Die Energiepreise explodieren und die Kaufkraft sinkt aufgrund der steigenden Inflation. Wir steuern geradewegs auf eine Rezession der deutschen Wirtschaft hin. Kein Wunder, dass Unternehmen sich aktuell zweimal überlegen, in welche Maßnahmen sie investieren und in welche vorerst nicht. Auch interne Kommunikator*innen stehen vor dem Problem der Budgetkürzungen. Doch gerade sie sollten im Kontakt mit der Geschäftsführung Beharrlichkeit zeigen und wichtige Botschaften platzieren, um die Relevanz ihrer Arbeit hervorzuheben und ein angemessenes Budget für die interne Kommunikation zu erhalten.
Wir haben 5 Vorschläge, wie du überzeugend für mehr Budget argumentierst:
1. Die Bedeutung der internen Kommunikation hervorheben
In den letzten Jahren waren Unternehmen praktisch dazu gezwungen, die digitale Transformation in den eigenen vier Wänden voranzutreiben, um ein klägliches Scheitern, insbesondere im Zuge der Corona-Krise, zu verhindern. Die interne Kommunikation hat sich zu einem erfolgskritischen Faktor in Zeiten rasend schneller Veränderungen entwickelt. Im Sinne der Unternehmensziele, -strategie und -kultur stellt sie den Mitarbeitenden wichtige Tools zur Verfügung. Der Werkzeugkasten wurde und wird immer digitaler und damit auch dynamischer und mobiler. Zudem nimmt die interne Kommunikation eine entscheidende Beratungs- und Motivationsfunktion für die Mitarbeitenden im Unternehmen ein. Sie verbindet und hält zusammen. Und auch die Führungsebene selbst profitiert, denn interne Kommunikator*innen haben sich in den vergangenen Jahren als wichtige Sparringspartner*innen herausgestellt.
Die Verantwortung und der Aufgabenbereich interner Kommunikator*innen wachsen stetig – und mit ihnen auch die Bedeutung der internen Kommunikation.
Eine interne Kommunikation, die ihre Mitarbeitenden für zukünftige Herausforderungen wappnen will, benötigt genügend Ressourcen, um alle hinzugewonnenen Verantwortlichkeiten abdecken zu können.
Dem widerspricht zwar kaum eine Top-Manager*in, denn das Verständnis für die Bedeutung der internen Kommunikation scheint in den letzten Jahren gewachsen zu sein. Aber der grundsätzlichen Zustimmung müssen auch Taten folgen.
Die Botschaft an die Geschäftsführung: Alles steht und fällt mit Kommunikation. Stell es dir wie einen Hindernislauf vor. Dein Unternehmen schafft es vielleicht ohne ein gutes Kommunikationskonzept aus den Startlöchern, aber auf dem langen Weg zum Ziel kommt es sicher an einer der vielen Hürden zu Fall.
2. Krisen mit Kommunikation überwinden
Wie eingangs erwähnt, folgt derzeit einer Krise gleich die nächste. Während die Corona-Krise mittlerweile schon fast zur Normalität geworden ist, verunsichert uns nun vor allem der Krieg in Europa und die daraus resultierende Energiekrise. Mit der demografischen Entwicklung und dem Klimawandel stehen weitere Krisen bevor, die bereits absehbar sind. Kommunikationsabteilungen müssen sich spätestens jetzt dafür wappnen.
In Krisensituationen sollten interne Kommunikator*innen sicherstellen, dass sich Informationen nicht über den Flurfunk verteilen. Stattdessen ist es wichtig, schnellstmöglich alle Mitarbeiter*innen über aktuelle Entscheidungen und Maßnahmen zu informieren. Die Belegschaft erwartet eine zügige und transparente Kommunikation. Sie interessiert sich dafür, was das Unternehmen über die aktuelle Situation weiß und wie es plant, damit umzugehen.
Doch wie erreicht man die Belegschaft in einer Krisensituation am besten? Nun, wir alle nutzen in solchen Zeiten unsere Smartphones, um keine Neuigkeit zu verpassen. Warum nicht auch per App die Mitarbeitenden mit Informationen versorgen?
Die Vorteile einer Mitarbeiter-App in einer Krise sind enorm: Mitarbeiter*innen können direktes Feedback geben und erhalten, sie werden schneller erreicht, insbesondere Non-Desk-Worker, und Inhalte können lokal sowie priorisiert ausgespielt werden. Zudem bietet eine App die optimale Möglichkeit zum mobilen Vernetzen und Austauschen.
Bedenke bei deinen Überlegungen auch, dass es eine Weile dauert, bis sich ein neues Kommunikationstool im Unternehmen etabliert hat. Erst dann nach einem passenden Tool für die Krisenkommunikation zu suchen, wenn der Ernstfall bereits eingetreten ist, klingt nicht gerade nach der besten Herangehensweise. Bereite deine interne Kommunikation lieber schon jetzt darauf vor und behalte dabei dein Budget immer im Blick.
Weitere Tipps, mit welchen Argumenten du den Vorstand von einem Mitarbeiter-App-Projekt überzeugen kannst, findest du hier:
3. Moderne Werkzeuge erfordern Kompetenzen
Das digitale Erlebnis im Arbeitsumfeld befindet sich im ständigen Wandel. Für die interne Kommunikation geht es vor allem darum, Kanäle wie Mitarbeiter-Apps oder moderne Intranets kontinuierlich weiterzuentwickeln und sich den aktuellen Trends und Neuerungen entsprechend anzupassen. Angesichts der rasanten technologischen Entwicklung keine leichte Aufgabe. Den Marktüberblick zu behalten, geeignete Lösungen zu identifizieren, einzuführen und zu betreiben, erfordert entsprechende Ressourcen.
Wie lässt sich das der Geschäftsführung vermitteln? Vielleicht am besten in den Worten eines Kollegen aus der Top-Etage. Fletcher Previn, CIO von IBM, sagt: „When did it become ok to live like the Jetsons at home, but like the Flintstones at work?“
Neue digitale Erlebnisse zu schaffen hängt zudem eng mit neuen Aufgaben und Prozessen zusammen, die sich interne Kommunikator*innen aneignen müssen. Einerseits gilt es, Botschaften und Inhalte in neuer Art und Weise zu inszenieren – Stichwort Storytelling. Andererseits geht es um die Frage, über welche Kanäle und Formate sich die Mitarbeiter*innen am besten erreichen und einbinden lassen. Hier auf der Höhe der Zeit zu bleiben, erfordert Investitionen in die Kompetenz des Teams, etwa in den Bereichen Social Media, Influencer Relations, Video, Content-Distribution und Datenanalyse.
Gegenüber der Geschäftsführung könntest du folgendermaßen argumentieren: Wenn ein Unternehmen in der heutigen Zeit nicht nur nach den Noten anderer spielen, sondern selbst komponieren will, dann muss es in die (digitale) Kompetenz der Mitarbeitenden investieren und Budget aufbringen – vor allem für die interne Kommunikation.
4. Erfolgsfaktor Führungskraft
Trotz der großen Bedeutung digitaler Kanäle: Die Kommunikation von Führungskräften spielt eine entscheidende Rolle für erfolgreiche interne Kommunikation. Doch während das Top-Management in der Regel in Kommunikationsfragen geschult wird, um die Strategie an das gesamte Unternehmen zu kommunizieren, werden die Linienmanager*innen oft vernachlässigt.
