Yammer wirkte lange als vernachlässigtes Tool in der ständig wachsenden Microsoft Office 365-Welt und steht insbesondere im Schatten vom Kollaborationstool der Stunde, Microsoft Teams. Als Enterprise Social Network gestartet, war der Anspruch von Yammer am Anfang ebenso, E-Mails zu ersetzen. Auf diesem Gebiet hat sich Teams klar durchgesetzt und so ist Yammer mehr und mehr zum Tool geworden, das Microsoft für übergreifenden Wissensaustausch in größeren Organisationen vorsieht. Im Plan für kleine Unternehmen kommt Yammer gar nicht vor.

Von bereichsübergreifenden Communities zur Plattform für Unternehmenskommunikation scheint es nur ein kleiner Schritt zu sein und so wird Yammer gelegentlich auch als Tool für interne Kommunikation in den Ring geworfen („Das haben wir als Teil von Office 365 sowieso da”).

Yammer hat einige Funktionen, die dafür einsetzbar sind, aber auch klare Schwächen, die eine deutlich verminderte Effektivität für diesen Einsatzzweck zur Folge haben – insbesondere bei größeren und komplexeren Organisationen jenseits von 1000 Mitarbeitern oder mit Mitarbeitern, die nicht regelmäßig am Schreibtisch sitzen. Aus diesem Grund bewerten auch die weltweit führenden Technologie-Analysten von Gartner Yammer als ungeeignet („generally ineffective”) für die interne Kommunikation mit dem gesamten Unternehmen.

Auswahl der Office 365 Tools für Mitarbeiter
Quelle: Help Employees Select the Right Microsoft Office 365 Tools, Gartner, 13.11.2019

Der Grund für diese Bewertung liegt insbesondere an fünf Bereichen, die ich in diesem Beitrag detaillierter besprechen möchte. In der Übersicht handelt es sich um folgende fünf Anforderungsbereiche:

Übersicht fünf Anforderungsbereiche Yammer als Tool für interne Kommunikation

Basis der Bewertung sind funktionale Tests mit Yammer, die aktuell (April 2020) verfügbaren Informationen über Produktaktualisierungen und Roadmap sowie konkrete Erfahrungen von Staffbase Kunden mit Yammer. So nutzt beispielsweise die Deutsche Post DHL Group Staffbase als Kommunikationsplattform und betreibt daneben Yammer als Enterprise Social Network in einer der größten Yammer-Installationen weltweit.

Bewertungen von Technologieplattformen sind häufig subjektiv und hängen sehr vom Einsatzzweck ab. Yammer ist stark in der Vernetzung von Communities und Gruppen. In diesem Beitrag soll es jedoch explizit um den Einsatz als unternehmensweite Kommunikationsplattform gehen. Wir beginnen deshalb mit den aus unserer Erfahrung fünf wichtigsten Anforderungen an eine moderne Kommunikationsplattform.

WEBINAR: Interne Kommunikation mit Yammer & Teams – Möglichkeiten und Grenzen der Microsoft-Tools

5 erfolgskritische Anforderungen für die interne Kommunikation

Effektive digitale Mitarbeiterkommunikation beinhaltet mehr als einen Artikel oder Beitrag zu schreiben und zu veröffentlichen. Viele aktuelle Intranets leiden unter geringer Reichweite und fehlender Relevanz, weil es eben nicht so einfach ist. Die Herausforderungen spiegeln sich auch in der aktuell weltweit umfangreichsten Studie zur internen Kommunikation, dem „Gallagher State of the Sector Report”, wider.

Gallagher State of the Sector Report: Herausforderungen für den Erfolg interner Kommunikation

Die beiden wichtigsten Herausforderungen sind ein Zuviel an Informationen, das Mitarbeiter überfordert und die Schwierigkeit, wirklich alle Mitarbeiter zu erreichen, insbesondere auch diejenigen, die nicht immer am Schreibtisch sitzen.

