Damit interne Kommunikation erfolgreich ist, muss sie alle Mitarbeiter*innen stets zur optimalen Zeit mit der richtigen Botschaft und dem passenden Inhalt erreichen. Im besten Fall sollte die Nachricht auch noch einprägsam sein. Verschiedenste interne Kommunikationskanäle und -formate bieten die Möglichkeit, Botschaften innerhalb von Organisationen zu verbreiten. Die Arten von Botschaften können dabei von „alltäglich“ bis „bedeutsam“ variieren. Doch welche Kanäle und Formate sind für welchen Anwendungsfall besonders gut geeignet? Und auf welche wichtigen Eigenschaften solltest du besonders achten?
Wir haben uns acht der gängigsten Kanäle und Formate für Mitarbeiterkommunikation genauer angeschaut und acht Merkmale für deren Erfolg ausgewertet. Dies soll als Hilfestellung für die Entscheidung dienen, welche Kommunikationskanäle und -formate die besten für dich und dein Unternehmen sind. Überzeuge dich selbst!
1. Das persönliche Gespräch – unser Platz 1 der wichtigsten internen Kommunikationskanäle
Ich will dich gar nicht lange hinhalten: Unser Top-Kommunikationskanal ist das persönliche Gespräch. Was gibt es Schöneres, als sich gegenüberzustehen und miteinander zu sprechen? Ganze 99,6 Prozent der internen Kommunikator*innen, die in unserem Trendmonitor interne Kommunikation 2022 befragt wurden, schätzen das persönliche Gespräch als wichtigen bzw. eher wichtigen Kanal ein. Damit hat es gegenüber allen anderen Kommunikationskanälen in Sachen Bedeutung für die IK mit Abstand die Nase vorn.
Doch was macht Gespräche so besonders?
Das persönliche Gespräch hat die größte Informationsdichte unter den internen Kommunikationskanälen, denn man nimmt sowohl die Stimmlage als auch die Mimik und Gestik des Gegenübers wahr. Emotionen können so optimal gedeutet werden. Ein Gespräch ist interaktiv und findet unmittelbar statt. Es eignet sich einfach hervorragend für die Kommunikation komplexer Botschaften.
Bei virtuellen Gesprächen sieht das schon wieder etwas anders aus. Eine eingeschränkte Sicht auf das Gegenüber mittels Webcam erlaubt es nicht, die Körpersprache gänzlich lesen und deuten zu können. Die Informationsdichte nimmt ab.
Du solltest dich als interne Kommunikator*in immer fragen, ob der Nutzen für ein persönliches Treffen den Aufwand überwiegt, zum Beispiel wenn die Gesprächsparteien an unterschiedlichen Standorten angesiedelt sind. Persönliche Treffen können mit einem höheren Zeitaufwand und Reisekosten verbunden sein. Auch das Ansprechen vieler einzelner Mitarbeiter*innen ist mit persönlichen 1:1-Gesprächen schlichtweg ineffizient. Die Reichweite dieses Kommunikationskanals ist nun einmal beschränkt – wenn wir die Verbreitung über den Flurfunk einmal außer Acht lassen.
Ist eine Botschaft weniger komplex und sollen möglichst viele Mitarbeitende erreicht werden, wäre vielleicht unser 2. Platz etwas für deine interne Kommunikation? 🤔
2. Eine mobile Mitarbeiter-App, um wirklich alle zu erreichen
Eine Mitarbeiter-App für die interne Kommunikation ist eine leistungsstarke Lösung, um alle Mitarbeiter*innen effektiv zu erreichen. Schnelligkeit, Dialogorientierung und Authentizität sind allesamt Merkmale moderner Kommunikation. Mitarbeiter-Apps erfüllen all diese Ansprüche mit verschiedensten übersichtlich zusammengeführten Formaten wie zum Beispiel zentralen News, lokalen Updates oder einem digitalen Schwarzen Brett. Mitarbeitende werden durch die App dabei unterstützt, nicht den Überblick über die wichtigsten Themen und Neuigkeiten im Unternehmen zu verlieren. Noch dazu können sie auf News reagieren, Kommentare schreiben und mit Kolleg*innen in den Austausch treten.
Die enorme Reichweite, die mit einer Mitarbeiter-App erzielt werden kann, soll nicht unerwähnt bleiben. Vor allem Mitarbeiter*innen ohne einen festen Arbeitsplatz können über ihr privates Smartphone erreicht werden und bleiben so stets auf dem aktuellen Stand.