Das ist gefährlich, denn sie sind es, die dem Team vermitteln, welche Rolle jede*r Einzelne bei der Umsetzung der Gesamtstrategie spielt. Sie ergänzen die Botschaften des Top-Managements durch einen lokalen und für ihr Team relevanten Kontext. Noch dazu bündeln Linienmanager*innen die Informationen vom Top-Management sowie allen weiteren Abteilungen und leiten sie wie ein Trichter an ihr Team weiter. Problematisch ist: Oft erhalten sie keinerlei Schulungen, obwohl sie eine so wichtige Rolle für die interne Kommunikation spielen. Setze dich dafür ein, dass sie lernen, wie sie Botschaften in einen Kontext stellen und anschließend konstruktive Gespräche mit ihren Mitarbeitenden führen. Das ist wichtig, denn Defizite in der Kommunikation des Linienmanagements sind ein wesentlicher Grund für das Misslingen von interner Kommunikation.
Was das Top-Management von IK-Budgets für Coachings von Linienmanager*innen überzeugen könnte? Die Aussicht darauf, dass die verhärtete Lehmschicht im mittleren Management aufbricht und Veränderungsprozesse durch eine bessere Kommunikation der Führungskräfte ganz neue Dynamiken entfalten.
5. Den ROI der internen Kommunikation ermitteln
Die alte Management-Erkenntnis „You can’t manage what you can’t measure“ gilt auch für die interne Kommunikation. Nur ist es für sie schwieriger im Vergleich zu anderen Unternehmensfunktionen wie der Personalabteilung oder der Produktion. Die Erfolgskontrolle im Bereich interne Kommunikation kann selten mit einfachen Kausalitäten erfolgen und somit kann der Einsatz von Budget nicht direkt mit dem generierten Umsatz abgeglichen werden.
Trotzdem lässt sich der Beitrag der internen Kommunikation zum Unternehmenserfolg präzise erfassen, wenn auch mit etwas mehr Aufwand. Dabei geht es nicht nur darum herauszufinden, welche Kanäle, Formate, Kampagnen und Inhalte funktionieren und was verbessert werden muss. Vielmehr sollte der Return on Investment (ROI) der internen Kommunikation bestimmt werden, welcher Aussagen zur Ertragskraft ermöglicht. Damit kannst du dem Vorstand aufzeigen, wie viel das eingesetzte Budget schlussendlich bringt, und die Wirtschaftlichkeit deines Vorhabens nachweisen.
Du überlegst zum Beispiel, eine Mitarbeiter-App einzuführen, um deine Mitarbeitenden in Krisenzeiten schnell und überall zu erreichen? Das Budget für den Regelbetrieb der internen Kommunikation wird für die Investition in eine Mitarbeiter-App aber nicht reichen? Dann weißt du nun, wie du das Investment erfolgreich gegenüber dem Vorstand begründen kannst.
Das klingt alles etwas kompliziert für dich und du stehst das erste Mal vor der Herausforderung, den ROI der internen Kommunikation zu ermitteln? Dann wirf doch mal einen Blick in unser kostenfreies E-Book zum ROI und das dazugehörige DIY-Template. Darin wird dir alles Schritt für Schritt anhand eines konkreten Beispiels erklärt.
Keine Lust auf Lesen? Dann kannst du dir auch bequem unsere Webinaraufzeichnung „Vom Suchen und Finden des ROI der internen Kommunikation“ anschauen.
Ich verspreche dir: Statt Aussagen auf Basis von Bauchgefühl, Hörensagen und Stochern im Nebel kannst du nun konkrete Fakten liefern. So bekommst du das Management von deinen Budget-Plänen für die interne Kommunikation überzeugt und deinen Projekten steht nichts mehr im Weg.
Wie schätzt du die Situation in deinem Unternehmen ein? Wird das Thema interne Kommunikation ernst genommen und investiert? Wie ist es dazu gekommen? Teile deine Gedanken gerne in unserer deutschsprachigen LinkedIn-Gruppe oder der englischsprachigen Comms-unity für Fachleute der Mitarbeiterkommunikation.
Für weitere Informationen zum Thema interne Kommunikation kannst du uns außerdem gern kontaktieren oder folgende Artikel in unserem Blog lesen: