeitgebermarke.

Aber Apps können nicht nur für die interne Kommunikation genutzt werden, sondern auch speziell im Personalwesen. Wie das?

1. Werben Sie Talente an und rekrutieren Sie die Besten

Die Arbeitslosenquoten sind am Tiefpunkt und der Kampf um Talente hat sich auf den globalen Markt ausgeweitet. In diesem neuen Umfeld kann Ihnen eine Mitarbeiter-App auf drei verschiedenen Leveln helfen. Einerseits, um Talente anzuziehen, andererseits um diese zu halten und letztlich, um ein positives Erlebnis schon vor dem ersten Arbeitstag zu schaffen.

Ziehen Sie Talente an: Eine Mitarbeiter-App zu haben, macht es Ihnen nicht nur möglich von zukünftigen Mitarbeitern im App-Store gefunden zu werden, sondern zeigt auch, dass Sie ein enges Verhältnis zu Ihren Mitarbeitern pflegen. Sie schaffen einen transparenten Kommunikationskanal und erhalten die Möglichkeit, Inhalte Ihrer Mitarbeitern zu teilen.

Zusätzlich ist ein mobiler Kanal besonders wichtig bei und für die Anwerbung von Millennials und Gen Z, also den Generationen, die bald mehr als 60% der arbeitenden Bevölkerung ausmachen werden. Diese jungen Generationen legen besonders viel Wert auf konstante Kommunikation, welche wiederum auf Mobilität und Digitalisierung aufbaut. Zusätzlich schafft die App die Möglichkeit, Specials an Anwerber auszugeben und diese somit als zukünftige Kunden zu gewinnen.

Employee App Onboarding

Halten Sie Ihre Talente: Eine App kann Fluktuation reduzieren, indem sie Mitarbeiterbindung und Engagement erhöht. Umfragen können helfen, Notwendigkeiten aufzudecken und die Mitarbeiterzufriedenheit im Auge zu behalten. Bedenkt man die Entwicklung des Arbeitsmarktes, zeigt die App außerdem Willen zur Innovation und macht einen entscheidenden Schritt in Richtung Digitalisierung.

Die Zeit vor dem ersten Arbeitstag wird innerhalb des ELC (“employee lifecycle”, zu deutsch Mitarbeiter-Zyklus) oft unterschätzt, obwohl diese die Arbeit im Personalwesen deutlich erleichtern kann. Das sogenannte Vor-Boarden beinhaltet nicht nur den vorher beschriebenen Prozess in dem das Talent gewonnen wird, sondern auch die Zeit von der Annahme des Jobs bis zum ersten Arbeitstag. Eine Phase, in der potentielle Mitarbeiter oft noch abspringen.

Die App ermöglicht es dem Personalwesen Mitarbeiter schon vor ihrem ersten Tag einzubinden und ihnen Informationen über den zukünftigen Arbeitgeber zukommen zu lassen. Ermutigen Sie die Neulinge die App herunterzuladen und integrieren Sie sie somit in Neuigkeiten, schicken Sie Gutscheine, erlauben Sie ihnen sich vorzustellen und bieten Sie einen Einblick in die Unternehmenskultur. Dieser Prozess erzeugt sofort eine positive Konnotation und eine Bindung zum Unternehmen.

Die interne Kommunikation unter den Mitarbeitern ist der einflussreichste Kanal, wenn es um Ihre Arbeitgebermarke geht. Die Prozesse um das Onboarding zu verbessern, kann Ihrem Unternehmen daher extrem zugutekommen.

2. Machen Sie das Onboarding einfach

Ihre App kann Ihnen helfen, die Prozesse rund um das Onboarding zu vereinfachen, Papier zu sparen und Ihre Mitarbeiter besser einzubinden.

Nicht nur Gamification oder die Einbindung von spiel-typischen Elementen in den Arbeitsalltag können den ersten Tag weniger stress-lastig gestalten. Der interaktive Kanal ermöglicht es auch, Angestellten aus jedem Bereich „hallo“ zu sagen. Diese Erfahrung sorgt für ein sofortiges Gefühl der Zugehörigkeit, welches anderweitig kaum erzeugt werden kann.

Interaktive Prozesse helfen zudem neue Mitarbeiter zu trainieren, informieren und zu belehren. Checklisten stellen zum Beispiel sicher, dass nichts vergessen wird und können gleichzeitig nach Vollendung Belohnungen aussprechen.

