Infiana Mitarbeiter-App sorgt für internationale Transparenz

Infiana steht für Inspiration und Innovation. Die internationale Marke entwickelt und produziert technische und innovative Folien für den Konsumgütermarkt und die Industrie. 

Die Mitarbeiter-App von Infiana

Der Konzern beschäftigt ca. 850 Mitarbeiter an zwei Produktionsstandorten in Deutschland und den USA. Infiana ist in fünf Segmenten aktiv. Personal Care, Health Care, Building & Construction, Composites und der Pressure Sensitive Market. “Der Name Infiana und unser Logo der Ouroborous spiegeln unsere Leidenschaft für Innovation, und unser Engagement wider”, beschreibt Peter Kuhmann, Group Marketing Communication Manager Infiana Germany GmbH & Co. KG.

Die Mitarbeiter-App von Infiana

Einen neuen Weg schlug Infiana auch im April 2018 ein, als die interne Kommunikation mit der neuen Mitarbeiter App „Infiana Insight“ gestaltet wurde. Peter Kuhmann, Leiter des Projekts, stand Staffbase Rede und Antwort.

Warum haben Sie sich für eine Mitarbeiter-App entschieden?

Infiana steht seit 2015 auf eigenen Beinen. Nach der Trennung vom Mutterkonzern musste eine neue Kommunikationsstruktur geschaffen werden. Die interne Kommunikation über ein Intranet oder wie in der Vergangenheit mit einer Mitarbeiterzeitung abzubilden, war keine Option. So ist ein Magazin, wenn es beim Mitarbeitern ankommt, schon nicht mehr aktuell und eine Intranet-Lösung sehr, sehr pflegeintensiv.  Die Kommunikation lief zunächst über das interne Schwarze Brett und mit Rundmails ab. Das war sehr selektiv und nicht global transparent und das wollten wir gerne ändern, um über alle Standorte hinweg zu kommunizieren.

Insight_Infiana

Welche Probleme hoffen Sie mit der App zu lösen?

Bei uns arbeitet der größte Teil unserer Mitarbeiter in der Produktion. Das bedeutet, dass viele Mitarbeiter keinen eigenen firmeninternen E-Mail Account besitzen. Dazu kommt, dass unsere Mitarbeiter in ganz unterschiedlichen Schichten und in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten. Mit der App wollten wir es schaffen alle Mitarbeiter zu erreichen. Wir haben die App im April 2018 ausgerollt und heute sind fast 70 Prozent unserer Mitarbeiter online. Außerdem bekommen wir auch immer wieder neue Anfragen. Es spricht sich rum, dass die App viele wertvolle Informationen enthält.

Warum haben Sie sich für Staffbase entschieden?

Wir haben uns einige Anbieter angesehen, uns dann aber für Staffbase entschieden, weil wir bei Staffbase den besten Support gesehen haben. Wenn wir eine Frage haben, ist immer jemand erreichbar und kümmert sich. Das war uns gerade für das Rollout extrem wichtig.

Wie haben Sie die App an den Start gebracht?

Wir haben die App in drei Phasen ausgerollt. In der ersten Phase haben wir die App mit einer Testgruppe von ungefähr 10 Mitarbeitern ausprobiert. Sie kamen aus den verschiedensten Bereichen des Unternehmens. Die Idee hier war herauszufinden, welche Rubriken und Anwendungsfälle den einzelnen Abteilungen wichtig sind und welche wir verwirklichen möchten. Das hat dann gleichzeitig auch schon als eine Art Werbung für die anderen Kollegen funktioniert, weil unsere Testgruppe schon über das neue Tool gesprochen hat.

In der zweiten Phase haben wir dann alle Mitarbeiter mit einer firmeninternen E-Mail Adresse eingeladen. Das waren hauptsächlich Kollegen, die in kaufmännischen Bereichen arbeiten. In der dritten Phase haben wir „Infiana Insight“ dann an alle anderen Mitarbeiter ausgerollt. Da sie nur schlecht über Email zu erreichen waren, haben wir die Login-Daten zusammen mit der Gehaltsabrechnung verteilt.

