Warum Unternehmen WhatsApp nicht für die interne Kommunikation nutzen sollten

Ihr Telefon leuchtet auf: Ein neue Nachricht. Die Wahrscheinlichkeit, dass diese Nachricht über den Messenger-Dienst WhatsApp läuft, ist hoch. Seit November 2017 hat die App mehr als eine Milliarde aktive Nutzer. Diese senden durchschnittlich 1.000 Nachrichten im Monat über den Service. Vorbei sind die Zeiten, in denen man für SMS zahlen musste und in Panik ausbrach, wenn man versehentlich den Internet-Browser auf dem Handy öffnete.

WhatsApp für die interne KommunikationWhatsApp hat revolutioniert, wie wir kommunizieren und vor allem in welcher Häufigkeit und in welcher Medienvielfalt wir dies tun.

Für eine Sache ist der Dienst jedoch nicht geeignet: Für die interne Kommunikation in Unternehmen. Was oft schon unter der Hand passiert, beispielsweise die Absprache von Arbeitsthemen wie Schichtplänen über WhatsApp-Gruppen, ist nämlich nicht nur verboten, sondern kann auch weitreichende Folgen für Mitarbeiter haben.

Warum ist WhatsApp ungeeignet für die interne Kommunikation?

Wir haben neun überzeugende Gründe zusammengefasst, warum der Messenger-Dienst WhatsApp für die interne Unternehmenskommunikation nicht geeignet ist.

1. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen

Ja genau, diese endlosen Seiten, die niemand liest und denen jeder beim Download zustimmt, sagen tatsächlich wichtige Dinge. Wenn die interne Kommunikation Ihres Unternehmens über WhatsApp läuft oder Mitarbeiter sich damit über offizielle Themen austauschen, besteht so zum Beispiel die Gefahr, dass Daten der Mitarbeiter oder Unternehmenszahlen illegal gescraped werden.

2. Hosting

WhatsApp wird in den USA gehostet. Gerade für internationale Unternehmen kann dies zu Problemen führen, da WhatsApp nicht verpflichtet ist, sich an die europäischen Datenschutzgesetze zu halten.

3. Begrenzte Anwendungsmöglichkeiten

WhatsApp bietet keine Möglichkeit, Benutzer zu verwalten und stellt auch keine Administratoren-Oberfläche bereit. Während WhatsApp großartig für die Kommunikation mit Ihrer Familie und Freunden ist, fehlt es unter Berücksichtigung der Bedürfnisse eines Unternehmens an essentiellen Funktionalitäten. So gibt es z.B. keine Möglichkeit, administrative Rollen zuzuweisen, Chat-Räume zu verwalten oder Mitarbeiter ohne mobile Rufnummer einzubinden. Zwar macht das Unternehmen mit WhatsApp Business einen Schritt in die richtige Richtung, spricht damit aber nur kleine Unternehmen an.

4. Sicherheit

Wie bereits im ersten Punkt erwähnt, sind Ihre Informationen auf WhatsApp nicht unbedingt sicher. WhatsApp ist nicht nur sensibel gegenüber Hackern und Trojanern, da es keine unternehmenstaugliche Verschlüsselung bereitstellt, sondern lebt auch davon, Benutzerinformationen auf die gleiche Weise zu nutzen wie Facebook.

Sicherheit in der internen Kommunikation

5. WhatsApp vermischt private und geschäftliche Kommunikation

Für Unternehmen ist es wichtig, geschäftliche und private Kommunikation zu trennen. Erstens ermöglicht eine Enterprise Messaging App einen besseren Überblick über alles, was für die interne Kommunikation relevant ist. Zweitens werden vertrauliche Geschäftsinhalte in Enterprise-Messaging-Anwendungen geschützt, da sie nur mit Kollegen geteilt werden können und die Verteilung der Inhalte unter der Kontrolle der Unternehmens-IT steht. Läuft die Informationsverteilung über WhatsApp, landen nicht nur schnell die falschen Dokumente oder Nachrichten in den falschen Gruppen, sondern Mitarbeiter fühlen sich bei geschäftlichen Nachrichten nach Feierabend auch in ihrem persönlichen Leben unterbrochen.

6. Unzureichende Desktop-Version

Neben mobilen Geräten und Tablets haben viele Mitarbeiter auch Laptops und Desktop-Computer. Professionelle Desktop-Versionen für Windows und Mac sowie Tablet-Versionen für iOS, Android und Windows Phone sind eine Kernkomponente einer kompletten Messaging-Lösung für Unternehmen. WhatsApp bietet nur eine schwache Desktop-Version, die permanent mit Ihrem Telefon verbunden sein muss, um ordnungsgemäß zu funktionieren.

7. WhatsApp mangelt es an Enterprise Support

Es ist unnötig zu erwähnen, dass Unternehmen sofort Unterstützung benötigen, wenn etwas nicht so funktioniert, wie es sollte. Nur professionelle Enterprise Messaging Services bieten 24/7 Überwachung und Support mit engagiertem Personal. Zudem benötigen Unternehmen aus Compliance-Gründen oft revisionssichere Backup- und Archivierungsfunktionen. „Das hat nicht nur was mit IT und Enterprise zu tun, sondern gehört heute dazu eine „Lernende Organisation“ zu erschaffen. Wissen muss transparent und interdisziplinär geteilt und archivieren werden. Damit werden langfristig Entscheidungswege und Lernkurven sichtbar und verständlich.“ bestätigt auch Lars Schulze, Digital Marketing Advisor von lars.biz. WhatsApp mangelt es an Enterprise Support und Revisionssicherheit.