Basierend auf diesen Herausforderungen sowie unseren Praxiserfahrungen mit mehr als 400 großen Unternehmen können fünf Anforderungsbereiche unterschieden werden, die man im zweiten Schritt mit der verfügbaren Yammer Funktionalität vergleichen kann:

  1. Zugänglichkeit: Wie einfach ist es für Mitarbeiter, initial Zugang zur Kommunikationsplattform zu bekommen und auch im regelmäßigen Gebrauch zu erhalten. Das gilt insbesondere auch für den Zugang von persönlichen Geräten und Mobiltelefonen.
  2. Relevanz: Wie relevant sind die Inhalte, die der Nutzer in der Anwendung sieht? Wie einfach ist die Nutzung und wird eine Schulung benötigt? Wie relevant oder „nervend” sind Benachrichtigungen?
  3. Personalisierung und Übersichtlichkeit: Wie werden Inhalte personalisiert und abonniert? Wer darf Strukturen anlegen? Wie kann man sehr wichtige Momente (z. B. Onboarding) besonders und individuell gestalten?
  4. Mehrwert: Je mehr relevante Inhalte in einer Plattform zu finden sind, desto besser und nachhaltiger wird auch die Kommunikation über diesen Kanal funktionieren. Wie gut werden Kommunikationsinhalte mit anderen Themen wie Speiseplan, Telefonbuch, Urlaubsübersicht, Schichtplan, Infoseiten, Umfragen etc. verknüpft?
  5. Inhaltserstellung und Verwaltung: Wie gut wird die wichtige Arbeit der Inhaltsersteller unterstützt? Wie komfortabel ist das Redaktionssystem? Wie helfen Analysetools bei der weiteren Verbesserung der Plattform?

Bewertung der Anforderungen für Yammer

1. Zugänglichkeit

Positiv: Yammer bietet neben der Desktop-Version auch eine mobile App. Als Cloud-Anwendung steht Yammer meist auch außerhalb des Unternehmensnetzwerkes zur Verfügung und kann auf privaten Geräten benutzt werden.

Negativ: Yammer ist nur verfügbar für Mitarbeiter, für die es eine Office 365-Lizenz gibt. Oft ist diese z. B. für gewerbliche Mitarbeiter nicht vorhanden und teuer, da Yammer nicht allein gekauft werden kann, sondern immer noch andere Microsoft Tools (die oft nicht benötigt werden) mit dabei sind.

Gebrandete Mitarbeiter-App im Vergleich mit der Yammer App
Yammer-App vs. Beispiel einer gebrandeten Mitarbeiter-App. Beide sind im App Store für den Download von Mitarbeitern verfügbar. Mitarbeiter müssen sich dann einloggen, um interne und personalisierte Inhalte zu sehen.

Ein individuelles Branding der Yammer-App ist nicht möglich. Der Vorteil eines marktgerechten Brandings ist die einfache Auffindbarkeit für Mitarbeiter, ein höheres Vertrauen der Mitarbeiter in die Anwendung (Datensicherheit) und eine höhere Identifikation mit dem Unternehmen. 92 Prozent unserer Kunden sagen uns, dass die Marken-App entweder sehr wichtig oder wichtig für den Erfolg ihrer Plattform ist.

Branding-Möglichkeiten der Staffbase Kommunikationsplattform
Beispiel: Branding ist nicht nur die App im App Store, sondern auch ein verbessertes Employer Branding, Push-Nachrichten und ein stimmiger Markenauftritt innerhalb der Plattform.

Fazit Zugänglichkeit: Wenn Office 365 Lizenzen vorhanden sind, dann ist Yammer grundsätzlich gut zugänglich. Ein großer Nachteil ist die fehlende Möglichkeit eines Brandings der App. Das ist zusätzlich problematisch, weil der Produktname „Jammer” ausgesprochen wird und das keine Assoziation ist, die man in deutschsprachigen Organisationen mit dem zentralen kulturstiftenden Kommunikationskanal in Verbindung bringen möchte.

2. Relevanz

Positiv: Yammer wurde initial als „Internes Twitter”, also internes Microblogging, entwickelt und in diesem Anwendungsfall hat es auch seine Stärke. Wenn man also an Projektteams (Microsoft Teams ist hier allerdings mittlerweile noch besser) oder an übergreifende Wissenscommunities zu einem bestimmte Thema denkt, dann ist Yammer in seinem Element. Genau da ordnet Microsoft selbst auch Yammer ein und nennt diesen Anwendungsfall den „outer loop” der eigenen Kommunikation.

Negativ: Der zentrale Kritikpunkt an Yammer für die internen Kommunikation liegt in der Funktionsweise des Yammer-Feeds. Alle Updates aus Communities erscheinen auf der Startseite in einer langen Liste – dem Feed. Wichtige Nachrichten können innerhalb einer Community angepinnt werden, aber nicht auf dem zentralen Feed. Vielnutzer, die in Yammer auch Projektarbeit machen, ignorieren den Feed und gehen direkt in ihre operativ relevanten Communities.

Wer sich als Gelegenheitsnutzer dagegen auf den Feed verlässt, der sieht im Feed alles und nichts. Der Top Level Beitrag „Zielerreichung und strategischer Ausblick 2020” kann dann innerhalb kürzester Zeit von „Max Weber ist Gruppe Office Hamburg beigetreten” nach unten geschoben werden.

Eine kommunikationsorientierte App wie zum Beispiel Staffbase ermöglicht die Aufteilung und Kuratierung des Feeds in einzelne Abschnitte, um so maximale Relevanz und Reichweite für wichtige Inhalte zu schaffen, ohne „peer to peer”-Inhalte aus den Augen zu verlieren:

Beispiel eines Nachrichtenfeeds in der Staffbase App

Führende Nachrichten-Apps wie SpiegelOnline verlassen sich ebenfalls nicht auf einen losen Feed, sondern bieten Inhalte kuratiert an.

Dazu kommen in Yammer sehr limitierte Möglichkeiten zum gezielten Umgang mit Push-Nachrichten durch den Inhaltsersteller. Push-Nachrichten für Smartphones sind ein sehr wichtiges und wirkungsvolles Instrument für mehr Reichweite. Wir sehen im Schnitt, dass Nachrichten dreimal häufiger gelesen werden, wenn sie gepusht werden. Push-Nachrichten können allerdings auch schnell störend wirken. Das gilt insbesondere für eine Unternehmens-App, die auf einem privaten Gerät nur „zu Gast” ist. Yammer geht davon aus, dass der mündige und technisch versierte Nutzer Push-Nachrichten selber für sich reguliert. Das funktioniert aber nicht bei einer breiten Zielgruppe wie allen Mitarbeitern.

Deshalb haben Kommunikationsplattformen wie Staffbase den Ansatz, dass der Administrator zunächst grundsätzlich entscheiden kann, welche Kanäle überhaupt Push-Nachrichten senden dürfen und dann der Inhaltsersteller (wenn überhaupt möglich) ebenfalls nochmal entscheiden kann. Der Nutzer kann selbst auch noch entscheiden, aber das Ziel ist, dass der Nutzer nichts ausschalten muss, weil schon durch die Inhaltsersteller auf eine sehr dosierte Anwendung von Push geachten wird. Das ist innerhalb von Yammer nicht möglich.

Einstellungen für einen Kanal in der Staffbase App

Das ist nur die Basis, was mit der Steuerung von Benachrichtigungen möglich ist. Erweiterte Funktionen wie das nochmalige Senden einer inhaltlich modifizierten Push-Nachricht an diejenigen Nutzer, die die wichtige Information bis jetzt noch nicht gelesen haben (aktuell in der Entwicklung bei Staffbase) sind bei Yammer nicht auf der Roadmap zu finden.

Fazit Relevanz: Dieser Punkt ist von allen 5 hier besprochenen Punkten der schwerwiegendste. Kommunikation ist in Yammer nur eine von vielen Communities mit nur sehr beschränkten Sonderrechten. Wichtige Inhalte werden entweder nicht wahrgenommen, weil die meisten Nutzer nach einer initialen Flut von Push-Nachrichten diese komplett ausgestellt haben oder weil sie in einem unübersichtlichen Feed einfach untergehen.

