Wie Sie Ihren Betriebsrat von einer Mitarbeiter-App überzeugen

Eine Mitarbeiter-App kann eine großartige Lösung für eine ganze Reihe von Problemen sein: Von der mobilen Bereitstellung Ihres Intranets, über direkte Motivation aller Mitarbeiter bis hin zur erstmaligen Erreichbarkeit Ihrer Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz mit aktuellen Nachrichten und Informationen. Einer der wichtigsten Punkte bei der Einführung einer Mitarbeiter-App ist die Freigabe durch den Betriebsrat. 

Oft stellt sich die Frage, ob der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Entscheidung für eine Mitarbeiter-App hat und welche Bedenken dieser bezüglich des App-Projekts haben könnte.

Mit den Vorteilen einer Mitarbeiter-App aus Sicht des Betriebsrates und allen wichtigen Fragen zum Thema Mitarbeiter-App hat hat sich Staffbase  intensiv beschäftigt. Hilfe zum Thema Betriebsrat finden Interessierte in unserem Staffbasics Video oder in unserem Webinar Recording zum Thema „Mitarbeiter-Apps und Betriebsrat“.

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STAFFBASICS – Mitarbeiter-App und Betriebsrat

Transkript Video:

Hallo, ich bin Frank Wolf von Staffbase, und heute sprechen wir über Betriebsräte und Mitarbeiter-Apps.

Die Frage zum Anfang ist häufig: Dürfen Betriebsräte überhaupt mitbestimmen bei der Einführung einer Mitarbeiter-App? Ja, grundsätzlich dürfen Sie das. Es gibt dafür sogar ein Gesetz. Das ist das Betriebsverfassungsgesetz, und da gibt es einen Paragrafen 87, und der regelt Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates.

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Da gibt es wieder Unterpunkte: Punkt 1 regelt innerhalb des Gesetzes allgemeine Themen der betrieblichen Ordnung, da könnte das Thema also mit reinfallen. Und dann gibt es noch mal den Punkt 6. Der regelt ganz speziell die Einführung von technischen Einrichtungen, die in irgendeiner Weise geeignet sind, das Verhalten von Mitarbeitern am Arbeitsplatz zu überwachen. Und hier fällt das Thema dann auf jeden Fall mit rein, und hier ist es wirklich wichtig, mehr ins Detail zu gehen und den Betriebsrat einzubeziehen.

Was sind die Vorteile einer Einführung einer Mitarbeiter-App im Unternehmen?

Betriebsrat 1

Wir schauen uns heute dazu drei Perspektiven an. Und zwar erstens aus Sicht des Betriebsrates: Was sind eigentlich die Vorteile einer Einführung einer Mitarbeiter-App im Unternehmen? Zweitens schauen wir: Was sind denn die typischen Fragen, die ein Betriebsrat in dem Zusammenhang stellen wird. Und drittens: Was sind denn die Einführungstipps, die man dazu ableiten kann, wie man so ein Projekt am besten begleitet, um eine Zustimmung des Betriebsrats sicherzustellen.

Okay, sprechen wir über die Vorteile einer Mitarbeiter-App. Das erste, wichtigste Thema ist natürlich Gleichberechtigung. Mit einer App erreichen wir alle Mitarbeiter. Zum ersten Mal auch die, die heute keinen Intranet-Zugang haben, auch die, die heute keine betriebliche E-Mail-Adresse haben. Und das ist ein riesiger Vorteil und spielt direkt rein in die Agenda des Betriebsrats. Man kann das auch noch weiterdenken, Gleichberechtigung kann man ja auch im Sinn verstehen, dass Mitarbeiter das neue Tool so einfach benutzen können, dass jeder es nutzen kann und nicht nur die, die sich intensiv mit der Technologie beschäftigen. Social Intranets haben heute die Herausforderung, dass viele Mitarbeiter reingucken und den Inhalt nicht direkt verstehen. Das Ziel bei einer Mitarbeiter-App ist genau anders rum: Ich schaue da rein, weiß genau, was ich sehe, es ist automatisch personalisiert auf mich, und dann ist es sehr einfach, das zu nutzen.

