In den letzten zehn Jahren haben Medien-, Marketing- und Kommunikationsexpert*innen den Aufstieg von „Big Data" miterlebt. Kennzahlen und Analysen sind heute branchenübergreifend die Grundlage für wichtige Entscheidungen. Daten über Zielgruppen und Kanäle sind ausschlaggebend für die Erstellung, Vermarktung und Verwaltung von Nachrichten geworden. 

Während die Messung von Kommunikationskennzahlen in der externen Kommunikation bereits gang und gäbe ist, konnten viele Expert*innen der internen Kommunikation Analysen und Optimierungen ihrer Nachrichten noch nicht vollständig in ihre Arbeit integrieren. Tatsächlich zeigen Berichte, dass in einigen Regionen weniger als 50 Prozent der internen Kommunikator*innen ihre Erfolge messen! 

Warum gibt es diese Unterschiede?

Was sind Kommunikationskennzahlen und warum sind sie für die interne Kommunikation so schwierig?

Mann gegen Monster
Big Data gegen die Manager*innen der internen Kommunikation? Das muss nicht sein!

Die Messung der Effektivität interner Unternehmenskommunikation kann zunächst natürlich sehr komplex und überwältigend erscheinen. Viele Manager*innen haben keine Zweifel daran, wie wichtig es ist, ihre Arbeit zu analysieren. Oft fehlen Ihnen jedoch schlichtweg die dafür erforderlichen Tools. In einer kürzlich durchgeführten Studie nannten 47,4 Prozent der Fachkräfte unzureichende Ressourcen als ihre größte Herausforderung bei der Erfolgsmessung. 

Selbst wenn interne Kommunikator*innen Zeit und Ressourcen für die Messung und Analyse ihrer Strategie haben, stoßen sie oft auf die folgenden Fragen:

  • Wie definiert man Kennzahlen für Erfolg? Was sind die Outputs und Ergebnisse? 
  • Wie können die Ergebnisse verschiedener Kommunikationskanäle konsolidiert werden?
  • Lässt sich der Erfolg traditioneller Methoden wie Schwarzer Bretter oder E-Mail-Newsletter überhaupt messen? 

Kommt Ihnen das bekannt vor? 

Trotz dieser Herausforderungen ist die Erstellung eines Plans, wie die Kommunikation mit Hilfe von Statistiken nachvollzogen, analysiert und schließlich optimiert werden kann, auch eine großartige Chance für Kommunikator*innen. Damit können sie nachweisen, was Expert*innen der Branche schon immer wussten: Interne Kommunikation ist wichtig, heutzutage mehr denn je

Warum sind die Kennzahlen der internen Kommunikation so wichtig?

In den vergangenen Jahren hat der Return-on-Investment (ROI) der internen Kommunikation aufgrund der besseren Datenlage immer mehr Beachtung erfahren. Effektive interne Kommunikation kann nun direkt mit einer höheren Mitarbeiterbindung und besseren Geschäftsergebnissen verbunden werden. Darunter sind:

  • geringerer Personalwechsel
  • gesteigerte Produktivität und höhere Umsätze
  • weniger Sicherheitsvorfälle 
  • bessere Beziehungen zu Kunden
Grafik zum Thema Mitarbeiterengagement
Quelle: Dismal Employee Engagement Is a Sign of Global Mismanagement von Jim Harter

Um diese Ergebnisse erzielen zu können, müssen Kommunikationsexpert*innen nachweisen, dass ihre Arbeit tatsächlich effektiv ist. Und genau hier kommen die Kennzahlen der internen Kommunikation ins Spiel.

Also, wo fangen Sie am besten an? 

Welche Kennzahlen sind für die interne Kommunikation entscheidend?

Statistiken Dashboard
Ein Dashboard, das all Ihre Statistiken auf einen Blick zeigt, ist ein ausgezeichneter Ausgangspunkt.

