Kennen Sie das Gefühl? Man plant eine größere Anschaffung (TV, Regenjacke, Kinderwagen, Auto, Handy, ...) und denkt es ist ganz einfach. Man geht ins Geschäft oder ins Internet, lässt sich noch kurz beraten und entscheidet dann. Dann passiert (zumindest bei mir 😉) jedes Mal das gleiche: Man taucht in das Thema ein und plötzlich geht eine eigene Welt auf. Je mehr man lernt, desto mehr Optionen scheinen sich zu ergeben und aus dem einfachen Kaufwunsch am Anfang wird im Handumdrehen ein kleines, komplexes Projekt.

Bei Intranet-Software ist das ganz ähnlich.

Die gute Nachricht: Diese Auswahlphase ist keine verschenkte Zeit und Energie, sondern hilft sehr bei der eigenen Meinungsfindung über die zukünftige Rolle und Aufgabe eines Intranets. Wer diesen Prozess komplett delegiert oder mit einem standardisierten Ausschreibungsverfahren maximal unpersönlich gestaltet, der verpasst viele Lernchancen. Viele Organisationen müssen ausschreiben, aber auch hier gibt es oft die Möglichkeit, im Vorfeld direkt zu sprechen und einen Marktüberblick zu bekommen.

Was ist ein modernes Intranet?

Intranets gibt es seit 1996 und seitdem hat sich die Antwort auf diese Frage immer wieder weiterentwickelt. Wer Intranet-Software bewerten und auswählen möchte, der sollte deshalb nicht mit einer Excel-Liste von Funktionen starten. Der erste Schritt ist ein Verständnis, welche Ziele und Aufgaben mit einem neuen Intranet verfolgt werden sollen und welche anderen Entwicklungen Einfluss auf die Intranet-Strategie haben.

Beispiel gefällig? Nehmen wir die letzten 10 Jahre. Dort lassen sich diese 3 Entwicklungen beobachten, die nachhaltigen Einfluss auf unser Bild von modernen Intranets im Vergleich zu 2010 haben:

3 Intranet Trends

Diese 3 Trends existieren zunächst unabhängig von Intranets, haben aber großen Einfluss auf unsere Vorstellung, was ein modernes Intranet leisten soll:

Mobiler Zugriff

Mobiler Zugriff hat sich in den letzten Jahren unaufhaltsam auf den Feature-Listen nach oben gearbeitet. Spätestens mit der Corona-Krise ist die sehr gute mobile Verfügbarkeit von Intranets – auch auf privaten Geräten – zu einer Top-Anforderung geworden.

Hearausforderungen für Interne Kommunikation
Die Benchmarking-Studie zu exzellenter interner Kommunikation 2020 der Universität Leipzig zeigt: Interne Kommunikation sieht die Erreichbarkeit von Mitarbeiter*innen als Top-Herausforderung. Das ist umso bemerkenswerter, da diese Studie wenige Wochen vor Ausbruch der Corona-Pandemie durchgeführt wurde. Die Studie kann hier kostenlos heruntergeladen werden.

Moderne Intranets bieten heute native Apps im Unternehmensdesign, die Mitarbeiter*innen die wichtigsten Informationen personalisiert und in Echtzeit zur Verfügung stellen. Mehr noch, die Plattform behandelt mobil nicht als nachgelagerten Kanal, sondern als Standard-Nutzungsszenario. In solchen Fällen spricht man von einem Mobile-First-Ansatz.

Im Marketing spricht nun natürlich jeder Anbieter von Mobile First. Ein einfacher Weg, diese Aussage zu überprüfen, bietet sich über Referenzen: Lassen Sie sich nicht nur die Logos zeigen, sondern sprechen Sie mit den Unternehmen. Eine wichtige Frage: „Wie viele Nutzer*innen nutzen denn wirklich den mobilen Kanal?"

Zusammenarbeit mit Microsoft 365 und Teams

Teams ist im Rahmen der Covid-19-Pandemie zur zentralen Plattform für Zusammenarbeit in fast jedem Unternehmen geworden. Dadurch wurde eine Entwicklung noch beschleunigt, die vorher schon da war: Zusammenarbeit in Projekten und Teams ist immer mehr aus traditionellen Plattformen wie SharePoint oder E-Mails zu messagebasierten Tools wie Slack oder Teams gewandert. Das betrifft Intranets in besonderem Maße, denn der Intranet-Top-Trend seit 2010 waren Social Intranets, die exakt diese Art der Zusammenarbeit für sich beansprucht haben. Ich habe diesen Trend weg vom Social Intranet vor über 2 Jahren an dieser Stelle schon ausführlich beschrieben.

Ein modernes Intranet wird deshalb diese Art der Teamräume und dokumentenbasierten Zusammenarbeit nicht mehr als Aufgabe und Ziel des Intranets priorisieren.

Komplexität reduzieren

Die Notwendigkeit zur Komplexitätsreduktion hat verschiedene Ursachen:

  1. Social Intranets haben sich stark auf die aktiven Auswahl-Sortier- und Filterfähigkeiten ihrer Nutzer*innen verlassen. Das führte zu relativ komplexen Intranets, die für Gelegenheitsnutzer*innen viel zu kompliziert, unübersichtlich und irrrelevant geworden sind.
  2. Mit dem mobilen Kanal kommen neue Nutzergruppen wie Mitarbeiter*innen im Außendienst oder in der Produktion hinzu, bei denen aus Aufwandsgründen keine ausführliche Schulung möglich ist. (Mobile) Intranets müssen hier also auch ohne Schulung intuitiv funktionieren.
  3. Die Anzahl der Tools am digitalen Arbeitsplatz ist weiter gestiegen. Die Aufgabe des Intranets als digitaler Einstiegs- und Orientierungspunkt wird damit noch wichtiger.

Intranet-Software-Auswahl: Die wichtigsten Kriterien und Anforderungen

Die Basis für eine Auswahl sollten nicht nur rein funktionale Kriterien sein, sondern auch die nötigen Service- und Unterstützungsleistungen bei der Einführung und im laufenden Betrieb berücksichtigen:

Intranet Anforderungen
Intranet-Anforderungen im Überblick: Technik ist wichtig, aber nicht alles.

Jeder Punkt ganz rechts lässt sich auf einzelne Anforderung herunterbrechen und bietet so eine gute Möglichkeit zur Strukturierung der Intranet-Ideen und der Anforderungsliste. Bei den Aufgaben fehlt ganz bewusst der Punkt Zusammenarbeit, weil dieser wie oben beschrieben deutlich weniger in Intranets verortet wird.

STRATEGIE-FIT: Ganz platt könnte man hier auch diese Frage formulieren: „Wie passt unsere Intranet-Weltsicht zu der des Intranet-Anbieters?" Ein Intranet kauft man für einige Jahre ein. In diesen Zeiträumen spielen zukünftige Prioritäten und die Geschwindigkeit von Innovationen und kontinuierlichen Verbesserungen eine viel größere Rolle als einzelne Features. An dieser Stelle sollte deshalb die Eingangsfrage aus diesem Artikel im Mittelpunkt stehen: „Was ist ein modernes Intranet?" (Und wie wird sich das in den nächsten Jahren entwickeln?).

FUNKTIONEN: Ein großer Fokus bei der Auswahl von Intranet-Software liegt meist auf den Funktionen selbst (Features). Spätestens hier ist ein klares Verständnis von Zielen und Mehrwert unerlässlich, denn verschiedene Software-Anbieter setzen unterschiedliche Schwerpunkte.  Ein möglicher Startpunkt: Ich habe in diesem Beitrag sehr detailliert den Mehrwert von Intranets beschrieben.

UNTERSTÜTZUNG: Welche Unterstützung in der Einführung und im laufenden Betrieb kann neben der technischen Plattform vom Anbieter oder von Partnern zur Verfügung gestellt werden? Dazu gehören beispielsweise Themen wie Navigation und Informationsarchitektur von Intranets, Intranet-Branding durch Name, Logo und mehr oder Konzept und Umsetzung von Erfolgsmessung im Intranet und der internen Kommunikation.

Die 4 wichtigsten Arten von Intranet-Software

So wie über die Jahre verschiedene Generationen von Intranets entstanden sind, so haben sich auch die Software-Kategorien für die technische Basis von Intranets geändert. 

Die vier Generationen im Überblick: 

  1. Die interne Webseite (ab 1996)
  2. Das Mitarbeiterportal (ab 2000)
  3. Das Social Intranet (ab 2010)
  4. Das Front Door / Employee Experience Intranet (ab 2019)

Wer aktuell ein neues Intranet oder einen Intranet-Relaunch plant, wird in der Diskussion meist bei den letzten beiden Generationen landen. Viele bestehende Intranets kommen aber noch aus der ersten oder zweiten Generation.

Ist Microsoft Teams ein Intranet?

Bevor wir starten: Es gibt noch eine andere Kategorie, die einige Unternehmen aktuell zumindest in Betracht ziehen. Wenn die Mitarbeiter*innen am Schreibtisch aktuell sowieso in Microsoft Teams zusammenarbeiten, warum dann nicht gleich daraus das Intranet machen? Für kleine Unternehmen bis zu mehreren hundert Angestellten ist diese Option funktional durchaus ein Thema. Bei größeren Organisationen kommt Teams dann aus verschiedenen Gründen an seine Grenzen. Warum, das haben wir hier ausführlich beschrieben.

Das Intranet auf Basis eines Content Management Systems (CMS)

CMS-Systeme für Webseiten oder Intranets werden auch WCMS (Web Content Management) genannt. Viele Unternehmen haben früher ihre Internet-Agentur auch für das Intranet beauftragt und bekamen dann eine interne Webseite als Intranet. 

Die wichtigsten CMS-Intranet-Softwarelösungen sind:

  • Typo3 – Open Source CMS
  • Drupal – Open Source CMS
  • Adobe Experience Manager (AEM)
  • First Spirit 
  • Wordpress – Open Source CMS (für kleine Unternehmen)

Alle diese Systeme haben gemein, dass sie keinen Fokus auf Intranets haben und für jede Art von Webseite gebaut sind. Aus diesem Grund werden diese Tools nur noch für sehr einfache Intranets in kleinen Unternehmen verwendet. Eine weitere Anwendung sind sehr statische Plattformen für große Organisationen, die jedoch mit modernen Anforderungen nicht Schritt halten können.  

Das Mitarbeiterportal auf Basis einer Portalsoftware

Portalsoftware ist auch heute noch vielfach im Einsatz, allerdings oft neben einem Intranet als Integrationsplattform. Ein neues Intranet wird heute nur noch in Ausnahmefällen auf dieser Basis umgesetzt. Gründe dafür sind eher bestehende Kompetenzen und freie Kapazitäten in der IT, als wirkliche funktionale Überlegungen oder Kostenvorteile. 

Beispiele für Portallösungen sind:

  • Liferay – Open Source oder als bezahlte Option
  • IBM Websphere
  • SAP NetWeaver

Portalsoftware wurde vor allem mit einem starken Integrationsfokus entwickelt und stellt Nutzerfreundlichkeit und Content Management nicht in den Mittelpunkt. Moderne Intranet-Anwendungen stellen Unternehmen nicht mehr vor diese Wahl, sondern verbinden einfache Integrationen in Mitarbeiterservices wie Urlaubsanträge, Zeitformulare oder Schichtpläne mit sehr guten Funktionen für Inhaltserstellung und Verwaltung.

Social Intranet Software

Social Intranets sind die ersten Software-Plattformen, die spezifisch für Intranets entwickelt wurden. Der Ausgangspunkt dieser Lösungen waren initial meist virtuelle Community- oder Team-Räume, die dann schrittweise um weitere Intranet-Funktionalitäten erweitert wurden. 

Beispiele für Social-Intranet-Anbieter im deutschsprachigen Raum sind:

  • SharePoint 2019 lokal installiert (on premise) 
  • SharePoint Online als Teil von Microsoft 365
  • Bitrix24
  • Coyo
  • Jive
  • SAP Jam

Wie am Anfang beschrieben, führen die Top-Trends der letzten Jahre eher weg von diesem Intranet-Konzept. Social Intranets haben den Verdienst, dass sie dialogorientierte Formate im Intranet eingeführt haben. Diese Stärke geht in der nächsten Generation nicht verloren, sondern ist weiter ein wichtiger Bestandteil von modernen Intranet-Konzepten. Der Anspruch von Social Intranets, der eine, allumfassende digitale Arbeitsplatz zu sein, hat sich als nicht umsetzbar erwiesen.

Front Door Intranet / Employee Experience Intranet

Diese neue Generation von Intranets lässt sich am besten durch ihre Zielgruppe abgrenzen: Erstmals können alle Mitarbeiter*innen erreicht werden. Deshalb haben diese Intranets einen sehr klaren Fokus auf den mobilen Kanal, einheitliches Branding über alle Kanäle hinweg und eine transparente Struktur mit automatisch personalisierten Inhalten.

Branding Mitarbeiter App
Früher unbezahlbarer Aufwand, heute Standard für moderne Intranets: mobile native Apps im Design des Unternehmens.

Zusammenarbeit in Projekten und an Dokumenten gehört bewusst nicht mehr in den Aufgabenbereich dieser Intranets und wird an spezialisierte Lösungen wie Microsoft Teams abgegeben. 

Die Liste der Anbieter dieser modernen Kategorie ist kurz und auf das Staffbase Employee Experience Intranet beschränkt. Es wird spannend zu sehen, ob und wie sich bestehende Lösungen von Mitarbeiter-Apps oder Social Intranets in diese Kategorie entwickeln. 

Fazit

Dieser Beitrag ist meine persönliche Perspektive auf den Intranet-Software-Markt, den ich seit 20 Jahren als Intranet-Manager, Berater, Buchautor und Gründer eines Intranet-Software-Unternehmens begleite. Holen Sie sich weitere Meinungen ein, am besten von denen, die Intranet-Plattformen auf ihrer „Short-List" aktiv nutzen. Fragen Sie nicht nur die zehn Power User, die normalerweise beim Intranet-Relaunch-Projekt am Tisch sitzen, sondern denken sie aktiv über ihre zahlenmäßig stärksten Mitarbeiter-Personas nach und wie deren Arbeitsalltag aussieht. Mit der Corona-Pandemie brauchen wir Intranets mehr denn je als „virtuelles Lagerfeuer" für alle Mitarbeiter*innen.