Welche Intranet-Lösungen überraschten dieses Jahr, was machen viele Teams falsch und welche Trends stehen für 2021 vor der Tür? Wir haben acht Expert*innen aus den besten Intranet-Agenturen Deutschlands zu einer Fragerunde eingeladen. Im Kreuzverhör standen Thomas Maeder von rethink digital, Klaus Greiner von blue consult, Ulf Kossol von der T-Systems MMS, Lutz Hirsch von HIRSCHTEC, Michael Pachlatko von smartpoint, Alexandra Lang von sunzinet, Rainer Warmdt von Communardo und Sven Lindenhahn von Staffbase.

Wann begann Deine „Liebesbeziehung” zum Intranet und warum wurde das Thema immer spannender?

Ulf Kossol: Die ersten Berührungspunkte mit interner Kommunikation hatte ich bereits ab 2004 in meinem ersten Berufsleben als Offizier bei der Bundeswehr. Ich war zu der Zeit in einer internationalen Einheit tätig und habe für den vernetzten Gefechtsstand ein auf dem Open Source CMS Joomla basiertes Intranet aufgesetzt, um mit den einzelnen Stabsabteilungen und abgesetzten Kompanien schnell und strukturiert kommunizieren zu können. Erinnere mich noch gerne an die Zeit der sogenannten BIP – Battle Information Pages zurück 😉.

Heute ist es für mich wichtiger denn je. Als digitaler Klebstoff für das Miteinander in Unternehmen ist das Intranet nicht mehr wegzudenken.

Das Intranet als digitaler Klebstoff – das war damals bei der Bundeswehr so und ist es in anderen Organisationen bis heute.

Ulf Kossol von der T-Systems MMS

Alexandra Lang: Vor knapp 5 ½ Jahren kam ich damit das erste Mal in Berührung: Ich war in der Unternehmenskommunikation tätig und das Unternehmen besaß kein Intranet. Hier habe ich viel Potential gesehen, um die interne Kommunikation und das Miteinander nachhaltig zu optimieren.

Genau deshalb ist das Intranet für mich ein Herzensthema: Es erleichtert den Arbeitsalltag der Mitarbeiter*innen enorm und sorgt für ein positives Arbeitsklima.

Alexandra Lang | Sunzinet
Alexandra Lang von sunzinet

Wann waren Sie von einer Intranet-Lösung zuletzt so richtig überrascht? Und im Gegenteil: Was machen Unternehmen beim Thema Intranet öfter falsch?

Thomas Maeder: Sehr positiv überrascht bin ich von der heutigen Vielfalt von Technologien und Lösungen für Intranets. Während früher Intranets mit Web-Content-Management-Systemen realisiert wurden, gibt es heute viel mehr Möglichkeiten und innovative Lösungen wie etwa Staffbase. Leider betrachten viele Unternehmen heute ein Intranet immer noch zu stark aus einer Projektoptik. Ein Intranet ist aber nach einem Projekt nicht abgeschlossen, sondern dann fängt die Reise erst an. Intranets sind digitale Produkte welche kontinuierlich optimiert und weiterentwickelt werden müssen. Dazu braucht es auch klare Verantwortungen – Stichwort «Intranet Product Owner».

Das Intranet ist kein Projekt, sondern eine Daueraufgabe!

Thomas Maeder von rethink digital

Ulf Kossol: Ehrlich gesagt sind die Überraschungen auf technischer Seite in den letzten Jahren nicht mehr so groß gewesen, zumindest wenn man sich fast täglich mit dem Markt und Kunden beschäftigt. Das Featureset ist schon relativ ausgereift und auch ähnlich und die Lösungen unterscheiden sich wirklich in ganz bestimmten Details. Hier liegt auch die Herausforderung, dass der immense Funktionsumfang auch zu komplex sein kann und die Nutzer zu Beginn überfordert. Hier ist weniger mehr, auch wenn ich gut nachvollziehen kann, dass man als Projektverantwortlicher ein möglichst großes Feuerwerk entzünden möchte. Man sollte sich Zeit nehmen und die Employee Experience immer mehr steigern. 

Ulf Kossol | T Systems Mms
Ulf Kossol von der T-Systems MMS

Lutz Hirsch: So richtig überrascht hat mich ein Intranet, das vollständig in Microsoft Teams abgebildet wurde. Das hat richtig gut ausgesehen und wurde auch sauber in die verschiedenen Office Tools integriert - ein völlig pragmatischer Ansatz mit einer hohen Nutzerfreundlichkeit. Falsch machen Unternehmen meiner Ansicht nach nichts. Sie wählen eben mit bestem Wissen und Gewissen den aus ihrer Sicht passenden Ansatz. Funktioniert dieser nicht, ist das immer noch besser als gar nichts in Sachen Intranet zu unternehmen. Warum manche Ansätze nicht von Erfolg gekrönt sind? Weil die Plattformen meiner Erfahrung nach zu überladen mit Funktionen sind, nicht mobil funktionieren und der Nutzen nicht richtig und vollumfänglich an die Mitarbeitenden vermittelt wird.

