Sie interessieren sich für Staffbase? Super, das freut uns. Wir wissen, wie wichtig die Abklärung verschiedener technischer Fragen ist. Die IT-Abteilung ist ein wichtiger Bestandteil jedes Tool-Projektes und sollte alle Informationen zu einer neuen Plattform haben. Deshalb haben wir die Antworten auf die häufigsten IT-Fragen zu Staffbase für Sie zusammengefasst. Falls Ihnen noch etwas ganz anderes auf dem Herzen liegt, dann melden Sie sich bei unserem Team.

1. Wie wird die Plattform verteilt? Können wir unser MDM dafür nutzen?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Staffbase-Plattform zu verteilen. Welche zu Ihrem Unternehmen passt, kommt auf verschiedene Faktoren und Ihre Anforderungen an. Für die Staffbase Mitarbeiter-App empfehlen wir klar die Verteilung über die App Stores von Apple und Google. Die Hürde für Mitarbeiter*innen ist hier gering, da sie das Herunterladen von Apps aus den Stores meist schon kennen. 

Das Intranet von Staffbase ist außerdem ganz einfach über den Browser abrufbar. Die Domain kann individuell an Ihren Unternehmensnamen oder den Namen des Intranets angepasst werden (siehe auch Frage 6).

Schauen wir uns die vier verschiedenen Möglichkeiten zur Verteilung der App genauer an:

Bereitstellung über öffentliche App Stores

Viele unserer Kunden veröffentlichen ihre Mitarbeiter-App bzw. ihr mobiles Intranet über die öffentlichen App Stores von Apple und Google. Vorteile hier sind natürlich die einfache Installation, die Bekanntheit bei den Nutzer*innen sowie die Möglichkeit, auch externe Inhalte für Interessierte bereitzustellen.

Ein sogenannter öffentlicher Bereich ist im Apple App Store zwingend nötig, weil hier strenge Regeln bezüglich Apps für geschlossene Nutzergruppen (Mitarbeiter-Apps oder Intranets) gelten. Diese Apps benötigen einen Bereich, der für die Öffentlichkeit relevante Inhalte aufweist. Dies können allgemeine Informationen zum Unternehmen sein, eine Liste von Standorten, aktuelle Stellenausschreibungen, Pressemitteilungen oder die Einbindung der Social-Media-Kanäle.

Wir unterstützen Sie natürlich bei der Umsetzung dieser Distributionsmethode und bieten auch an, die Verwaltung der Apps in den App Stores zu übernehmen (Veröffentlichung neuer App-Versionen nach Releases, Problembehebung usw.).

Eine gebrandete Mitarbeiter-App Im App Store
Die für Ihr Unternehmen gebrandete App ist dann unter dem Namen im Apple App Store und im Google Play Store zu finden. Mitarbeitende mit Zugangsrecht können sich nach dem Download einloggen und interne Inhalte sehen. Alle anderen sehen den öffentlichen Bereich der Plattform.

Bereitstellung einer privaten App im App Store

Bei der Bereitstellung einer privaten App im App Store fällt die Anforderung eines öffentlichen Bereichs weg und auch die App-Überprüfung durch Apple ist weniger intensiv. Allerdings ist diese Methode nur für den Apple App Store (mit dem Apple Business Manager) und somit nur für iOS verfügbar. Für alle Android-Nutzer*innen müssen Sie hier eine Alternative zur Verfügung stellen.

Bereitstellung über eine Download-Seite

Mit dieser Option gehen Sie jeglichen Problemen mit App-Store-Anbietern aus dem Weg und erhalten einen reibungslosen Veröffentlichungsprozess. Der Einstiegspunkt zur Plattform ist mit einer Download-Seite für alle gleich, ganz egal welchen Geräteanbieter sie haben. Allerdings ist der Prozess für die Nutzer*innen nicht so einfach und intuitiv wie im App Store, da es während der Installation mehrere Schritte benötigt. Außerdem ist für diese Methode ein vorhandenes Apple Developer Enterprise-Programm erforderlich.

Nutzung Mobile Device Management (MDM)

Ja, es ist möglich, Ihre nativen Apps von Staffbase über MDM zu verbreiten. Auch hier ist der Veröffentlichungsprozess relativ reibungslos. Das Mobile Device Management (MDM) ermöglicht es Ihnen, Apps und Updates auf einer großen Menge an unternehmenseigenen Geräten auf einmal zu installieren. Das bedeutet aber auch, dass diese Methode nur für Firmengeräte funktioniert und bei einer Bring-your-own-device-Strategie nicht optimal ist.

Weitere Informationen zu den verschiedenen Möglichkeiten finden Sie auf unserem Support-Portal.

2. Wie funktioniert das das Nutzer-Onboarding und die Nutzerverwaltung?

Weil die meisten Unternehmen mit denen wir zusammenarbeiten so verschieden in ihrer Struktur sind, haben wir viele unterschiedliche Möglichkeiten geschaffen, um Mitarbeiter*innen in die Plattform zu holen. Nur so können auch wirklich alle an der Kommunikation teilnehmen und von den vielen Vorteilen profitieren, die eine zentrale Plattform mit sich bringt. Schauen Sie sich die folgende Abbildung an, um einen Eindruck der Optionen zu bekommen.

Staffbase Möglichkeiten für Nutzermanagement und Nutzeronboarding
Die Mitarbeiterstruktur vieler Unternehmen ist sehr unterschiedlich. Manche haben E-Mail-Adressen und SSO-Zugang, andere nicht einmal eine sogenannte „IT-Identität“. Staffbase ermöglicht für alle Eventualitäten den Zugang zur Plattform, je nach Anforderungen.

In dieser Abbildung sehen Sie verschiedenste Möglichkeiten, Ihren Nutzer*innen den Zugang zur Plattform zu ermöglichen. Dabei kommt es ganz darauf an, inwiefern alle im Unternehmen einen zentralen Login-Service nutzen können oder eine E-Mail-Adresse haben. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen einen Mix aus allem haben, dann können Sie die Onboarding-Möglichkeiten auch ganz einfach kombinieren und so für verschiedene Nutzergruppen abdecken. Mehr Informationen zu den einzelnen Möglichkeiten finden Sie hier.

Nutzermanagement

Auch für die kontinuierliche Verwaltung aller Nutzer*innen gibt es mit Staffbase mehrere Möglichkeiten:

Das Erstellen, Updaten und Löschen von Nutzern in Staffbase

  • Active-Directory-Integration
  • Nutzermanagement mit Hilfe von SCIM 2.0,
  • SSO (Single Sign-on) über OpenID, SAML 2.0 und OpenID Connect
  • Nutzerimport via einer CSV-Datei (automatisch oder manuell)
  • Kundenindividuell erstellte Verbindung mit Staffbase Nutzer-API
  • manuelle Nutzerverwaltung

Nutzergruppen

Staffbase bietet außerdem verschiedene Optionen für die Erstellung und Verwaltung von Nutzergruppen. Hier wird zwischen folgenden Arten unterschieden:

  • Interne Gruppen (Nutzer*innen können sich nicht von einer internen Nutzergruppe an- oder abmelden, wichtig, wenn Inhalte mit hoher Relevanz die Nutzer *innen unbedingt erreichen sollen)
  • Regelbasierte Gruppen (wichtig für zielgruppengerichteten Content)
  • Offene Gruppen (interessenbasiert, Nutzer*innen können sich selbst anmelden)
  • Pflichtgruppen (Inhalte für einen Teil der Nutzer*innen obligatorisch, für andere optional zugänglich)

Die Erstellung und Verwaltung der Gruppen liegt meist im Tätigkeitsbereich der Administrator*innen der Plattform. Im operativen Geschäft bedeutet das vor allem das Kommunikationsteam bzw. die Verantwortlichen für die Plattform.

3. Ist die Integration bzw. Anbindung bestehender Systeme (z. B. Microsoft 365) möglich?

Um es kurz zu machen: Ja, auf jeden Fall!

Wir haben bei der Entwicklung der Schnittstellen sehr auf das Feedback unserer Kunden gehört und für verschiedenste Szenarien Anbindungs- und Integrationsmöglichkeiten geschaffen. Folgende Anwendungsfälle kann Staffbase damit abdecken:

  • Externe Inhalte verlinken oder einbetten (z. B. Plugin für eingebettete Seiten)
  • Login-geschützte externe Inhalte einbetten (z. B. über SAML-Integrationen-Plugin)
  • Inhalte mit oder von einer externen Quelle synchronisieren
  • externe Anwendungen oder Prozesse innerhalb Ihrer Mitarbeiter-App oder Ihres Intranets verfügbar machen (Verbindung mit externen Systemen)
  • Nutzerverwaltung automatisieren

Umgesetzt werden können diese Integrationen auf unterschiedliche Art und Weise:

Verlinkungen

Verlinkungen sind dabei die einfachste Form der gebrauchsfertigen Integrationen und können auch von Redakteur*innen bzw. Kommunikationsteams schnell erstellt werden.

Einbetten

Beim Einbetten werden Inhalte komplexer in die Plattform integriert. Das können entweder Inhalte aus externen Plattformen sein oder auch spezielle Plugins wie ein Umfrage- oder ein Karten-Plugin.

Verbindungen

Die IT-Abteilung unterstützt meist bei den Verbindungen mit externen Systemen, damit spezifische Informationen oder sogar Prozesse mit mehrstufigen Nutzerinteraktionen und Datenaustausch integriert werden können. Folgende Integrationen sind möglich:

  • Microsoft-Integrationen
  • HR-Integrationen (Schichtpläne abbilden, Workday, SAP-HCM-Konnektor, SAP Fiori)
  • Nutzermanagement (CSV-Import, Nutzer-Synchronisation mit Hilfe von SCIM, SSO über SAML/OpenID)
  • RSS-Feeds

Letztendlich gibt es eine Vielzahl verschiedenster Integrations- und Automatisierungsmöglichkeiten, die für viele Kunden ein entscheidendes Kriterium für die Wahl der Staffbase-Plattform waren. Alle Informationen zu unseren Integrationsmöglichkeiten finden Sie auch hier.

4. Wir haben bereits Microsoft 365, brauchen wir da wirklich noch Staffbase?

Hier kommt es natürlich ganz auf die Mitarbeiterstruktur und die Strategie Ihres Unternehmens an. Zu einer klaren Sich auf die Anforderungen für Kommunikation können die Antworten auf folgende Fragen helfen:

  • Haben alle Mitarbeiter*innen eine Microsoft 365-Lizenz (für Zugang zu den Kommunikationsangeboten)?
  • Wie einfach ist es für Nutzer*innen, an die benötigten Informationen ohne großes Suchen und viel Zeitaufwand zu kommen?
  • Können wichtige Unternehmensnachrichten dauerhaft prominent platziert werden, ohne dass sie im Feed oder der Timeline untergehen?
  • Wieviel Schulungsaufwand ist für die effektive Nutzung nötig? (Für die gesamte Belegschaft!)
  • Wieviel der riesigen Produktpalette von Microsoft 365 nutzt ein Großteil Ihrer Belegschaft überhaupt?

Microsoft 365 und speziell Microsoft Teams werden definitiv eine immer wichtigere Rolle im Arbeitsalltag vieler Menschen spielen. Für die Kommunikation mit allen Mitarbeiter*innen sehen wir sie klar nicht. In einem unserer Webinare hat der IT-Verantwortliche eines mittelständischen Unternehmens letztens folgendes gesagt, was sehr gut zu unserer Auffassung passt:

Die Hürde, um an Kommunikation teilnehmen zu können, muss so gering sein wie möglich.

Reinhard Haug, Abteilungsleiter IT & Digitalisierung bei der Max Wild GmbH, im Webinar „Jetzt mal Klartext: Was bedeutet das Mitarbeiter-App-Projekt für die IT?“

Staffbase in Kombination mit Microsoft 365

Aus unserer Sicht ist das mit Microsoft 365 nicht gegeben. Entweder weil gar nicht alle Lizenzen haben oder weil der Aufwand für die IT-Abteilung immens groß wäre, SharePoint oder Microsoft Teams als Kommunikationsplattform so auszubauen, dass sie ganz einfach auch von Non-Desk-Workern oder Mitarbeiter*innen im Außendienst genutzt werden kann.

Bei Plattformen wie Staffbase ist die Einfachheit gegeben, damit alle ohne großen Schulungsaufwand auch wirklich an der Kommunikation teilnehmen können. Staffbase funktioniert deshalb auch als eigenständige Plattform sehr gut im Zusammenspiel mit Microsoft, denn dort findet mittlerweile bei den meisten die digitale Zusammenarbeit statt.

Wir haben noch einmal in separaten Artikeln zusammengefasst, warum wir Microsoft Teams, Yammer und Microsoft Viva als ungeeignet für die interne Kommunikation sehen und warum sie auch für Kommunikationsteams nicht gut nutzbar sind.

