Innovatoren aus interner Kommunikation, HR und IT treffen sich in Berlin: Staffbase Summit 2018

Am 26. und 27. April trafen sich Kommunikationsprofis aus aller Welt zum Staffbase Summit 2018. Es war eine einzigartige Gelegenheit, Best Practices der internen Kommunikation auszutauschen, gemeinsam innovative Ideen für das erfolgreiche Zusammenführen von Mitarbeitern mit und ohne Schreibtischarbeitsplatz zu entwickeln sowie verschiedene Wege zu diskutieren, ein Gemeinschaftsgefühl am Arbeitsplatz zu schaffen.

Wir begrüßten unsere Gäste im historischen Herzen Berlins nahe dem Alexanderplatz in der Alten Münze, der ehemaligen staatlichen Münzprägeanstalt. Die beiden Tage waren vollgepackt mit spannenden Workshops und praxisnahen Vorträgen zu den unterschiedlichsten Themen rund um interne Kommunikation. Wir sind begeistert, dass eine große Gruppe von internen Kommunikatsexperten, HR-Spezialisten und IT-Helden aus aller Welt ihre wertvollen Erkenntnisse und Ideen geteilt haben. Dass diese Gäste von führende Unternehmen wie Deutsche Telekom, Viessmann, RHI Magnesita, Brose, Sparda Bank, Aldi, Deutsche Bahn und Franciscan Children’s waren, beweist einmal mehr, wie wichtig das Thema mobile Mitarbeiterkommunikation geworden ist.

Staffbase Summit 2018

Moderiert wurde der Summit von Carla Kath, Leiterin unserer Customer Success Strategy. Um das Eis zu brechen, animierte sie die Teilnehmer gleich zu Beginn, einen

zu lernen. Am Ende gaben sich die Teilnehmer nicht nur High Fives und Fistbumps, sondern stellten auch die Art von Bindung her, die das Thema der nächsten zwei Tage sein sollte.

Staffbase Summit 2018, Marielle, T-Systems

Staffbase’s Geschäftsführer Dr. Martin Böhringer, der die „Grundlagen“ der Handshake-Choreografie souverän meisterte, dankte allen Teilnehmern, die aus Kunden, Partnern und anderen Kommunikationsspezialisten bestanden. Er wies darauf hin, dass beim Staffbase Anwendertreffen im Jahr 2017 etwa 45 Personen anwesend waren und deutete anschließend in die Menge der nun bereits über 150 Gäste. Es war deutlich zu sehen, wie sehr nicht nur Staffbase, sondern auch das grundlegende Interesse an einer Mitarbeiter-App gewachsen sind. Anschließend sprach Martin kurz darüber, wie sich die Anliegen unserer Kunden von der grundlegenden Frage „Warum?” (um bessere Bindungen zu fördern) über die Frage „Was?” (um ein großartiges Mitarbeitererlebnis zu schaffen) schließlich zu der Frage “Wie?” entwickelt haben, die wir in den folgenden Vorträgen und Workshops gemeinsam beantworten wollten.

Staffbase Summit 2018, Martin Böhringer

Martin betonte, dass ein wesentliches Ziel der Staffbase-App darin besteht, eine Möglichkeit für Führungskräfte zu schaffen, digital mit ihren Mitarbeitern in Kontakt zu treten – ihnen digital die Hand zu geben. Diese Art von Verbindung ist in den meisten der heute großen und weit verteilten Unternehmen unmöglich. Ziel digitaler Kommunikationsinstrumente sei es, die Beziehungen zwischen Mitarbeitern und Unternehmen zu fördern, die für den Erfolg so wichtig sind. Martin holte anschließend Carsten Lucassen von Viessman auf die Bühne, der seit 2014 guter Freund und Kunde von Staffbase ist. Carsten gab einen kurzen Vorgeschmack auf die erfolgreiche Viessmann-App, über die er im Laufe des Tages noch ausführlicher sprechen sollte.  

Martin and Carsten, Staffbase and Viessmann, Summit 2018

Nach einer kurzen Kaffeepause gab Marielle van der Werf von T-Systems Niederlande den Teilnehmern exklusive Einblicke in die 7 Faktoren, die die MyTSNL-App so erfolgreich gemacht haben (nach 5 Monaten haben sich bereits 89 Prozent der Mitarbeiter registriert, 50 Prozent von ihnen sind täglich aktiv), und erläuterte die nach nur einem Jahr App-Nutzung entwickelten Learnings und Anwendungsfälle unter dem Titel „Combine the Online and Offline World in a Smart Way! Enable Your People to Be Proud Ambassadors, Your Best Salespeople, and Natural Recruiters.”

