Ich habe bei der Einführung von Intranets schon vieles gesehen. Die größten Probleme sind immer dann entstanden, wenn kein richtiger Plan vorhanden war, der Schritt für Schritt verfolgt werden kann. Viele Teams sind oft vom Start direkt zum Ziel gesprintet. Wer ein Intranet aufbauen will, sollte deshalb folgendes unbedingt beherzigen:

Der Weg ist das Ziel

Konfuzius

Das trifft auf jeden Fall auch auf die Einführung eines modernen Intranets zu. Die technische Bereitstellung einer neuen Intranet-Plattform ist oft schnell erledigt, vor allem in Zeiten von Standardlösungen und Cloud-Services. Aber das reicht alleine nicht aus, um ein Intranet aufzubauen. Im Artikel finden Sie 7 Tipps, die Ihnen helfen sollen, ein Intranet erfolgreich einzuführen:

  1. Kennen Sie Ihre Hauptzielgruppen und wichtigsten Stakeholder
  2. Gliedern Sie Ihr Projekt in 3 Phasen
  3. Erstellen Sie eine gute Intranet-Strategie
  4. Das Setup muss stimmen: Bauen Sie eine Grundlage für Akzeptanz und Einbindung auf
  5. Kontinuierliche Verbesserung: Machen Sie nach dem Launch weiter
  6. Erstellen und arbeiten Sie mit einer Checkliste
  7. Trotz aller Planung und Vorbereitung: Bleiben Sie agil

Tipp 1: Kennen Sie Ihre Hauptzielgruppen und wichtigsten Stakeholder

Wenn Sie ein Intranet-Projekt planen, dann sollten Sie sich als allererstes Gedanken darüber machen, für wen das Intranet gedacht ist und welche Stakeholder Sie auf dieser Reise involvieren müssen. Wir haben die aus unserer Sicht wichtigsten Zielgruppen und Stakeholder im Folgenden zusammengefasst.

Zielgruppe Nutzer* innen (Mitarbeiter*innen)

Die wichtigste und entscheidendste Zielgruppe sind die Mitarbeiter*innen. Mit ihnen steht und fällt der Erfolg des neuen Intranets. Dabei ist es absolut essenziell, dass die Inhaltsverantwortlichen ihre Zielgruppen (oft auch als Segmente bezeichnet) kennen und deren Bedürfnisse verstehen. Das klingt erstmal ziemlich einfach, sollte jedoch genau durchdacht werden. Testen Sie das Wissen über die Zielgruppen und beantworten Sie die folgenden Fragen für Ihr Unternehmen:

  • Wie ist die Verteilung zwischen Mitarbeiter*innen mit festen und nicht festen Arbeitsplätzen (Desk-Worker vs. Non-Desk-Worker)?
  • Welche Zielgruppen gibt es im Hinblick auf die Art der Arbeit (Tätigkeitsfelder) im Unternehmen?
  • Wie ist der Zugang zu Information und Kommunikation, vor allem an Standorten?
  • Welche digitalen Kommunikationskanäle gibt es und welche werden wirklich gebraucht?

Meine persönlich wichtigsten Erkenntnisse der letzten zehn Jahre: Es gibt nicht den einen digitalen Arbeitsplatz für alle Mitarbeiter*innen. Dabei spielt die Art der Tätigkeit (Aufgabe im Unternehmen) eine große Rolle und ist daher eine der häufigsten Unterscheidungen für Mitarbeitergruppen:

  1. Gewerbliche Mitarbeiter*innen, die keinen festen Arbeitsplatz haben (Synonyme dafür sind Non-Desk-Worker, Blue-collar-worker oder Non-Wired-Worker) - z. B. Mitarbeiter*innen in Werken 
  2. Prozessmitarbeiter*innen, welche z. T. standardisierte Tätigkeiten an einem festen Arbeitsplatz ausüben, wie z. B. Mitarbeiter*innen im Call-Center
  3. Informationsmitarbeiter*innen, bei denen die digitale Zusammenarbeit innerhalb von Abteilungen oder in Projektgruppen im Fokus steht

Sie können aber auch weitere Zielgruppen z. B. nach Geschäftsbereichen, Standorten oder auch Führungstätigkeit definieren.