Zweitens: Transparenz. Wenn ich diesen Kanal einmal geschaffen habe, dann ist es natürlich möglich zu sagen, ich habe jetzt aktuelle Informationen. Das können Unternehmensinformationen übergreifend sein oder lokale Informationen, die ich den Mitarbeitern zur Verfügung stelle. Und das geht weiter über Service wie eine Stellenbörse, wo ich interne Jobangebote sehe, über Weiterbildungsangebote, über allgemeine Entwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen, die viel transparenter sind, bis hin zu Services. Und Services können ein Zeitkonto sein, das kann mein Urlaubskonto sein bis hin zu einer Einsicht in die Schichtpläne, die damit viel, viel leichter wird.

Teilhabe. Bei Teilhabe geht es darum, dass man Feedback geben kann. Und das kann sein, dass ich einen Artikel kommentieren kann, dass ich leiten kann. Das kann aber auch strukturierter sein. Das können Umfragen sein bis hin zu einem ganz strukturierten Thema wie einem Ideenmanagement, Stichwort betriebliches Vorschlagswesen. Solche Themen sind mit einer App viel transparenter, viel einfacher und auch viel schneller für Mitarbeiter umsetzbar.

Mitarbeiter-Vorteile, sehr spannendes Thema, weil das ganz oft vom Betriebsrat selber kommt. Es gibt sowas wie Rabattprogramme, die oft vom Betriebsrat angeboten und eingeführt werden. Der Betriebsrat hat die Herausforderung, dass er keine Chance hat, diese Vorteile allen regelmäßig zu transportieren und dann auch klarzustellen: Hey, es gibt neue Angebote, hier ist der Zugang zum Portal etc. Und das ist mit einer Mitarbeiter-App natürlich viel einfacher möglich. Und das geht weiter zum Beispiel zu einem Thema wie einem Schwarzen Brett. Das läuft heute in vielen Intranets sehr, sehr gut, und da gibt es sehr viel Beteiligung, aber diejenigen, die keinen Zugriff haben aufs Intranet, denen bleibt das natürlich verborgen. Und das kann man mit einer Mitarbeiter-App perfekt abbilden bis hin zu dem Punkt, dass man mit der App selber Bilder machen kann, die sehr einfach hochladen kann und die sehr einfach mit anderen Mitarbeitern teilen kann.

Letzter Punkt, und der ist sehr interessant: Der Betriebsrat selber hat eine Informationspflicht gegenüber den Beschäftigten. Und die ist ganz klar geregelt, und zwar dahingehend, dass er viermal im Jahr eine Betriebsversammlung abhalten muss und dort über seine Arbeit berichten muss. Aber darüber hinaus gibt es ja natürlich eine große Motivation, die eigene Arbeit als Betriebsrat erstens mal darzustellen und zweitens auch die zu erreichen, die eben nicht zu diesen vier Betriebsversammlungen kommen können. Weil sie an bestimmten Standorten sind, weil sie verteilt sind, weil sie in Schichten arbeiten. Das ist hier also eine große Herausforderung, die sich in dem Umfeld anbietet. Und all das sind Punkte, die insgesamt sehr, sehr groß sind, die sehr dafür sprechen, dass eine Mitarbeiter-App eine sehr spannende auch Thematik für einen Betriebsrat sein kann.

Die wichtigsten Fragen des Betriebsrats

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Und jetzt können wir direkt mal rübergehen: Das, was wir hier sehen, ist der Nutzteil. Und wenn der Betriebsrat jetzt gut ist, dann wird er Fragen stellen. Und die Fragen, die sind ganz natürlich, und die muss er stellen, weil das seine Rolle ist. Und die schauen wir uns jetzt mal an.

