Web Content Management Systeme oder kurz CMS, sind seit vielen Jahren die Basis des Internets. Sie sollen es einfach machen, digitale Inhalte selbst zu erstellen, verwalten und veröffentlichen - ohne großes technisches Verständnis oder gar Programmierkenntnisse. In den vielen Jahren ihrer Existenz haben sich CMS-Systeme immer weiter spezialisiert- Eine der wichtigsten Unterscheidungen heute sind CMS System für Webseiten und für Intranets. Wir haben hier schon an anderer Stelle argumentiert, dass es mit den heutigen Anforderungen nicht mehr ratsam ist, das gleiche CMS für Internet und Intranet zu verwenden .

Mit dem unaufhaltsamen Aufstieg des mobilen Kanals, kommt nun noch eine neue Dimension hinzu, die zu einer weiteren Anpassung und Spezialisierung bei Intranet-CMS Systemen führen wird. Die spezifischen Anforderungen einer Intranet App für die interne Kommunikation sollen deshalb hier näher erläutert werden.

Die Basis für Intranet-Software-Entscheidungen: die Intranet-Strategie

Wer über Software entscheiden möchte, der muss zunächst wissen was er eigentlich braucht. Also einen Plan oder eine Strategie. Das muss nicht viele Wochen Workshops und Theorie bedeuten, sondern kann auch sehr pragmatisch aussehen, solange einige konkrete Fragen beantwortet werden:

  • Was machen wir in dem Intranet und welchen Nutzen versprechen wir uns davon - also was sind die sogenannten Anwendungsfälle?
  • Wie merken wir, dass wir erfolgreich waren?
  • Welche Zielgruppen haben diese Anwendungsfälle jeweils und wie erreichen wir diese Zielgruppen?
  • Welchen organisatorischen Rahmen brauchen wir. Um das Intranet und seine Anwendungsfälle erfolgreich zu betreiben?

Das sind nur einige Fragen, die am Anfang stehen, die aber helfen ein Gefühl für die langfristige Rolle des Intranets im Unternehmen zu bekommen. Zum Glück ist das mit den Anwendungsfällen gar nicht so kompliziert, denn es hat sich gezeigt, dass viele Unternehmen sehr ähnliche Vorstellungen davon haben, was genau sie mit dem Intranet eigentlich erreichen wollen. Aus unserer Erfahrung kann man dies in 4 große, übergeordnete Anwendungsfälle unterteilen: Kommunikation, Information, Prozesse und Zusammenarbeit. Der Punkt Zusammenarbeit steht noch nicht so lange auf der Wunschliste für neue Intranets, und ist dort erst vor einigen Jahren mit dem Aufkommen von Web 2.0 Lösungen im Unternehmen und sogenannten Social Intranets, hinzugekommen.

digital workplace intranet use cases

Die Zerreißprobe einer modernen Intranet Strategie beginnt genau an diesem Punkt. So verständlich die 4 Anwendungsfälle mit Ihrem Nutzen für ein modernes Intranet sind, so schwierig ist es, diese auch tatsächlich unter ein gemeinsames Dach zu bekommen. Gerade durch den Bereich Zusammenarbeit kommen viele neue, sicherheitskritische Inhalte in die Plattform. Das Intranet als plötzlich zentrale Projektplattform des Unternehmens muss viel höhere Anforderungen bei Schutz vor unbefugtem Zugriff erfüllen. Das ist die eine Seite. Auf der anderen Seite stehen durchschnittlich mehr als die Hälfte aller Mitarbeiter, die heute keinen personalisierten Zugriff auf einen PC an ihrem Arbeitsplatz besitzen. Das Intranet sollte in diesem Fall eine möglichst hohe Reichweite abdecken und auch auf mobilen und privaten Endgeräten von Mitarbeitern verfügbar sein. Das alles möglichst ohne sich ständig anmelden zu müssen.

New call-to-action

Plattform oder Best of Breed?

Aus diesem Grund wird sich für moderne Intranets eine neue Kombination von Lösungen durchsetzen: auf der einen Seite Anwendungen wie Microsoft SharePoint, die ihren Fokus vor allem auf den Anwendungsfall Zusammenarbeit richten und auf der anderen Seite CMS Anwendungen, die auf den Anwendungsfall Kommunikation optimiert sind und insbesondere auch den mobilen Kanal optimal unterstützen.

intranet platform vs best of breed

Aus diesem Ansatz ergeben sich die Anforderungen an ein CMS für mobile Intranets. Diese speziellen CMS-Systeme sind noch nicht lange am Mark verfügbar, deshalb sollen nun die aus unserer Erfahrung benötigten Funktionen anhand der Staffbase MitarbeiterApp beispielhaft aufgelistet und erklärt werden. Diese Funktionen haben wir uns nicht theoretisch ausgedacht, sondern sie spiegeln die Anforderungen hunderter Unternehmen verschiedenster Branchen und Größen wieder, mit denen wir in den letzten Jahren zum Thema Intranet sprechen und zusammenarbeiten durften.

Hier geht es zum zweiten Teil: Mobiles Intranet CMS: Kommunikation und News-Management