In den letzten fünf Jahren ist die Zielgruppe der gewerblichen Mitarbeiter*innen immer mehr in den Fokus der Unternehmenskommunikationen gerückt. Die dringend nötige Krisenkommunikation aufgrund der COVID-19-Pandemie hat diesen Trend noch beschleunigt. Zum Thema Zielgruppen und Personas haben wir ein anschauliches Video als Teil unserer Masterclass Interne Kommunikation veröffentlicht (zunächst nur in englischer Sprache).

Unterschiedliche Kanäle für unterschiedliche Zielgruppen
Unterschiedliche Zielgruppen brauchen unterschiedliche Kanäle. Beschäftigte im Außendienst, im Servicecenter oder in der Produktion sind oft auf mobile Kanäle angewiesen, während Büromitarbeiter*innen vorrangig den Desktop nutzen.

Zielgruppe Projektsponsor und Management

Damit Sie überhaupt ein neues Intranet-Projekt starten können, müssen Sie zunächst das Management zu Ihren Plänen abholen und von der Notwendigkeit überzeugen. Schließlich gibt das Management das Budget frei und sichert zu, dass interne Kapazitäten temporär und auch dauerhaft für das Projekt zu Verfügung stehen. Dabei ist für das Top-Management die Antwort auf die Frage „Warum sollten wir das machen?” am wichtigsten. Hier hilft auch oftmals eine Argumentationskette in Hinblick „Was kann passieren wenn wir jetzt nicht handeln?”. Beim Projektsponsor und dem mittleren Management spielen dann noch die Antworten zum „Wie” eine Rolle. 

Aus Projektsicht haben alle Managementebenen eines gemeinsam: Sie sind wichtige Multiplikator*innen und nehmen somit auch eine Vorbildfunktion für das neue Intranet-Vorhaben und für eine neue Kommunikationskultur ein. Denn nur wenn sie selbst vom Mehrwert des neuen Intranets überzeugt sind, dann ist dies auch übertragbar auf die Mitarbeiter*innen, die das System teilweise auch freiwillig auf ihren privaten Endgeräten nutzen und sich aktiv an Dialogformaten beteiligen.

Zielgruppe Projektteam 

Sobald es einen Projektauftrag gibt, wird in der Regel ein Kernteam für das Projekt benannt. Wichtig dabei ist, dass die Mitglieder dann von ihren operativen Tätigkeiten freigestellt werden – je nach Projektgröße kann das temporär in Vollzeit oder zu Anteilen erfolgen.

Wir haben auch gute Erfahrungen damit gemacht, dass es neben dem Kernteam ein erweitertes Projektteam gibt. In meinen Projekten wurde dies oft durch ein „Sounding Board” umgesetzt. Im Wesentlichen geht es darum, Feedback und Stimmungen zu fachlichen Themen an das Kernteam zurückzuspielen. Aber auch in die andere Richtung ist es sehr wertvoll, wenn es nämlich darum geht, die Projektziele und den Projektfortschritt in die Organisation zu kommunizieren. Das Sounding Board hat in der Regel keine Entscheidungsbefugnis, kann aber bei der Entscheidungsfindung unterstützen.

Tipp 2: Gliedern Sie Ihr Projekt in 3 Phasen

Vor allem der Weg hin zu einer neuen Art des Intranets ist entscheidend für  Akzeptanz und Nutzung. In unserem Blog-Artikel „Ein modernes Intranet für 2021 – Strategie, Anforderungen und Einführung” beschreiben wir die Evolutionsschritte von Intranets, vor allem auch im Hinblick auf die Themen Kommunikation und Kollaboration.

Seit den Intranet-Projekten von vor zehn Jahren hat sich einiges geändert. Der Weg hin zum neuen Intranet ist heutzutage anders als früher. Unabhängig von den Rahmenbedingungen und der Ausgangssituation in einem Unternehmen durchläuft jedes Intranet-Projekt drei aufeinander aufbauenden Phasen:

  1. Strategie-Phase
  2. Setup-Phase
  3. Phase Rollout & Kontinuierliche Verbesserung

Durch den steigenden Trend, auf standardisierte SaaS-Lösungen zurückzugreifen, gestaltet sich der gesamte Software-Evaluierungsprozess einfacher als vor zehn Jahren. Umfangreiche Fachkonzepte sind nicht nicht mehr notwendig. Das hat natürlich auch einen Einfluss auf den Fokus und die zeitlichen Horizonte der einzelnen Arbeitspakete und Meilensteine innerhalb der Phasen.

Die konkrete Ausgestaltung der Phasen ist zudem abhängig von Parametern wie z. B. der Kommunikationsstrategie, wie groß und verteilt das Unternehmen ist und welche IT-Rahmenbedingungen es gibt.

Roadmap und Phasen des Staffbase Erfolgsmodells für die einführung eines Intranets
Die drei Phasen Strategie, Setup sowie Rollout und Kontinuierliche Verbesserung für die Einführung eines erfolgreichen Intranets.

Was die Phasen inhaltlich umfassen, erklären wir in den folgenden Tipps genauer.

Tipp 3: Erstellen Sie eine gute Intranet-Strategie

In der der ersten Phase „Strategie” geht es vor allem darum, die Leitplanken für das Projekt zu definieren. Daher spielen hier besonders die klassischen Projektmanagement-Aufgaben eine wesentliche Rolle, wie z. B. das Aufstellen einer Vision, die Definition von Zielen und Nicht-Zielen, die Planung der notwendigen internen und externen Ressourcen, eine Budgetplanung und -freigabe und eine Ist-Aufnahme der aktuellen Intranet-Lösung.

Die Technologieauswahl

Ein wichtiger Baustein dieser Phase ist die Technologieauswahl. Die Hauptziele für die interne Kommunikation müssen sein, mit dem neuen Intranet alle Mitarbeiter*innen zu erreichen und auch die Hoheit über das Management der Plattform zu erhalten - darunter fallen z. B. die zentrale Verwaltung der Menüstruktur und die Inhaltserstellung.

In der Vergangenheit wurden die Technologie-Entscheidungen oftmals nur mit Blick auf Office-Worker getroffen (auch bei Unternehmen, die eine heterogene Belegschaft haben). Zudem wurde versucht, mit Hilfe von Social Intranets die meisten Anwendungsfälle, von Top-down-Kommunikation über Communities bis hin zur Zusammenarbeit, mit nur einer Plattform abzubilden. Das hatte dann aber zur Folge, dass viele Social Intranets sehr komplex waren und die Mitarbeiter*innen immer erst proaktiv etwas konfigurieren mussten, damit ihnen die relevanten Inhalte auch wirklich angezeigt werden. Besonders bei der Zielgruppe gewerbliche Mitarbeiter*innen ist die Relevanz an Inhalten noch viel wichtiger als bei den Office-Workern, da sie oftmals das Intranet oder die Mitarbeiterinnen-App komplett freiwillig auf ihren privaten Endgeräten nutzen.

Grundidee und Ziele des Intranets

Daher ist vor allem die Ausrichtung und die Definition der Intranet-Ziele oftmals auch eine philosophische Entscheidung. Geht es eher um eine reine Technologie-Ablösung und einem „weiter so” oder denkt man das Intranet komplett neu? Wird das Intranet als der digitale Arbeitsplatz betrachtet, welcher sowohl die Kommunikation als auch die Zusammenarbeit umfasst? Oder geht es um eine zentrale Informations- und Kommunikationsplattform für alle Mitarbeiter*innen, wo Dialog und Austausch im Vordergrund stehen? In diesem Fall werden die Anwendungsfälle für Zusammenarbeit herausgelöst und finden in separaten Plattformen wie z. B. Microsoft Teams statt. Dabei sind die Tools zur Zusammenarbeit oftmals nicht relevant für alle Mitarbeiter*innen bzw. kann die Art der Zusammenarbeit je nach Tätigkeitsfeld komplett unterschiedlich aussehen.

Studien bestätigen: Teamarbeit wird immer öfter aus dem Intranet ausgelagert

Erst vor kurzem haben wir unsere Intranet-Studie 2021 veröffentlicht. Auch hier hat sich gezeigt, dass die Intranet-Verantwortlichen genau bei dieser Frage zweigeteilt und sich unsicher sind. Wichtig ist aber, dass Sie sich genau mit dieser Fragestellung in der Strategie-Phase auseinandersetzen.

Intranet-Studie 2021: Projekt- und Teamarbeit gehört für eine Mehrheit nicht in das Intranet

Mehr als 50% der Intranet-Verantwortlichen sind der Meinung, dass Projekt-und Teamarbeit keine zentrale Aufgabe des Intranets sein soll.
Die gesamte Intranet-Studie können Sie hier herunterladen.

In der folgenden Abbildung sehen wir ein Beispiel für eine IT-Strategie im Hinblick auf die Kombination zwischen einem Intranet und einer Kollaborations-Welt auf Basis von Microsoft 365. Genau so eine Strategie hat bei MAN Truck & Bus SE zum Erfolg geführt.

Technologiestrategie in Kombination einer internen Kommunikationsplattform und Microsoft 365
Das Front-Door-Intranet (auch fokussiertes Intranet) umfasst Inhalte die für alle Mitarbeiter*innen relevant sind. Dagegen erfolgt Kollaboration in den präferierten Tools wie z. B. Microsoft Teams und SharePoint.

Was man unbedingt bei der Technologieentscheidung berücksichtigen sollte: Auch aus IT-Sicht kann es sinnvoll sein, dass das Einrichten eines neuen Intranets unabhängig vom Rollout von z. B. Microsoft 365 geschieht. Das hat zum einen den Vorteil, dass die Kernanforderungen der internen Kommunikation schneller umgesetzt werden können und zum anderen, dass auch kurzfristige Anpassungen ohne größere IT-Aufwände möglich sind. Damit hat man dann auch keine kritischen Abhängigkeiten von z. B. Microsoft-Rollouts. Zudem kann sich die IT mehr auf die kundenspezifischen IT-Anwendungen konzentrieren.

Staffbase CTA

Interne Kommunikation mit neuer Rolle

Auch muss die Rolle der internen Kommunikation teilweise neu gedacht werden. Ist hier vor allem die Verwaltung und das Management zentraler Kommunikation oder auch die Befähigung von dezentralen Multiplikatoren*innen oder Champions, z. B. an den Standorten oder in den Fachbereichen, wichtig? Dabei geht es auch viel um Vertrauen und Erwartungsmanagement im Projektteam und der gesamten Organisation. Offene Kommunikation und Austausch können sich positiv auf die Unternehmenskultur auswirken. Das braucht allerdings Zeit und ein Unternehmen muss selbst entscheiden, in welchen Schritten es den Weg geht.

Nutzermanagement

Eine weitere wichtige IT-Betrachtung ist das Thema Nutzermanagement. Warum ist das so? Frühere Social Intranets hatten vor allem die Office-Worker im Fokus und für diese gibts es bereits etablierte Prozesse. Diese gelten jedoch oft nicht für die Zielgruppe der Non-Desk-Worker. Diese Mitarbeiter*innen haben meistens keinen unternehmensinternen Account oder eine Firmen-E-Mail-Adresse. Somit braucht es eine Strategie, wie man das Nutzer-Onboarding und das Nutzermanagement für alle Mitarbeiter*innen gewährleisten kann. In der Praxis hat sich dabei oft ein hybrider Ansatz etabliert, d.h. das Nutzermanagement von Office-Mitarbeiter*innen erfolgt mit einem zentralen Nutzerverwaltungssystem (z. B. Microsoft Azure AD) und von Non-Desk-Workern mit Hilfe von Benutzername und Passwort. Zudem ist es essenziell, dass auch Nutzerdaten für die Segmentierung vorhanden sind, um z. B. zielgruppenspezifische Kommunikation und Informationsbereitstellung zu ermöglichen.

Beispiele Login verschiedene Nutzer mobiles Intranet
Diese Beispiele zeigen, wie ein hybrides Nutzermanagement umgesetzt werden kann.

Aber was ist für die IT noch wichtig im Entscheidungsprozess? Es sind vor allem Themen wie z. B. die Skalierbarkeit der Plattform, die flexible Erweiterung durch verfügbare Schnittstellen (APIs) und auch die mögliche Konsolidierung von nicht mehr notwendigen Systemen wie z. B. Newsletter oder die intensive Wartung von kundenspezifischen Plattformen.

Tipp 4: Das Setup muss stimmen: Bauen Sie eine Grundlage für Akzeptanz und Einbindung auf

In der Setup-Phase geht es schließlich um die Detailplanung und Umsetzung. Vorhandene Intranets wurden oft als „Ladenhüter” bezeichnet, weil sie für die Zielgruppen wenige bis keine relevanten Inhalte lieferten. Das darf bei neuen Intranets nicht mehr passieren, weshalb diese Planungsphase so wichtig ist.

