Wie interne Kommunikation hilft, Employee Engagement zu verbessern

Als im März 2020 Corona in Deutschland ankam, fing ich gerade meinen ersten Bürojob bei teambay an und musste mein Onboarding im Homeoffice antreten. Das Team in meinem neuen Job war in etwa so groß wie mein Vorheriges in einem Berliner Spielzeugladen.

Bei einer Belegschaft von zehn Leuten regeln sich Krisenmanagement und interne Kommunikation von alleine — würde man denken. Der Wechsel von einem Arbeitgeber zum anderen hätte unterschiedlicher nicht sein können.

Was war schief gelaufen im Spielzeugladen?

Nachdem ich nun eine ganze Weile mit Expert*innen für Mitarbeiterkommunikation und Mitarbeiterbefragung zusammenarbeite, ist die Antwort ganz klar: Auf Mitarbeiterzufriedenheit wurde keinen Wert gelegt.

Wer definiert Mitarbeiterzufriedenheit?

Wenn ich zu meinen gegebenen Stunden im Spielwarenladen anwesend war, Kund*innen beim Kauf beraten konnte und meine sonstigen Aufgaben erfüllte, war meine Zufriedenheit vorausgesetzt. Meine Bereitwilligkeit, zu diesem Zweck mehr über die Produkte zu lernen, war hierfür Beweis genug. Aber war dem wirklich so? Ich sage ja, ich meine nein.

Mitarbeiterzufriedenheit bedeutet etwas anderes für Belegschaft und Arbeitgeber. Natürlich haben kundennahe Millennials andere Aufgaben und Herausforderungen als Inhaber-Boomer, die von ihrem Büro aus Zahlen betrachten. Wir alle definieren die Ansprüche an unsere Jobs abhängig von unserem Arbeitsalltag und so auch unsere Zufriedenheit mit und in unsere Arbeit.

Wo fangen wir also am besten mit dem Messen an?

Die Einheit für das Messen von Mitarbeiterzufriedenheit: Employee Engagement

Was meinen früheren Chefs nicht bewusst war: Es gibt inzwischen großartige Möglichkeiten, die Zufriedenheit von Mitarbeitenden zu messen. Seit Anfang der 2000er ist das Employee Engagement die erdachte Einheit für die Bindung Angestellter zu ihrem Unternehmen. Die Definition hat sich seitdem nicht grundlegend verändert und als feststehender Begriff ist Employee Engagement nicht ohne Weiteres ins Deutsche übersetzbar. Es beschreibt die Bindung, die Mitarbeitende zu ihrem Unternehmen haben und gibt an, wie engagiert Mitarbeiter*innen bei der Realisierung von größeren Unternehmenszielen mitwirken möchten.

Wieso Employee Engagement fördern?

Im Spielzeugladen war die Absprungrate der Mitarbeitenden sehr hoch, aber in einer Stadt wie Berlin finden sich schnell neue Leute. So war es kein Problem, weiter an Arbeitspraktiken festzuhalten, die bis vor die Wende zurückreichen. Jede weitere Kündigung wurde zu einem Hindernis, das zuallererst das Kernteam ausbaden musste und die Chefs langfristig Zeit und Geld gekostet hat. Wie zufrieden die Mitarbeiter*innen waren, spielte keine Rolle und so trennten sich unsere Wege bald wieder.

Dabei hätte es beide Seiten Zeit, Geld und einiges an Nerven erspart, hätten wir das allgemeine Employee Engagement gemessen und Maßnahmen ergriffen, um dieses zu verbessern.

Das Markt- und Meinungsforschungsinstitut Gallup führt eine jährliche Studie zum Thema Employee Engagement durch. Die Ergebnisse zeigen wieder und wieder, dass bessere Mitarbeiterbindung Fluktuation vorbeugt. Mitarbeiter*innen mit enger emotionaler Verbundenheit zu einem Unternehmen kündigen seltener. Mit der Wechselbereitschaft sinken auch die Bemühungen, sich überhaupt nach Alternativen umzuschauen. Mitarbeitende empfehlen die eigenen Produkte eher weiter und offene Stellen werden schneller an Freunde und Bekannte verwiesen. Mit geringerer Mitarbeiterbindung nimmt auch die Burn-out-Gefahr durch Arbeitsstress zu. Demnach steht außer Frage, dass Unternehmen mit hohem Employee Engagement andere überbieten.

Employee Engagement messen – aber wie?

Lasst uns einen Schritt zurück machen: Meinen Arbeitnehmer und Arbeitgeber überhaupt dasselbe, wenn es um Employee Engagement geht? Generelle Definitionen können helfen, aber was bedeutet das für unseren Alltag? Genauso wie Mitarbeiterzufriedenheit auf den jeweiligen Standpunkt ankommt, so gibt es auch einen klaren Unterschied, welche Ansprüche Employee Engagement erfüllen sollte.

Wenn wir Engagement messen wollen, müssen wir daher zuallererst zwei Fragen stellen: 

1. Wie definiert unser Unternehmen Employee Engagement?
2. Wie definieren unsere Mitarbeiter*innen Employee Engagement?

1. Für Arbeitgeber. . .

Engagement wird durch positive Einstellungen und Verhaltensweisen definiert, die zu besseren Resultaten führen. Mitarbeiter*innen sollen stolz auf ihr Unternehmen sein und sich diesem gegenüber loyal verhalten. Das bedeutet, dass sich die Unternehmenskultur im Verhalten der Mitarbeitenden widerspiegelt. Mitarbeiter*innen gehen bei Bedarf noch einen Schritt weiter als verlangt. Engagement aus Arbeitgebersicht bedeutet, Fachwissen und Ideen der Mitarbeitenden zu lenken, um Produkte und Dienstleistungen zu verbessern. Dabei sollen diese in ihrer Arbeitsweise innovativ bleiben.

Heutzutage wird es zunehmend wichtig, Leistungsbereitschaft und Verbundenheit in Mitarbeitenden hervorzurufen. Engagierte Mitarbeiter*innen kündigen seltener, melden sich weniger krank und verursachen weniger Missgeschicke. Das Ziel sollte daher sein, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen, um Konfliktbereitschaft zu reduzieren und die Produktivität zu steigern. Für Arbeitgeber bedeutet Employee Engagement, Maßnahmen zu ergreifen, die im Einklang mit ihren Unternehmenswerten stehen. Es bedeutet, dass sie ihre Versprechen einhalten und transparent bleiben, wenn sie aus welchen Gründen auch immer den Kurs wechseln.

2. Für Arbeitnehmer. . .

Geht es darum, die eigenen Aufgaben zu verstehen. Arbeitnehmer wollen in der Lage sein nachzuvollziehen, wie Aufgaben mit den Unternehmenszielen und -werten übereinstimmen. Ein klares Verständnis der langfristigen Vision soll gewahr sein. Engagement für Mitarbeitende setzt die Möglichkeit voraus, eigene Ideen einzubringen und Ansichten zu äußern, die wiederum bei Entscheidungen berücksichtigt werden. Mitarbeiter*innen wollen sich als geschätztes Mitglied eines Teams verstehen. Regelmäßiges und konstruktives Feedback hilft, klare Ziele zu vermitteln und diese so in ihrer Arbeit zu bestärken.

Mitarbeiter*innen möchten bei der Entwicklung neuer Fähigkeiten unterstützt werden und Anerkennung für ihre Leistungen erhalten. Engagierte Mitarbeitende glauben an die Werte ihres Unternehmens, weil sie klare Zeichen für Vertrauen und Fairness erkennen, die auf gegenseitigem Respekt beruhen. Sie glauben daran, dass die zwischen ihnen und ihren Arbeitgebern eingegangenen Versprechen einvernehmlich verstanden und konsequent eingehalten werden. Eingebundene Mitarbeiter*innen halten ihren Teil dieser Abmachung ein, indem sie ihre Ziele erreichen und oftmals sogar übertreffen.

Berücksichtigen wir diese unterschiedlichen Gesichtspunkte, ergibt sich schnell ein verständliches Bild von dem, was wir unter Employee Engagement verstehen sollten: Dort, wo sich die Antworten auf die oben gestellten Fragen überschneiden, finden wir gemeinsame Werte und Ziele. Diese Grafik weist Arbeitnehmern auf, wie sie ihrem Unternehmen helfen, langfristig Ziele zu erreichen und Arbeitgebern, wo ihre Verantwortung liegt, dies zu ermöglichen.

Egal in welcher Form wir Employee Engagement definieren wollen, es hängt von klarer, effektiver und relevanter Kommunikation ab. Es geht von der Geschäftsführung aus und ist abhängig von aufrichtigen, möglichst aktuellen Rückmeldungen der Mitarbeitenden.