Michael Pachlatko: Wir durften über die Jahre viele beeindruckende Projektumsetzungen begleiten. Besonders spannend sind Kund*innen, die es schaffen, genau die Inhalte für den ersten Go-live auszuwählen, die auch wirklich einen Mehrwert bieten. Solche Lösungen werden sehr gut angenommen und können mit diesem Rückenwind sehr gut weiterentwickelt werden. Im Gegensatz dazu scheitern zu ambitionierte Projekte oft an unrealistischen Zeitplänen oder dem Festhalten an gewissen Funktionalitäten, die Nutzer*innen tatsächlich wenig Mehrwert bringen.

Michael Pachlatko | Smartpoint
Michael Pachlatko von smartpoint

Alexandra Lang: Zuletzt war ich tatsächlich von Sharepoint überrascht, da es in der Verwendung als Intranet nicht unbedingt nutzerfreundlich ist. Doch mit Microsoft 365 ist ein sehr starkes Tool am Markt etabliert worden. Inzwischen haben sich auch Stand-Alone-Lösungen wie Staffbase durchgesetzt – das begrüße ich sehr! Dadurch werden weitere Möglichkeiten und hervorragende Lösungen zu verschiedenen Use-Cases geboten. In Unternehmen kommt beim Thema Intranet leider oftmals die Vorbereitungsphase zu kurz: Mitarbeiter*innen werden beispielsweise kaum oder gar nicht in den Prozess einbezogen und begleitende Change Communication wird eher als Randthema betrachtet. Dabei ist ein strukturierter Change-Prozess bei der Einführung eines Intranets sehr wichtig und bestimmt auch maßgeblich den Erfolg!

Noch immer beziehen Organisationen zu wenig ihre Mitarbeiter ein.

Alexandra Lang von sunzinet

Rainer Warmdt: Mich überrascht, dass viel Budget und Ressourcen für den Aufbau von Plattformen im Unternehmen in die Hand genommen wird, ohne darauf zu achten, dass alle Zielgruppen im Unternehmen, damit meine ich die Wissensarbeiter aber eben auch die Frontline Worker, mit berücksichtigt werden. Zielgruppenspezifische Inhalte fehlen oftmals und die Suche nach qualifiziertem Wissen im Intranet wird zum Glücksspiel. Aber auch mobile Szenarien stehen noch zu selten im Vordergrund. Aber es gibt es erfolgreiche Ansätze und Lösungen, um genau diesen Problemstellungen entgegenzutreten und nachhaltig im Sinne eines digitalen Arbeitsplatzes im Unternehmen umzusetzen. 

Rainer Warmdt | Communardo
Rainer Warmdt von Communardo

Welchen Trend dürfen Intranet-Verantwortliche jetzt auf keinen Fall verpassen, um 2021 noch up-to-date zu sein?

Sven Lindenhahn: Oftmals wird beim Thema „Trends” ein Zusammenhang zu bestimmten Features gesehen. Ich sehe den aktuellen Trend eher in einem „Umdenken”. Sowohl die Unternehmenskommunikation als auch die Fachbereiche müssen Ihre Zielgruppen besser verstehen und eine Kommunikations- und Informationsplattform schaffen, die alle Mitarbeiter erreichen und abholen kann und dass auch über verschiedene Kanäle (App, Desktop, E-Mail, Werkbildschirme usw.). Vor allem in Krisenzeiten, ist es umso wichtiger für die Mitarbeiter eine virtuelle Heimat zu schaffen. Zudem sehe ich die Dezentralisierung der Inhaltsverantwortlichkeit als wichtigen Erfolgsfaktor. Dieses Ziel erreicht man vor allem mit einem System, welches Redakteure lieben und was den Nutzer die für Sie relevanten Informationen bereitstellt.

Sven Lindenhahn
Sven Lindenhahn von Staffbase

Thomas Maeder: Ich würde es nicht als Trend bezeichnen, aber im 2021 geht es sicher noch stärker darum für jedes einzelne Unternehmen zu klären – wie die Themen Intranet, Digital Workplace und Digital Employee Experience ganzheitlich orchestriert werden, so dass für die Mitarbeitenden bzw. die Nutzer – und dazu gehören auch die Non-Office Worker – der digitale Arbeitsalltag schrittweise, spürbar einfacher wird.

Thomas Maeder | Rethink Digital
Thomas Maeder von rethink digital

Klaus Greiner: Nicht erst seit den Home-Office-Rahmenbedingungen in diesen Corona-Zeiten sind multiple Zugänge zu zentralen Informationssystemen notwendig. Die Cloud-Bereitstellung ist eine Voraussetzung, um von „überall“ auf Unternehmensdaten und Arbeitsdokumente zugreifen und im internen Austausch bleiben zu können. Für viele kurze Mitteilungen oder „kleine“ Freigaben ist die Nutzung von mobilen Devices deutlich gestiegen. Ebenso sind in vielen Branchen Mitarbeiter*innen beschäftigt, die nicht über einen festen Arbeitsplatz und direkten Nutzeraccount im Unternehmen verfügen. Unternehmen müssen daher multiple und hybride Lösungen schaffen. Unternehmen müssen ihre Informationssysteme fokussiert auf den konkreten Anwendungsfall der Nutzer*innen ausrichten und einfache Wege zur Interaktion bereitstellen.

Klaus Greiner | Blue Consult
Klaus Greiner von blue consult

Jeder Mensch im Unternehmen muss auf das Intranet zugreifen können – ohne Ausnahme!

Klaus Greiner von blue consult

Ulf Kossol: Ein Intranet ist ein wesentlicher Teil des digitalen Arbeitsplatzes, so sollte es auch positioniert werden. Ein großes verbindendes Thema, was aus unserer Erfahrung noch zu oft unterrepräsentiert ist, stellt das Thema Employee Experience Analytics dar. Hier ist noch eine Menge Potential.

Lutz Hirsch: Ich glaube, dass Künstliche Intelligenz und datengetriebene Automatismen ganz schnell im Intranet Einzug halten werden. Was da im Umfeld von Microsoft 365 schon alles möglich ist, ist atemberaubend und eröffnet ganz neue Organisationsformen für das Intranet und die Unternehmenskommunikation. Neben diesem eher technischen Trend wird das Thema „digitale Fitness“ 2021 immer stärker in den Fokus rücken. Virtuelle Teams führen, völlig virtuell und digital arbeiten (ich meine wirklich digital, und nicht Dokumente per E-Mail schicken 😊), sich mit hybriden Arbeitsmodellen beschäftigen und zusammen mit HR der Treiber für die digitale Transformation der Unternehmenskultur und -struktur zu werden – das kann die Unternehmenskommunikation richtig nach vorne bringen und auch einen Wertbeitrag konkret aufzeigen.

Lutz Hirsch | Ceo Hirschtech
Lutz Hirsch von HIRSCHTEC

Ich glaube, dass Künstliche Intelligenz und datengetriebene Automatismen ganz schnell im Intranet Einzug halten werden.

- Lutz Hirsch von HIRSCHTEC

Michael Pachlatko: Moderne Lösungen werden oft nicht mehr an der Anzahl an Funktionen oder Komplexität der Implementierung gemessen, sondern am Grad der aktiven Verwendung durch die Mitarbeiter*innen. Der Erfolg steht und fällt letztendlich mit relevanten Inhalten für die jeweiligen Zielgruppen.

Der Erfolg eines Intranets steht und fällt letztendlich mit relevanten Inhalten für die jeweiligen Zielgruppen.

- Michael Pachlatko von smartpoint

Alexandra Lang: Für das nächste Jahr sind auf jeden Fall Social Funktionen des Intranets ein interessanter Trend, den sich Verantwortliche nicht entgehen lassen dürfen! Außerdem sollten sie die Content Creation der Mitarbeiter weiter ins Zentrum ihrer Agenda rücken. Wichtig ist auch, die Integration von M365 zu berücksichtigen. Somit wird 2021 auf jeden Fall ein spannendes Jahr für das Intranet!

Rainer Warmdt: Ganz vorne steht hier einerseits die mobile Verfügbarkeit kombiniert mit einer einzigartigen User Experience. Es muss sich schlichtweg intuitiv für die Mitarbeiter*innen anfühlen und die Belegschaft im Sinne von Employer Branding mit der Marke und der Organisation verbinden. Am Ende entscheidet aber der zielgruppenspezifische und aktuelle Content über den Erfolg eines Intranets. Für den Content Management Prozess müssen entsprechende organisatorische Rahmenbedingungen im Unternehmen etabliert werden. Aber auch die Integration von Collaboration Services, wie z.B. Microsoft Teams, ist aus meiner Sicht ein wichtiger Bestandteil eines modernen Intranets, bzw. des digitalen Arbeitsplatzes. “Best of breed” lautet hier der Ansatz. Aber neben den vielen technologischen Aspekten ist die Verankerung im Unternehmen, sprich bei allen Zielgruppen und Mitarbeiter*innen, der entscheidende Faktor. Kurzum ohne die Mitarbeiter*innen zu befähigen, d. h. die richtigen Adoptions- und Change-Formate zum Einsatz zu bringen, wird sich der gewünschte Erfolg nicht einstellen. Der richtige Mix aus „Toolset", „Skillset" und „Mindset" wird auch in Zukunft entscheidend sein.

Ganz vorne steht als Trend einerseits die mobile Verfügbarkeit kombiniert mit einer einzigartigen User Experience.

- Rainer Warmdt von Communardo

➡️ Sie sind neugierig geworden? Dann lesen Sie hier weiter zum Thema Strategie, Anforderungen und Einführung des Intranets.