Ein Redaktionsnetzwerk aufbauen

Die interne Kommunikation muss sicherstellen, dass es auf allen Ebenen im Unternehmen Multiplikatoren*innen und Redakteur*innen gibt. Daher ist das Aufsetzen eines Multiplikatoren*innen-Netzwerkes für den Erfolg des neuen Intranets sehr entscheidend. Kolleg*innen aus den Fachbereichen und an Standorten wissen am besten was die Mitarbeiter*innen bewegt und welche Information sie in welcher Form benötigen. Zudem müssen Sie die dezentralen Multiplikatoren*innen befähigen, die Informationen und die Kommunikation so zu gestalten, dass es bei den Mitarbeiter*innen auch ankommt: Vom Training zu Plattformen über das Verständnis der Key-Personas bis hin zur Ideensammlung von neuen Anwendungsfällen und dem Ausprobieren verschiedenster Inhaltsformate wie z. B. Video, Podcasts und Storytelling.

Halten Sie die Augen offen nach den inoffiziellen Intranet-Champions und gewinnen Sie diese für Ihr Vorhaben. Die inoffiziellen Champions sind die Mitarbeiter*innen, die relevante Inhalte für eine Zielgruppe erstellen (z. B. für einen Standort oder zu einem bestimmten Thema). Diese Inhalte haben meist eine gute Reichweite und einen hohen Grad an Interaktion (z. B. über Kommentare und Likes).

Neue Content-Formate fest einplanen

Gerade beim Thema neue Anwendungsfälle und Formate ist Improvisationen das Erfolgsrezept. Die Multiplikatoren*innen sollten in der Lage sein, auch agil verschiedene Themen auszuprobieren – ggf. zunächst nur in kleineren Pilotgruppen. Oftmals entstehen durch diese agile Vorgehensweise genau die Anwendungsfälle, die später am meisten genutzt werden. Zum Beispiel entdecken Fachbereiche wie einfach es sein kann mit Hilfe von News und einem einfachen Formular im Intranet wichtige Proband*innen für eine Produkt-Praxiserprobungen zu finden.

Bereits in dieser Phase ist ein regelmäßiger Austausch zwischen den Multiplikatoren*innen und der zentralen Unternehmenskommunikation klar zu empfehlen. Im Rahmen der Austauschrunden können dann spezielle Themen diskutiert und auch Best Practices geteilt werden. Unsere Erfahrung zeigt außerdem, dass es sehr essenziell ist, den Multiplikatoren*innen Beispiel-Templates für Informationsseiten und News zur Verfügung zu stellen. Es ist einfacher mit einem Template anzufangen als auf der „grünen Wiese” bzw. einer leeren Seite.

Fazit: Erst mit den dezentralen Multiplikator*innen entstehen viele relevante Inhalte. Sie sind auch die internen Promoter des neuen Intranets in ihren Bereichen oder Standorten. Sie sind die entscheidenden Game-Changer für den Erfolg.

Aufgaben der IT

Aus IT-Sicht geht es in der Setup-Phase vor allem um das Aufsetzen der Umgebung, das Einrichten des Nutzermanagements und der Authentifizierung. Zudem wird ein abgestimmtes Design technisch umgesetzt. Beim Thema Design und Branding gibt es drei Arten von Kategorien: (1) die Anpassungen die möglich sind (2) die Anpassungen die definitiv nicht möglich sind und (3) die Anpassungen die zwar möglich sind, aber von denen man abrät, da diese dann zu stark vom Standard abweichen. Meine klare Empfehlung ist es, dies immer in enger Abstimmung mit den Technologieexpert*innen zu machen. Damit stellen Sie sicher, dass die Anpassungen skalierbar und stabil sind, auch nach einem neuen Versions-Update.

Wichtige Stakeholder frühzeitig einbeziehen

Sie sollten die notwendigen internen Freigaben bei wichtigen Gremien wie Betriebsrat sowie Datenschutz & Security frühzeitig abholen. Hierzu werden interne Betriebsvereinbarungen und Datenschutzkonzepte erstellt, besprochen und abgestimmt. In den Projekten hat es sich immer wieder gezeigt, dass es sehr ratsam ist, diese wichtigen Gremien auch bereits schon in der Strategie-Phase initial mit einzubeziehen.

Tipp 5: Machen Sie nach dem Launch weiter

Letzte Phase: Rollout  & Kontinuierliche Verbesserung

Jedes Projekt hat auch ein definiertes Ende. Mit dem erfolgreichen Launch eines neuen Intranets enden aber nicht die Aufgaben und die Weiterentwicklung des Intranets. In der letzten Projektphase muss es daher eine Überführung des Projekts in ein Programm („Intranet-Management”) geben.

Ab Projekt-Ende übernimmt das Intranet-Management gemeinsam mit den dezentralen Redakteur*innen und Multiplikator*innen federführend die Verantwortlichkeit für die kontinuierliche Weiterentwicklung des Intranets. Mit Hilfe von z. B. regelmäßigen Intranet-Sprechstunden wird ein Erfahrungsaustausch zwischen den Multiplikator*innen gefördert. Zudem sollte auch ein virtueller Trainings-Bereich geschaffen werden, wo die verantwortlichen Redakteur*innen virtuell zusammen kommen können und über Intranet-Updates informiert werden.

Analysieren, analysieren und nochmals analysieren

Sowohl die zentralen als auch die dezentralen Kommunikator*innen sollten regelmäßig Analysen zur Nutzung des Intranets durchführen. Neben den Zahlen zur Aktivität und Interaktion sind auch Auswertungen zu News und zu den verschieden Inhaltsformaten wichtig. Damit erhalten Sie Antworten auf Fragen wie z. B. „Welche Inhalte kommen bei den Mitarbeiter*innen gut an?" und „Wo gibt es die meisten Nutzer-Interaktionen?". Mit Hilfe dieser Erkenntnisse können dann Handlungsempfehlungen und Aufgaben definiert werden.

Aber auch das kontinuierliche Stakeholder-Management vor allem in Bezug auf Erwartungshaltungen ist sehr wichtig. Ein Kulturwandel entsteht nicht von heute auf morgen, sondern benötigt Zeit. Interaktionen müssen erlernt und gefördert werden. Dabei gibt es bestimmt sehr viele gute Erfahrungen, aber sicherlich auch mal schlechte – das gehört dazu. Daher ist es wichtig, einen Rahmen zu schaffen, wo verschiedene Anwendungsfälle auch mit kleinen Pilotgruppen getestet werden können.

Inhalte von Mitarbeitenden für Mitarbeitende werden außerdem immer wichtiger. Diese Formate sprechen die Belegschaft emotional an und steigern die Aktivitäts- und Interaktionsrate im Intranet.

Tipp 6: Erstellen und arbeiten Sie mit einer Checkliste

In der folgenden Abbildung umfasst das Vorgehensmodell auch die entsprechenden Aufgabenpakete je Phase. Die einzelnen Aufgaben können je nach Unternehmensgröße und Projektvorhaben unterschiedlich komplex ausfallen und auch unterschiedlich priorisiert sein.

Intranet aufbauen: Das Staffbase Erfolgsmodell mit den 3 wichtigsten Phasen und Arbeitspakten.
Die Abbildung zeigt das komplette Vorgehensmodell mit allen drei Phasen (Strategie, Setup, Rollout & Kontinuierliche Verbesserung) und den jeweiligen Arbeitspaketen.

Das Projektteam muss aber vor allem darauf achten, dass jede Aufgabe thematisiert wird, um dann schließlich auch im Sinne einer Checkliste einen Haken daran zu setzen. Zwischen und innerhalb der Phasen gibt es definierte Meilensteine. Die Meilensteine zwischen den Phasen können aber auch als Quality Gates (kurz QG) bezeichnet werden. Im Gegensatz zu normalen Meilensteinen kann bei Quality Gates die nächste Phase erst dann gestartet werden, wenn der Projektfortschritt die Mindestanforderungen erfüllt. In der folgenden Abbildung haben wir eine Checkliste für die Strategie-Phase formuliert. Erst wenn die Mindestanforderungen je Arbeitspunkt erreicht ist, kann die Setup-Phase gestartet werden.

Vorgehensmodell: Die Arbeitspakete der Strategiephase in einer Checkliste
Diese Abbildung zeigt eine Checkliste für die Strategie-Phase. Jedes Arbeitspaket muss thematisiert und inhaltlich abgearbeitet sein.

In den nächsten Wochen werden wir dann noch eine komplette Checkliste für alle Phasen zum Download zur Verfügung stellen.

Tipp 7: Trotz aller Planung und Vorbereitung: Bleiben Sie agil

Vergleich Strategie Intranet-Einführung in den Jahren 2010 und 2021
Links das Vorgehensmodell aus dem Jahr 2010 und rechts das heutige Modell.

In der Strategie-Phase wurde und wird auch weiterhin der Grundstein für das Aufsetzen eines Intranet-Projekts gelegt. Die letzten Jahre haben aber gezeigt, dass die Umsetzung basierend auf einem sogenannten „Super-Tool” an sich eine gute Idee war, in der Realität dann aber oft gescheitert ist. Mit einem Super-Tool meine ich eine Software-Technologie, mit der man versuchte, alle Szenarien von Kommunikation über Kollaboration bis hin zu Communities abzudecken. Das hatte dann auch zur Folge, dass der Hauptfokus von Social Intranets weiterhin auf den Büroangestellten lag. Mehr dazu lesen Sie auch in unserem Artikel mit dem Titel „Die drei Probleme von Social Intranet Lösungen”. Wichtig ist, dass man sich genau hierzu eine Meinung bildet und sich mit dieser grundlegenden Ausrichtung auseinandersetzt.

SaaS-Lösungen sind die Zukunft von Intranets

Die interne Kommunikation hatte dann viel zu kämpfen mit Themen wie unzureichender Usability für Redakteur*innen, zu komplexe Navigationsstrukturen und fehlendem Intranet-Zugang von privaten Endgeräten für alle Mitarbeiter*innen. Die IT dagegen musste viele Ressourcen in Entwicklungen investieren, um die Anforderungen der internen Kommunikation und der Fachbereiche zu erfüllen. Der IT-Trend geht immer mehr Richtung SaaS-Lösungen, sodass auch eine Tool-Evaluierung um einiges einfacher zu gestalten ist also noch vor 10 Jahren. Durch Standardlösungen bekommt man schnell einen Eindruck, wie das zukünftige Intranet aussehen kann.

Intranet Studie Probleme Des Intranets
Intranet Studie 2021: Die meist genantesten Probleme bei den vorhanden Intranets.
Die gesamte Intranet-Studie können Sie hier herunterladen.

Im Gegensatz zu 2010 kann auch schneller mit der Setup-Phase gestartet werden. Das liegt vor allem daran, dass man heutzutage keine Grob- und Feinkonzepte mehr für z. B. Customizing und Entwicklungen benötigt. Die interne Kommunikation kann sich somit mehr auf die Intranet-Organisation, die Zielgruppen und den Inhalt konzentrieren und die IT-Ressourcen vor allem auf das Nutzermanagement.

Auch Anwendungsfälle können schneller anskizziert und ausprobiert werden. Je nachdem wie die Ausgangssituation ist, kann der Fokus der Setup-Phase auch sehr unterschiedlich sein. Wenn z. B. schon ein Intranet existiert, kann es verschiedenen Strategien geben – die komplette Ablösung zum Tag x oder für eine Übergangszeit eine Art Parallelbetrieb. Im zweiten Fall liegt der Fokus des neuen Intranets auf News und ist dann auch das Eingangstor für Inhalte des bestehenden Intranets. Dieses Szenario ermöglicht somit auch eine schrittweise Überführung der Inhalte aus dem alten in das neue Intranet.

Fazit

Die Strategie-Phase ist wichtiger denn je – hier die richtige Entscheidung zu treffen legt den Grundstein für den Erfolg. Hier entscheiden Sie sich über ein „weiter so” oder über das neu definieren der internen Kommunikation und des Intranets. Durch etablierte SaaS-Lösungen mit dem klaren Fokus auf Informations- und Kommunikationsanwendungen kommt man schneller in die Setup-Phase, kann experimentell neue Konzepte ausprobieren und die Erfolgsstory weiter ausbauen. Im Jahr 2021 macht das Intranet aufbauen wieder Spaß!

Staffbase CTA