Dieser Artikel ist in der fünften Ausgabe des Magazins Corporate Newsroom erschienen.
Als der junge Friedrich Heinrich Bertling im Juni 1865 sein Schifffahrtsunternehmen gründete, konnte er seine Mitarbeitenden für wichtige Bekanntmachungen einfach im Lübecker Hafen zusammentrommeln. Rund 155 Jahre später stellt sich die interne Kommunikation der Bertling Group ungleich schwieriger dar. Über 700 Mitarbeitende auf der ganzen Welt gilt es zu erreichen. Seit 2020 setzt das Logistikunternehmen dabei immer stärker auf Videoformate.
Logistik und Schifffahrt sind recht traditionelle Branchen. Viel findet über Face-to-Face-Kommunikation statt. Im Fall der Bertling Group kümmert sich zudem ein eher überschaubares Marketing- und Communications-Team um alle internen und externen Kommunikationsmaßnahmen. Stephanie Lüning, Group Marketing & Communication Manager bei Bertling, beschreibt die Ausgangslage im Jahr 2020 ganz selbstkritisch: „Die Konkurrenz war uns weit voraus. Wir haben Social Media zu Beginn ein Stück weit verschlafen.“
Die Bertling Group mit Hauptsitz in Hamburg verfügt über eine eigene Schiffsflotte und bietet ihren Kund*innen: Transporte jeglicher Größenordnung (Wasser, Straße, Luft, Schiene), HSSE-Konzepte, Lagerhaltung und Warenwirtschaft, Machbarkeitsstudien, Zollabwicklung, Risikomanagement und Compliance-Lösungen, Charterung von Schiffen und Flugzeugen, Software-Entwicklung und -Services (z.B. Tracking- und Tracing-Anwendungen)
Das Logistikunternehmen wurde 1865 in Lübeck gegründet, um die deutschen Industriezentren mit Skandinavien und den baltischen Staaten zu verbinden. Heute verfügt Bertling über Niederlassungen in Europa, Afrika, dem Nahen Osten, Nord- und Südamerika, Russland, Südostasien, China und Indien.
Neuer CEO, neue Ära
Zwei Personalien sorgten für Aufbruchstimmung: ein neuer CEO und eine Kommunikationsverantwortliche, die sich aus der Elternzeit zurückmeldete. Gemeinsam setzten sie sich das Ziel, die Mitarbeitenden in Zukunft besser zu erreichen, motivieren, begeistern und involvieren. Lange Manuals und eintönige Bekanntmachungen sollten der Vergangenheit angehören, die Investitionen in innovative Formate für die interne und externe Kommunikation steigen.
Echte Menschen, spannende Geschichten
Das Zielbild nahm schnell Formen an: „Wir wollten uns kommunikativ weiterentwickeln, uns moderner und visueller präsentieren. In vielen kurzen Videos wollten wir ,echte‘ Mitarbeitende zeigen, Emotionen vermitteln und unsere Geschichten erzählen, zum Beispiel zu spektakulären Verladungen.“
Dass die Wahl auf das Medium Video fiel, war keine Bauchentscheidung. Studien belegen, dass Menschen Informationen besser aufnehmen, wenn sie sie sehen und hören. Der Unterhaltungsfaktor ist ebenfalls höher als bei reinen Texten, wie die Erfolge von TikTok und den Instagram Reels zeigen. In diese Planungsphase brach vollkommen unvermittelt die Corona-Pandemie ein. Keine Townhall-Meetings. Keine Bekanntgaben im Büro. Keine Kundenbesuche. Kein Austausch mit den Kolleg*innen in der Kaffeeküche. Die interne Kommunikation beschränkte sich fast ausschließlich auf Microsoft Teams.
Die Entscheidung, neue Videoformate zu etablieren, wurde durch die Situation bestärkt. Es wurde plötzlich umso wichtiger, mit neuen kommunikativen Werkzeugen die Passion und Begeisterung der Mitarbeitenden aufrecht zu halten.
Das richtige Video-Tool finden
Zunächst verschafften sich die Verantwortlichen einen Überblick über die diversen Video-Tools, die am Markt zu finden sind. „Wir wollten ein zentrales Tool, über das wir alle Videos erstellen, Layouts, Styles und Templates definieren und in deren Nutzung wir immer besser werden können.“ So definiert Lüning die Anforderungen an das neue Werkzeug.