3. Personalisierung und Übersichtlichkeit

Positiv: Yammer bietet gute Möglichkeiten zur Personalisierung. Nutzer können entweder aktiv Communities beitreten oder können passiv über dynamische Gruppen aufgrund von Azure Active Directory-Attributen verwaltet werden. Jeder Nutzer kann einfach eine neue Community gründen und dort auch andere Nutzer aktiv hinzufügen.

Negativ: Was positiv für den Anwendungsfall der dezentralen Community-Plattform ist, führt als unternehmensweite Kommunikationsplattform zu Problemen. Yammer-Installationen in größeren Unternehmen haben zum Teil tausende Gruppen, von denen nur ein Bruchteil wirklich aktiv genutzt wird. Damit wird die Plattform unübersichtlich und verwirrend, denn schnell gibt es z. B. für einen größeren Standort mehrere Standort-Kanäle mit ähnlichen Zielgruppen oder Inhalten, die parallel existieren und sich gegenseitig schwächen.

Moderne Personalisierungskonzepte (Stichwort „Employee Experience”) beziehen sich aber nicht nur auf Inhalte, die Nutzergruppen sehen oder nicht, sondern auch auf die individuelle Situation eines Mitarbeiters. Staffbase führt in diesem Zusammenhang z. B. aktuell „Journeys” ein – eine Möglichkeit, einzelnen Mitarbeitern z. B. beim Onboarding automatisiert sehr individuelle Inhalte anzuzeigen. In diesem Bereich gibt es aktuell bei Yammer laut Roadmap keine Pläne.

Fazit Personalisierung und Übersichtlichkeit: Können Inhaltsstrukturen wie Communities eher durch jeden einzelnen Nutzer (Yammer) oder nur durch zentrale oder lokale Admins (Ansatz Kommunikationsplattformen wie Staffbase) angelegt werden? Für die Bedürfnisse der internen Kommunikation ist der zweite Ansatz klar besser.

4. Mehrwert

Positiv: Yammer kann hier mit seinen Community-Funktionen punkten. Man kann sich beispielsweise vorstellen, dass damit auch ein virtuelles Schwarzes Brett oder einen „Suche/Biete-Kanal” abgebildet werden kann. Für Wissensarbeiter war bisher der Hauptgrund für Yammer die Nutzung als Plattform zur operativen Projektkommunikation.

Negativ: Yammer besteht im Kern nur aus Communities und Updates, die Nutzer in diesen Communities teilen können. Wenn Yammer neben anderen Tools am Schreibtisch genutzt wird, dann ist dieser “spitze” Anwendungsfall ok, aber bei der Nutzung als zentrales digitales Eingangstor für Mitarbeiter ist es zu wenig. Je mehr relevante Inhalte in einer Plattform zu finden sind, desto besser und nachhaltiger wird auch die Kommunikation über diesen Kanal funktionieren.

Wie gut werden Kommunikationsinhalte mit anderen Themen wie Speiseplan, Telefonbuch, Urlaubsübersicht, Schichtplan, Infoseiten, Umfragen etc. verknüpft? Wir sehen bei Staffbase z. B. die Erhöhung der Nutzungsrate um ca. 10 Prozent, wenn Unternehmen ein Telefonbuch in der App anbieten. Dazu kommen „Gamification”-Ansätze wie ein Weihnachtskalender, der mittlerweile fester Bestandteil der Jahresplanung von vielen Kommunikatoren ist, weil dadurch nachweislich regelmäßig eine Nutzeraktivierung stattfindet.

Der digitale Speiseplan ist woanders? Gut für die Mitarbeiter, aber schlecht für die Kommunikation. Ihre Inhalte sollten genau dort einen Premiumplatz haben, wo auch alle anderen wichtigen Inhalte für Mitarbeiter stehen. Dafür ist Yammer nicht konzipiert und wird im Rahmen der weiteren Office 365-Strategie eher selbst als Tool mehr und mehr in Teams (mit noch größerem Teamfokus) hineinwachsen.

