Was macht interne Kommunikation unverzichtbar für unternehmerischen Erfolg?

In einer sich ständig weiterentwickelnden Geschäftswelt ist die interne Kommunikation ein Eckpfeiler für den Erfolg von Organisationen. Das zeigt etwa das Trendbarometer Industriekommunikation 2023 des bvik, denn überwältigende 95 Prozent der Befragten sind sich sicher: „Professionelle und ehrliche interne Kommunikation wird zu entscheidenden Wettbewerbsvorteilen führen.“

Besonders in der Folge der Pandemiejahre ist die Effektivität der internen Kommunikation von Organisationen – insbesondere von großen Unternehmen – zweifellos zum wichtigsten Treiber der Mitarbeiterbindung geworden. Der Bericht „The State of Business Communication 2023“ von Grammarly Business ergab, dass 90 Prozent der Geschäftsleiter*innen und 82 Prozent der Wissensarbeiter*innen zustimmen, dass die Zunahme der Remote-Arbeit ihren Bedarf an besserer Kommunikation erhöht hat.

Dieser Artikel erkundet die entscheidende Rolle der internen Kommunikation für unternehmerischen Erfolg. Er zeigt, wie Elemente wie Transparenz, strukturierte Kommunikationskanäle und Feedback-Mechanismen zu einem florierenden, profitablen Business beitragen.

Was ist interne Kommunikation?

Einfach ausgedrückt ist interne Kommunikation die Art und Weise, wie wichtige Informationen innerhalb eines Unternehmens geteilt werden. Sie ermöglicht es den Mitarbeiter*innen, ihre jeweilige Rolle bestmöglich auszufüllen – dank einer starken Einbindung und einem guten Informationsfluss. Die Unternehmenskommunikation – vor allem die interne Kommunikation – trägt ganz entscheidend dazu bei, diesen Informationsfluss zu gewährleisten. Sie erstreckt sich über verschiedene Abteilungen und zwischen Kolleg*innen auf allen Ebenen der Unternehmenshierarchie. Darüber hinaus fördert sie ein Zusammengehörigkeitsgefühl, stärkt die Unternehmenskultur und erhöht die Mitarbeiterbindung.

Warum ist die Relevanz der internen Kommunikation so stark gewachsen?

Ein großartiges Beispiel: Viessmann

Angesichts der Geschwindigkeit von Veränderungen in der Welt im Allgemeinen und in Unternehmen im Besonderen ist es eine zentrale Herausforderung, Mitarbeiter*innen hinter einer gemeinsamen Mission zu vereinen. Gar nicht so leicht, wenn etwa 80 Prozent der heutigen Belegschaft schwer zu erreichen sind, da sie nicht an einem Schreibtisch mit ständigem Zugang zum Intranet und ihrem beruflichen E-Mail-Postfach sitzen.

Wie kann ein Unternehmen eine radikale, aber notwendige Transformation erfolgreich bewältigen? Schauen wir uns dazu die Geschichte von Viessmann an.

Das hessische Familienunternehmen ist ein weltweit führender Hersteller von Heizungs- und Kühlsystemen und kann auf über 100 erfolgreiche Jahre zurückblicken. Als die Geschäftsführung erkannte, dass das Unternehmen seine Mission drastisch verändern musste, um sich auf die für eine nachhaltigere Zukunft unerlässliche Energiewende einzustellen, regte sich Widerstand bei vielen Mitarbeitenden. Warum sollte man seine Erfolgsformel aufgeben?

Die Führungskräfte von Viessmann mussten zum ersten Mal aktiv steuern, wie die Mitarbeiter*innen ihr Unternehmen betrachteten. Sie mussten die Kontrolle über das Unternehmensnarrativ zurückgewinnen und es auf die Zukunft ausrichten: „Wer wollen wir sein?“ Plötzlich war effektive Mitarbeiterkommunikation nicht mehr optional. Es ging um Erfolg oder Misserfolg. Überleben oder langsam vom Markt verschwinden.

Und genau dies ist die Aufgabe der internen Kommunikation heute: Die Schaffung und Weitergabe eines Narrativs in Zeiten grundlegender Veränderungen.

Die Kommunikationstechnologie liefert die Mittel, um diese wichtige Arbeit zu erledigen. Ob es nun um erneuerbare Energien, um Diversität bzw. Diversity, Equity & Inclusion (DEI), um Initiativen zur psychischen Gesundheit am Arbeitsplatz oder um sich ändernde Arbeitsweisen geht – ohne effektive Kommunikation wird keine Transformation erfolgreich sein.

Mehr über die interne Kommunikation von Viessmann und vor allem die Frage „Wie erreiche ich die Führungskräfte“ erfährst du in der Aufzeichnung unseres Webinars mit Theresa Boucsein, Group & Internal Communications Manager bei Viessmann Climate Solutions.

Die vielfältigen Wege der internen Kommunikation von heute

In einer dynamischen Arbeitsumgebung, in der Mitarbeitende über verschiedene Standorte verteilt sind, braucht es vielfältige Kommunikationskanäle. Ein breites Spektrum von internen Kommunikationskanälen ist entscheidend dafür, dass Botschaften gehört und verstanden werden – ganz egal wo die einzelne Mitarbeiter*in gerade arbeitet.

Tools wie ein modernes Intranet mit Mobile-first-Ansatz sind die beste Wahl für die Kommunikation mit allen Mitarbeiter*innen. Die besten internen Kommunikationssoftware-Lösungen bieten einen bequemen 24/7-Zugriff von allen Endgeräten, einschließlich persönlicher Smartphones und Tablets. Dies ist entscheidend, um Mitarbeitende zu erreichen, die nicht am Schreibtisch arbeiten, sondern etwa in der Fabrikhalle oder im Führerhaus eines LKW.

5 primäre Quellen für interne Kommunikation:

1. Eine Vielzahl von Kanälen: Digitale Kanäle wie Mitarbeiter-E-Mails und Newsletter, ein modernes Intranet, Mitarbeiter-Apps und Digital Signage oder traditionelle Kanäle wie gedruckte Magazine und Hinweistafeln transportieren Informationen auf verschiedene Weisen – jeweils entsprechend der Rahmenbedingungen und der Präferenzen der Mitarbeitenden.
2. Face-to-Face: Obwohl Homeoffice das „neue Normal“ ist, haben persönliche Interaktionen weiterhin ihre Vorteile. Die direkte Kommunikation erlaubt sofortiges Feedback und sorgt schnell für Klarheit.
3. Management: Geschäftsleitung und Führungskräfte verbreiten oft strategische Informationen, Unternehmensupdates und wichtige Entscheidungen. Dieser Top-down-Ansatz funktioniert am besten, wenn den Mitarbeiter*innen auch ein Rückkanal für Feedback zur Verfügung gestellt wird.
4. Peer-to-Peer: Informelle Gespräche unter Kolleg*innen – sei es persönlich oder online – fördern den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit auf einer direkteren und persönlicheren Ebene.
5. Teams: Kolleg*innen, die zusammen an Projekten arbeiten, nutzen häufig teaminterne Kommunikationskanäle, um ihre Aufgaben zu koordinieren und den Fortschritt im Blick zu behalten.

Die Top-10-Gründe, warum interne Kommunikation heute unverzichtbar ist

Hier sind zehn überzeugende Gründe, die die Bedeutung der internen Kommunikation unterstreichen:

1. Sie steigert die Mitarbeiterbindung und Produktivität: Interne Kommunikation fördert bedeutsame Gespräche, durch die sich Mitarbeiter*innen wertgeschätzt fühlen. Das führt zu einer erhöhten Motivation und qualitativ hochwertiger Arbeit.
2. Interne Kommunikation erleichtert die effektive Informationsvermittlung: Durch die Nutzung moderner Kommunikationskanäle wird sichergestellt, dass die richtigen Nachrichten zur richtigen Zeit an die richtigen Personen gelangen. So wird eine Informationsflut aus irrelevanten Mitteilungen vermieden.
3. Sie verbessert die Employee Experience: Positive Erfahrungen in einem motivierenden, inspirierenden Arbeitsumfeld stärken die Mitarbeiterbindung – und dazu gehört auch die Kommunikation von Benefits und Initiativen des Unternehmens.
4. Sie sorgt für Klarheit in Bezug auf die Unternehmensziele: Die interne Kommunikation weist den Mitarbeitenden den Weg, um die gemeinsamen Ziele zu erreichen, fundierte Entscheidungen zu treffen und ihre Rollen bestmöglich auszufüllen.
5. Interne Kommunikation priorisiert Aufgaben und gibt Kontext: Sie hilft Teams, ihre Kräfte zu bündeln, über Fristen informiert zu bleiben und zu verstehen, wie individuelle Verantwortlichkeiten zum Gesamtbild beitragen.
6. Sie treibt wichtige Maßnahmen voran: Rechtzeitige Kommunikation ermöglicht eine schnelle Entscheidungsfindung und sofortige Reaktionen – zwei Eigenschaften, die Digital Natives wie die Gen Z als selbstverständlich ansehen und erwarten.
7. Interne Kommunikation unterstützt das Krisenmanagement: Sie fungiert als wertvolles Werkzeug während großen oder kleinen Krisen, indem sie eine zeitnahe und klare Kommunikation ermöglicht, um Gerüchte zu entkräften und das Gesicht zu wahren.
8. Moderne Kommunikation hilft beim Change Management: Wie im Beispiel von Viessmann zu sehen ist, ermöglicht effektive interne Kommunikation Unternehmen, die sich ändernden Umstände anzunehmen und Hindernisse für den Fortschritt zu überwinden.
9. Sie überwindet Grenzen: Moderne Kommunikation überbrückt geografische und kulturelle Unterschiede und ermöglicht eine effektive Kommunikation in verteilten, multilingualen, multikulturellen Organisationen.
10. Kommunikation stärkt die Marke – intern und extern: Einflussreiche interne Kommunikation verwandelt informierte Mitarbeitende in glaubwürdige Markenbotschafter*innen und stärkt das Image der Organisation.

