Die Idee des Social Intranets gibt es nun schon seit über 8 Jahren und war damals eine Revolution. Neue Tools wie Wikis, Blogs oder Foren hatten zwar schon längst ihren Weg in die Unternehmen gefunden, aber Intranet Manager und interne Kommunikatoren machten oft noch einen großen Bogen um die interaktiven Plattformen.

Ich habe das Konzept damals im Vorwort meines Buches “Social Intranet” so beschrieben:

Scoial Intranet

„Das Social Intranet begreift sich als unternehmensweite Plattform für vielfältigste Kommunikations- und Kollaborationsanwendungen, die Mitarbeiter besser informiert, motiviert und zusammenarbeiten lässt.”

Das Konzept und auch der Begriff haben sich mittlerweile durchgesetzt – Social Intranets sind gerade auch im deutschsprachigen Raum weit verbreitet. Ein Intranet-Relaunch wird meist als Social Intranet geplant und im Markt stehen eine ganze Reihe von fertigen Softwareplattformen wie Jive, Bitrix24 oder Coyo zur Verfügung.

Die spannende Kernidee, Kommunikation und Information auf der einen Seite und Zusammenarbeit auf der anderen Seite in einer Plattform zusammenzubringen, hat sich mittlerweile allerdings als größtes Problem des Konzeptes herausgestellt.

Genauer gesagt sind es drei Probleme, die aber alle auf diesen Ursprung zurückzuführen sind:

  1. Der Konflikt zwischen Sicherheit und Reichweite
  2. Social Intranets verpassen die beiden Top-Trends in der digitalen Zusammenarbeit
  3. Social Intranets verpassen Innovationen für Mitarbeiterkommunikation
  4. Damit sind Social Intranets nicht mehr das Maß der Dinge in 2020 und Standards für moderne Intranets werden von neueren Ideen gesetzt.

Schauen wir uns die problematischen Punkte im einzelnen an:

1. Social Intranet Anbieter im Konflikt zwischen Sicherheit und Reichweite

Mit der Kombination von Mitarbeiterkommunikation und tiefer inhaltlicher Zusammenarbeit entsteht ein Konflikt durch sehr gegensätzliche Zielsetzungen. Erfolgreiche Kommunikation muss Mitarbeiter tatsächlich erreichen.

Dafür müssen Intranets als App auf dem Smartphone der Mitarbeiter verfügbar sein:

  • Am besten direkt im Design des Unternehmens
  • Wer kein Firmengerät besitzt, der muss sein persönliches Telefon nutzen können.
  • Nutzer sollten automatisch angemeldet bleiben
  • Push Benachrichtigung können für Echtzeitkommunikation genutzt werden
  • Inhalte und Services müssen so relevant sein, dass Mitarbeiter diesen Kanal freiwillig nutzen und als echte Bereicherung für Ihren Arbeitsalltag empfinden
Beispiel für ein mobiles Intranet mit Nachrichten, Speiseplan und Schichtplan.
Beispiel für ein mobiles Intranet

Der Reichweite steht die Datensicherheit entgegen. Unternehmen nutzen meist eine abgestufte Sicherheitsklassifizierung für Informationen. Die 4 Datenschutzklassen sind:

  • Extern
  • Intern
  • Vertraulich
  • Streng vertraulich

Die oben beschriebenen Voraussetzungen für echte Reichweite können meist nur mit externen und internen Informationen umgesetzt werden. Sobald vertrauliche und streng vertrauliche Inhalte ins Spiel kommen, ist z. B. der Einsatz von privaten Geräten kaum noch möglich.

Das Problem ist, dass in der Zusammenarbeit bei wichtigen Projekten ganz natürlich vertrauliche und streng vertrauliche Inhalte entstehen. Diese Inhalte beeinflussen nun die gesamte Sicherheitseinstufung der Plattform.

Das Resultat:

Es gibt zahlreiche aktive Social Intranets, die einen Großteil der Mitarbeiter nicht erreicht und von anteilig viel zu wenigen Mitarbeitern genutzt wird.

Das ist weit entfernt vom Anspruch, das kommunikative Leitmedium im Unternehmen zu sein. Das interne Kommunikationsteam kann auf dieser Basis seinen Auftrag nicht erfüllen.

Der digitale Graben ist nun tiefer als er jemals war:

Auf der einen Seite Mitarbeiter, die direkt mit dem Management im CEO-Blog diskutieren und auf der anderen Seite Kollegen, die 4-mal im Jahr eine Mitarbeiterzeitung erhalten. Gerade in Zeiten der Corona Epidemie haben viele Unternehmen feststellen müssen, dass Kommunikation in Echtzeit mit allen Mitarbeitern absolut geschäftskritisch ist.

Das gilt insbesondere für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern auf der Fläche ohne einfachen Zugriff am PC-Arbeitsplatz. Mit mehr als 65 Prozent ist das die Mehrheit der Beschäftigten in Deutschland. 