Fazit Mehrwert: Yammer ist mobil und am Desktop nicht als zentrales digitales Eingangstor für Mitarbeiter konzipiert. Das ist für Wissensarbeiter verschmerzbar, die nur auf den spitzen Anwendungsfall setzen. Für alle anderen macht es diese Schwäche sehr einfach, Yammer und seine Inhalte im Zweifel zu ignorieren.

5. Inhaltserstellung und Verwaltung

Positiv: Yammer ist da stark, wo man es aufgrund seiner Herkunft vermuten würde: Einfache, auch multimediale Inhalte sind auf allen Plattformen (mobil und Desktop) schnell erstellbar. Für Redakteure steht als besonderer Inhaltstyp eine „Ankündigung” zur Verfügung, in dem eine Nachricht auch einen Titel haben kann.

Negativ: Yammer erlaubt keine zeitgesteuerte Veröffentlichung von Inhalten. Das klingt erstmal nicht so wichtig, ist aber für interne Kommunikation in großen Organisationen sehr oft sehr wichtig und hilft die oft vielfältigen Einzelaktivitäten einfacher zeitlich zu koordinieren. Bei wichtigen Informationen geht es um minutengenaues Timing, damit die interne Info VOR der externen Pressemeldung erscheint.

Der Inhaltsautor ist in Yammer immer sehr zentral sichtbar. Im Social Feed ist das völlig ok, aber bei wichtigen Nachrichten, die nicht immer in der ich-Form kommen können, auf Dauer kaum durchzuhalten. Es gibt auch keine Möglichkeit, einen Teaser-Text zu formulieren, stattdessen wird der Anfang des Beitrags im Feed angezeigt. Das ist bei wichtigen und kuratierten Inhalten oft unter dem Standard, den Kommunikation abliefern möchte.

Medieninhalte wie Bilder und Videos können hinzugefügt, aber nicht wieder geändert werden. Das ist unpraktisch vor der Veröffentlichung bei nötigen Änderungen, aber richtig ärgerlich nach Veröffentlichung mit Kommentaren etc., weil dann ein Beitrag kaum noch gelöscht und neu angelegt werden kann.

Die Yammer-Analysefunktionen fokussieren sich auf einzelne Communities. Es ist nicht möglich, Auswertungen über die Nutzung von einzelnen Zielgruppen („Wie gut ist die Reichweite für Corporate Updates jeweils in unseren zehn Produktionsstandorten?”). Auswertungen, wie Nutzer auf die Inhalte kommen (Push, Ansicht im Feed, etc.), sind ebenfalls nicht möglich.

Yammer erlaubt keine granulare Berechtigung für Autoren zur Abbildung von Review- und Freigabeworkflows.

Fazit Inhaltserstellung und Verwaltung: Insbesondere die Erstellung, Änderung und Auswertung wichtiger Top-Level-Unternehmensinhalte wird von Yammer nur unzureichend unterstützt. Man kann das als Perfektionismus der Kommunikation abtun, aber bei unternehmenskritischen Nachrichten ist die Verantwortung aller Beteiligter sehr hoch und sie benötigen jede Unterstützung und Flexibilität des Kommunikationsmediums, um ihren Job vor den Augen von oft tausenden Mitarbeitern gut zu machen.

Fazit

Plattformen, die keine nachhaltig Relevanz für Mitarbeiter bieten, werden auf Dauer nur durch einen Teil der Belegschaft genutzt. Moderne interne Kommunikation braucht heute mehr als jemals zuvor ein digitales Leitmedium, das alle Mitarbeiter nachhaltig erreicht, informiert und einbezieht. Yammer ist im Kern keine strukturierte Kommunikationsplattform für das ganze Unternehmen. Diese fehlende Ausrichtung wird umso deutlicher, je größer und verteilter die Organisation ist oder je mehr Mitarbeiter nicht regelmäßig am Schreibtisch sitzen.

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