Die wichtigste Frage des Betriebsrats, mit der er einsteigen wird, ist: Ist das eigentlich freiwillig? Und die Antwort darauf: Meistens ist das freiwillig, ja. Die Freiwilligkeit hängt insbesondere daran, dass man bei so einer Mitarbeiter-App oft davon ausgeht und erwartet, dass der Mitarbeiter sein eigenes Gerät nutzt, also das eigene Smartphone oder einen eigenen PC für die Nutzung. Und immer, wenn der Mitarbeiter sein eigenes Gerät nutzt, wird man hier in dem Umfeld auf jeden Fall sagen: Das ist freiwillig. Und das sehen wir auch so bei unseren Kunden.

Zweitens: Darf man damit die Leistung der Nutzer überwachen? Wir erinnern uns an diesen Punkt 6 in Paragraf 87 des Betriebsverfassungsgesetzes, und es geht hier vor allem darum sicherzustellen oder klarzumachen, dass Verhaltenskontrolle nicht die Absicht ist. Das kann man auf verschiedene Arten vermitteln. Das Wichtigste, was wir in dem Umfeld sagen ist: Eine Plattform wie Staffbase erlaubt keine automatischen Reports über Informationen des Mitarbeiters. Das heißt, wie lange war ein Mitarbeiter zum Beispiel in einem bestimmten Zeitraum im Monat in der App aktiv? Wie viele Dinge hat er da geschrieben, eigene Beiträge etc.? Eine Aggregation über diese Punkte ist in den meisten Fällen nicht erwünscht und wird von so einer Plattform wie Staffbase dann auch nicht angeboten. Es hilft außerdem sehr, das Rollenkonzept transparent zu machen. Das heißt – da kommen wir noch drauf zurück – dem Betriebsrat dort auch mit einem Zugang zu geben, Admin-Rechte zu geben, damit er ein Gefühl bekommt, was sieht man denn eigentlich in dieser Plattform.

Dritter Punkt: Zugriff nur über eigenes Smartphone. Der Hintergrund dieser Frage ist eine Frage nach Alternativen. Denn die Frage ist, wenn ein Nutzer kein eigenes Smartphone hat, wie soll er denn dann Informationen bekommen? Und es gibt hier verschiedene Ansätze. Der wichtigste, den wir sehen, ist erst mal, dass man die App auch auf einem PC verfügbar macht. Das heißt, wenn man einen privaten PC hat, oder wenn man einen PC als Terminal im Unternehmen anbietet, dann wird man in der Lage sein, das alternativ auch anzubieten. Das Thema geht dann weiter bis dahin, dass wir zum Beispiel auch einen PDF-Export anbieten, mit dem man die wichtigsten Informationen als Papier zur Verfügung stellen kann. Also Alternativen müssen geschaffen werden an der Stelle.

Abgrenzung: Arbeit und Freizeit. Das ist ein besonderer Punkt, der mit einer Mitarbeiter-App kommt, weil ich die App in vielen Fällen auf meinem privaten Smartphone habe. Und die Frage ist schon, gibt es dort einen Übergriff auf die Freizeit dadurch, dass die App auf meinem Smartphone ist, ja oder nein. Hier ist das Entscheidende, eine Regelung für Push-Nachrichten zu finden. Einerseits ist dieser Teil schon sehr gut mit dem Thema Freiwilligkeit abgedeckt, aber Push-Nachrichten könnten natürlich schon ein Eingriff sein, wenn man die zu einer merkwürdigen Zeit sendet. Wir sehen, dass es Sinn macht, zu sagen: Wir pushen nicht am Wochenende, nicht an Feiertagen. Wir pushen also nur an Werktagen, und nur in einer bestimmten Kernarbeitszeit. Und vielleicht vereinbart man auch noch, dass man so eine gewisse Anzahl von Push-Nachrichten zum Beispiel in der Woche nicht überschreitet. Das sehen wir bei unseren Kunden, und das sind auch Dinge, die man in der Plattform sehr, sehr gut abbilden kann.

Letzter Punkt: Schutz personenbezogener Daten. Wir haben dazu einen ganz eigenen Vortrag gemacht. Also wer da Interesse hat, gerne auch mal reinschauen, wie es insgesamt mit Datenschutz und Datensicherheit bei einer Mitarbeiter-App aussieht. Der Betriebsrat ist hier einfach in einer Rolle, dass er das überprüfen wird und sagen wird: Geht das Unternehmen, geht das Projekt denn hier im Rahmen dieses Themas verantwortungsvoll mit personenbezogenen Daten von Mitarbeitern um. Das wichtigste Stichwort ist ja sicherlich das Thema Datensparsamkeit, also ist es so, dass dort nur Daten von Mitarbeitern reinkommen in die Mitarbeiter-App, die wirklich wichtig sind für die Nutzung des Themas. Zentral ist also, dass man zum Beispiel keine Kontoinformationen oder erweiterten Gehaltsinformationen in der App hat. Die braucht man nicht für die Nutzung, also gehören sie da auch nicht rein.

Kleines Nebenthema, was wir oft sehen, was so spezifisch ist für Mitarbeiter-Apps, ist die persönliche E-Mail-Adresse. Hier ist es so, dass wenn der Mitarbeiter keine Unternehmens-E-Mail-Adresse hat, macht es Sinn, die persönliche E-Mail-Adresse in der App zu haben, weil wenn er zum Beispiel das Passwort vergisst, ist das eine sehr einfache und schöne Möglichkeit, ein Passwort zurückzusetzen. Und wir machen das zum Beispiel so bei Staffbase, dass diese E-Mail-Adresse zwar in der App gespeichert wird, aber für den Administrator, für das Unternehmen nicht sichtbar ist. Also es lassen sich bei diesen Themen sehr viele, gute Regelungen finden, und wir haben schon gemerkt, dass es so eine Mischung ist aus technischen Themen, die man hier vorsieht, und organisatorischen Regelungen.

Tipps für die Umsetzung einer Mitarbeiter-App mit dem Betriebsrat

Betriebsrat_Tipps für die Umsetzung

Und genau das ist dann jetzt der Zusammenhang, in dem wir besprechen wollen, was die Tipps für die Umsetzung sind. Wir gehen jetzt mal kurz durch die wichtigsten Themen durch, die wir hier an der Stelle aufgeschrieben haben.

Den Betriebsrat früh einbeziehen. Das haben Sie sicherlich schon oft gehört bei anderen Projekten. Das gilt auch hier, insbesondere weil es so ein neues Thema ist. Weil es eben Fragen gibt. Wie verteile ich die App, mit welchen Geräten greift man darauf zu? Welche Mitarbeiterdaten sind da gespeichert? Wie funktioniert die Erstellung von Daten? Wie sind Nutzer- und Rollenprofile? Hier macht es ganz viel Sinn, tatsächlich auch eine Schulung anzubieten, den Betriebsrat in die Plattform einzuladen, dem am besten Admin-Rechte zu geben, damit er ein Gefühl bekommt: Was sieht man denn hier eigentlich, und was geht und was geht nicht? Gerade auch im Hinblick auf was wir unter dem Thema Transparenz besprochen haben.

Zweitens: Es gibt ein Mittel, das man für solche Projekte häufig benutzt. Das ist eine Betriebsvereinbarung. Das bedeutet, es ist so eine Art schriftlicher Vertrag zwischen Unternehmen und dem Betriebsrat, wo man bestimmte Punkte für dieses Projekt konkreter regeln kann. Push-Nachrichten sind zum Beispiel einer der Punkte, die hier drin stehen können. Man kann hier auch regeln, welche personenbezogenen Daten gespeichert werden und wie Nutzer- und Redaktionsrechte geregelt sind. Und das alles kann man sehr gut hier vereinbaren, damit sehr transparent machen und auch regelmäßig anpassen, wenn Anpassungen nötig sind.

Eine weitere Vereinbarung, die man hier treffen sollte, ist eine Nutzungsvereinbarung. Und zwar ist das eine Vereinbarung zwischen Unternehmen und Mitarbeiter, dort regelt man bestimmte Informationsrechte und Pflichten, die der Mitarbeiter hat, wenn er diese App nutzt. Ein Beispiel könnte sein: Welche Nutzung ist Arbeitszeit und welche Freizeit. Ein anderes Beispiel könnte sich um bestimmte Daten handeln. Also da könnte drinstehen, dass der Mitarbeiter keine Kundendaten oder keine vertraulichen Daten in die App hineinbringen darf.