Kommunikation ist darüber hinaus nur eine von vielen Möglichkeiten, die dieser Kanal bietet. Mitarbeiter-Apps unterstützen daneben noch weitere wichtige Dinge im Arbeitsalltag deiner Mitarbeiter*innen, wie zum Beispiel HR-Prozesse, Wissensmanagement oder Mitarbeiter-Self-Services. Schichtpläne, Urlaubsanträge oder Zeitnachweise lassen sich problemlos in eine Mitarbeiter-App einbinden und sind jederzeit abrufbar.
Die verschiedenen Funktionen sind speziell für die wichtigsten organisatorischen Anforderungen entwickelt und können schnell implementiert werden, insbesondere im Vergleich zu schwerfälligen IT-Projekten aus der Vergangenheit. Angesichts dieser Entwicklung ist es nicht verwunderlich, dass Mitarbeiter-Apps ein heißes Thema unter Kommunikationsexpert*innen sind.
3. Das Intranet als Herzstück des Digital Workplace
Non-Desk-Worker können besonders gut über ihr Smartphone erreicht werden, doch wie steht es um Personen, die den Großteil ihres Tages am Laptop oder PC verbringen? Für diese lohnt sich ein modernes Intranet.
Es bietet den Desk-Mitarbeiter*innen einen direkten Einstieg in ihre alltägliche Arbeit und ist somit das Herzstück des digitalen Arbeitsplatzes. Vom Intranet aus können Mitarbeitende auf alle wichtigen Tools zugreifen. Die Struktur kann dabei den komplexen Besonderheiten deines Unternehmens entsprechend aufgesetzt werden. Ebenso wie in einer Mitarbeiter-App ist es möglich, verschiedene Medienformate einzubinden sowie News und Informationen lokal auszuspielen, z. B. für bestimmte Standorte. Auch Schichtpläne, Urlaubsanträge und betriebliche Informationen können problemlos durch Mitarbeiter*innen verwaltet und eingesehen werden.
Neben Kommunikation, hoher Interaktion und Servicefunktionen bietet ein Intranet zudem den Mehrwert, Wissen und wichtige Informationen zur Verfügung zu stellen. So erleichtern zum Beispiel Checklisten, Lerninhalte oder Antworten auf häufig gestellte Fragen den Arbeitsalltag deiner Mitarbeitenden. Wichtig ist jedoch, die Aktualität der Informationen nicht aus den Augen zu verlieren. Ein zu großes und unübersichtliches Intranet kann sich schnell in ein Datengrab verwandeln.
4. Per Mitarbeiter-E-Mail alle erreichen
Auch E-Mails sind einer unserer Top-8-Kommunikationskanäle. Unser Trendmonitor interne Kommunikation 2022 hat gezeigt, dass sie noch immer eines der wichtigsten Instrumente für Mitarbeiterkommunikation sind. Knapp 57 Prozent der Befragten nutzen E-Mail-Newsletter für ihre interne Kommunikation – Tendenz steigend. Und das, obwohl die viel gefürchtete Informationsflut der E-Mail keinen guten Ruf eingebracht hat. Laut unserer Studie liegt sie auf Platz 5 der beliebtesten Kommunikationskanäle.
Hättest du das gedacht? Ich ehrlich gesagt nicht.
Das liegt vermutlich daran, dass wir mit E-Mails oft die lästigen Werbenachrichten verbinden, die unser Postfach überschwemmen. Im Rahmen der internen Kommunikation hat sich die E-Mail allerdings in den letzten Jahren stets weiterentwickelt. Für viele interne Kommunikationsabteilungen weist sie noch immer einen hohen strategischen Stellenwert auf, da Botschaften gezielt versendet werden können.
Insbesondere spielen Newsletter eine große Rolle, um Non-Desk-Worker zu erreichen und wichtige Informationen direkt in ihr Postfach zu versenden. Aktuell im Trend sind kuratierte Newsletter, wie zum Beispiel wöchentliche Zusammenfassungen, welche die wichtigsten Neuigkeiten für Mitarbeiter*innen bereitstellen. Auch im Hinblick auf die Visualität von E-Mails hat sich in den letzten Jahren einiges getan: Unser Staffbase E-Mail-Designer ermöglicht beispielsweise individualisierte Ergebnisse mit minimalem Aufwand, die sich sehen lassen können. Falls du auf der Suche nach hilfreichen Tipps für erfolgreiche Mitarbeiter-Newsletter bist, lege ich dir diesen Beitrag ans Herz.
5. Virtuelle Townhall-Meetings als wichtiger IK-Kanal
Wie wichtig sind dir regelmäßige Updates der Führungsetage? Spätestens seit der Corona-Pandemie haben sich virtuelle Townhall-Meetings in vielen Unternehmen etabliert. Top-down werden in regelmäßigen Abständen die wichtigsten Unternehmensneuigkeiten und -updates per Videokonferenz mit der Belegschaft geteilt, wobei verschiedene Stimmen zu Wort kommen können. Geschicktes Storytelling erlaubt dabei, das Narrativ des Unternehmens aufrechtzuerhalten oder gar zu stärken. Zudem wird das Vertrauen der Mitarbeitenden durch transparente Kommunikation gestärkt und sie können sich von überall zuschalten.
Jedoch ist es für viele Non-Desk-Worker (vor allem Schichtarbeiter*innen) nicht möglich, regelmäßig an virtuellen Townhalls teilzunehmen, was einen maßgeblichen Einfluss auf die Reichweite dieses Kanals hat. Auch der persönliche Kontakt mit Kolleg*innen fehlt und die Möglichkeiten zur Interaktion sind begrenzt. Viele Tools erlauben zwar, parallel zum Meeting zu chatten und somit auch Fragen an die Speaker*innen zu stellen, das ist jedoch bereits das höchste der Gefühle. Eine Möglichkeit wäre, die Session für Mitarbeiter*innen aufzuzeichnen, denen eine Teilnahme nicht möglich ist, und diese im Nachgang per Video zur Verfügung zu stellen. In diesem Zuge sollte zur Interaktion, beispielsweise per Kommentarfunktion, aufgerufen werden, um den Mitarbeitenden eine Stimme zu verleihen.
Apropos Video – das bringt uns zu Platz 6 auf unserer Liste.
6. Interne Videos – das Rich-Media-Wunder
Videos sind aus der modernen und mobilen Mitarbeiterkommunikation nicht mehr wegzudenken. Im Gegensatz zu Texten oder Bildern sind bei Videos nicht nur unsere Augen, sondern auch unser Hörsinn gefragt. Da mehr Sinne angesprochen werden, steigt der Informationsgehalt. Noch dazu bleiben Video-Inhalte besonders lange im Gedächtnis.
Für interne Kommunikator*innen sind Videos ein vergleichsweise kostengünstiges Format, über das wichtige Botschaften mit einer emotionalen Note verbreitet werden können. Auch kurze Aufnahmen von Personen aus der Führungsriege tragen dazu bei, das Gefühl von Hierarchien abzubauen, während im selben Moment aktuelle Informationen vermittelt werden, auf die jederzeit zugegriffen werden kann. Doch nicht nur Videoaufnahmen der Unternehmensleitung, sondern auch von Mitarbeitenden tragen zu einer abwechslungsreichen internen Kommunikation bei und sorgen – abhängig von der jeweiligen Plattform – oftmals für eine hohe Interaktionsrate durch Likes, Shares und Kommentare. Auch für Storytelling-Formate eignen sich Videos perfekt. Wir sind uns daher sicher, dass die Bedeutung von Videos weiter zunehmen wird. Du möchtest mehr darüber erfahren, wie man Videos in der internen Kommunikation richtig verwendet? Dann empfehle ich dir diesen Artikel.
7. Podcasts – ein neuer Stern am Kommunikationshimmel? ⭐
Podcasts haben in den letzten Jahren einen extremen Aufschwung erlebt. 2022 erreichte der Boom seinen bisherigen Höhepunkt. Laut Umfrageergebnissen von Statista hörten rund 43 Prozent der Befragten zumindest gelegentlich Podcasts. In der externen Kommunikation werden sie bereits von vielen Unternehmen eingesetzt, um tiefere Einblicke in bestimmte Themenbereiche zu ermöglichen. Aber wie sieht es in der IK aus? Haben interne Podcasts das Potenzial, der neue Stern am Kommunikationshimmel zu werden?
Schauen wir uns das etwas genauer an.
Was Podcasts so einzigartig macht, ist sicherlich der Fakt, dass man sie mithilfe eines Smartphones orts- und zeitunabhängig konsumieren kann, egal ob während der Arbeitszeit oder in der Freizeit beim Spazieren, Kochen oder einer Autofahrt. Sie verfügen über das große Potenzial, authentische Kommunikation und Storytelling zu fördern. Das beliebte Audioformat erreicht somit nicht nur Desk-Mitarbeiter*innen, sondern auch Non-Desk-Worker. Ob ein Podcast bei deiner Zielgruppe ankommt, ist allerdings von vielen Faktoren abhängig:
- Sind sie bereits mit Podcasts vertraut oder ist Informationsvermittlung per Audiospur etwas ganz Neues für deine Mitarbeitenden?
- Welche Länge planst du pro Folge?
- Wie häufig planst du, eine neue Episode zu veröffentlichen?
- Wie willst du deine Folgen strukturieren und wer sind die Speaker*innen?
- Welche Inhalte werden in deinem Podcast vermittelt und sind diese interessant für die Zielgruppe?
Neben diesen Aspekten kommt es auch darauf an, wo du den Podcast deinen Mitarbeitenden zur Verfügung stellen willst. Extern auf Plattformen wie Spotify oder Apple Podcasts oder doch lieber intern, zum Beispiel eingebunden in eine Mitarbeiter-App?
Wenn du ihn öffentlich machst, sei dir bewusst, dass du innerbetriebliche Informationen nicht nach außen tragen darfst und somit inhaltlich beschränkt bist. Auch die Möglichkeiten zur Interaktion und zum Dialog sind plattformabhängig. Nutzt du die gängigen Musikstreaming-Dienste, ist die Interaktion mit deiner Zielgruppe gleich null. Du erhältst vermutlich keine Rückmeldungen und tappst im Dunkeln, was deine Zuhörerschaft über den Podcast und dessen Inhalte denkt. Höher kann die Interaktion beim Einbinden in eine Mitarbeiter-App oder dein Intranet ausfallen, wo Kommentare, Shares und Likes möglich sind.
Im Gegensatz zu anderen Kommunikationskanälen und -formaten haben aber auch Podcasts ihre Schwächen. So fehlt im Gegensatz zu Videos die visuelle Informationsvermittlung. Auch der Faktor Zeit spielt bei der Podcast-Produktion eine wichtige Rolle. Für eine professionelle Vorbereitung, Aufnahme und Nachbereitung kann viel Zeit ins Land gehen. Dafür können aufwändig produzierte Episoden solange genutzt werden, bis die Inhalte irgendwann nicht mehr aktuell sind. Achte auch auf die Qualität – sie ist umso wichtiger, je größer deine Zuhörerschaft ist.
Falls du selbst gerne Podcasts lauschst, findest du hier eine Auflistung der 19 besten Podcasts zum Thema interne Kommunikation und hier 22 Podcasts, die Comms- und Marketing-Profis kennen sollten. Viel Freude beim Stöbern!
8. Mitarbeiterevents als Kommunikationskanal, um alle zu erreichen
Aufgrund der Corona-Krise waren wir für eine lange Zeit einer erzwungenen sozialen Dauerisolation ausgesetzt. Soziale Kontakte mit Kolleg*innen waren in Zeiten von Lockdowns und Abstandsregeln fast ausschließlich über Bildschirme möglich. An persönliche Mitarbeiterevents war gar nicht erst zu denken. Haben sie deswegen an Bedeutung als Kommunikationskanal verloren?
Wir sind uns sicher: Nein.
Für die Übermittlung wichtiger Botschaften und vor allem für persönliche Interaktionen sind Mitarbeiterversammlungen unerlässlich – vor allem nach der Corona-Krise. Im Gegensatz zu eher unpersönlichen Kommunikationskanälen wie E-Mail, Intranet-Beitrag und Co, bieten Mitarbeiterevents die Möglichkeit zum Teambuilding sowie zum gemeinsamen Informations- und Erfahrungsaustausch mit Kolleg*innen und dem Management.
Jedoch machen die damit verbundenen Veranstaltungs- und Reisekosten Mitarbeiterevents zu einer kostspieligen Sache. Als Top-Down-Kommunikationskanal von wichtigen Botschaften ist die Reichweite außerdem auf die Teilnehmenden beschränkt, sofern keine Aufzeichnung angefertigt wird. Mitarbeitende von weit entfernten Standorten oder im Außendienst einzubinden und mit persönlichen Treffen regelmäßig zu informieren, ist einfach schwierig und bleibt wohl eher die Ausnahme als die Regel für die interne Kommunikation. Nichtsdestotrotz gehören Mitarbeiterevents zu unseren Top-8-Kommunikationskanälen, um alle zu erreichen und ein unternehmensweites Teamgefühl aufzubauen.
Was macht gute interne Kommunikationskanäle und -formate aus?
Reichweite: Weltweit zählen rund 2 Milliarden Menschen zu Non-Desk-Workern. Das sind 80% der arbeitenden Bevölkerung. Sie verbringen den Großteil ihres Arbeitstages zum Beispiel in der Fabrikhalle, hinter der Theke oder an Krankenhausbetten. Viele von ihnen haben keinen Zugang zu einem Firmen-PC und können somit nicht wie Desk-Worker erreicht werden. Dabei ist es besonders wichtig, gerade diese Personen mit relevanten Informationen zu versorgen. Die Reichweite deiner Kanäle ist ein klares Maß für effektive Kommunikation.
Aktualität: Der Erhalt von Informationen und die Kommunikation in Echtzeit ist in den letzten Jahren für uns alle ein Muss geworden. Zahlreiche Organisationen haben sich mittlerweile darauf spezialisiert: Versanddienstleister bieten Expresslieferungen an, Streamingdienste machen Filme und Serien sofort zugänglich und unsere Smartphones ermöglichen es uns, unabhängig von Ort und Zeit ständig online zu sein. Ist dein interner Kommunikationskanal in der Lage, wichtige Unternehmensnachrichten innerhalb von Minuten statt Stunden oder Tagen zu liefern? Und sind die Inhalte, die vermittelt werden, auch wirklich aktuell oder eigentlich von gestern?
Interaktion: Fließen deine Informationen nur in eine Richtung oder gibt es Möglichkeiten für umgekehrte Kommunikation? Social-Media-Funktionen wie Likes, Kommentare und Teilen werden immer wichtiger und sind Merkmale der Kommunikation, die Mitarbeiter*innen von heute erwarten. Sie unterstützen außerdem Bottom-up-Interaktionen und verbessern die horizontale Kommunikation. Beides ist wesentlich für eine Steigerung der Produktivität im Arbeitsalltag.
Messbarkeit: Wie viele Mitarbeitende haben eine bestimmte Nachricht erhalten und wie viele haben interagiert? Das klingt erstmal ganz einfach, jedoch können nicht alle Kanäle diese Anforderung erfüllen. Erfolgskontrolle in der internen Kommunikation ist die Grundvoraussetzung für effektives Lernen.
Storytelling: Geschichten sind eine sehr gute Möglichkeit, um Informationen zu teilen und Werte zu vermitteln. Sie jedoch effektiv erzählen zu können, ist mit manchen Kanälen viel einfacher als mit anderen. Die Aufgabe der regelmäßigen Erstellung neuer Inhalte in die Hände deiner Mitarbeiter*innen zu geben, macht diese Herausforderung um einiges einfacher.
Rich Media: Verschiedene Medienformate wie Bilder, Tonspuren und vor allem Videos sind eine großartige Möglichkeit für überzeugende Geschichten. Während einfache Textbeiträge das primäre Ziel verfolgen, reine Informationen zu vermitteln, erhöhen Rich-Media-Beiträge das Engagement deiner Zielgruppe.
Lokal: Je näher, desto relevanter. Deshalb hat eine Diskussion zur Unternehmensstrategie auf dem internen Blog meist weniger Kommentare als die Entscheidung über eine neue Standort-Cafeteria. Das soll nicht heißen, dass strategische Kommunikation weggelassen werden sollte, sondern dass die lokalen Inhalte eine gute Möglichkeit darstellen, einen lebendigen und relevanten Kommunikationskanal zu etablieren.
Kosten: Die Auswirkungen der internen Kommunikation auf den Erfolg eines Unternehmens sind schwer zu messen, neue Tools machen dies jedoch zunehmend möglich. Deshalb ist es enorm wichtig, so schnell wie möglich mit der Untersuchung deiner Kommunikationsmaßnahmen auf Kosteneffektivität zu beginnen. Wie du das nötige Budget für neue interne Kommunikationskanäle erhältst, erfährst du hier.
Interne Kommunikationskanäle und -formate – der richtige Mix macht den Unterschied
Es ist ja gut und schön, dass es so viele verschiedene interne Kommunikationskanäle und -formate gibt, aber wie du gesehen hast, verfügen alle über individuelle Stärken und Schwächen. Für eine effektive interne Kommunikation ist es unabdingbar, sich nicht voll und ganz auf einen einzigen Kanal oder ein einziges Format zu verlassen, sondern sich möglichst breit aufzustellen. Die richtige Kombination verschiedener Kanäle und Formate macht schlussendlich den entscheidenden Unterschied, um wirklich alle Mitarbeitenden zu erreichen. Das betonte auch Bernhard Fischer-Appelt, Gründer und Vorstand bei fischerAppelt, im Interview auf der VOICES 2023:
Der erste Kanal, den Menschen mitbekommen ist natürlich per App. Es gibt aber auch Unternehmen, wo man damit nicht alle erreicht (…) und wo alte Technologien auch noch relevant sind – schwarze Bretter oder Monitore, das gute alte Gespräch, das Firmenevent und eine Mixtur davon. Aber die Grundlage ist heute digitales Kommunizieren.
Bernhard Fischer-Appelt, Gründer und Vorstand bei fischerAppelt
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