Sie stellten außerdem die Frage, welche Kenntnisse für die Handhabung vorhanden sein müssen. Ein nicht zu vernachlässigender Aspekt: Wenn das Tool am Ende nur von einer einzigen Person bedient werden kann, wird es niemals im gewünschten Umfang zum Einsatz kommen.
Die Wahl von Bertling fiel schließlich auf cofenster, die Smartphone-App eines Hamburger Start-ups. Mit ihr lassen sich Videos ohne Kenntnisse in Schnitt und Postproduktion erstellen. Logo, Texttafeln, Musik und Untertitel können den Videos einfach und intuitiv hinzugefügt werden.
Wo kommen die Videos zum Einsatz?
Bei Bertling haben sich einige feste Video-Formate etabliert. Der CEO und die Department Heads überbringen wichtige Informationen nicht mehr nur in Textform, sondern via Bewegtbild. Es sind Wissens-Formate wie Tutorials, Webinare, Training- und How-to-Videos entstanden.
Um einzelne Mitarbeitende im Kollegium vorzustellen, rief man „Three Minutes with…“ ins Leben. Statt einer Glückwunschkarte zu Dienstjubiläen oder ähnlichen Anlässen erhalten Mitarbeitende heute ein Gratulationsvideo.
Ein weiteres Beispiel ist das folgende Video, in dem Bertling-Mitarbeiterinnen aus der ganzen Welt Grußworte zum Weltfrauentag aufgenommen haben. Mithilfe der cofenster-App wurden diese Botschaften zu einem intern und extern genutzten Clip zusammengeschnitten.
Die „Produzent*innen“ im Kommunikationsteam erstellen in einer Web-App ein Video-Projekt inklusive Regieanweisungen. Dieses schicken sie an die Mitarbeitenden, die sich die cofenster-App aus dem App Store bzw. Google Play herunterladen und ihr Video mit dem Smartphone aufnehmen. Die Clips landen direkt in der Web-App, mit der Texte, Bauchbinden, Musik etc. mit wenigen Handgriffen hinzugefügt werden können.
Nach den ersten Gehversuchen in der internen Kommunikation sollen auch extern in Zukunft immer häufiger Videos zum Einsatz kommen: Botschaften an Kund*innen, etwa zu Feiertagen, Berichte von spektakulären Verladungen, Einblicke in Warenlager, Büros und die Arbeit des Teams, Gespräche mit Expert*innen zu Themen mit hoher Relevanz für die ganze Industrie und Webinare. Außerdem ist eine Kampagne über das Nachhaltigkeitskonzept von Bertling geplant.
Videos in der internen Kommunikation: Lerneffekte und Erfolgsfaktoren
Was die Frequenz angeht, wurde eines deutlich: Man kann gar nicht oft genug neue Videos verbreiten. Doch „oftmals mangelt es an Ressourcen, noch mehr Videos zu produzieren“, gibt Lüning zu. „Aber wir bewegen uns in die richtige Richtung. Niemand kommt ad hoc von Null auf Hundert.“
Die Kommunikatorin betont, dass die Sensibilisierung der Mitarbeitenden nicht unterschätzt werden dürfe: „Nicht alle fühlen sich wohl dabei, Videos von sich aufzuzeichnen.“ Wichtige Erfolgsfaktoren sind die Unterstützung des Top-Managements, eine offene Kommunikation der Ziele, Leidenschaft, der Aufbau von Skills und eine nutzerfreundliche Software – die im Fall von Bertling mit cofenster gefunden werden konnte.
Für Lüning hat die Pandemie gezeigt, dass die klassischen „4 P“ aus dem Marketing – Product, Price, Place und Promotion – durch ein fünftes erweitert werden müssen: Passion. „In Zeiten wie diesen fällt vielen die Decke auf den Kopf. Wenn dann noch tagelanges Hamburger Schietwetter dazukommt, kann die Laune schon mal sinken, was sich wiederum auf die Arbeitsmotivation und auf die eigene Produktivität auswirken kann. Passion teilen lautet hier das Mittel zum Erfolg. Wir lassen die Mitarbeitenden wissen, dass sie in der Krise nicht allein sind.“
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