2. Social Intranet Lösungen verpassen die Top-Trends für den digitalen Arbeitsplatz

Das Konzept von Zusammenarbeit in Social Intranets ist nun schon einige Jahre alt und sieht im Kern immer ähnlich aus: Es gibt virtuelle Teamräume, mit Funktionen wie

  • Microblog (Feed)
  • Blog
  • Wiki
  • Aufgaben
  • Dokumentenablage

Diese Teamräume waren immer gut, um strukturiert Informationen abzulegen, aber nie wirklich der Ort, wo Zusammenarbeit stattfindet.

In den letzten 5 Jahren gab es jedoch genau in diesem Bereich zwei grundlegende Innovationen, die komplett an den Social Intranets vorbeigegangen sind:

Team Messaging:

Tools wie Slack und mittlerweile auch Microsoft Teams zeigen, wie Zusammenarbeit über viele Teams hinweg funktionieren kann. Interne E-Mails werden tatsächlich deutlich reduziert. Nutzer schätzen insbesondere die Möglichkeiten, selbst zu steuern, wie tief man auf dem Laufenden bleiben will, sowie externe Tools anbinden zu können.

Microsoft Teams hat im Rahmen der Corona Pandemie nochmals einen deutlichen Schub in den Unternehmen bekommen und war Ende April 2020 bei 75 Millionen täglichen Nutzern. Teams ist damit das am schnellsten wachsende Microsoft B2B-Angebot aller Zeiten.

Dokumente parallel bearbeiten: Dokumente wurden immer wieder für tot erklärt, aber sie halten sich als sehr effektive Möglichkeit, um Informationen zu speichern und zu teilen. Die Teamarbeit mit Dokumenten war leider lange sehr umständlich: Unzählige Versionen (Konzept V12.6 final final...), Ein- und Auschecken oder wie am Dokument direkt diskutieren?

Mittlerweile funktioniert das parallele Bearbeiten und Diskutieren von Dokumenten online reibungslos. Das ist praktisch, aber technisch leider nicht leicht zu realisieren. Deshalb haben das auch nur die Großen (Microsoft und Google) im Angebot – und schaffen damit leider auch den Kern einer unangreifbar scheinenden Monopolstellung im Markt.

Moderne Intranets sollten sich auf Ihre eigentlichen Anforderungen konzentrieren - Team Collaboration gehört nicht mehr dazu

Zusammenarbeit lässt sich mittlerweile also digital viel besser außerhalb von Social Intranets organisieren. Man könnte als Ausweg das Social Intranet als zusätzliche Option zur Zusammenarbeit verstehen. Das macht die Optionen für den Nutzer allerdings noch unübersichtlicher.

Die größte Herausforderung bei aktuellen Microsoft 365 Rollouts (SharePoint, Teams, Yammer,...) ist, den Nutzern zu erklären, welches Tool sie wofür verwenden sollen. Wer in diesen Topf noch ein Social Intranet als weitere Option für Zusammenarbeit werfen muss, ist eindeutig im Nachteil.

Staffbase 10 Schlüsselfragen zur Strategie für den Digitalen Arbeitsplatz

3. Social Intranet Anbieter verpassen Innovationen für Mitarbeiterkommunikation

Eine der zentralen Daseinsberechtigungen für Intranets ist die möglichst optimale Unterstützung von Mitarbeiterkommunikation. Seien es zentrale Nachrichten, lokale Updates oder Kanäle für spezifische Zielgruppen wie Führungskräfte oder Vertrieb: Das Intranet hat als kommunikatives Leitmedium intern klar die Mitarbeiterzeitung abgelöst.

Die Anforderungen für digitale Kommunikation stehen nicht still und gehen weit über „Wir haben einen Blog” hinaus. 3 Beispiele:

Moderne Intranets müssen einfach zugänglich sein

Die technischen Voraussetzungen für echte Reichweite habe ich weiter oben bereits beschrieben. Wer alle Nutzer erreichen will, muss die Bedienung zudem extrem einfach machen, ohne extra Schulung für jeden Mitarbeiter, ohne, dass aktiv Inhalte und Gruppen abonniert werden müssen (Usability-Studien zeigen, dass 90 Prozent der Nutzer nicht aktiv personalisieren). 

Erfolgreiche Kommunikationsintranets zeichnen sich nicht durch eine möglichst lange Nutzungsdauer pro Tag aus, sondern durch eine regelmäßige aber jeweils zeitlich begrenzte (z. B. 3-10 Minuten) Nutzung durch möglichst viele Mitarbeiter.

Die funktionale Ausgestaltung von Social Intranets war schon immer „Zusammenarbeit first” und „Kommunikation second”

So lautet die typische Antwort auf die Frage nach Features für Kommunikation meist:

„Ja, wir haben einen Blog”.

Interne Kommunikation wird dem Nutzer dann meist als eine von vielen Inhaltsquellen in einem Activity Stream auf der Startseite angezeigt – für dezentrale Ersteller von Inhalten wie Standortmanager oder Teamleiter oft ohne Steuerungsmöglichkeiten, was wie lange und wo zu sehen ist.

Aber: Kommunikation ist mehr als nur einfache Unternehmens-News.

Wichtig ist auch die operative Kommunikation mit vielen Detailanforderungen, die klassische oder Social Inranets nur begrenzt abdecken. Wie kann z.B. eine Bereichsleiterin mit ihren 100 Mitarbeitern effektiv kommunizieren?

  • Kann sie multimediale Inhalte einfach selbst mobil erstellen?
  • Können diese Inhalte bei Bedarf auch per Push-Nachricht versendet werden?
  • Sind diese Nachrichten auf der Startseite ihrer Mitarbeiter automatisch prominent sichtbar?
  • Können Benachrichtigungen als Kampagne erneut versendet werden?
  • Ist einfach nachvollziehbar (im Rahmen des Datenschutzes), welche Nutzergruppen welche Inhalte bevorzugen?
  • Können Inhalte parallel in mehreren Sprachen erstellt oder automatisch übersetzt werden?

Die erfolgreichsten Kunden von Staffbase sind insbesondere im Bereich operative Kommunikation stark und haben hier deutlich verbesserte Reichweiten (dokumentiert bis zu 10 Mal höher) im Vergleich zu bestehenden Social Intranets.

Moderne Intranets unterstützen (wieder) gute Integrationen

Als Intranets noch Mitarbeiterportale hießen, gab es auch die erste Welle der sogenannten Employee Self Services (ESS). Diese Integrationen von Personalthemen wie Zeiterfassung, Gehaltsnachweis oder Urlaubsantrag war damals meist umständlich zu nutzen und sehr teuer bei der Erstellung.

Social Intranets bieten deshalb in diesem Bereich sehr wenige Optionen. Das ist vor allem durch eine Gegenbewegung nach den schlechten Erfahrungen mit den Mitarbeiterportalen zu erklären.

Mit dem Siegeszug mobiler Anwendungen und einer viel besseren Nutzbarkeit werden diese Integrationen wieder hoch relevant für mobile Intranets.

Ein typischer Staffbase-Kunde hat heute ganz selbstverständlich ESS auf der Liste, die von den erwähnten Personalservices über KPI Dashboards und Live-Parkplatzanzeige bis zur Börse für Mitfahrgelegenheiten reichen können.

Bei diesen Integrationen werden wir in Zukunft sicher auch mehr Themen wie Chatbots oder digitale Assistenten sehen. Die Zukunft hat hier gerade erst begonnen.

Was sind zukünftige Intranet Trends?

Es gibt unter Intranet-Experten weitgehende Übereinstimmung, dass die Zeit der großen, monolithischen Plattformen vorbei ist. Der Begriff des digitalen Arbeitsplatzes setzt sich durch und trägt in seinem Kern die Idee, dass flexible und spezialisierte Anwendungen für jeweils bestimmte abgegrenzte Anwendungsfälle zum Einsatz kommen.

Wir glauben daran, dass der lange vernachlässigte und gerade in Zeiten der digitalen Transformation so wichtige Bereich der internen Kommunikation seine eigene spezialisierte Anwendung benötigt. Die Vision von Plattformen wie Staffbase ist die Zusammenführung von Mitarbeiter-App und Intranet zu einem Employee Experience Intranet.

Andere Begriffe wie Front Door Intranet (als Eingangstor zum digitalen Arbeitsplatz) oder Kommunikations-Hub stehen ebenfalls im Raum – es wird spannend zu sehen, welche Bezeichnung sich hier durchsetzt.

Im Kern bedeutet das Konzept aber immer das gleiche:

Es entkoppelt Kommunikation und Zusammenarbeit und löst damit den Konflikt zwischen Reichweite und Sicherheit.

Social Collaboration – also die lose Zusammenarbeit in Communities – kann je nach Anforderung in beiden Welten passieren. Moderne Kommunikation bedeutet eben nicht nur Top-Down, sondern auch Side-to-Side und Bottom-up.

Mitarbeiter-App wird zum Intranet
Moderne Intranet sind das Eingangstor zum digitalen Arbeitsplatz.

Mehr Informationen zum Front Door Intranet und eine Einordnung sowie ein  Vergleich zu den bisher bekannten Intranet-Generationen geben wir in diesem Video und in dieser kompletten Übersicht rund um moderne Intranet Ansätze.

Gibt es Beispiele, für die Social Intranets immer noch geeignet sind?

Wer heute ein Intranet plant, der sollte in seiner Strategie unbedingt vorher überlegen, wie echte Reichweite sichergestellt werden kann. Es gibt viele Beispiele für Projekte, in denen nach der Regel „Zuerst das Social Intranet und dann irgendwann mobil" vorgegangen wurde und die nun genau auf die oben besprochenen Probleme treffen. 

Wer heute ein Social Intranet besitzt, sollte analysieren für welche Anwendungsfälle es gut genutzt wird und in welchen Bereichen man entweder eine Mitarbeiter-App (Reichweite) oder Collaboration Tools (Zusammenarbeit) ergänzen kann.

Weitere Informationen zu aktuellen Neuigkeiten rund um moderne Intranets: