Du brauchst keinen Design-Abschluss, um ansprechende und wirkungsvolle E-Mails für die interne Kommunikation zu gestalten. Im Gegenteil: Die besten E-Mail-Designs leben nicht von tollen Effekten, sondern von Klarheit, Konsistenz und dem Fokus auf deine Mitarbeitenden.
Ein durchdachter Newsletter sieht nicht nur gut aus – er lässt sich leichter lesen, schneller verstehen und erzielt mehr Wirkung. Zwar setzen 97 Prozent der Unternehmen weiterhin auf E-Mails, doch nur 34 Prozent dieser Nachrichten werden tatsächlich gelesen. Genau hier machen gutes Design und eine gezielte Ansprache den Unterschied.
Die gute Nachricht? Mit dem richtigen Tool ist großartiges E-Mail-Design nicht nur möglich – es ist ganz einfach. Das neue Staffbase E‑Mail bietet dir alles, was du brauchst, um Newsletter zu planen, zu gestalten, zu versenden und auszuwerten – ganz ohne Designkenntnisse. Integrierte Best Practices, flexible Vorlagen und ein nahtloser Workflow sorgen dafür, dass du dich weniger mit technischen Details aufhalten musst und mehr Zeit hast, wirklich mit deinen Mitarbeitenden in Kontakt zu treten.
In diesem Guide zeigen wir dir die wichtigsten Prinzipien für gutes E-Mail-Design in der internen Kommunikation – und wie du sie mit Staffbase E‑Mail ganz einfach umsetzen kannst.
1. Erst planen, dann gestalten
Bevor du auch nur ein einziges Bild einfügst oder eine Farbpalette auswählst, geh einen Schritt zurück und denke über das große Ganze nach. Gutes E-Mail-Design beginnt mit guter Planung.
Wenn du deine Kommunikation im Voraus planst, stellst du sicher, dass jeder Newsletter einen klaren Zweck hat, in deine übergeordnete Strategie passt und deine Mitarbeitenden dort abholt, wo sie stehen. Mit einem Content-Kalender wie dem von Staffbase E-Mail wird die Planung zur Selbstverständlichkeit. Du kannst bevorstehende E-Mails organisieren, teamübergreifend koordinieren und sicherstellen, dass deine Botschaften über alle Kanäle hinweg konsistent und zeitgerecht bleiben.
Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Planung ist es, deine Zielgruppe zu verstehen. Verschiedene Gruppen von Mitarbeitenden benötigen möglicherweise unterschiedliche Botschaften – oder unterschiedliche Wege, diese zu erhalten. Staffbase macht es einfach, Nutzergruppen zu synchronisieren und gezielte Zielgruppen anzusprechen. So kannst du interne E-Mails gestalten, die persönlich und relevant sind.
Zu oft tappen Kommunikator*innen noch in die „Senden-an-alle“-Falle, was zu überfüllten Posteingängen und Desinteresse führt. Strategische Planung stellt sicher, dass dein E-Mail-Design einen echten Bedarf erfüllt, nicht nur einen visuellen Standard, und dass deine Nachricht bei denjenigen ankommt, die sie tatsächlich erreichen soll.
2. Schriften: Einfach und klar halten
Schriften gehören zu den wichtigsten Designentscheidungen, die du treffen wirst – und gleichzeitig zu den einfachsten. Das Ziel ist simpel: Mach deine E-Mails für alle Mitarbeitenden auf jedem Gerät leicht lesbar.
Deshalb ist es am besten, bei sauberen, webfreundlichen serifenlosen Schriften wie Arial, Helvetica oder Open Sans zu bleiben. Diese Schriften sind besonders bildschirmfreundlich und wirken professionell, ohne steif zu sein. Verzichte auf übermäßig verspielte oder stilisierte Varianten. Was in der Theorie hübsch aussieht, wirkt in der Praxis oft verwirrend oder unglaubwürdig.
Bei der Größenwahl solltest du auf eine klare Hierarchie achten:
- Überschriften: 22–28 Pixel
- Fließtext: 14–18 Pixel
Und vergiss nicht den Zeilenabstand. Eine gute Faustregel ist eine Zeilenhöhe von etwa 1,4- bis 1,5-mal der Schriftgröße. Das sorgt für genug „Luft“ zwischen den Zeilen und macht längere Textabschnitte leichter lesbar und angenehmer zu überfliegen.
Wenn du Staffbase E-Mail nutzt, musst du dir diese Regeln nicht merken. Die integrierten Vorlagen sind nach bewährten Standards gestaltet – mit Schriften, Größen und Abständen, die von Haus aus professionell und durchdacht wirken. Du muss dir also keine Sorgen um das Design machen und kannst dich ganz auf deine Botschaft konzentrieren.
3. Farben: Vertrauen und Markenwiedererkennung stärken
Farben lassen deine E-Mails nicht nur gut aussehen – sie schaffen Vertrauen, stärken deine Markenidentität und machen deine Botschaften leichter verständlich.
Wenn du Farben für deine internen Newsletter auswählst, halte dich an die festgelegte Markenpalette deines Unternehmens. Das schafft ein Gefühl von Konsistenz an jedem Berührungspunkt der Kommunikation und unterstreicht, wofür du stehst. Nutze Akzentfarben gezielt, um Handlungsaufforderungen, wichtige Updates oder zentrale Fristen hervorzuheben. Dabei solltest du es natürlich nicht übertreiben. Einige wenige gezielte Farbakzente sind immer wirkungsvoller als ein Regenbogen konkurrierender Farbtöne.
Genauso wichtig ist es, dass deine E-Mails gut lesbar sind. Ein starker Kontrast zwischen Text und Hintergrund – etwa dunkler Text auf hellem Hintergrund – hilft allen Mitarbeitenden, auch jenen mit Sehbeeinträchtigungen, die Inhalte auf angenehme Weise zu erfassen. Kombinationen mit geringem Kontrast wirken auf den ersten Blick vielleicht modern, führen aber oft dazu, dass Leser*innen die Augen zusammenkneifen müssen oder wichtige Informationen übersehen.
Mit Staffbase E-Mail ist es ganz einfach, markenkonform und barrierefrei zu kommunizieren. Zentralisierte Branding-Einstellungen ermöglichen dir die Kontrolle über Farben in all deinen Vorlagen. So wirkt jeder Newsletter und jede interne Mail professionell, einheitlich und unverwechselbar nach deinem Unternehmen, ganz ohne dass du jedes Mal alle Stile manuell festlegen musst.
4. Layout: Leicht zu überfliegen, einfach zu navigieren
Ein gutes Layout für interne E-Mails überfordert nicht – es führt Leser*innen gezielt durch den Text. Klare, einfache Strukturen helfen Mitarbeitenden dabei, die Informationen schnell zu finden, selbst wenn sie nur flüchtig während eines vollen Arbeitstages lesen.
Deine E-Mail sollte wie ein gut organisierter Arbeitsplatz sein. Jeder Abschnitt muss einen klaren Zweck haben und genug Raum zum Atmen, um für sich stehen zu können. Hier wird Weißraum zu deinem besten Design-Verbündeten. Vermeide es, alles auf einen Bildschirm zu quetschen. Nutze stattdessen Ränder und Abstände, um deinem Inhalt Struktur und Fluss zu geben. Das sieht nicht nur besser aus, es hilft Leser*innen auch, sich zu konzentrieren.
Die klassische „umgekehrte Pyramide“ funktioniert besonders gut für interne Newsletter: Beginne mit den wichtigsten Informationen, gefolgt von ergänzenden Details, und runde die E-Mail mit Hintergrundinformationen oder optionalen Inhalten ab.
Wenn du oft mit Formatierungen kämpfst oder dich ständig um ein einheitliches Design kümmern musst – keine Sorge, damit bist du nicht allein. Mit dem Drag-and-Drop-Editor und den vorgefertigten Templates von Staffbase E-Mail wird das Erstellen klarer Layouts zum Kinderspiel. Du kannst ganz einfach Inhaltsblöcke hinzufügen, Abschnitte neu anordnen und Abstände anpassen – ganz ohne eine Zeile Code schreiben zu müssen. Die Vorlagen sind auf Lesbarkeit und Engagement ausgelegt, sodass jeder Newsletter leicht zu navigieren ist – egal ob auf dem Desktop oder dem Smartphone.
5. Barrierefreiheit: Alle sollten deine E-Mails lesen können
Design für Barrierefreiheit ist nicht nur ein Nice-to-have – es ist essenziell. Alle Mitarbeitenden sollten in der Lage sein, mit der internen Kommunikation zu interagieren, unabhängig davon, wie sie Inhalte sehen, hören oder bedienen.
Schon kleine Entscheidungen machen oft einen großen Unterschied.
- Verwende starke Kontraste, damit der Text vor dem Hintergrund gut lesbar ist.
- Füge Alt-Text zu Bildern hinzu, damit Screenreader sie für sehbeeinträchtigte Nutzer*innen beschreiben können.
- Nutze große, gut lesbare Schriftgrößen und vermeide es, zu viel Information auf engem Raum unterzubringen.
Barrierefreiheit bedeutet auch, dass deine E-Mails auf jedem Gerät funktionieren. Viele Mitarbeitende lesen Newsletter auf ihrem Handy oder Tablet, dort können kleine Schriftarten oder komplizierte Layouts schnell frustrierend werden. Wenn du mit einer „Mobile-first“-Denke gestaltest, stellst du sicher, dass deine Botschaft alle erreicht – unabhängig vom Endgerät.
Und in globalen Unternehmen gehört zur Barrierefreiheit auch die Sprache. Wenn Mitarbeitende eine Botschaft nicht vollständig verstehen, verlieren sie das Interesse oder übersehen wichtige Informationen. Mit Staffbase E-Mail kannst du Newsletter automatisch in mehrere Sprachen übersetzen. Das reduziert die Abhängigkeit von improvisierten Lösungen und stellt sicher, dass alle in ihrer vertrauten Sprache angesprochen werden.
Die Plattform übernimmt außerdem responsives Design und mobile Optimierung für dich – niemand wird ausgeschlossen, nur weil sie unterwegs sind.
6. Branding: Konsistenz schafft Verbindung
Jede versendete E-Mail spiegelt die Identität deiner Organisation wider. Wenn deine Newsletter konsequent mit den Farben, Schriften, Logos und der Tonalität deiner Marke gestaltet sind, stärkst du Wiedererkennung, Vertrauen und die Verbindung zu deinen Mitarbeitenden.
Visuelle Konsistenz sorgt dafür, dass deine E-Mails sofort als offiziell, glaubwürdig und relevant erkannt werden. Sie stärkt auch die Unternehmenskultur – selbst in kleinen Alltagssituationen wie dem Lesen einer Mail. Denn sie erinnert daran: „Ich bin Teil von etwas Größerem.“
Ein konsistentes Design bei jedem Versand muss nicht kompliziert sein. Mit zentralen Markeneinstellungen in Staffbase E-Mail geht das ganz einfach. Admins können verbindliche Designvorgaben festlegen – etwa definierte Farbpaletten, Schriftarten oder Logo-Platzierungen – damit alle, die E-Mails erstellen, sofort auf die richtigen Elemente zugreifen können. Egal ob eine Person oder ein ganzes Team Inhalte verschickt: Deine internen Newsletter bleiben markenkonform, professionell und einheitlich.
Gutes Branding bedeutet nicht auffälliges Design. Es bedeutet, dass jede Kommunikation vertraut, glaubwürdig und unverkennbar „du“ ist.
Sichere Kommunikation ist dabei selbstverständlich. Mit höchsten Datenschutz- und Sicherheitsstandards erfüllt Staffbase E-Mail alle Anforderungen an rechtssichere interne Kommunikation – zuverlässig und DSGVO-konform.
7. Personalisierung und Ansprache: Richtig adressiert, persönlich gestaltet
Die wirkungsvollsten internen E-Mails sind nicht nach dem Gießkannenprinzip gestaltet, sondern persönlich. Mitarbeitende beschäftigen sich viel eher mit Inhalten, die zu ihrer Rolle, ihrem Standort oder ihren Interessen passen.
Wenn du von Anfang an an die Zielgruppe denkst, gehst du über allgemeine Ankündigungen hinaus. Du lieferst die richtigen Informationen an die richtigen Personen – in einer Art, die relevant und passend wirkt. Ein starkes Mittel dafür sind dynamische Inhaltsblöcke: Abschnitte in einer E-Mail, die je nach Zielgruppe variieren. So kannst du z. B. im selben Newsletter unterschiedliche Informationen an Führungskräfte und an Mitarbeitende im direkten Kundenkontakt senden.
Mit Staffbase E-Mail wird Personalisierung ganz einfach. Dank synchronisierter Nutzergruppen kannst du einzelne Abschnitte – oder ganze E-Mails – ohne Mehraufwand für unterschiedliche Zielgruppen gestalten. Du wählst beim Erstellen deiner Nachricht einfach die passende Gruppe aus.
Wenn Inhalte nicht relevant sind, schalten Mitarbeitende ab – und interne Kommunikation wird zum Hintergrundrauschen. Mit gezieltem Design stellst du sicher, dass deine E-Mails auch wirklich gelesen werden.
8. Analysieren und verbessern: Design mit Ziel
Gutes Design hört nicht beim „Senden“ auf. Damit interne E-Mails wirklich wirken, müssen sie Ergebnisse liefern. Und das bedeutet: verstehen, wie sie performen.
Design geht über die Optik hinaus. Es lenkt Aufmerksamkeit, motiviert zu Aktionen und hilft Mitarbeitenden, wichtige Informationen zu erfassen und sich damit auseinanderzusetzen. Aber woher weißt du, ob dein Design wirklich funktioniert?
Hier kommen Statistiken ins Spiel. Staffbase E-Mail liefert dir detaillierte Einblicke in die Performance deiner Newsletter. Du kannst Öffnungen, Klicks, Lesezeit und sogar kurze Umfragen direkt im Newsletter verfolgen – aufgeschlüsselt nach Zielgruppen und Nachrichtentypen.
Diese Einblicke ermöglichen kontinuierliche Verbesserungen. Wenn bestimmte Layouts, Betreffzeilen oder Inhalte regelmäßig besser funktionieren, kannst du gezielt auf diese Strategien setzen. Wenn etwas nicht gut ankommt, testest du neue Ansätze. So wird dein Design mit der Zeit präziser, durchdachter und noch stärker auf Mitarbeitende ausgerichtet. Denn es basiert auf echten Ergebnissen, nicht auf Bauchgefühl.
Und wenn du es leid bist, den Wert deiner Arbeit mit veralteten Metriken zu rechtfertigen, ist hier deine Chance, endlich Wirkung statt nur Output zu zeigen.
Von gutem Design zu echter Verbindung
Gutes E-Mail-Design ist nicht laut, sondern klar, konsistent und mitarbeiterorientiert. Es stellt sicher, dass alle, egal wo und mit welchem Gerät, deine Botschaft verstehen und sich damit verbinden können. Und: Es ist sicher, skalierbar und datengestützt.
Mit Staffbase E-Mail ist genau das ganz einfach. Von integrierten Designprinzipien und flexibler Zielgruppenansprache bis hin zu automatisierten Übersetzungen und aussagekräftigen Statistiken – du hast alles, was du brauchst, um interne Newsletter zu erstellen, die nicht nur gut aussehen, sondern auch wirklich etwas bewirken.
Und weil viele der technischen Details schon für dich gelöst sind, kannst du dich ganz auf das konzentrieren, was zählt: deine Botschaft – klar, relevant und sicher kommuniziert.