Wir kennen alle das komische Gefühl am ersten Arbeitstag, wenn man noch nicht genau weiß, was zu tun ist und wie man sich zu verhalten hat. Wäre doch schön, wenn da niemand mehr durch muss.

3. Vermeiden Sie Kommunikations-Silos und Teilen Sie Fachwissen

Mitarbeiter wollen Teil von etwas Größerem sein, etwas erreichen, auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Und das ist nur mit transparenter interner Kommunikation möglich.

Nutzen Sie die App als Nachrichtenkanal und teilen Sie Fachwissen zu Ihrer Industrie, neue Projekte, Unternehmensziele und Strategien für das kommende Jahr. Selbst Freelancer werden jetzt erreicht. Über den mobilen Kanal zu kommunizieren, verbessert die Einbindung der Mitarbeiter und bricht Kommunikations-Silos auf.

Ein mobiler Kanal kann eine zuverlässige Informationsquelle für Sie werden. Das ist notwendig, um mit der Geschwindigkeit und der Aktualität des Internets und der sozialen Medien mitzuhalten. Mit einer App sind Sie in der Lage, die Nachrichten, die Sie senden, jederzeit zu kontrollieren und somit Ihr Image positiv zu beeinflussen.

4. Bilden Sie Ihre Mitarbeiter aus

Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter informiert und gebrieft sind. Das verbessert langfristig auch die Erfahrung, welche Kunden mit Ihrem Unternehmen machen.

Besonders bei Angestellten ohne PC-Arbeitsplatz, sind Gelegenheiten für Trainingsstunden oder Workshops leider selten. Ein einmaliges Blockseminar im Jahr ist für diese Mitarbeiter eher ineffizient.

Eine App erlaubt es Ihnen, eine neue Wissenskultur zu schaffen. Indem Sie regelmäßig Lern-Videos hochladen, Marketing-Informationen teilen und Updates zum Markenversprechen vermitteln, garantieren Sie, dass all Ihre Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt informiert sind.

5. Automatisieren Sie Ihre Prozesse

Das Personalwesen verbringt einen großen Teil Ihrer Zeit mit Papierkram. Viele der Prozesse, die hier so zeitaufwendig sind, können stattdessen in die App integriert werden und ermöglichen damit ein effizienteres Arbeiten.

Eine App ermöglicht es Ihnen außerdem Urlaubsanträge, Abrechnungen und die Zeiterfassung online abzuwickeln.

Fallstudie Viessmann:

Erstellung eines Zeiterfassungsbogens mit einem personalisierten Plug-in innerhalb der App:

Die meisten der 11.000 Mitarbeiter bei Viessmann arbeiten in Produktion und Logistik und haben somit nur bedingt Zugang zum internen Intranet. Außerdem ist ein Großteil von ihnen Smartphone-Nutzer. Die Kombination aus diesen beiden Fakten führte zur Entstehung von Vi2Go: Viessmanns eigener gebrandeter Mitarbeiter-App von Staffbase.

Innerhalb von wenigen Wochen wurde die App erstellt und mit Inhalten gefüllt. „Die zentrale Frage war nicht, wie die App aussieht, sondern was unsere Mitarbeiter wollen”, sagt Albrecht v. Truchseß. Staffbase lieferte die notwendigen Plug-ins für einen schnellen Start der App: Das schwarze Brett, einen Nachrichtenkanal, Speisepläne und interne Jobangebote.

Nur einen Monat nach Start der App, hatten bereits 2.500 Mitarbeiter diese heruntergeladen und als Informationskanal adaptiert. Das ist mehr als die Hälfte des angestrebten Ziels!
Auf dem Erfolg der App basierend teilte Viessmann nun noch mehr Informationen über die App. Ziel war es zusätzlichen Mehrwert für die Mitarbeiter, die nicht an einem Schreibtisch sitzen, zu schaffen. Der wichtigste Punkt hierbei war die Integration der Zeiterfassung in SAP.

Bisher mussten Mitarbeiter Ihre Vorgesetzten nach dem Zugang zur jeweiligen Zeiterfassung fragen. Das nahm sehr viel Zeit in Anspruch.
Innerhalb einer Woche programmierte Viessmanns interne IT ein Plug-in auf der Basis der Staffbase APIs und des Staffbase Plug-ins Java SDK. Das neue Plug-in kommuniziert mit dem internen SAP-System und präsentiert den Vi2Go-Nutzern ihre momentane Zeiterfassung. Daten und Zugang zu diesem System sind von Viessmann kontrolliert und nur geprüfte Information kommen durch die Firewall.


6. Helfen Sie Ihren Mitarbeitern

Als Mitarbeiter gibt es bestimmte Dinge, die wir jeden Tag brauchen. Dokumente, Telefonnummern, Schichtpläne. Kaffee.

Genau auf diese Dinge können Sie jetzt von überall aus zugreifen. Mit einer AD-Integration werden Kontaktinformationen mit einem Klick zugänglich. Schichtplanänderungen können spontan kommuniziert werden und Dokumente können inklusive Lesebestätigung in der App hochgeladen werden. Die gesamte Administration läuft online ab und hilft Ihren Mitarbeitern, sich effektiv selbst zu managen.

Und was den Kaffee angeht…wir arbeiten daran.

7. Anerkennung

Wenn man Schweiß und Tränen in die Arbeit steckt, möchte man, dass das auch anerkannt wird. Belohnungen und Anerkennung sind in diesem Sinne nicht nur für die Mitarbeitermotivation notwendig, sondern auch, weil es das menschliche Bedürfnis nach Anerkennung befriedigen. Sich anerkannt zu fühlen, ist vor allem bei Generation Z und den Millennials ein zentraler Faktor für die Zufriedenheit.

Über die App sind Sie in der Lage, zum Beispiel kleine Wettbewerbe abzuhalten und diese nach einem Punktesystem zu belohnen. Eine gewissen Anzahl an Punkten könnte dabei mit Gutscheinen oder Urlaubstagen belohnt werden. Der Größenordnung sind hier wirklich keine Grenzen gesetzt und schon kleine Gesten reichen oft aus: Einfach mal persönlich „Danke“ sagen.

8. Schaffen Sie eine Sicherheitskultur

60% der Unfälle am Arbeitsplatz passieren innerhalb des ersten Anstellungsjahres. Warum? Weil Mitarbeiter nicht genügend eingearbeitet werden und sie die Sicherheitsmaßnahmen, die Ihren Alltag begleiten sollten, nicht genügend kennen.

Innerhalb der App sind Sie nicht nur in der Lage eine Sicherheitskultur aufzubauen, sondern auch diese zu verbreiten. Notfallkontakte sind hier einfach zu finden und Sicherheitsmaßnahmen können gezielt kommuniziert werden.

Wenn Sie mehr zum Thema Sicherheitskultur lernen möchten und wie eine Mitarbeiter-App eine solche Kultur unterstützen und fördern kann, lesen sie hier weiter.

9. Schließen Sie Alumnis ein

Heute Mitarbeiter, morgen Kunde. Es ist ein Fehler anzunehmen, dass Mitarbeiter, die nicht länger in einem Unternehmen angestellt sind, auch nichts mehr mit diesem zu tun haben. Das Gegenteil hat sich bewahrheitet. Ehemalige Mitarbeiter sind nicht nur zukünftige Kunden, sondern auch ausschlaggebend für das Image eines Unternehmens.

Was Ihre ehemaligen Angestellten über sie sagen, wird als besonders ehrlich und damit automatisch als wahr wahrgenommen. Denkt man über zukünftige Kunden und Mitarbeiter nach, so haben gerade die Ehemaligen eine wichtige Stimme.

Während es bisher fast unmöglich war, ehemalige Mitarbeiter weiterhin in das Unternehmen zu integrieren, wird dies jetzt über die Mitarbeiter-App möglich. Sie können hier einen gezielten Nachrichtenkanal für Ehemalige erstellen oder diese zu Events einladen.

Mit ehemaligen Mitarbeitern zu kommunizieren und ein gutes Verhältnis zu pflegen, ist ausschlaggebend für Ihre Arbeitgebermarke.

Ihre Mitarbeiter-App von Staffbase ist nicht “nur” eine App, sondern eine komplette Plattform, die einerseits dafür sorgt, dass Ihre Mitarbeiter jederzeit informiert sind und andererseits ein positives Arbeitserlebnis schafft.

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