Dank interner Kommunikation echtes Employee Engagement messen

Microsoft SharePoint und Teams, moderne Intranets, Mitarbeiter-Apps, E-Mail, Digital Signage usw. sind alles Kommunikationstools, die es ermöglichen, Engagement zu messen und für Mitarbeitende verschiedener Branchen anzupassen. So wird langfristige Bindung motiviert und Mitarbeitende sind ermutigt, ihr volles Potenzial auszuschöpfen, indem sie Zufriedenheit in ihrem Arbeitsalltag finden. Die Suche nach optimaler Kommunikation und den dafür erforderlichen Kanälen sollte Tools zum Messen bereits mit einschließen.

Employee Engagement messen – und was dann?

Daten allein reichen nicht, denn für viele Unternehmen führen die nächsten Schritte oft ins Leere (sofern es diese überhaupt gibt). Trotz all der neuen digitalen Möglichkeiten scheitern viele Unternehmen an diesem Problem. Die verschiedenen Faktoren, die Employee Engagement ausmachen, sind sehr komplex, daher gibt es bisher auch noch keine allgemein anerkannten Folgeprozesse.

Hinzu kommt: Was den einen Mitarbeitenden motiviert, gilt nicht automatisch auch für den nächsten. Vermutlich ist es schwer, überhaupt einen Aspekt im Arbeitsleben zu finden, der keinen direkten Einfluss auf das Employee Engagement nimmt. Aller Anfang ist schwer. Aber das bedeutet auch, dass es kaum einen Bereich gibt, der sich nicht auch positiv auf das allgemeine Engagement auswirken kann.

Employee Engagement in Deutschland

Als ich mich im Dezember 2019 nach dem alljährlichen Weihnachtsansturm endlich aufraffen konnte, auf Jobsuche zu gehen, wusste ich noch nicht, wie wichtig meine Wahl sein würde. Nachdem ich Mitte März mein Vorstellungsgespräch bei teambay hatte, wurde schnell klar, dass mein Onboarding wegen des ersten Covid-Lockdowns im Homeoffice stattfinden musste. Als teambay ein halbes Jahr später von Staffbase aufgekauft wurde, begann das ganze Spiel erneut. Da Staffbase bereits seit 2018 das allgemeine Employee Engagement misst, konnten unsere eigenen Kommunikator*innen und unser HR Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass wir Zuhause alles hatten, was wir brauchten.

Corona hat die interne Kommunikation in den Vordergrund gerückt. Firmenweite Kommunikator*innen haben Unternehmen und Kolleg*innen davor bewahrt, den Zusammenhalt zu verlieren. Mitarbeitende wurden besser über interne Vorgänge informiert als jemals zuvor. Dank dem kurzfristigen Fördern von digitalen Alternativen gelten diese Kanäle inzwischen als einer der glaubwürdigsten Nachrichtenträger überhaupt. Dank einer Vielzahl an neuen Tools wurde besorgten Belegschaften ein Gefühl der Stabilität in einer beispiellosen Zeit der Krise und des Wandels gegeben.

Employee Engagement Gallup Studie 2022 – Was sagen die Zahlen?

Die 2022 Studie von Gallup zum Thema zeigt, dass das generelle Employee Engagement sich in den letzten Jahren leicht gebessert hat. Zugleich steigt die Bereitschaft der Deutschen, ihr Unternehmen in naher Zukunft (1 Jahr) zu wechseln. Vor allem die langfristige Bindung (3 Jahre) ist während der Pandemie merklich gesunken. Diese Trends sind allerdings nicht erst seit Corona zu erkennen, sondern schon in den Jahren davor. Diese widersprüchlich scheinenden Ergebnisse lassen vermuten, dass der demografische Wandel eine Rolle spielt, denn auch der generelle Stellenwert der Arbeit im Alltag sinkt. Währenddessen steigt die Anzahl an Mitarbeitenden, die auf aktiver Jobsuche sind, merklich an.

Gallup gibt den direkten Vergleich zu ihrer USA-Studie, wo die Bereitschaft, den Arbeitsplatz zu wechseln, generell höher ist (in 2021 waren es 30% der Deutschen und 48% der US-Amerikaner*innen). Jedoch ist dort auch das allgemeine Employee Engagement besser als in Deutschland (in 2021 nur 17% der Deutschen und 34% der US-Amerikaner*innen haben eine hohe Bindung). Diese Unterschiede sind vermutlich auf eine andere Mentalität, Pandemiepolitik, Wirtschafts- und Gesundheitssysteme zurückzuführen. Ein Drittel der Belegschaften in den USA hatten seit einem Jahrzehnt konstant eine gute Bindung zu ihren Unternehmen, doch im Januar 2022 sind diese Zahlen gesunken, während sie in Deutschland seit 2019 leicht angestiegen sind.

