Sie haben die Staffbase Mitarbeiter-App oder unser Intranet gesehen, mögen es und Ihr nächster Schritt ist das Gespräch mit der IT-Abteilung? Dann ist dieser Artikel genau richtig für Sie. Hier finden Sie die häufigsten Fragen, die uns während der ersten Gespräche mit IT-Experten erreichen. Wir lieben diese Gespräche, denn in der Regel verwandelt sich die „Oh, wieder irgendeine App”-Skepsis schnell in Begeisterung. Staffbase ist eine gut durchdachte Enterprise-Plattform, von Experten entwickelt und abgestimmt auf professionelle IT-Umgebungen.

1. Ist das „nur eine App”?

Nein. Staffbase ist eine Plattform für Mitarbeiterkommunikation in Unternehmen, die den Mitarbeiter und seine Informationsbedürfnisse in den Mittelpunkt stellt. Es stehen Komponenten für viele Anwendungsfälle bereit, die direkt startklar sind. Diese umfassen Unternehmensnachrichten, Seiten/Dokumente, ein Mitarbeiterverzeichnis, Formulare, den Speiseplan der Kantine, Karten und selbst Urlaubsanträge.

Der umfangreiche und leistungsstarken Software-as-a-Service Backend-Bereich von Staffbase beinhaltet neben dem Content Management System (CMS) auch die Nutzerverwaltung, Sicherheitseinstellungen und APIs. Wir bieten native Apps für iOS und Android sowie eine Browser-Version an, die von allen Desktop-PCs und Terminals unterstützt wird.

Jeder Kunde erhält vollständig individualisierte Apps mit eigenem Namen, Logo, Branding und Startbildschirm. Alle Apps basieren auf derselben Plattform und die Einstellungen erfolgen über das Content Management System von Staffbase. Auf diese Art nutzen alle Kunden dieselbe Software und profitieren von unserer schnell wachsenden Kundenzahl ebenso wie von unseren Prozessen zum Qualitätsmanagement sowie der laufenden Wartung des Systems. Neue Funktionen werden für alle Kunden gleichzeitig zur Verfügung gestellt. Funktionen können jedoch auch individuell entwickelt werden, indem Sie unsere APIs nutzen.

Die Staffbase Mitarbeiter-App ist gebrandet und personalisierbar
Die Staffbase Mitarbeiter-App kann vollständig auf das unternehmenseigene Branding angepasst werden

Die Staffbase Mitarbeiter-App kann außerdem zu einem vollwertigen Intranet erweitert werden. Mobile first spielt beim Staffbase Employee Experience Intranet die entscheidende Rolle, denn nur so wird eine maximale Reichweite ermöglicht. Damit können demzufolge nicht nur Mitarbeiter am Schreibtisch auf ein sicheres und intuitives Intranet mit smarter Navigation und Live Suche zugreifen, sondern auch alle Mitarbeiter ohne Computerarbeitsplatz.

Weitere Erweiterungsmöglichkeiten gibt es viele: Staffbase Plugins sind für nützliche Funktionen wie Umfragen, Kalender, Links, Speisepläne, Live-Abstimmungen und Veranstaltungsorganisation konzipiert. Sie können für alle Nutzer oder nur für ausgewählte Gruppen aktiviert werden. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Ihre eigenen Plugins basierend auf der Staffbase Plugin API hinzuzufügen.

Eine Sache noch zum Web-basierten CMS: wir haben dieses von Grund auf neu entwickelt mit dem kompletten Fokus auf Anwendungsbereiche rund um die Mitarbeiterkommunikation und dazugehörige Dienste. Wir haben es seitdem in hunderten Demos Kommunikations- und IT-Experten präsentiert und mit der einzigartigen Kombination aus zwei normalerweise konträren Eigenschaften für Staunen gesorgt: der breiten und leistungsstarken Funktionalität auf der einen und extrem einfachen Bedienbarkeit auf der anderen Seite. Wenn Sie diese Kombination bis jetzt noch nicht kennenlernen durften - wir freuen uns, Sie miteinander bekannt zu machen!