5. Wie können wir eigene Funktionen und Integrationen hinzufügen?

Wie bereits in Punkt 3 beschrieben bietet die Staffbase-Plattform unzählige Möglichkeiten für Integrationen. Das ist besonders wichtig, wenn Unternehmen mit ihrer Plattform zwar klein anfangen, aber nach und nach verschiedenste Anwendungsfälle aufnehmen wollen, um sie noch wertvoller für Mitarbeiter*innen zu machen.

Neben den Möglichkeiten, bereits bestehende Systeme und Services einzubinden, können Sie natürlich auch kreativ werden und Ihre Plattform mit eigens entwickelten Funktionen für spezifische Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Dafür stellen wir eine Reihe von APIs und Anleitungen zur Verfügung, mit denen Sie und Ihr IT-Team die unternehmensweite Plattform noch relevanter machen können.

Unsere Kunden haben auf diesem Wege beispielsweise Custom Plugins wie Parkplatzauslastung oder die Länge der Kantinenschlange abgebildet. Kunden wie Weber Maschinenbau haben bereits 49 eigens entwickelte Plugins in ihre Plattform integriert.

Staffbase bietet viele Optionen für Konfigurationen und Möglichkeiten zur Erweiterung mit einer Entwickler-API. Wir konnten dadurch viele Arbeitsabläufe digitalisieren, z. B. Buchungen von Firmenwagen, Essensbestellungen und die Erstellung von Schichtplänen für Mitarbeiter*innen in der Produktion sowie einige zusätzliche HR-Services.

Roberto Kraemer, IT Projektmanager bei Weber Maschinenbau GmbH
Staffbase Developer Portal
Auf dem Staffbase Developer Portal befinden sich alle Informationen zu unseren APIs sowie verschiedene Guides für die Einbindung bestehender Systeme oder eigener Plugins.

Sehen Sie sich für weitere Informationen direkt auf unserem Developer Portal um.

6. Können wir das Layout und das Design bearbeiten und so an unser Branding anpassen?

Ja! Alle unserer Kunden haben ein an ihr Branding angepasstes Intranet oder eine vollständig gebrandete App. 

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Staffbase-Plattform zu Ihrer zu machen. Die meisten sind einfach vom Administrations-Team direkt im Content-Management-System anpassbar, bei anderen wird Unterstützung unserer Teams oder Ihrer IT-Abteilung benötigt. Das Branding der Staffbase-Plattform beinhaltet:

  • eigenes Logo und App-Icon (Wiedererkennung, auch in den App Stores)
  • selbst gewählter Name
  • individuelles Design und passende Farbgestaltung (Einstellungen vorrangig im CMS, bei spezifischen Anforderungen CSS-Einsatz nötig)
  • eigene Schriftart
  • individuell anpassbares Layout (Startseite, Seitenlayout)
  • verschiedenste Custom Widgets für ein individuelles Nutzererlebnis
Mobile First Intranet Heraeus Touch Staffbase
Der Technologiekonzern Heraeus hat seinem Intranet einen völlig eigenen Touch verliehen und passend zur Corporate Identity gebrandet. Die Plattform „Heraeus touch" verbindet 15.000 Menschen auf dem gesamten Globus.

All diese Punkte unterstützen eine möglichst starke interne Positionierung der Kommunikationsplattform als gut erkennbare Marke und einfach nutzbares Tool. Wir sehen deshalb das eigene Branding von Mitarbeiter-Apps und Intranets als wichtigen Teil des Erfolgs und der nachhaltigen Nutzung im Unternehmen.

Weitere Informationen und Ideen für ein individuelles Plattform-Branding können Sie auch hier nachlesen.

7. Ist die Plattform sicher und datenschutzkonform?

Die Wurzeln von Staffbase liegen in Deutschland. Wir unterliegen damit den strengsten Datenschutzrichtlinien der Welt. Die technische und organisatorische Infrastruktur von Staffbase ist auf diese und internationale Regularien abgestimmt. Wir nutzen sehr strikte Datenschutz- und Sicherheitsstandards, um die Daten unserer Kunden zu schützen.

Datenschutz

  • ISO 2001-Zertifizierung: Staffbase verfügt über ein nach ISO 27001 zertifiziertes Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS). 
  • Unser Infrastruktur- und Sicherheitsteam überprüft die Infrastruktur (Server und Anwendung) regelmäßig.
  • Staffbase beauftragt einen externen Penetrationstester, der mindestens einmal jährlich unabhängige Penetrationstests durchführt. Auf Anfrage können wir auch die Ergebnisse zur Verfügung stellen.
  • Unsere Security Engineers testen kontinuierlich neue und bestehende Funktionen auf Schwachstellen, um das Sicherheitsniveau unserer Plattform zu erhöhen. 
  • Unsere Kunden haben die Möglichkeit, ihre eigenen PEN-Tests durchzuführen. Wir nutzen die Ergebnisse, um den Service für alle Kunden zu verbessern.

Weitere Informationen zu unseren Datenschutzpraktiken finden Sie hier.

Hosting

Staffbase bietet zwei Hosting-Optionen, die beide modernste Sicherheitsmaßnahmen und Zertifizierungen (DIN ISO/IEC 27001) bieten: Unsere US-basierte Umgebung wird von Microsoft Azure gehostet und unsere EU-basierte Umgebung wird von SysEleven und IONOS in Deutschland gehostet. Die optionale Nutzung des Amazon Cloudfront Content Delivery Network (CDN) sorgt für eine hohe Verfügbarkeit weltweit. 

Weitere Informationen zu unseren Unterauftragsverarbeitern finden Sie hier.

Staffbase Hosting Deutschland und USA
Staffbase Hosting in der EU und in den USA

Technische Plattform

Alle Verbindungen zur Staffbase-Plattform sind über SSL gesichert. Jeder Versuch, eine Verbindung über HTTP herzustellen, wird auf HTTPS umgeleitet. Nur ein kleiner Teil der Infrastruktur (REST API) ist der Öffentlichkeit zugänglich. Der Rest der Infrastruktur ist auf andere Server innerhalb der Infrastruktur beschränkt. Nur eine bestimmte Gruppe von Mitarbeitern hat Zugriff auf die Live-Infrastruktur (geschützt durch 2-Faktor-Authentifizierung, VPN). Wir verfolgen alle Systemaktivitäten und haben eine spezielle Überwachung für verdächtige Aktivitäten (SIEM).

Alle Informationen rund um die Plattformsicherheit können Sie auch hier nachlesen.

8. Was ist ein typischer Zeitplan für die Einführung der Plattform?

Das lässt sich natürlich nicht pauschal sagen, sondern kommt immer auf den Umfang der Funktionen und die Größe Ihres Unternehmens an. Die Staffbase-Plattform ist eine cloud-basierte Standardlösung. Die technischen Grundlagen sind also direkt gegeben. Auf Basis der Erfahrung mit unseren Kunden können wir folgende Einschätzungen treffen:

Einführung der Mitarbeiter-App

Grundsätzlich geht die Einführung einer Mitarbeiter-App als Kommunikationsplattform oder als zusätzlichen Kanal zu Ihrem Intranet relativ schnell, ist jedoch immer abhängig vom Umfang der Funktionen, Integrationen und Anbindungen. Eine ganz einfache Version der Plattform, die vorrangig für Top-down-Nachrichten oder schnelle Krisenkommunikation genutzt werden soll, kann bereits innerhalb weniger Tage bereit sein. Vollumfängliche Versionen der Mitarbeiter-App inklusive App in den App Stores sowie verschiedene Anbindungen und Funktionen dauert natürlich länger, im Durchschnitt drei bis sechs Monate.

Einführung des Intranets inklusive Mitarbeiter-App

Auch hier kommt es stark darauf an, ob Sie ein Grund auf neues Intranet einführen oder Ihr altes Intranet ablösen wollen. Im Durchschnitt liegt der Zeitplan unserer Kunden bei ca. sechs bis neun Monaten.

Bei der Einführung eines modernen Intranets sollten unbedingt die drei wichtigsten Phasen der Einführungs eines Intranets (Strategie, Setup, Rollout & Kontinuierliche Verbesserung) gut geplant und einzelne Arbeitspakete abgearbeitet werden, damit es auch zum Erfolg wird. Die konkrete Ausgestaltung der Phasen ist abhängig von Parametern wie z. B. der Kommunikationsstrategie, wie groß und verteilt das Unternehmen ist und welche IT-Rahmenbedingungen es gibt.

Intranet aufbauen: Das Staffbase Erfolgsmodell mit den 3 wichtigsten Phasen
Die drei Phasen bei der Einführung eines neuen Intranets: In der Strategiephase geht es vor allem um die Definition der Ziele und Stakeholder sowie die Auswahl der Technologie. In der Setup-Phase dreht sich aus IT-Sicht alles um das Aufsetzen der Umgebung sowie das Einrichten des Nutzermanagements und der Authentifizierung. In der Phase Rollout und kontinuierliche Verbesserung wird die IT-Abteilung vorrangig bei Anpassungen oder Integrationen neuer Anwendungen hinzu geholt.

Die größten Bedenken und schließlich auch Probleme unserer Kunden bei der Umsetzung eines solchen Projektes sind häufig die Fokussierung auf das eigentliche Ziel sowie die Zusammenarbeit der Abteilungen. Gibt es einen sehr gut aufgestellten Projektplan sowie eine gute Abstimmung mit den beteiligten Stakeholdern und Abteilungen, verkürzt sich die Einführungszeit erfahrungsgemäß um einige Wochen. 

Weitere Informationen zu den wichtigsten Phasen und dem Vorgehen bei der Einführung einer Plattform wie Staffbase finden Sie hier.

9. Mit welchen IT-Aufwänden müssen wir ca. rechnen?

Auch hier wieder: das kommt ganz darauf an, was Ihr Projekt beinhaltet, wie groß Ihr Unternehmen ist und auch in welcher Branche Sie sich befinden. Weil die Staffbase-Plattform eine Standardlösung mit vielen fertigen Funktionen und Anbindungen ist, handelt es sich bei den meisten nur um wenige Stunden bis zu wenigen Tagen pro Jahr.

Grundsätzlich wird der meiste Aufwand der IT-Abteilung während der Implementierung der Plattform benötigt. Das bedeutet vor allem Aufgaben und Unterstützung im Bezug auf Nutzer-Onboarding, Konfiguration und Anbindung an bestehende Systeme, Einrichtung verschiedenster Schnittstellen usw. Erfahrungsgemäß lohnt sich ein hoher Aufwand während der Implementierung jedoch für später: Wenn so viele Prozesse wie möglich so gut es geht automatisiert sind, verringert sich die Arbeit nach der Implementierung praktisch auf Null.

Im laufenden Betrieb wird die IT-Abteilung bei den meisten unserer Kunden schließlich nur noch projektbezogen für Anpassungen oder Anbindungen neuer Anwendungen benötigt, weil die operativen Aufgaben vorrangig in die Kommunikationsabteilung fallen.

Übliche IT- Aufwände bei der Einführung von Staffbase
Übliche IT-Aufwände bei der Einführung von Staffbase, je nach Anforderungen und spezifischen Integrationen. HINWEIS: Dies ist eine unverbindliche Schätzung auf Basis von Erfahrungswerten, abhängig von der Unternehmensgröße und der individuell vorhandenen Systemlandschaft.

10. Löst Staffbase unser bestehendes Intranet ab?

Das kann es natürlich, muss es aber nicht. Das hängt per se nicht von der Plattform ab, sondern vor allem von den Zielen, die das Intranet in Ihrem Unternehmen haben soll. Weil Staffbase sowohl eine Mitarbeiter-App als auch ein Intranet inklusive mobiler App anbietet, gibt es verschiedene Möglichkeiten, mit der Plattform zu starten. Wir haben die drei wichtigsten mit ihren Vor- und Nachteilen zusammengefasst:

1. Staffbase als zusätzliche App für Non-Desk-Worker (zusätzlich zu bestehendem Intranet)

In diesem Szenario wird Ihr Intranet nicht abgelöst, sondern eine mobile Kommunikationsplattform als Mitarbeiter-App zusätzlich eingeführt. Vor allem Mitarbeitende ohne Intranet-Zugang können über die App auf alle relevanten Inhalte zugreifen und sind somit in den Kommunikationsfluss des Unternehmens eingebunden. Die Mitarbeitenden mit Comupterzugang können die App optional zusätzlich zu dem bereits vorhandenen Intranet nutzen. So erhöht sich die Reichweite im Unternehmen: Alle Mitarbeiter*innen suchen sich den Kanal ihrer Wahl aus und werden über ihn in Echtzeit informiert.

Vor- und Nachteile einer Mitarbeiter-App für Non-Desk-Worker neben dem intranet

2. Staffbase als Newsportal für alle Mitarbeiter*innen (nur News, zusätzlich zum Intranet mit statischen Inhalten)

Auch im zweiten Szenario bleibt das Intranet bestehen, meist jedoch nur mit den statischen Informationen zu beispielsweise Vorgehen bei Unfällen usw. Parallel dazu kommt dann eine Plattform wie Staffbase als zentrales Content-Management-System für alle Unternehmensnachrichten. Diese Plattform ist für alle Mitarbeitenden (Office- oder Non-Desk-Worker) über verschiedene Kanäle wie die App und ein Newsportal im Browser zugänglich. Prägend ist hier der starke News-Charakter. Das CMS wird nur für die Übermittlung von aktuellen Nachrichten genutzt, nicht für die Bereitstellung statischer Inhalte (bleibt im „alten” intranet).

Die Mitarbeitenden entscheiden selbst, über welchen Medienkanal sie die News aufrufen. D. h. Mitarbeitende ohne festen Büroarbeitsplatz (z. B. in der Produktion) rufen die Nachrichten meist über die Mitarbeiter-App auf ihren privaten Smartphones auf. Für die Kolleg*innen am Schreibtisch ist das neue Newsportal das Eingangstor in die Unternehmenswelt und somit auch die Startseite des Browsers auf dem Firmen-PC. Das Newsportal kann zudem als Absprungpunkt in das noch bestehende Intranet, in andere Systeme und zu Services genutzt werden.

Vor- und Nachteile eines Newsportal neben dem Intranet

3. Ein modernes Intranet für alle Mitarbeiter*innen (Intranet und App in einem)

Im dritten Szenario würde Staffbase das Intranet ablösen. Das neue Intranet umfasst dann die Anwendungsfälle Kommunikation, Interaktion, Services  und Informationsbereitstellung für alle Mitarbeitenden. Nicht nur News, sondern auch statische Inhalte und andere Anwendungsfälle sind eingebunden. Ein Erfolgsfaktor: die klare Abgrenzung zur Team- und Projektarbeit (Kollaboration). Microsoft Teams wird in Zukunft der Dreh- und Angelpunkt für die digitale Zusammenarbeit in Projekten und Abteilungen sein. Das neue Intranet fokussiert sich daher nicht auf diese Zusammenarbeit, sondern auf zielgruppenspezifische Nachrichten und Informationen (unternehmensweit, Gesellschaften & Abteilungen, Standorte). Im Gegensatz zur zweiten Strategie umfasst das neue Intranet neben den News auch die wichtigsten redaktionellen Informationsseiten zu Themen wie z. B. Strategie, Nachhaltigkeit, interne IT und Personal (HR).

Vor- und Nachteile der Einführung eines neuen, modernen Intranets

11. Wie läuft der Support während der Einführungsphase?

Um es kurz zu machen: Wir sind für Sie da!

Nachdem Sie sich für Staffbase entschieden haben, wird Ihnen ein ganzes Team von erfahrenen Expert*innen zur Seite gestellt, die Sie bei der Einführung unterstützen, natürlich auch auf technischer Seite. Mit regelmäßigen Meetings während Ihrer Einführungsphase, individuellen Erfolgskontrollen und Check-Ins sind wir bei jedem Schritt dabei. Die Unterstützung erfolgt wenn möglich auch direkt vor Ort bei Ihnen im Unternehmen.

Staffbase Support während der Implementierung der Plattform
Auf dem Weg zum langfristigen Erfolg sind wir für Sie da. Von Onboarding über Rollout bis hin zur strategischen Weiterentwicklung stehen Ihnen unsere Expert*innen zur Seite (vielleicht bald auch wieder persönlich).

Der Standard-Support ist in allen Paketpreisen inklusive. Darüber hinaus können Kunden wählen, ob sie zu einem individuellen Support-Plan nach ihren Bedürfnissen wechseln möchten. Die zur Verfügung stehende Unterstützung wird je nach gebuchtem Support-Plan in einem Service Level Agreement festgehalten. Wir beraten und unterstützen dann jeweils auch bei komplizierten Integrationen oder empfehlen unsere erfahrenen Partner, die bei verschiedenen technischen Anforderungen oder Problemen helfen können. Mehr Informationen zu unserem Kundenservice finden Sie auch hier.

Weitere Informationen rund um Mitarbeiter-Apps und Intranets finden Sie auch hier: