Web Content Management Systeme, oder kurz CMS, sollen es einfach machen, digitale Inhalte im Intranet selbst zu erstellen, zu verwalten und zu veröffentlichen – ohne großes technisches Verständnis oder gar Programmierkenntnisse. In den vielen Jahren ihrer Existenz haben sich CMS-Systeme immer weiter spezialisiert. Ein Anforderungskatalog für das eigene Intranet hilft bei der Auswahl des richtigen Systems.

Die spezifischen Anforderungen einer Intranet App für die interne Kommunikation sollen deshalb hier näher erläutert werden.

Die Basis für Intranet-Software-Entscheidungen: die Intranet-Strategie

Wer über Software entscheiden möchte, der muss zunächst wissen, was das eigene Unternehmen eigentlich braucht. Sie brauchen einen Plan oder eine Strategie. Das muss nicht viele Wochen Workshops und Theorie bedeuten, sondern kann auch sehr pragmatisch aussehen, solange einige konkrete Fragen beantwortet werden:

  • Was machen wir im Intranet und welchen Nutzen versprechen wir uns davon? Also: Was sind die konkreten Anwendungsfälle?
  • Wie merken wir, dass wir erfolgreich waren?
  • Welche Zielgruppen haben diese Anwendungsfälle jeweils und wie erreichen wir diese Zielgruppen?
  • Welchen organisatorischen Rahmen brauchen wir, um das Intranet und seine Anwendungsfälle erfolgreich zu machen?

Das sind nur einige Fragen für den Anfang. Sie helfen, ein Gefühl für die langfristige Rolle des Intranets im Unternehmen zu bekommen. Zum Glück ist das mit den Anwendungsfällen gar nicht so kompliziert. Es hat sich gezeigt, dass viele Unternehmen sehr ähnliche Vorstellungen davon haben, was genau sie mit dem Intranet eigentlich erreichen wollen.

4 übergeordnete Anwendungsfälle

Aus unserer Erfahrung kann man die Anforderungen an moderne Intranets in 4 übergeordnete Anwendungsfälle unterteilen: Kommunikation, Interaktion, Wissen und Services. Diese Intranets sind Employee Experience Intranets, weil sie die Bedürfnisse aller Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen.

Der Punkt Zusammenarbeit, in der mittlerweile auslaufende Generation der Social Intranets noch fester Bestandteil, sollte in einem Anforderungskatalog für moderne Intranets nicht mehr drin sein. Diesen Anwendungsfall übernehmen mittlerweile spezialisierte Tools wie Microsoft Teams und sind darin viel besser.

Employee Experience Inranet
Alles, was moderne Intranets ausmacht auf einen Blick: Bei den Anwendungsfällen fehlt ganz bewusst der Aspekt Zusammenarbeit im Team (der wandert zurück in spezialisierte Tools wie MS Teams). Die 3 Kernfunktionen (starke interne Marke, persönlich & wertvoll, echte mobile Reichweite) der Plattform ermöglichen die gleichzeitige Ausrichtung auf sehr unterschiedliche Mitarbeiter-Personas (Schreibtisch, Werkhalle, Service Center, Unterwegs,...).

Durchschnittlich mehr als die Hälfte aller Mitarbeiter haben keinen personalisierten Zugriff auf einen PC an ihrem Arbeitsplatz. Somit ist vielen auch heute noch der Zugang zum Intranet unmöglich.

Das Intranet sollte jedoch:

  • eine möglichst hohe Reichweite abdecken,
  • auch auf privaten Endgeräten von Mitarbeitern verfügbar sein
  • ohne ständiges anmelden nutzbar sein.

Moderne Intranets decken diese Anforderungen ab und sind für die Kommunikation mit allen Mitarbeitern geschaffen. Weitere Informationen zum Mehrwert moderner Intranets und wie Sie diesen auch messen können, finden Sie hier.

Plattform oder Best of Breed?

Für moderne Intranets wird sich die neue Kombination von Lösungen durchsetzen: Auf der einen Seite Anwendungen wie Microsoft Teams und Slack, die ihren Fokus vor allem auf den Anwendungsfall Zusammenarbeit richten, und auf der anderen Seite CMS-Plattformen, die auf den Anwendungsfall Kommunikation optimiert sind und insbesondere auch den mobilen Kanal optimal unterstützen.

Aus diesem Ansatz ergeben sich die Anforderungen an ein CMS für mobile Intranets. Diese speziellen CMS-Systeme sind noch nicht lange am Mark verfügbar, deshalb sollen nun die aus unserer Erfahrung benötigten Funktionen anhand der Staffbase Mitarbeiter-App beispielhaft aufgelistet und erklärt werden.

Diese Funktionen haben wir uns nicht theoretisch ausgedacht, sondern sie spiegeln die Anforderungen hunderter Unternehmen verschiedenster Branchen und Größen wieder, mit denen wir in den letzten Jahren zum Thema Intranet sprechen und zusammenarbeiten durften.

Hier geht es zum zweiten Teil: Mobiles Intranet CMS: Kommunikation und News-Management.

Staffbase CTA

Liebe Leser*innen,

wir bei Staffbase verwenden seit November 2020 den Genderstern in unseren deutschsprachigen Blog-Texten. Wenn das bei diesem Artikel noch nicht der Fall ist, handelt es sich dabei um einen älteren Text, der vor der Einführung der gendergerechten Sprache erstellt wurde.

Vielen Dank für Ihr Verständnis!