2. Wie wird die App verteilt? Können wir unser MDM dafür nutzen?

Der beste Weg native Apps zu verteilen, ist die Nutzung der öffentlichen App-Stores von iOS und Android. Mitarbeiter wissen wie man Apps sucht und herunterlädt und Updates geschehen automatisch. Natürlich können diese Apps auch von anderen Nutzern heruntergeladen werden, alle internen Inhalte sind jedoch durch den Mitarbeiter-Login gesichert.

Für gewöhnlich veröffentlichen wir die Apps über unsere Staffbase App-Store-Konten. Darüber hinaus bieten wir einen individuellen Veröffentlichungs-Prozess über Ihre eigenen Unternehmens-Accounts an.

Speziell Apple hat sehr strenge Regeln beim Umgang mit Apps für geschlossene Nutzergruppen. Das heißt, dass alle Apps, selbst wenn die Mitarbeiter die Hauptzielgruppe sind, einen öffentlichen Bereich benötigen, der relevante Inhalte aufweist. Dies können allgemeine Informationen zum Unternehmen sein, eine Liste von Standorten, aktuelle Stellenausschreibungen, Pressemitteilungen oder Nachrichten vom Facebook- oder Twitter-Account des Unternehmens.

Mobile Device Management (MDM): Ja, es ist möglich, Ihre nativen Apps von Staffbase über ein MDM zu verbreiten. Lassen Sie uns dazu gern über Ihre individuellen Anforderungen sprechen.

3. Ist die Integration bestehender Systeme (z. B. SharePoint) möglich?

Ja. Wir sehen verschiedene Integrationsfälle, z.B.:

  • In der Regel gibt es immer einige Inhalte (z.B.Unternehmensnachrichten aus dem bestehenden Intranet), die in Staffbase importiert werden sollen. Wir unterstützen diese Option mit einer API für Inhalte, die es erlaubt diese (Text, Bilder, Dokumente) in Staffbase zu übernehmen.
  • Viele unserer Kunden nutzen die Staffbase Mitarbeiter-App oft als mobile Erweiterung ihres bestehenden Intranets. Mit dem neuen Employee Experience Intranet, das immer eine Mitarbeiter-App enthält, kann Staffbase auch zum neuen Intranet werden. Im Fokus stehen die Mitarbeiter. Dennoch kann problemlos zwischen Inhalten, die große Reichweite erzielen und relevant sein sollen (Staffbase) sowie Inhalten mit höherer Sicherheitsrelevanz (Kollaboration) unterschieden werden. Inhalte in Staffbase können in Ihr bestehendes Intranet oder ein übergeordnetes Intranet-Dashboard importiert werden. SharePoint: Auch dieses Szenario kann mit dem konfigurierbaren Staffbase Webpart für SharePoint abgedeckt werden.

4. Wie können wir eigene Funktionen und Integrationen hinzufügen?

Staffbase unterstützt verschiedene Arten von individuellen Anforderungen oder Integrationen mit unserem eingebauten Plugin-Erweiterungs-System.

Alle Funktionen sind als Plugins organisiert, die ein- oder ausgeschaltet werden können. Plugins können mehrfach genutzt werden und jede Instanz kann entweder allen oder nur spezifizierten Nutzergruppen zugänglich gemacht werden. Sie finden alle verfügbaren Standard-Plugins im Content-Management-System oder bauen individuelle Plugins ausschließlich für Ihre eigene Instanz.

Für den Bau von Plugins kann HTML/JavaScript im Frontend genutzt werden. Außerdem können die Plugins auf Ihren eigenen Servern laufen. Zusätzlich können Plugins verwendet werden, um die Nutzerintegration mit bestehenden HR-Systemen durchzuführen. Inhalte sind nur ein Bereich, der sich für Integrationen anbietet. Denken Sie an HR-Informationen wie Urlaub, die Zeiterfassung oder den Gehaltsnachweis. Diese Tools sind für Mitarbeiter sehr relevant.