Das Team, das sich um den Rollout gekümmert hat bestand aus Marketing und IT. Von den Mitarbeitern selbst kamen am Anfang viele Fragen zum Thema BYOD (bring your own device), aber heute ist die Begeisterung der Kollegen groß, Nachrichten so leicht auf ihren eigenen Smartphones lesen zu können.

Welche Anwendungsfälle haben Sie in der App verwirklicht?

Unser zentrales Thema sind Nachrichten, weshalb wir vor allem News rund um Infiana ausspielen. Wir haben aber auch einen An-und Verkauf, eine “Wissenswertes” Rubrik und spezielle Abteilungskanäle. Innerhalb dieser Rubrik bekommen die Abteilungen die Gelegenheit sich vorzustellen und Mitarbeiter finden spezielle Dokumente wie z.B. Firmenpräsentationen und Anfahrtspläne. Außerdem gibt es einen Kantinenplan, der sich als echter Engagement-Driver herausgestellt hat. Genauso wie das Tipp-Spiel zur Fußball Weltmeisterschaft 2018 und der Adventskalender.

Infiana  Mitarbeiter-App

Welche Anwendungsfälle würden Sie perspektivisch noch mit der App umsetzen wollen?

Perspektivisch möchten wir die Interaktion in der App noch weiter steigern. Bis zu 100 Prozent registrierten Mitarbeitern ist es noch ein weiter Weg.

Nutzen Sie Videos, um die Interaktion zu unterstützen?

Ja, wir haben im letzten Jahr angefangen Video zu nutzen und so zum Beispiel zu dem WM Tipp-Spiel ein Torwandschießen veranstaltet und dabei kleine Videos erstellt. Zukünftig soll es außerdem einen Managementkanal geben, auf dem unser CEO Videos posten kann. Das wäre eine einfache Methode Informationen zu vermitteln und die Mitarbeiter über Neuigkeiten im Unternehmen direkt und aus erster Hand zu informieren. Videos sind einfach und schnell zu produzieren. Handyvideos sind absolut ausreichend. Die Mitarbeiter machen das auch gerne selbst. Da ist kein großes Schneiden oder Bearbeiten nötig, sondern einfaches, authentisches Material völlig ausreichend.

Wie viele Leute arbeiten an der App und erstellen die Inhalte?

Unser Kernteam besteht aus drei Leuten, aber auch die einzelnen Abteilungen steuern immer wieder Inhalte bei. Außerdem dürfen unsere Mitarbeiter selber posten und kommentieren, was sowohl dem Inhalt als auch der Inaktivität sehr gut tut.

Die Mitarbeiter-App von Infiana

Wie sind die Inhalte in der App aufgeteilt?

Es gibt bei uns Neuigkeiten für alle, aber auch einzelne Kanäle für die Teams. Wir haben gesehen, dass diese Unterteilung hilft die Relevanz für die Mitarbeiter zu sichern und damit mehr Reichweite zu generieren.

Was würden Sie Unternehmen raten, die erwägen, eine Mitarbeiter-App zu etablieren?

Unser Vorteil war, dass unser komplettes Management hinter der Notwendigkeit einer offenen und transparenten Kommunikation stand und steht. Das hilft natürlich bei der Überzeugungsarbeit gegenüber den Kollegen. Wichtig sind auch die Inhalte und dass man den Mitarbeitern die Zeit gibt, sich mit dem Tool zu beschäftigen. Trotzdem sollte man den Aufwand, vor allem zu Beginn des Ausrollprozesses, nicht unterschätzen.

Wie würden Sie die Vorteile der App in einem Satz zusammenfassen?

Mit unserer App können wir einfach und schnell für Transparenz sorgen. Es gibt kein Tool in dem das mit weniger Aufwand oder schneller möglich wäre.

Danke Herr Kuhmann!

Staffbase Mitarbeiter-App Erfahrungsberichte

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