Sinkt das Employee Engagement nach Corona wieder?

In Deutschland hat sich das Employee Engagement zusammen mit dem Ausbau von internen Kommunikationskanälen verbessert. Doch viele Unternehmen scheinen die Lektionen zu vergessen, die sie über den Stellenwert von interner Kommunikation gelernt haben. Die Pandemie hat deutlich gemacht, dass Arbeitgeber Praktiken fördern sollten, die die emotionale Bindung zwischen Mitarbeiter*innen und ihrem Arbeitsplatz bestärken. Es ist kein Zufall, dass viele Mitarbeitende gerade jetzt alte Arbeitsweisen satt haben und vermehrt ihre Optionen auf dem Arbeitsmarkt abwägen. Der Fachkräftemangel ist allgegenwärtig. Wer kann es ihnen verübeln? Der Rückgang von interner Kommunikation bedeutet auch ein sinkendes Employee Engagement.

Jede Gelegenheit zu kommunizieren gibt Gelegenheit für besseres Employee Engagement

Mit anderen Worten, Firmen mit mehreren Kommunikationskanälen geben auch verbesserte Gelegenheit, Employee Engagement zu fördern. Neue Plattformen für firmeninternes Kommunikationsmanagement bringen einen dreifachen Vorteil: Sie erleichtern die allgemeine Kommunikation, messen diese mit klaren Metriken und geben Gelegenheit, auf positiven Ergebnissen aufzubauen.

Mit den Multi-Channel-Kommunikationstools wird die Messung operativer oder strategischer Ziele (z.B. Reichweite, Nutzung, Interaktion und Zufriedenheit) ein Leichtes. Nachvollziehbare Metriken helfen, Benchmarks zu setzen und Verbesserungen zu erkennen. Zudem fördert diese Art der kontinuierlichen Kommunikation die nötigen Rahmenbedingungen für einen Feedbackloop, der echtes, quantifizierbares Employee Engagements erzeugt.

Am Ende ist jeder Post und jedes „Gefällt mir“ in einer Mitarbeiter-App ein Ausdruck von Employee Engagement. Eine konstant starke Nutzung eines Front-Door-Intranets bestätigt, dass Mitarbeitende sich mit Tools beschäftigen, die vertrauenswürdige Nachrichten und Informationen liefern. Ein hoher Net-Promoter-Score in einer Mitarbeiterbefragung beweist, dass Mitarbeiter*innen und Administration bewusst die Ziele ihres Unternehmens verstehen und ihre Meinung zuversichtlich äußern können.

Meine Mitarbeiterzufriedenheit ist jedenfalls sicher

Während meiner bisherigen Jobs wusste ich nicht, dass es diese Alternative gibt, Mitarbeiterzufriedenheit zu messen. Ich hatte mich damit abgefunden, dass meine Stimme keinen Wert hat und meine Besserungsvorschläge auf taube Ohren stoßen. Heute verstehe ich meinen Arbeitsplatz als einen Ort, an dem ich mich wohlfühlen darf. Ich habe den Sprung in ein Unternehmen geschafft, das Employee Engagement großschreibt. Als Teil eines Kommunikationsdevelopers konnte ich den Wert von interner Kommunikation hautnah miterleben. Aber dieselben Erkenntnisse gelten ebenso für Unternehmen anderer Branchen. Um Mitarbeiter*innen langfristig zu binden, müssen wir zuallererst unsere Kommunikation verbessern.

Neue Unternehmensformen, digitale Technologien, agilere Arbeitsmöglichkeiten und eine sich wandelnde Demografie im Arbeitswesen bringen konstante Veränderung. Anonyme und konstruktive Dialoge können über mögliche Probleme hinweghelfen und das Employee Engagement fördern. Arbeitspraktiken, die die emotionalen Bindungen zwischen Mitarbeiter*innen und ihrem Arbeitsplatz fördern, müssen weiter ausgebaut werden. Unternehmen sollten ihre Werte konsequent kommunizieren und Mitarbeitenden in den Kulturbildungsprozess einbeziehen. Dadurch wird die langfristige Bindung erleichtert.