Für die Einbindung externer Inhalte bietet Staffbase eine REST API an. Dieses beinhaltet Lese- sowie Schreibberechtigungen zu Nachrichten, Seiten, dem Nutzerverzeichnis oder anderen Objekten in Staffbase.

5. Wie funktioniert das Nutzer-Onboarding und -Management?

Normalerweise ist dies eines der größten Themen zu Beginn und derart komplex, dass an dieser Stelle Platz für einen eigenständigen Artikel wäre. Hier deshalb die Kurzfassung.

Staffbase bietet ein eingebautes Nutzer-Management, welches eine der Hauptstärken des Produkts abbildet. Normalerweise sehen und unterstützen wir sehr verschiedene Anforderungen. Es folgt ein kurzer Überblick der Kernthemen:

  • Authentifizierung. Wie werden Nutzer auf die Plattform eingeladen und welche Voraussetzungen müssen  beim ersten Mal und in der Folgezeit beachtet werden? Hier die Möglichkeiten:
    • Single-Sign-On (SSO) wie OpenID oder SAML, um bestehende Unternehmens-Konten, beispielsweise basierend auf Microsoft ADFS, zu nutzen.
    • Self-Service Signup mit einer Unternehmens-E-Mail-Adresse (Nutzer legen ein individuelles Passwort für Staffbase an).
    • Einladung per E-Mail (Nutzer erhalten eine E-Mail-Einladung mit Einladungs-Code zu einer beliebigen Mail-Adresse,woraufhin sie ein individuelles Passwort für Staffbase erstellen.
    • Einmal-Code (Staffbase generiert Zugangscodes für Ihre Nutzer. Sie können diese ausdrucken, sie via E-Mail verschicken oder sie auf der Gehaltsabrechnung vermerken. Mit dem Zugangscode können Nutzer ein neues Konto anlegen, indem sie ihre private E-Mail-Adresse sowie ein individuelles Passwort nutzen)
    • Die Kombination zweier Geheimnisse (Mitarbeiter können sich identifizieren, indem sie z.B. die Kombination aus Personalnummer und Nachname nutzen. Die Erstellung eines Kontos ist nach dem Login erforderlich.
Nutzermanagement mit Single-Sign-On in der Staffbase Mitarbeiter-App
Mit SSO (Single-Sign-On) machen Sie es Mitarbeitern noch einfacher, auf die App zuzugreifen
  • Nutzer Synchronisation: das Erstellen, Updaten und Löschen von Nutzern in Staffbase.
    • Active Directory/LDAP Integration
    • Kundenindividuell erstellte Verbindung mit  Staffbase Nutzer API
    • Massenimport via einer CSV-Datei (automatisch oder manuell zum API Endpunkt hochgeladen)
    • manuelle Steuerung der Nutzer sowie eine Kombination dieser Methoden.
  • Die Steuerung von Nutzergruppen. Diese ist unverzichtbar, wenn Sie es mit vielen Mitarbeitern zu tun haben und eine personalisierte und Mitarbeiter-fokussierte Nutzererfahrung bieten wollen. Staffbase bietet drei Wege, solche Gruppen zu erstellen:
    • Automatische Gruppen – diese basieren auf existierende AD Gruppen und lassen sich automatisch erstellen und pflegen.
    • Bedingte Gruppen - diese sehr mächtige Funktion erlaubt Ihnen die Nutzung aller Nutzer-Metadaten, um automatisch gepflegte Gruppen zu erstellen (z.B. eine Gruppe für die Sales-Mitarbeiter in Boston).
    • Manuelle Gruppen - kleine Gruppen (z.B. Redakteure) lassen sich manuell erstellen.
  • Rollen von Nutzern und Befugnisse:
    • Staffbase bietet globale Rollen wie Administratoren, Leitende Redakteure, Redakteure und Nutzer. Nutzer können zum Editor bestimmter Inhalte, beispielsweise einem News-Kanal, einer Seite oder einer Umfrage ernannt werden. Außerdem gibt es eine Autorenrolle für interaktive Kanäle, in denen alle Mitarbeiter partizipieren und Inhalte teilen können. Dieses Rollen-Modell hat sich als sehr flexibel erwiesen in allen rechtlichen Nutzerbestimmungen, die wir bisher gesehen haben.
Onboarding Methods De 1

Sie können eine Onboarding-Methode je nach Anforderungen auswählen oder auch mehrere kombinieren, um verschiedene Zielgruppen abzudecken.

6. Können wir das Layout/Design bearbeiten?

Ja, das ist möglich und es gibt etliche Wege zur Gestaltung:

  1. Name, Icon und Startbildschirm der  Apps können frei definiert und gestaltet werden. Nach der Erstellung Ihrer Apps entsprechend Ihrer Wunschkonfiguration werden diese an die App-Stores übermittelt.
  2. Administratoren können das Layout auch innerhalb der App nach Ihren Wünschen anpassen: Logo, Farbe, der Name der App und ihre Farbe, Hintergrundbilder für die Desktop-Version sowie das Logo für das CMS-Dashboard.
  3. Sie können Ihre eigenen CSS-Regeln festlegen, um Aussehen und Nutzungserfahrung sowohl Ihrer mobilen als auch Ihrer Desktop-App weiter zu individualisieren.
  4. Gern unterstützen wir Sie bei der weiteren Anpassung mit individuellen Schriftarten und Icons. Kontaktieren Sie uns und wir besprechen gemeinsam Ihre Anforderungen.

7. Ist die App sicher?

Die Wurzeln von Staffbase liegen in Deutschland. Wir unterliegen damit einer der strengsten Datenschutzrichtlinien der Welt. Die technische und organisatorische Infrastruktur von Staffbase ist auf diese und internationale Regularien abgestimmt. Wir nutzen sehr strikte Datenschutz- und Sicherheitsstandards, um die Daten unserer Kunden zu schützen. Sensible Produktionsdaten verlassen niemals das Produktionsnetzwerk.

  • Hosting: Staffbase bietet zwei Optionen hinsichtlich des Hostings an, die beide den aktuellen Sicherheitsstandards und Richtlinien entsprechen (DIN ISO/IEC 27001, PCI-DSS, SSAE16 / ISAE3402): unser US-System wird von Microsoft Azure gehostet. Die europäische Umgebung wird gehostet von IONOS in Deutschland. Die Nutzung des Amazon Cloudfront Content Delivery Network (CDN) garantiert eine weltweit hohe Verfügbarkeit.
  • Technische Plattform: Alle Verbindungen zu den Staffbase-Plattformen sind via SSL abgesichert. Jeder Versuch einer HTTP-Verbindung wird zu HTTPS umgeleitet. Nur ein kleiner Teil der Infrastruktur (REST API) ist überhaupt der Öffentlichkeit zugänglich. Der Rest der Infrastrukturen ist nur innerhalb unserer abgetrennten Zone erreichbar. Nur eine ausgewählte Gruppe erfahrener Mitarbeiter hat Zugang zur Live-Infrastruktur (durch eine zwei-Faktoren-Authentifizierung geschützt, VPN). Wir verfolgen aktiv alle Systeme und haben spezielle Beobachtungstools für auffällige Aktivitäten. Unsere Kerninfrastruktur (OS-Level) nutzt automatische Security-Patches zum Einspielen kritischer Updates.
  • Organisation: Staffbase als Organisation ist ISO27001 zertifiziert. Wir haben ein spezialisiertes Infrastruktur- und Sicherheitsteam, welches unsere Infrastruktur regelmäßig testet und regelmäßig prüft (Server und Applikation). Zusätzlich erlauben wir Kunden, eigene PEN Tests durchzuführen und lassen deren Ergebnisse in die stetige Verbesserung der gesamten Plattform einfließen. Mehrere Kunden haben bereits PEN Test durchgeführt, keiner davon brachte kritische oder bedenkliche Sicherheitsmängel zum Vorschein. Alle Mitarbeiter haben individuelle Passwörter, die wir unmittelbar entfernen, sobald ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Wir haben außerdem einen internen Datenschutzbeauftragten, der sich um die Einhaltung  der Sicherheitsrichtlinien kümmert.

8. Was ist ein typischer Zeitplan für die Einführung einer Mitarbeiter-App?

Staffbase ist eine Standardlösung. Sie können also nach Ihrem Signup unmittelbar mit der Arbeit an Ihren Inhalten beginnen. Sobald Sie alle notwendigen Informationen bereit gestellt haben, werden Ihre Apps generiert und in den App-Stores ausgerollt. Inklusive einer Beurteilung durch Apple dauert das erfahrungsgemäß in etwa 20 Tage.

Parallel dazu arbeiten wir mit Ihnen an allen weiteren Integrationsszenarien wie AD und SSO. Natürlich wissen wir, dass die Technologie nur ein Teil des Projekts ist. Darum haben wir eine Anleitung entwickelt, der Ihnen durch die notwendigen Schritte (z.B. Inhalte, Struktur, Nutzergruppen, Onboarding und Kommunikationsplan) für einen erfolgreichen App-Launch helfen soll. Kommen Sie mit Detailfragen gern auf uns zu oder nutzen Sie einen der Workshops auf unserer Website, um gemeinsam eine Implementierungsstrategie samt zugehörigem Fahrplan zu entwickeln.

9. Wie handhaben Sie Support und Betreuung während der Anlaufphase?

  • Betreuung der Plattform: Der Standardpreis enthält alle regulären Updates zu bestehenden Funktionen und Bugfixes ohne zusätzliche Kosten. Dies beinhaltet die permanente Anpassung von OS-Änderungen (Android/iOS), die bei mobilen App-Projekten häufig für den Großteil der Kosten verantwortlich sind.
  • Verfügbarkeit der Platform: Wir garantieren eine Erreichbarkeit von 99,9% und haben dieses Ziel in der Vergangenheit stets erreicht. Wir dokumentieren alle Service-Ausfälle. Außerdem beobachten wir Verfügbarkeitsangelegenheiten 24/7 und reagieren sofort auf Service-Unterbrechungen.
  • Support: Der Standard-Level-3-Support ist in allen Paketpreisen inklusive. Wir nutzen ein Ticketsystem für die Dokumentation, Beobachtung und Lösung aller offenen Support-Tickets. Der Support ist E-Mail-basiert und in englischer Sprache (andere Sprachen auf Anfrage). Wir garantieren eine Antwort innerhalb eines Werktages.
  • Partner: Wir arbeiten mit einem Netzwerk von Partnern, um unsere Kunden mit Beratung, der Plugin-Implementierung und einem Service rund um CMS-Inhalte, zu unterstützen. Wir sind selbstverständlich auch offen für eine Zusammenarbeit mit Ihren bisherigen technischen Partnern.

10. Wie geht es weiter mit Staffbase?

Wir streben auch weiterhin die stetige Verbesserung und viele neue Funktionen für die Staffbase Mitarbeiter-App und das Employee Experience Intranet an. Ziel ist das Schaffen einer Kommunikationsplattform, mit der Mitarbeiter ins Zentrum gestellt und eine bessere Employee Experience geboten werden kann.

Wir wissen, dass dieser Anspruch sehr hoch ist. Doch hilft uns eine klare Vision bei der Priorisierung unseres technischen Fahrplans. Aktuell konzentrieren wir unsere Arbeit auf leistungsstarke und wichtige Anwendungsfälle wie einem Instant-Messenger (1zu1 sowie Gruppennachrichten) oder Live-Umfragen. Ein weiterer wesentlicher Bestandteil sind Integrationen für Microsoft Teams, SharePoint u.v.m.

Staffbase CTA

Mehr lesen:

Liebe Leser*innen,

wir bei Staffbase verwenden seit November 2020 den Genderstern in unseren deutschsprachigen Blog-Texten. Wenn das bei diesem Artikel noch nicht der Fall ist, handelt es sich dabei um einen älteren Text, der vor der Einführung der gendergerechten Sprache erstellt wurde.

Vielen Dank für Ihr Verständnis!