Bei der Anschaffung einer Mitarbeiter-App geht es meist darum, die Arbeiter zu verbinden, die nicht an einem Schreibtisch sitzen. Die zu erreichen, die von den traditionellen Kommunikationskanälen ausgeschlossen sind, Lücken zu überbrücken. Immer mehr zeigt sich aber, dass auch die Mitarbeiter, die durchaus im Büro oder an einem Computer arbeiten, vielfältigen Nutzen für mobile Kommunikation haben. So auch bei der CDU Hessen. Seit September 2015 nutzt die Partei die Mitarbeiter-App auf Basis von Staffbase und hat in den letzten anderthalb Jahren viel Erfahrung gesammelt.
Helmut Hehn, Abteilungsleiter der Organisation und Verwaltung für den Wahlkampf der CDU Hessen berichtet uns von gewachsenen Anwendungsfällen und dem Implementierungsprozess der Mitarbeiter-App.
Erzählen Sie uns doch kurz etwas über die CDU Hessen.
Die CDU Hessen ist als Landesgeschäftsstelle Dienstleister für die 26 Kreisverbände mit ihren rund 800 Stadt-/Gemeinde-/Stadtbezirks- und Ortsverbänden und knapp 40.000 Mitgliedern. Die Geschäftsstelle ist wie ein kleiner mittelständiger Betrieb aufgebaut, mit klassischen Bereichen wie Buchhaltung, Personalwesen oder IT, aber natürlich besonders stark in den Bereichen Politik, Öffentlichkeitsarbeit und Social Media, Bürgerservice, Grafik und Events. Wir haben zwei Abteilungen und eine Reihe von Stabsstellen.
In Wahlkämpfen und bei Parteitagen und Großveranstaltungen arbeiten wir in abteilungsübergreifenden Teams zusammen. Gerade dann, aber auch im „laufenden Betrieb“, sind unsere Mitarbeiter je nach Aufgabengebiet viel unterwegs und arbeiten abseits des Schreibtisches im Büro. Einige Bereiche, vor allem Öffentlichkeitsarbeit, Social Media und Events, haben nicht nur unkonventionelle Arbeitszeiten, sondern werden zum Teil auch aus dem Home office betreut.
Warum haben Sie sich für Staffbase entschieden?
Schon länger bestand der Wunsch, unsere Mitarbeiter schneller und effizienter erreichen zu können, vor allem, wenn diese außerhalb der Geschäftsstelle tätig sind. Vor dem Einsatz von Staffbase gab es einen mehr oder weniger regelmäßigen Mitarbeiternewsletter, der den Kollegen per E-Mail als PDF-Datei zugestellt wurde. Wir suchten eine Lösung, die uns unabhängiger vom Medium E-Mail macht, denn gerade unterwegs auf dem kleinen Smartphone-Bildschirm macht eine PDF-Datei keine besondere Lesefreude. Wir haben eine Zeit lang über eine Whatsapp-Gruppe nachgedacht, aber wir fanden diese auch nicht optimal für unsere Ansprüche. Eine weitere Überlegung war, eine App entwickeln zu lassen, was uns aber zu teuer erschien. Ein App-Baukasten hingegen konnte die von uns gewünschten Anforderungen nicht abdecken.
Schließlich fanden wir eine Mitarbeiter-App und haben uns dann gezielt auf die Suche gemacht. Unter den wenigen deutschsprachigen Produkten, die zum Zeitpunkt unserer Recherche auf dem Markt waren, sprach uns Staffbase sofort an, die Features passten. Wir haben in einem Testbetrieb relativ schnell erkannt, dass der Weg für uns passt. Nun nutzen wir schon fast eineinhalb Jahre lang Staffbase und sind immer noch sehr zufrieden.
Wie lief die Implementierung der App bei Ihnen ab?
Wir hatten uns vorgenommen, die Mitarbeiter-App in einem kleinen Team von drei Kollegen zu testen und erste Schritte damit zu gehen. Sehr schnell merkten wir, dass wir auf dem richtigen Weg sind, und nahmen sukzessive weitere (zunächst besonders IT- bzw. Smartphone-affine) Kollegen mit in die Testphase auf. Wir haben uns zunächst auf einen Nachrichten-Kanal für die Landesgeschäftsstelle beschränkt und noch in der Testphase mit den verschiedenen Plugins experimentiert.
Als wir dann für alle Mitarbeiter online gegangen sind, haben wir die App und die Bedienung im Rahmen einer Mitarbeiterbesprechung vorgestellt und noch am gleichen Tag jeden Mitarbeiter auf Wunsch bei der Einrichtung an PC und Smartphone unterstützt.
Für welche Anwendungsfälle nutzen Sie die App heute?
Inzwischen haben wir Nachrichtenkanäle für einige Bereiche eingerichtet, z.B. für das Online-Team. Ein weiterer Kanal informiert unsere derzeit acht Auszubildenden, aber auch die Praktikanten, zu allen Themen rund um die Ausbildung, Seminarangebote und vieles mehr.
Aber auch die Formulare sind aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken, die Nutzung wird stetig weiter ausgebaut. Wir haben bisher alle Formulare und vergleichbaren Anwendungen in MS SharePoint 365 realisiert, aber sukzessive in Staffbase übernommen. Damit ermöglichen wir es den Kolleginnen und Kollegen, ein Formular ortsunabhängig auszufüllen. Vor allem geht es um Anmeldeformulare zu Veranstaltungen, aber auch das Melden von IT-Störungen wird über ein Formular ermöglicht, das dann von unserem (externen) IT-Support in das hauseigene Ticketsystem im SharePoint übertragen wird. Auch die Dokumentation von Dienstfahrten mit Privat-PKW (für die Dienstreise-Kaskoversicherung) erfolgt über Staffbase-Formulare. Leider lassen die Formulare derzeit noch keine Berechnungen zu, so dass die Fahrtkostenabrechnung derzeit nicht damit erfolgt. Im Bereich der Formulare haben wir noch viel vor.
Den Nutzerkreis vergrößern konnten wir dadurch, dass wir auch die 26 Kreisgeschäftsführer in die App-Nutzung integriert haben. Auch diese sind sehr viel unterwegs und mit den Push-Nachrichten erreichen wir sie vor Ort sehr zuverlässig (bis auf wenige Ausnahmen, die keine Akzeptanz für die Nutzung der App zeigen und nun von manchen Informationen abgekoppelt sind). Bei der Einrichtung dieser Nutzergruppe haben wir dann auch ein Versäumnis aus der Anfangszeit entdeckt, das uns so nicht noch einmal passieren würde: wir hatten bei den Seiten alle Informationen so eingerichtet, dass alle Nutzer sie sehen können. Das ist jetzt nicht mehr sinnvoll, so dass wir die Einstellungen der zahlreichen Seiten einzeln bearbeiten mussten. Zurzeit haben wir knapp 90 Nutzer unserer App. Inzwischen bekommen auch Praktikanten für die Zeit ihrer Tätigkeit bei uns eingeschränkten Zugang auf die Informationen und werden so in den Kommunikationsfluss einbezogen. Bis zur Landtagswahl 2018/19 werden wir die Nutzerzahl nach jetziger Einschätzung auf rund 250 ausgeweitet haben.
Was haben Sie in der Zukunft mit der App vor?
Wir haben Staffbase vor allem für die Mitarbeiter in der Landesgeschäftsstelle aufgesetzt. Aber wir sehen für künftige Wahlkämpfe ebenfalls Einsatzmöglichkeiten für Staffbase. Insbesondere im Landtagswahlkampf 2018, mit dessen Planung wir bereits begonnen haben, können wir uns vorstellen, die Kandidaten schnell und zuverlässig über unsere Serviceangebote, aber auch über politische Inhalte zu informieren und vor allem, Rückmeldungen von den Kandidaten und Kreisverbänden entgegen zu nehmen.
Die CDU-Bundesgeschäftsstelle hat eine „CDU-App“ im Einsatz, die jedoch eine andere Zielrichtung verfolgt. Wir werden für künftige Anwendungen prüfen, welche Nutzung für welche der beiden Apps geeignet ist.
Wie haben Ihre Mitarbeiter und Kollegen die App aufgenommen?
Die Mitarbeiter der Landesgeschäftsstelle haben wir aufgefordert, ein Staffbase-Konto anzulegen, was durch die einheitlichen Mailadressen in Selbstbedienung möglich ist – das entlastet unsere Administration gewaltig. Die Mitarbeiter sind dieser Aufforderung sehr zügig nachgekommen, das gilt auch für neue Kollegen. Die mit einem dienstlichen Smartphone ausgestatteten Kollegen haben wir verpflichtet, die App zu installieren und die Push-Benachrichtigung zu aktivieren, die Kollegen, die private Geräte nutzen, haben wir darum gebeten. Bisher haben nach unserem Kenntnisstand alle Mitarbeiter der Landesgeschäftsstelle die Push-Benachrichtigungen eingeschaltet (aufgrund der technischen Gegebenheiten können wir das ja nicht kontrollieren). Die Mitarbeiter haben bisher weder auf der dienstlich eingesetzten iOS-Plattform, noch auf privaten Android-Geräten Probleme mit der Bedienung, was für die Akzeptanz sehr wichtig ist. Die wenigen Windows Mobile-Geräte, die wir im Bestand hatten, haben wir zwischenzeitlich ersetzt.
Die Nachrichten werden absolut zuverlässig übermittelt, was ebenfalls die Akzeptanz hochhält. Das gilt auch dann, wenn unsere Exchange-Konten einmal nicht erreichbar sind, was uns einen Mehrwert bietet. Toll ist auch, die Kollegen noch während ihrer Anreise ins Büro über ggf. Störungen („Wasser abgestellt“ oder „Stromausfall“) informieren zu können.
Vielen Dank für das Interview!
Zusammenfassung:
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Liebe Leser*innen,
wir bei Staffbase verwenden seit November 2020 den Genderstern in unseren deutschsprachigen Blog-Texten. Wenn das bei diesem Artikel noch nicht der Fall ist, handelt es sich dabei um einen älteren Text, der vor der Einführung der gendergerechten Sprache erstellt wurde.
Vielen Dank für Ihr Verständnis!