Schrittweise anfangen ist ein Thema, was man auch oft hört in anderen Projekten, und das gilt auch für eine Mitarbeiter-App. Wir sehen das Thema schrittweise anfangen insbesondere auch in der Aktionsfunktion, das heißt, dass man sagt: Wir stellen am Anfang keine Kommentare zur Verfügung, sondern schalten das erst nach einigen Monaten ein. Oder wir haben Umfragen, die wir am Anfang anonym machen, oder Umfragen, die wir am Anfang nur an kleinere bestimmte Zielgruppen ausgeben, und schrittweise weiten wir das Thema dann aus. Das kann auch dahingehen, dass man bestimmte Anwendungsfälle, zum Beispiel jetzt ein Telefonbuch, erst nach einiger Zeit reinbringt, wenn die Organisation insgesamt sich besser an die Mitarbeiter-App gewöhnt hat, und dann kann später durch so ein Telefonbuch Mehrwerte erzielen.

Freiwillig und anonym – das sind jetzt einfach ein paar Ideen, die man noch reinbringen kann, wenn man sagt: Datensparsamkeit und personenbezogene Daten, wir wollen das Set an Daten, was wir da reinbringen, eher kleinhalten, aber vielleicht haben Mitarbeiter ein anderes Interesse, sich in der App darzustellen. Das heißt, Mitarbeiter können ein Foto hochladen von sich auf ihrem Profil. Das bleibt aber freiwillig, also sie können selber bestimmen, ob sie das tun und wie sie das tun. Oder sie können auch weitere eigene Interessen und Fähigkeiten im Profil hinterlegen, und das ist dann findbar für andere in der Organisation. Und anonym hatten wir schon mehrfach besprochen, das heißt, es gibt auch die Möglichkeit, gerade Umfragen und Feedback anonym zu machen. Das kann so eine Art anonymer Meckerkasten sein, wo man Inhalte reinbringen kann. Die Inhalte bekommt dann eine bestimmte Redaktion per E-Mail zugeschickt, wenn jemand das absendet, sieht aber nicht, von wem das ist.

Letzter Punkt: Nutzen kommunizieren. Das ist nochmal ganz wichtig, weil viele dieser Punkte hier sind sehr taktisch. Man kann sich da tief drin verlieren, wie man das technisch/organisatorisch alles wasserdicht macht, aber am Ende geht es bei einer Mitarbeiter-App ganz viel darum, dass man besser informiert, dass man Mitarbeiter besser motiviert und auch Spaß hat in dieser App. Und der Tipp an der Stelle ist einfach: Nie vergessen, das auch mit zu kommunizieren. Also was sind die Vorteile der App für die Mitarbeiter, was sind die Vorteile der App für den Betriebsrat? All das zusammen macht dieses Projekt so erstrebenswert.

Ich hoffe, wir konnten heute darstellen, dass man auf die wichtigsten Fragen des Betriebsrats, sehr gute Antworten finden kann. Wenn es zu dem Thema mehr Detailfragen gibt, sprechen sie uns gerne direkt an. Wir freuen uns, dazu schnell und ausführlich Auskunft zu geben. Und ansonsten herzlichen Dank für die Aufmerksamkeit und bis zum nächsten Mal!

[Webinar] Mitarbeiter-App und Betriebsrat 

Eine Auswahl unserer Themen im Webinar:

  • Vorteile einer Mitarbeiter-App aus Sicht des Betriebsrates
  • Typische Fragen des Betriebsrates zum Thema App
  • Tipps für die Umsetzung einer Mitarbeiter-App im Unternehmen unter Einbeziehung des Betriebsrates
  • Einfluss von Betriebsverfassungsgesetz und Mitbestimmungsrechte

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