Staffbase Summit 2018, Internal Communication Professionals

Katharina Skarabela von RHI Magnesia betrat als nächstes die Bühne und sprach darüber, wie ihr Unternehmen mit der myRHIMagnesita-App den kulturellen Wandel im Zuge einer umfangreichen Fusion bewältigt. Mit Mitarbeitern auf der ganzen Welt ist das Unternehmen ein gutes Beispiel dafür, wie die globale interne Kommunikation optimiert werden kann. Die myRHIMagnesita-App hat bereits mehr als 7.000 Downloads, 70 Prozent aktive Nutzer und wöchentlich über 15 Beiträge. Ziel war es, einen modernen Kommunikationskanal zu schaffen, der den Austausch und die Vernetzung zwischen den verstreuten Mitarbeitern des Unternehmens fördert. Frau Skarabela betonte, wie wichtig es ist, den Betriebsrat in die Planung einer Mitarbeiter-App einzubeziehen und wies darauf hin, dass ein erfolgreicher Rollout zeitaufwändig ist. Sie hob außerdem hervor, dass es für den Erfolg der App zentral sei, alle Sprachen der eigenen Belegschaft zur Verfügung zu stellen, Führungskräfte einzubeziehen und den Speiseplan zu nutzen, der immer ein Favorit der Mitarbeiter ist.

Weitere Details zum RHI Magnesita Projekt finden Sie auf unserem Blog.

Staffbase Summit 2018 Lunch

Staffbase Summit Lunch

Auf das Mittagessen folgte die Hauptrednerin Cornelia Röper, Geschäftsführerin und Gründerin der internationalen NGO Wefugees, deren Aufgabe es ist, Flüchtlinge und Freiwillige on- und offline zu informieren und zu vernetzen. Cornelia sprach darüber, wie ihr Unternehmen erfolgreich ein Gefühl der Gemeinschaft in einer Gruppe von sehr unterschiedlichen Menschen schafft. Ihre Präsentation hatte den Titel „Humans Stay Humans” und beinhaltete sieben hilfreiche Schritte, Menschen den Sinn zu geben, nach dem sie sich sowohl bei der Arbeit als auch in ihrem Leben sehnen.

Gleichzeitig hatten Staffbase-Partner in der Galerie die Möglichkeit, mit Frank Wolf, Anja Weiß und Sophia Zieger an Best Practices für ein App-Setup zu arbeiten. In diesem speziellen Workshop ging es um Staffbase und unsere wertvollen Partner. Als Einleitung überreichte Patrick Noack, Partner Manager bei Staffbase, den Partner of the Year Award 2017 und würdigte damit Workvine, T-Systems Multimedia Solutions und Boosting Potentials für ihre herausragende Arbeit.

Frank erläuterte, wie die Möglichkeiten und Vorteile von Staffbase am besten an potenzielle Kunden vermittelt werden können, wie unser Verkaufsprozess funktioniert, was der Unterschied zwischen unseren Discovery- und Demo-Calls ist und wie wir die Positionierung unserer potenziellen Kunden verstehen.

Staffbase Summit 2018, employees at work

Anschließend übergab er das Mikrofon an Anja aus unserem Customer Success Team, die auf den Staffbase-Onboarding-Prozess einging. Sie erläuterte die Vorgehensweise, die zum Erfolg einer App beiträgt und dann beginnt, wenn ein Kunde einen Vertrag bei Staffbase unterschreibt. Der Prozess besteht aus drei Schritten: Kickoff, App-Erstellung und Onboarding sowie Launch und Review. Sie diskutierte jeden Schritt und machte deutlich, was für ein enormes Unterfangen die Einführung einer App wirklich ist, während sie unseren Partnern wertvolle Einblicke in die Details wie App-Design, Gesetzmäßigkeiten, Betriebsrat, Launch-Methoden und Content-Erstellung gab.

Als nächstes übernahm Sophia Zieger und ging näher auf unsere Beratungspakete ein. Das Staffbase Content Success Package kann beispielsweise nach dem Onboarding nützlich sein. Dieses Paket beinhaltet einen 10-tägigen Workshop für Kunden, um Anwendungsfälle zu sammeln und eine Content-Strategie zu entwickeln. Alle drei Mitarbeiter von Staffbase betonten, wie wichtig es ist, klein anzufangen und die App stetig zu verbessern sowie immer wieder nach den Bedürfnissen unserer Kunden zu fragen.

Staffbase Summit 2018: Happy Attendees from all over the world

Lauren Guess von Franciscan Children’s in Boston sprach anschließend darüber, wie das Krankenhaus das Projekt Mitarbeiter-App umfangreich fördert und durch kreative Ideen eine hervorragende Nutzerquote erreichte. Lauren erzählte begeistert über die Wirkung von Gamification in der App. Der Launch des Projekts stand unter einem Dinosaurier-Thema. Ziel war es, das alte “Dinosaurier-Intranet” loszuwerden und mit einer App in ein modernes Zeitalter zu treten. Als Dinosaurier verkleidet konzentrierten sich die App-Botschafter auf den Spaßfaktor und begeisterten damit die Mitarbeiter.

Town Hall Meetings und Gamification brachten Franciscan Children’s in nur 6 Monaten zu einer Nutzerquote von 92 Prozent, wobei 50 Prozent der Nutzer täglich in der App aktiv sind. Um die Zahlen hoch zu halten, hat das Unternehmen Anwendungsfälle für die tägliche Nutzung, wie beispielsweise Schicht- und Kantinenpläne, integriert. Darüber hinaus gab Lauren praktische Ratschläge, wie man die Nachrichten der Geschäftsführung in die App einbinden kann. Einer der größten Erfolge der App ist es, dass 70 Prozent der Mitarbeiter erhaltene Nachrichten innerhalb der ersten Stunde lesen.

Staffbase Summit 2018

Anschließend ging Felix Schröder von HIRSCHTEC in seinem Vortrag auf den Wandel des modernen Intranets ein: „Mobile Intranet Is King: Get Every Employee Involved and Work Smart—Chances, Challenges, and Best Practices.” Er betonte die Bedeutung eines mobilen Intranets oder einer App auf privaten Geräten, um jeden Mitarbeiter zu erreichen, da Zugang und Reichweite die wichtigsten Kriterien für die interne Kommunikation sind. Abschließend sagte er, dass im Bereich des mobilen Zugangs Mitarbeiter-Apps die fortschrittlichsten Lösungen sind.

Lara Widera von Hüttenwerke Krupp Mannesmann gab Einblicke, wie eine Mitarbeiter-App das Feedback und den Dialog fördern kann, was letztendlich die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht. Sie sprach über den kulturellen Wandel, der mit ihrer App bei HKM einherging. Nach der Vorstellung des sehr traditionsreichen deutschen Unternehmens erklärte sie, wie das Unternehmen umstrukturiert und eine moderne neue Kultur etabliert wurde.

Staffbase Summit, Lara Widera, HKM

Eine zentrale Frage für das Unternehmen war, wie die Mitarbeiter wieder besser eingebunden werden können und wie das Zugehörigkeitsgefühl gesteigert werden kann. Das Unternehmen setzte sich anspruchsvolle Ziele für den kulturellen Wandel. Mit einem starken Fokus auf die interne Kommunikation haben sie ihre Mitarbeiter-App eingeführt, um nicht nur ihre übergreifende Informationsstruktur, sondern auch die Einstellung der Mitarbeiter zu ihrem Unternehmen zu verbessern. Ihre Hauptziele waren die Erhöhung der Transparenz sowie der Agilität. Heute hat HKM eine Akzeptanzrate von 35 Prozent, davon sind 55 Prozent aktive Nutzer, und 90 Prozent positive Rückmeldungen von ihren Mitarbeitern in der App.

Am Nachmittag stand Alexandra Lang von der sunzinet AG mit ihrem Vortrag „Strengthening Employees: Which Methodology Do I Use to Identify the Needs of My Employees at the Workplace?” auf der Bühne. Sie sprach über die Bedeutung der Personalisierung für das Intranet und wie wichtig es ist, Mitarbeitern die richtigen Fragen zu stellen, bevor ein internes Kommunikationstool eingeführt wird. Sie betonte weiter, dass die Definition der Bedürfnisse der Mitarbeiter ebenso wichtig ist wie die Festlegung strenger Ziele für ein Projekt.

Staffbase Summit: Alexandra Lang from Sunzinet AG

Sarah Wirt von der Deutschen Telekom hielt ihren Vortrag über die Service-Dialog-App, eine der erfolgreichsten Staffbase-Apps aller Zeiten. Die App „Service Dialog” verbindet das magisches Dreieck aus Teamleiter, Disponenten und Servicetechniker. Seit 2014 arbeitet die Telekom mit Mitarbeiter-Apps und gab ihren Technikern im Außendienst noch im selben Jahr Smartphones an die Hand. Mit 7.000 Mitarbeitern an vorderster Front war es ein Schritt, der dringend nötig war. Dennoch fehlte oft die persönliche Kommunikation.

Telekom, Sarah Wirt, Staffbase Summit

Die App änderte all dies mit Anwendungsfällen wie Service-News, Information der Mitarbeiter über wichtige Ereignisse, Team-Blogs und Themenkanäle (mehr als 450 verschiedene Blogs), Podcasts und Videos und einem Management-Kanal, der die Mitarbeiter mit der Führungsetage verbindet. Ihre Schlüsselpunkte für den Erfolg waren Marketing, Managementunterstützung, eine solide Content-Strategie, ein guter Mix aus Medien und Informationen, Authentizität und hoch gesteckte Ziele. 96 Prozent der Außendienstmitarbeiter nutzen die App und mehr als 55 Prozent öffnen sie täglich. Die App hat eine um 300 Prozent höhere Interaktionsquote als das Intranet – mit mehr als 22.000 Kommentaren im ersten Jahr der Nutzung.

Nach einer kurzen Pause hielt Gaby Neujahr von MontuaPartner Communications aus Hamburg einen Vortrag über die Rolle von Apps in der internen Kommunikation. Sie betonte die Bedeutung eines mobilen Kanals für Non-Desk-Mitarbeiter, um die Interaktion zu fördern, die Einbindung der Mitarbeiter zu erhöhen, wichtige Kampagnen-Themen zu behandeln und das Gemeinschaftsgefühl zu stärken.

Staffbase Summit 2018: Event für Interne Kommunikation

Ihre Erfolgsfaktoren für die interne Kommunikation sind Emotionen und Kultur, Messung und Instrumente sowie Struktur und Strategie. Ihre Erfolgsfaktoren für Apps sind eine starke Unterstützung durch das Management, klar definierte Zielgruppen, der Mehrwert für die Nutzer und die frühzeitige Einbindung von Stakeholdern. Sie sprach außerdem darüber, dass die Einführung einer App ein Veränderungsprozess ist und dass es deshalb wichtig ist, allen Mitarbeitern zu vermitteln, warum dieser Prozess stattfindet.

Smiths at Staffbase Summit

Den Abschluss des Tages bildete Carsten Lucassen von Viessmann. Er sprach über neue Möglichkeiten für die interne Kommunikationsplattform des Unternehmens. Viessmann ist bei Staffbase mehr als nur ein Kunde und hat sich in den letzten vier Jahren zu einer Art Partner entwickelt. Carstens Vortrag war eine von Star Wars inspirierte Geschichte der Kommunikations-Rebellion:

Vor langer Zeit gab es in einer weit entfernten Galaxie die Plattform-Wars. Während der Todesstern (oder die IT, wie man es auch nennen könnte) gegen den Sternenzerstörer (das Intranet) kämpfte, versuchte Viessmann, die Galaxis zu revolutionieren. Die Laserwaffen der Rebellion der internen Kommunikation waren Hyperdrive (die große Reichweite der App) und das Rogue Mothership (ihre Relevanz). Gemeinsam mit Staffbase hat die Rebellion eine erstklassige Mitarbeiter-App entwickelt, die an mehr als 15 Standorten mit einer Nutzerquote von 92 Prozent eingesetzt wird. Die App ist ein Werkzeug der Menschen der Rebellion, das ihnen erlaubt, frei zu posten und zu kommentieren. Möge die Macht für immer mit ihnen sein!

Weitere Informationen zum Vi2Go-Projekt finden Sie in unserem Webinar mit Carsten Lucaßen.

Der erste Tag des Summits wurde mit Cocktails und einem Abendessen im Cage Room der Alten Münze gefeiert.

Location Staffbase Summit

Der zweite Summit-Tag wurde von Matt Manners, internationaler Sprecher und Gründer der Employee Engagement Awards, eröffnet. Im Mittelpunkt seines Vortrags stand die Frage, warum die Einbindung der Mitarbeiter so wichtig ist. Tatsache ist, dass sich auch die Customer Experience mit größerer Einbindung der Mitarbeiter verbessert, was dazu führt, dass engagierte Mitarbeiter für jedes Unternehmen äußerst wertvoll sind. Diese Entwicklung erklärt auch, warum Employee oder eher People Experience ein Trend im Jahr 2018 ist. Alle Menschen sollten das Gefühl haben, dass sie dazugehören und eine Bestimmung haben. Diese Erkenntnis wird durch Studien untermauert, die zeigen, dass 43 Prozent der Unternehmen ihre Mitarbeiter noch vor ihren Kunden als wichtigste Zielgruppe ansehen.

Staffbase Summit Matt Manners

In den folgenden beiden Präsentationen betrat Frank Wolf die Bühne im Loft, während Katja Reinhardt und Heather Rouke in der Galerie sprachen. Frank, CMO und Mitgründer von Staffbase, gab nützliche Tipps, wie der Betriebsrat von den Vorteilen einer Mitarbeiter-App überzeugt werden kann. Die interaktive Sitzung beantwortete die Fragen, ob der Betriebsrat überhaupt ein Mitspracherecht in internen Kommunikationsprojekten hat, welche Vorteile eine Mitarbeiter-App für den Betriebsrat hat und was typische Fragen und die darauf besten Antworten sind.

Wenn Sie mehr über die Mitarbeiter-Apps und den Betriebsrat erfahren möchten, finden Sie hier ein ausführliches Video.

Staffbase Summit Frank Wolf

Customer-Success-Expertinnen Heather Rouke und Katja Reinhard gaben ihre Einblicke in das, was sie aus erster Hand als Best Practices für eine Mitarbeiter-App sehen. Sie konzentrierten sich auf Anwendungsfälle, die möglichst wertvoll, nachvollziehbar und konsistent sein sollten, und eröffneten dann die Diskussion für die Gruppe, indem sie die Gäste nach ihren beliebtesten und erfolgreichsten Anwendungsfällen fragten. Kreative Beispiele der Anwesenden waren ein Babykanal, der Adventskalender und das Tippspiel zur bevorstehenden Fußball-WM.


Patrick Rudolph, Head of Product bei Staffbase, kam als letzter Redner auf die Bühne. Er ging ausführlich auf die Arbeit der letzten zwölf Monate ein, einschließlich Redesign, Verbesserungen am CMS und der Chat-Funktion, Print on Demand, neue Onboarding-Optionen und viele weitere kleine Verbesserungen wie Labels im Kalender, Lokalisierung in spanischer und französischer Sprache und RSS-Export des Newsfeeds. Anschließend gab er eine kurze Vorschau auf die den Mai-Release, der die Archivfunktion für den Chat, Onboarding-Verbesserungspakete und eine Sharing-Funktion für Social Media bringen wird. Er nahm sich auch ein paar Minuten Zeit, um das Ideenportal, die Use-Case-Seite und das Support-Portal vorzustellen, die extra auf die Bedürfnisse unserer Kunden zugeschnitten sind.
Staffbase Product Roadmap

Als nächstes gab er einige exklusive Einblicke in die Staffbase Roadmap, die Produktfunktionen wie erweiterte Analysen, Marktplatz-Integrationen, die untere Navigationsleiste, On-Demand-Übersetzung von Inhalten und Kommentaren, die Möglichkeit, Inhalte nach dem Löschen wiederherzustellen sowie ISO27001 beinhaltet.

Auf die Bühne trat dann Ulf Kossel, der die Plugins, die T-Systems MMS mit und für Staffbase entwickelt hat, vorstellte. Diese beinhalten Umfragen, ein Quiz und ein Ideenportal. Außerdem arbeitet das Team um Ulf an mehreren neuen Plugins, darunter To-Do-Listen und Live-Videos für Townhall Meetings.

Staffbase Summit 2018

Der Staffbase Summit 2018 ging am Freitagmittag zu Ende und gab allen die Möglichkeit, ihre Erfahrungen zusammenzufassen und ihre spannenden Ideen für die Zukunft auszutauschen. Wenn wir auf die beiden Tage zurückblicken, können wir uns nicht nur darüber freuen, dass so viele unserer Kunden und zahlreiche Interessenten an der Veranstaltung teilgenommen haben, sondern auch darüber, dass der Austausch von Ideen und Best Practices so produktiv und visionär war.

Die Zukunft der Arbeit wird immer mobiler, und die Art und Weise, wie Menschen sich hinter gemeinsamen Zielen ausrichten, ändert sich rasch. Aber von Angesicht zu Angesicht zusammen zu sein – im selben Raum zu sein, ein Lächeln zu teilen und direkt voneinander zu lernen – ist eine Chance, die nicht jeden Tag kommt. Wir freuen uns darauf, dies zu einer regelmäßigen Veranstaltung zu machen. Bis 2019!

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