Mitarbeiter-App digitalisiert den Berufsalltag bei Attensam

Von über 1.200 Mitarbeitern an 18 Standorten haben bei Attensam mehr als die Hälfte keinen Mailaccount und waren deshalb nur schwer erreichbar. Christoph Schneider, Projektmanager bei Attensam, sprach mit Staffbase darüber, wie und warum sie ihre interne Kommunikation verbessern wollten.

Schneider Christoph

Attensam bietet seit 1980 professionelle ganzheitliche Hausbetreuung, von der Hausreinigung über Haustechnik und Wartung bis hin zum Winterservice und der Grünflächenbetreuung. Zu den Kunden des Unternehmens zählen neben Hausverwaltungen auch private sowie geschäftliche Haus- und Liegenschaftseigentümer, Unternehmen und öffentliche Einrichtungen. Mehr als 21.300 betreute Liegenschaften mit über 1.200 Mitarbeitern an 18 Standorten in ganz Österreich zeigen, dass Attensam das Handwerk versteht und die Mitarbeiter ihrem Beruf mit Leidenschaft nachgehen. Die enorme Bandbreite des Unternehmens stellt aber auch eine große Herausforderung für die interne Kommunikation des Unternehmens dar.

Die Attensam Mitarbeiter-App

© Attensam / Rigaud

Was sind die Probleme in der internen Kommunikation?

“Unsere Herausforderung ist es, dass mehr als die Hälfte der Belegschaft im Außendienst keinen Mailaccount hat und somit nicht gut erreichbar ist.”, erzählt Herr Schneider im Interview. “Dazu kommt leider eine relativ niedrige Identifikation mit dem Arbeitgeber in der Reinigungsbranche im Allgemeinen, da viele Mitarbeiter gar nicht in die Zentrale kommen bzw. nichts mitbekommen, was im Unternehmen passiert.”

Wichtigstes Ziel von Attensam war es folglich, eine bessere Vernetzung zu schaffen, um die Mitarbeiter enger an das Unternehmen zu binden und Informationen zuverlässig zu verteilen. Im Mittelpunkt stehen sollte dabei das Teilen von Wissen sowie die Informationsverbreitung über die verschiedenen Bundesländer hinweg.

“Mailing, WhatsApp und Intranet stellten für uns keine Lösung dar, da unsere Mitarbeiter immer unterwegs sind und oft keinen Zugang zu den traditionellen Kanälen der internen Kommunikation haben beziehungsweise die neuen Alternativen nicht sicher sind.” führte Herr Schneider aus. Bei der Recherche für ein neues Tool stieß das Team dann auf Staffbase. 

Warum haben Sie Staffbase als Tool gewählt?

Über eine Internetsuche wurde das Team um Herrn Schneider schnell fündig: Staffbase wurde in einem Artikel von “Der Brutkasten” erwähnt und landete so auf dem Radar. “Andere Lösungen wurden dann zwar noch angesehen, aber schnell wieder verworfen” führt Herr Schneider aus: “Als Alternative haben wir uns noch Coyo angesehen, wobei uns da relativ rasch klar war, dass Staffbase mehr Möglichkeiten hat. Coyo geht stark in Richtung Social Media, wir wollen aber unbedingt auch den Bereich der Aufgabensteuerung (Push-News etc.) bedienen.” Der Kontakt zu Staffbase wurde über Peter Kubesch von Boosting Potentials, Staffbase Partner des Jahres 2017, aufgenommen.

Attensam-Mitarbeiter-App

“Die Zusammenarbeit mit Attensam war von Beginn weg eine sehr positive Herausforderung, da das Unternehmen schon sehr früh ein klares Bild hatte, was mit der Staffbase Mitarbeiter-App erreicht werden soll. Durch den laufenden Kontakt mit Attensam erfolgt nach wie vor ein kontinuierlicher Austausch von Best Practice Beispielen und Erfahrungen” erzählt Peter Kubesch, Premium Partner von Staffbase in Österreich.

Der Launch der App

Die Einführung der App ist einer der wichtigsten Schritte für ein erfolgreiches Rollout. Bei Attensam wurde diese Aufgabe sehr ernst genommen, was letztendlich zum Erfolg führte. “Der Launch der App fand in mehreren Phasen statt. Zunächst wurden alle Non-Desktop-Mitarbeiter in die Zentrale geholt und wir haben die Erstanmeldung inklusive Profilbild gemeinsam mit allen Kolleginnen und Kollegen durchgeführt. Im Zuge dessen wurde gleich eine einstündige Präsentation und Schulung der App abgehalten, was bei den Arbeitern sehr wichtig war, da sie wirklich vom ersten Tag an auch operativ mit den Formularen in der App arbeiten mussten”, berichtet Herr Schneider.

Plakat Mitarbeiter-App Attensam

Zusätzlich wurde bei den Büro-Mitarbeitern vorweg eine Kampagne mit Mails, Plakaten im Firmengebäude und Spots auf den Screens in den Pausenräumen gestartet. Danach gab es auf freiwilliger Basis eine Infoveranstaltung, bei der etwa 60 Prozent aller Mitarbeiter anwesend waren. Direkt nach dem Infotermin wurden die Mitarbeiter per E-Mail zur App eingeladen, inklusive einer Anleitung zur korrekten Anmeldung.

Mitarbeiter-App Attensam, Onboarding

Um den Launch der App zu unterstützen und einen Anreiz zu schaffen, die App auch zu nutzen, startete Attensam zusätzlich ein Quiz mit Gewinnspiel in der App. In den ersten 10 Tagen nach App-Start wurde jeden Tag eine Frage an die Mitarbeiter gepusht, deren Antwort dann in der App zu finden war. Auf diese Art gab es von Anfang an einen Anreiz, in die App reinzuschauen und die Mitarbeiter wurden spielerisch an das Tool herangeführt.


Aktuell nutzen 450 User ‘Attensam Inside’. “Mit dem Kanal ‘Attensam Live’ haben wir eine interaktive Möglichkeit geschaffen, mit der JEDER Mitarbeiter etwas aus seinem Attensam-Alltag posten kann.”, bestätigt Christoph Schneider. 

Anwendungsfälle der Mitarbeiter-App

Um den Mitarbeitern das Teilen ihrer Alltagsgeschehnisse zu ermöglichen, wurde das Schlagwort „Magic Moments“ ins Leben gerufen, unter dessen Motto die Mitarbeiter Beiträge posten. Die besten Magic Moments werden jährlich im Zuge einer Firmenfeier präsentiert.

Es wird in der App außerdem der Mitarbeiter des Monats präsentiert. “Gerade diese Aktion ist für die Kolleginnen und Kollegen eine hohe Wertschätzung, da sie mit Foto und Text prominent in der App platziert werden. Die App hilft uns, Wertschätzung deutlich zu machen”, berichtet Herr Schneider. “Generell werden die Mitarbeiter im Außendienst nun viel besser mit Informationen versorgt und erfahren unmittelbar, was im Unternehmen gerade passiert. Dies sorgt für eine stärkere Bindung an Attensam als Arbeitgeber.”

Attensam Mitarbeiter-App, Digitalisierung

Training und Aufwand

Aktuell kommen 95 Prozent der Inhalte in der Attensam App von einer Person, die etwa 15-20 Stunden im Monat darin investiert. Langfristig soll aber jeder Standort seinen eigenen Admin bekommen und es wird auch ein Redaktionsteam mit wöchentlichen Meetings in der Zentrale geben. “Der Bedarf ist viel höher, nur die Ressourcen fehlen.” sagt Herr Schneider. 

Auch die Mitarbeiter wurden laut Herr Schneider auf die Nutzung der App vorbereitet: “Aus meiner Sicht ist die App sehr intuitiv und es braucht nicht wirklich besondere Schulung. 

Attansam Mitarbeiter-App für Non-Desk Worker

Herausforderungen und erste Ergebnisse

Natürlich gab es auch beim Attensam-Projekt Herausforderungen, wie Herr Schneider erzählt: “Zu Beginn war die größte Herausforderung, dass wir den Mitarbeitern die App von der Ferne über ein MDM installieren wollten und es nicht möglich sein sollte, die App selbst herunterzuladen. Dies entsprach damals noch nicht unbedingt der Logik von Staffbase, aber auch das wurde dann über andere Onboarding-Möglichkeiten gut gelöst. Ansonsten war es intern eine Herausforderung, den richtigen Inhalt für den Start festzulegen, da wir schon viele Informationen einstellen, aber die Mitarbeiter gleichzeitig auch nicht überfordern wollten. Hier das richtige Mittelmaß zu finden war schwer.”

Heute läuft die App nun erfolgreich, was sich vor allem in der aktiven Nutzung und den Kommentaren der Mitarbeiter zeigt: “Den Erfolg der App wirklich in Zahlen zu messen, ist bei uns schwierig, da wir doch viel mit Push-Nachrichten arbeiten und dadurch automatisch immer viele aktive User haben. Aber man sieht die Veränderung trotzdem schon. Einerseits an der stetig wachsenden Anzahl an Postings in unserem Attensam Live-Kanal und andererseits auch an vielen positiven Rückmeldungen von Kollegen, die durchaus skeptisch waren”, berichtet Herr Schneider über die Auswirkungen der App.

Oliver Attensam, Attensam Mitarbeiter-App

© Attensam / Rigaud

Erste Umfragen zu der App unter den Mitarbeitern ergeben eine Durchschnittsnote von 7,9 von 10 Punkten. Noch besser schnitt der Bereich “Attensam Live” ab, 8,4 Punkte vergaben die Mitarbeiter und zeigen damit, wie wichtig es ihnen ist, aktiv involviert zu sein. Auch in der Zukunft soll der Erfolg der App weiter gemessen werden, bestätigt Herr Schneider: “Wenn alle Mitarbeiter österreichweit in der App sind, wollen wir auch eine genauere Befragung zu den Inhalten machen, um so laufend Feedback zu erhalten.”

Tipps des Attensam Teams für die Einführung einer Mitarbeiter-App:

Tipp 1: Unbedingt die Nutzer aus den verschiedensten Bereichen einbinden und das von Beginn weg, also auch schon in einer Testphase. Wir haben wirklich viele Workshops mit den Fachbereichen abgehalten und uns Stück für Stück herangetastet, wie die App final aussehen soll.

Tipp 2: Werbung, Werbung, Werbung: Man kann die App gar nicht genug bewerben, und zwar bevor sie startet. 


Tipp 3: Gamification zum Start war bei uns ein absoluter Renner. Wir haben ab dem ersten Tag ein Quiz über 10 Tage gemacht, bei dem jeden Tag eine Frage zu Inhalten in der App gepusht wurde. 

Ein Blick in die Zukunft

Herr Schneider verrät: “Die App soll laufend weiterentwickelt und ausgebaut werden. In nächster Zeit liegt das Hauptaugenmerk auf der österreichweiten Ausrollung und thematisch werden in Kürze ein CEO-Kanal, ein IT-Kanal und auch ein Willkommensbereich für neue Mitarbeiter gestartet. 

 

“Unermüdlich streben wir nach der besten Lösung”, heißt es auf der Website von Attensam. Die beste Lösung für die interne Kommunikation scheint nun gefunden. Herr Schneider fasst zusammen: “Die App lässt ein Unternehmen enger zusammenrücken, ist sehr einfach in der Handhabung und bietet mit einem wirklich intuitiven Administrationsbereich sehr viele Möglichkeiten, viele Mitarbeiter auf einmal anzusprechen.”

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