8. WhatsApp unterstützt keine File-Sharing-Lösungen für Unternehmen

Unternehmen verwenden häufig File-Sharing-Lösungen wie Sharepoint, die von WhatsApp nicht unterstützt werden. Da die gemeinsame Nutzung von Dateien mit Kollegen und Teams ein regelmäßiger Anwendungsfall ist, sollten Mitarbeiter in der Lage sein, Dokumente direkt aus ihrer File-Sharing-Lösung über die App freizugeben. Dies trägt dazu bei, Arbeitsabläufe zu vereinfachen und zu beschleunigen.

9. Mangelnde Synchronisationsmöglichkeiten

Mitarbeiterdaten mit WhatsApp zu synchronisieren ist so gut wie unmöglich. Wollen Sie also alle Mitarbeiter aus einem Bereich in eine Gruppe integrieren, geht die Handarbeit los. Verlassen Mitarbeiter das Unternehmen oder kommen hinzu, ist eine automatische Synchronisation nicht möglich, beziehungsweise die Mitarbeiter müssen einzeln aus den Gruppen gelöscht werden. Gerade mit zunehmender Größe des Unternehmens wird das aber schwierig. Darüber hinaus ist WhatsApp auch nicht für ausführliche Umfragen und HR-Prozesse erweiterbar.

Mehr Informationen rund um Datensicherheit, WhatsApp und Enterprise Messaging finden Sie hier.

Die Alternativen: Hipchat, Slack, Staffbase & Co.

Natürlich gibt es zahlreiche Alternativen zur Nutzung von WhatsApp als Chat für Kommunikation im und rund um das Unternehmen.

HipChat: Möchten Sie eine reine Enterprise-Messaging-Plattform nutzen, ist HipChat durchaus empfehlenswert. HipChat erlaubt es Ihnen, sowohl eins zu eins Chats als auch Gruppenchats zu erstellen. Dabei sind offene und geschlossene Gruppen möglich. Die gesamte App ist für Unternehmen ausgelegt und die File-Sharing-Optionen sowie die Desktop-Version sind ausgereift. Über Smileys und Emojis sowie virtuelles Karma schafft der Dienst eine extra Prise Spaß. Darüber hinaus gibt es die Option, Videoanrufe inklusive Screensharing über das System laufen zu lassen und es gibt keine Obergrenze für Mitglieder. Zusätzlich hat HipChat eine leistungsfähige REST API als Schnittstelle für Entwickler und alle Daten werden via 256-bit SSL Encryption übermittelt.

Slack: Geht es Ihnen um Kollaboration, ist Slack der beliebteste Kanal. Der Dienst erlaubt eins-zu-eins-Nachrichten sowie Gruppenchats und ist besonders auf das Teilen und Kommentieren von Dokumenten (in Text- und Bildform) ausgelegt. Slack hat dabei Integrationen für beispielsweise Google Drive, Zendesk, SalesForce und Zoom. Zudem hat das System eine ausgereifte Suche, kann Workflows abbilden und hat eine API Schnittstelle für eigene Projekte. Slack ist ISO 27001 zertifiziert, verschlüsselt alle Daten und bietet sichere Login-Methoden wie SSO.

Staffbase: Möchten Sie einen Kommunikations-Hub aufbauen, ist Staffbase Ihr Kanal. Die Mitarbeiter-App ermöglicht es Ihnen, nicht nur Informationen an alle Mitarbeiter zu bringen, sondern ist auch für alle Formen der internen Kommunikation ausgelegt: top-down, bottom-up und peer-to-peer. Staffbase bietet einerseits Nachrichtenkanäle an, in die Mitarbeiter auf Grundlage ihrer Position oder ihres Standortes automatisch aufgenommen werden. Andererseits können Gruppen auch frei gewählt werden. Nachrichten können so top-down, bottom-up oder peer-to-peer vermittelt werden. Das Chat-Plugin erlaubt zudem eins-zu-eins-Kommunikation sowie Gruppenchats. Die App hat eine ausgereifte Desktop-Version und kann auch auf bereitgestellten Terminals genutzt werden. Integrationen zu SharePoint, Facebook und SAP stehen zur Verfügung, individuelle Anforderungen können über die API verwirklicht werden. Staffbase befindet sich auf dem Weg in die ISO 27001 Zertifizierung und bietet weitreichende Sicherheitsmaßnahmen an, unter anderem ein Hosting der Daten auf deutschen Servern.

Natürlich gibt es noch zahlreiche weitere Messaging-Optionen für die interne Kommunikation, was aber hier verdeutlicht werden soll ist: Finger weg von WhatsApp wenn es um interne Kommunikation geht. Das Tool ist perfekt für den privaten Gebrauch geeignet, ist aber keineswegs für Unternehmen ausgelegt!

Staffbase 10 Schlüsselfragen zur Strategie für den Digitalen Arbeitsplatz

Für weitere Informationen zu transparenter interner Kommunikation mithilfe digitaler Instrumente können Sie uns gern kontaktieren oder folgende Artikel in unserem Blog lesen:

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