Die Gestaltung einer effektiven internen Kommunikationsstrategie

Eine Kommunikationsstrategie dient in Verbindung mit einem Redaktionsplan als Fahrplan für erfolgreiche und effektive Kommunikation, die alle Mitarbeitenden einbindet, motiviert und inspiriert. So wird die Zusammenarbeit gefördert und Klarheit hinsichtlich der Unternehmensziele geschaffen. Der Redaktionsplan enthält Informationen über Initiativen und Maßnahmen, die zur Erreichung der Unternehmensziele erforderlich sind.

Daher ist es wichtig, dass die Kommunikationstechnologien deiner Wahl diejenigen Kanäle abdecken, über die du deine Zielgruppen erreichst. Sie sollten effektive Echtzeit-Updates gewährleisten, die schneller sind als der Wandel selbst. Beispiele dafür sind die Push-Benachrichtigungen einer Mitarbeiter-App oder Tools wie Slack oder Teams. Idealerweise kannst du diese Funktionen in eine Communications Cloud integrieren.

Die wichtigsten Schritte bei der Gestaltung einer effektiven internen Kommunikationsstrategie

• Bewerte den aktuellen Stand eurer Unternehmenskommunikation: Identifiziere Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten in eurer aktuellen Kommunikationslandschaft.
• Setze ehrgeizige Ziele: Definiere, was du durch interne Kommunikation erreichen möchtest.
• Segmentiere deine Zielgruppe: Teile deine Belegschaft in relevante Gruppen ein – basierend auf Abteilung, Standort, Fähigkeiten oder Generation.
• Formuliere klare Botschaften: Stelle sicher, dass die Botschaften prägnant, frei von Fachjargon und leicht verständlich sind.
• Wähle geeignete Kommunikationskanäle aus: Mitarbeiter-E-Mail, Mitarbeiter-App, Newsfeed, Intranet oder eine Mischung aus verschiedenen Kanälen, damit deine Botschaften die gesamte intendierte Zielgruppe zuverlässig erreichen.
• Führe einen Redaktionsplan: Sorge für konsistente Kommunikationsmaßnahmen, indem du eine Übersicht über das ganze Jahr und einzelne Monate erstellst sowie gleichzeitig die Content-Produktion und -Veröffentlichung über einen tagesaktuellen Redaktionskalender steuerst. Lade dazu gerne unsere Redaktionsplan-Vorlage mit vielen voreingestellten Filtern, Feier- und Gedenktagen herunter.
• Analysiere den Fortschritt: Definiere KPIs, um die Wirksamkeit deiner Bemühungen in der internen Kommunikation zu messen. Idealerweise kannst du deine Maßnahmen mit dem gleichen Tool erstellen und tracken.

Wir hoffen, dass dich dieser kurze Artikel dazu anregt, über effektive interne Kommunikation als Schlüssel zu einem harmonischen und produktiven Arbeitsplatz nachzudenken. Sie stellt sicher, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit bei den richtigen Personen ankommen. Und sie fördert das Engagement, die Zusammenarbeit und den unternehmerischen Erfolg.

In einer Welt, in der Informationen Macht bedeuten, ist die Beherrschung interner Kommunikation eine strategische Notwendigkeit. Tools wie eine moderne Communications Cloud ermöglichen eine optimale Kommunikation mit allen Mitarbeiter*innen.