Das Messen und Bewerten der quantitativen Daten Ihrer Kommunikation kann mit Hilfe cleverer Software stark vereinfacht werden, erfordert aber dennoch einen Perspektivwechsel. Viele Teams haben bisher nur erfasst, wie oft oder wie viele Artikel sie veröffentlicht haben und somit nur einen Teil des Gesamtbildes erhalten. Wenn eine wichtige Bekanntmachung nur in Ihrem Intranet geteilt wird, aber keiner der Mitarbeiter*innen diese tatsächlich liest, existiert sie dann überhaupt?

Wenn Sie die Reichweite Ihrer Kommunikation messen würden, wüssten Sie die Antwort.

Interne Kommunikationskennzahl #1: Reichweite

genervter Mann mit Laptop
Liest das überhaupt jemand?”

Was verstehen wir unter Reichweite? 

Immer mehr Arbeitskräfte arbeiten verstreut und mobil. Einer Studie zufolge sitzen siebzig Prozent der Mitarbeiter*innen „nicht am Schreibtisch und haben keine Firmen-E-Mail-Adresse. Von denen, die eine haben, loggen sich weniger als 50 Prozent der Mitarbeiter*innen mit Intranet-Zugang täglich ein". 

Das sollte alle in der Branche nachdenklich stimmen. Ob Firmen-Intranet, E-Mail, Mitarbeiter-App oder ein kombinierter Kommunikationsansatz – der erste Schritt zur Messung der Reichweite ist es, Ihre Kanäle für ALLE Mitarbeiter*innen zugänglich zu machen und sicherzustellen, dass sie auch tatsächlich genutzt werden. 

Messmethode: Nutzerrate

Kennzahlen zur Nutzerrate oder, einfacher ausgedrückt, die Anzahl „wie viele Menschen überhaupt dabei sind” sind wichtige Anhaltspunkte, um Ihre Reichweite zu verstehen. 

Überprüfen Sie jeden Kanal, den Sie zur Kommunikation mit Ihren Mitarbeiter*innen nutzen und ermitteln Sie konkrete Zahlen:

  • Wie viele Mitarbeiter*innen haben Zugang zum Kanal oder wurden dazu eingeladen?
  • Wie viele haben ein Konto erstellt oder sich angemeldet?
  • Wie oft kehren Mitarbeiter*innen täglich, wöchentlich und monatlich zu Ihrer Plattform zurück? 
Nutzerrate
Kennzahlen zur Nutzerrate sollten sowohl zeigen, wie viele Nutzer*innen insgesamt Zugang zu einem Kanal haben, als auch wie viele dieser Nutzer*innen die Plattform aktiv nutzen.

Sobald Sie erste Zahlen zur Nutzung ermittelt haben, können Sie diese im Laufe der Zeit verfolgen, um zu sehen, wann und wie sie sich im Hinblick auf die einzelnen Abteilungen Ihrer Belegschaft verändern. 

Profi-Tipp: Sie nutzen noch immer analoge oder einseitige Kommunikation wie Mitarbeiterzeitschriften oder Schwarze Bretter? Dann kann dieser Schritt auch eine Gelegenheit sein, ernsthaft über einen Wechsel zu einer Lösung nachzudenken, die Basiskennzahlen wie die Nutzerrate nachvollziehbar macht.

Messmethode: Lesebestätigungen

Wenn Sie einmal die Größe Ihres Publikums und die Reichweite auf verschiedenen Kanälen erfasst haben, ist ein weiterer wichtiger Faktor die Öffnungsraten Ihrer Nachrichten. Sie kennen diesen Begriff wahrscheinlich von E-Mail-Kommunikation, er lässt sich aber auch auf andere Kommunikationsformate wie Intranets und Mitarbeiter-Apps anwenden.

Reichweite in Zahlen auf Mobil
Ein „Reichweitenbericht" zeigt Ihnen, wer Ihre Nachricht gesehen hat und welche Mitarbeiter*innen noch fehlen, sowie andere nützliche Statistiken.

Hier geht es nicht nur um das Messen, wie viele Mitarbeiter*innen die Nachricht erhalten haben, sondern vor allem darum, ob sie sie tatsächlich geöffnet und gelesen haben und weiteren Links oder Handlungsaufforderungen gefolgt sind. Für diesen Anwendungsfall ist eine Plattform ideal, die es den Nutzer*innen ermöglicht, das Lesen einer Nachricht oder eines Dokuments zu „bestätigen". Dadurch können Kommunikator*innen nicht nur schnell und einfach sicherstellen, dass wichtige Ankündigungen gelesen wurden, sondern es kann ihnen auch eine Menge Probleme in Branchen wie dem Gesundheitswesen ersparen, in denen die Einhaltung von Vorschriften von entscheidender Bedeutung ist.   

Sobald Sie die Größe Ihres potenziellen Publikums und die tatsächliche Anzahl der Besucher*innen kennen, können Sie die Reichweite Ihrer Kommunikation leicht berechnen. Diese grundlegende Kennzahl kann sowohl für den gesamten Kanal als auch auf individueller Ebene für jede veröffentlichte Nachricht oder jeden veröffentlichten Inhalt berechnet werden.

Profi-Tipp: Wenn Sie Ihre Statistiklehrbücher nicht entstauben wollen, dann suchen Sie nach Kommunikationskanälen, die Ihre Reichweitenkennzahlen automatisch berechnen! 

Analysieren: Reichweite verstehen & umsetzen.

Die Reichweite Ihrer Kommunikation zu verstehen, ist nicht nur aufschlussreich, sondern ermöglicht es Ihnen auch, direkt zu handeln! Wenn die Zahlen für bestimmte Kanäle oder Teams niedrig sind, können Sie eine Strategie entwickeln, wie Sie diese Gruppen besser erreichen und die Effektivität Ihres Kanals steigern können. Oder Sie wissen dann, dass es an der Zeit ist, nach einer neuen Kommunikationslösung zu suchen. 

Zu den ersten Fragen, die Sie sich stellen müssen, gehören:

  • Erreicht Ihr Kanal sein Zielpublikum? Vielleicht sind Firmen-E-Mails oder traditionelle Intranets nicht der beste Weg, um Mitarbeiter*innen außerhalb des Büros zu erreichen?
  • Wann sollten Sie Updates an Ihre Mitarbeiter*innen versenden? Arbeiten Ihre Mitarbeiter*innen im Schichtbetrieb, haben sie Bereitschaftsdienst oder sind sie nur bis 18 Uhr im Büro? 
  • Wie erfahren die Mitarbeiter*innen von neuen Updates innerhalb des Kanals? Erhalten sie eine E-Mail- oder Push-Benachrichtigung bei wichtigen Neuigkeiten? Bekommen Sie Nachrichten per Post? Oder müssen sie sich selbst über Schwarze Bretter informieren oder sich auf einseitige Top-Down-Kommunikation verlassen?

Sobald Sie die Antworten auf diese Fragen haben, können Sie direkt handeln. Ein bewährtes Mittel zur Erhöhung der Reichweite, insbesondere für mobile Mitarbeiter*innen, ist unter anderem der Einsatz von Push-Benachrichtigungen. Es hat sich gezeigt, dass Mitarbeiter-Apps mit Push-Benachrichtigungen die Reichweite um über 800 Prozent erhöhen können! Moderne Lösungen ermöglichen es Redakteur*innen sogar, auf der Grundlage von Reichweitenberichten Benachrichtigungen an Mitarbeiter*innen erneut zu versenden, die wichtige Inhalte beim ersten Mal übersehen haben.

Push-Benachrichtigungen erneut senden mit Statistiken von Staffbase

Ziemlich cool, oder? Wenn Sie daran interessiert sind, mehr über diese Lösungen zu erfahren, finden Sie hier weitere Informationen.

Interne Kommunikationskennzahl #2: Interaktion

Sie wissen jetzt, wo und wie Sie Ihre Leute erreichen können und wer welche Inhalte liest. Aber all das ist noch immer ziemlich einseitig. Da Kommunikation in beide Richtungen funktioniert, müssen Sie auch die Interaktion im Auge behalten. 

Aber wie sehen Interaktionen von Mitarbeiter*innen eigentlich aus? 

Messmethode: Interaktionsraten

Darstellung der Interaktionsrate mit Statistiken von Staffbase

Auf einen Blick zu sehen, wie viele Mitarbeiter*innen tatsächlich mit Inhalten interagieren, anstatt sie nur passiv zu überfliegen, ist ein hervorragender Indikator dafür, wie ansprechend und relevant Ihre Kommunikation für verschiedene Teile Ihrer Belegschaft ist. Je nach Kanal können Interaktionen alles Mögliche bedeuten, vom Anklicken eines Links bis hin zum Kommentieren oder Teilen von Inhalten. Stellen Sie sicher, dass alle Tools, die Sie zur Messung der Beteiligung verwenden, Ihnen die Möglichkeit bieten, nach Mitarbeitergruppen, Zeitrahmen, Inhaltstypen und Geräten zu filtern, um ein möglichst genaues Bild zu erhalten. 

Mit diesen Daten auf Abruf können Sie Ihre Strategie auf verschiedene Teams zuschneiden und besser verstehen, was bei welchen Mitarbeiter*innen ankommt. Wenn beispielsweise Ihre Kolleg*innen im Büro das ganze Jahr über mit all Ihren Nachrichten und Inhalten in gleichem Maße interagieren, die Interaktion der Kolleg*innenen unterwegs jedoch zurückgegangen ist, können Sie Ihre Strategie sofort anpassen.

Messmethode: Reaktion der Mitarbeiter*innen

Reaktion der Mitarbeiter

Ob sich die Mitarbeiter*innen wirklich mit den Nachrichten Ihres Unternehmens beschäftigen, können Sie jedoch nicht nur anhand der Anzahl der Interaktionen messen, sondern auch über die verschiedenen Arten von Reaktionen, die Ihre Nachrichten und Inhalte auslösen. 

Während ein kurzer Austausch über Neuigkeiten im Pausenraum und persönliche Rückfragen zu Nachrichten bei einigen Unternehmen funktionieren, ist es in Wirklichkeit so, dass die meisten internen Kommunikator*innen nur selten mit allen Mitarbeiter*innen persönlich in Kontakt treten können – hier kommen von sozialen Medien inspirierte Reaktionen wie Likes, Kommentare und das Teilen ins Spiel. 

Wie viele Kolleg*innen beim Update über die neue Home-Office-Regelung auf „Gefällt mir" geklickt haben oder welcher Artikel die meisten Kommentare erhalten hat, sind die neuen Themen beim Kaffeeklatsch. Diese sozialen Funktionen sind auch wesentlich besser messbar. Sie sollten auch erfassen, wie viele Inhalte gegebenenfalls direkt von Mitarbeiter*innen in sozialen Kanälen erstellt werden. Dann können Sie nicht nur verstehen, wie viele Reaktionen Ihre Arbeit erzeugt, sondern auch, welche Art von Kultur sie schafft.

Messmethode: Timing & Trends

News-Kanäle Bericht

Wie auch bei der externen Kommunikation ist das Verständnis dafür, welche Themen Ihr Publikum interessieren, welche Formate gut ankommen und auf welchen Geräten die Inhalte angeschaut werden, entscheidend für die Förderung des Engagements über alle Kommunikationskanäle hinweg. 

Genauso wichtig wie die Analyse, mit welchen Kanälen Sie welche Mitarbeiter*innen erreichen, ist auch die Messung innerhalb der Kommunikationskanäle. So sehen Sie, welche Nachrichten-Feeds oder Inhalte bei welchen Gruppen auf Resonanz stoßen. 

Stellen Sie sich dies als demografische Forschung vor, so wie sie oft im Marketing durchgeführt wird, bloß für ein internes Publikum. Vielleicht sehen sich jüngere Mitarbeiter*innen unterwegs gerne Video-Updates auf ihren Smartphones an, aber Ihre Kolleg*innen im Büro ziehen es vor, am Schreibtisch ausführliche Artikel über die Nachhaltigkeitsinitiativen des Unternehmens zu lesen. 

Indem Sie Inhalte und Geräte-Trends im Auge behalten, können Sie sicherstellen, dass Ihre Kommunikation  die Mitarbeiter*innen nicht nur erreicht, sondern ihnen auch einen Mehrwert bietet, indem sie für ihre tägliche Arbeit relevant ist und ihren Interessen entspricht.

Profi-Tipp: Sie können eine Menge Zeit sparen, die Sie normalerweise für Veröffentlichungen auf mehreren Kanälen aufwenden müssten, wenn Sie eine Lösung verwenden, die sowohl für Mitarbeiter*innen unterwegs als auch für Mitarbeiter*innen im Büro geeignet ist. Lesen Sie hier mehr darüber. 

Holen Sie das Meiste aus Ihren Analysen heraus

Wenn Sie Ihre Reichweiten- und Interaktionskennzahlen berechnet haben, besteht der letzte Schritt darin, die Ergebnisse zu analysieren und Ihre Erkenntnisse für den weiteren Erfolg der internen Kommunikation einzusetzen. 

Wir haben bereits kurzfristige Erfolge wie die gezielte Neuausrichtung von Inhalten und das erneute Versenden von Benachrichtigungen erläutert, um sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten genau dort ankommen, wo sie benötigt werden. Längerfristige Reichweiten- und Interaktionskennzahlen sind ebenfalls ausgezeichnete Quellen, um die jährliche oder vierteljährliche Redaktionsplanung zu unterstützen und Ihre Inhalte relevant zu gestalten. 

Und natürlich sind dies genau die Art von Zahlen, die Sie benötigen, um dem Management einen Bericht vorzulegen oder die Leistung Ihrer Abteilung zu untermauern. Moderne Kommunikationslösungen sollten es Ihnen leicht machen, wichtige Ergebnisse zu sammeln und zu exportieren – zum Beispiel mit einem schnellen CSV-Export. 

CSV-Export mit Statistiken von Staffbase auf Desktop

Indem Sie die Ergebnisse Ihrer internen Kommunikation messen und mit weiteren Geschäftszielen in Zusammenhang bringen, können Sie den Wert für das Management in konkreten und verständlichen Kennzahlen darstellen. Im Gegenzug helfen Ihnen greifbare Ergebnisse dabei, ein größeres Budget oder mehr Arbeitskräfte für Ihr Team zu rechtfertigen, die Bedeutung Ihrer Arbeit zu unterstreichen und Ihnen schließlich einen strategischen Platz am Vorstandstisch zu sichern.

Bauchgefühl war gestern.

Obwohl die Messung der wichtigsten Kennzahlen der internen Kommunikation für jede Kommunikationsexpert*in eine Priorität sein sollte, muss dies keine Mammutaufgabe sein. Die Investition in Plattformen, die Ihnen einen Großteil der Arbeit abnehmen, sollte selbstverständlich sein. So müssen Sie weniger Zeit damit verbringen, die Zahlen zu sammeln und zu analysieren, und haben stattdessen mehr Zeit, eine effektive Kommunikation zu konzipieren, die auf Ihre strategischen Ziele und die des gesamten Unternehmens ausgerichtet ist. 

Wir hoffen, dass diese Ideen zur Messung der wichtigsten Kennzahlen der internen Kommunikation hilfreich waren und zu Ihrem Erfolg in der Zukunft beitragen. Wenn Sie auf der Suche nach einer internen Kommunikationsplattform sind, mit der Sie Ihren Erfolg so einfach messen können wie noch nie, erhalten Sie hier weitere Informationen über Statistiken von Staffbase.

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