„Die meisten Beiträge liked unser Vorstand.” sagt Lydia Dick, Vorstandsassistentin, Mitarbeiterin im Marketing und zuständig für das Mitarbeiter-App-Projekt bei Rosskopf + Partner. Ein klares Zeichen dafür, dass Digitalisierung in dem sächsischen Unternehmen von großer Bedeutung ist. Und das wird auch so vorgelebt.
Rosskopf + Partner ist ein Unternehmen für ganzheitliche Dienstleistungen: Konstruktion, Produktentwicklung, Fertigung und Realisierung. Das Unternehmen stellt Lösungen für Großunternehmen her, von den Bänken am Flughafen über Ladenausstattung bis hin zu Lösungen für Küchenstudios. Hier wird innovatives Design zum Leben erweckt. Rosskopf + Partner ist eine Denkfabrik. Genau dieser Ansatz spiegelt sich jetzt auch in der internen Kommunikation wieder. Getreu ihrem Motto „Ideen Form geben” hat das Unternehmen im Oktober 2017 seine eigene Mitarbeiter-App gelauncht.
Ausgangssituation: Aushänge am schwarzen Brett
Rosskopf + Partner hat 220 Mitarbeiter an zwei verschiedenen Standorten. Ein hoher Teil der Arbeiter sind Non-Desk-Worker, E-Mail-Adressen haben nur die wenigsten. Kommunikation lief vor der Mitarbeiter-App über Aushänge am schwarzen Brett. Die besondere Schwierigkeit dabei: Das Unternehmen arbeitet visuell – Projekte wirken am besten in großen Bildern.
Die Mitarbeiter in den Werken sollen also einerseits zu sehen bekommen, was sie herstellen und wo ihre Stücke später stehen, andererseits fehlte der Kanal, um das auch wirklich möglich zu machen. Die Aushänge in den Werken wurden nicht nur oft übersehen, sondern den Stücken auch selten gerecht. Von der Papierverschwendung gar nicht zu reden.
Zusätzlich zum schwarzen Brett wurde auch per Newsletter kommuniziert. Dieser war allerdings nicht nur viel Arbeit, sondern ging auch nur an eine begrenzte Gruppe von Empfängern: Den Mitarbeitern mit einer E-Mail-Adresse. Nachdem der Newsletter aufgrund der geringen Reichweite abgeschafft wurde, zeigte eine Umfrage von Michelle Senkel, BA-Studentin im Personalwesen bei Rosskopf + Partner, dass die Kommunikation wieder erwünscht ist. Für Lydia Dick und ihr Team war allerdings klar: nicht in der gleichen Form. Bei einem Vortrag von „gestalte mit!” sah Frau Senkel zum ersten mal die App von Staffbase und schlug diese im Marketing vor. Danach war der Weg klar. Im Oktober 2017 wurde die eigene App eingeführt.
Der Launch der App
Vom ersten Kontakt zu Staffbase im Juni 2017 dauerte es vier Monate bis zum Launch der App. Im September war die App dann bereit und die Bekanntgabe konnten beginnen. Zwei Wochen lang wurde mit Postern und Fotoshootings für die App geworben, bevor Sie live ging. Die Mitarbeiter waren von Anfang an aufgeregt.
„Ich habe schon vor dem Launch von vielen Seiten Fragen zu der App gehört und als es dann endlich losging, hatten sich sogar schon einige die App runtergeladen und warteten gespannt auf ihre Passwörter” bestätigt Lydia Dick.
Der Zugang wurde offiziell an alle Mitarbeiter über ihre Gehaltszettel geschickt. Eine große Welle meldete sich gleich an. Die zweite Welle kam Weihnachten, denn zur Weihnachtsfeier konnte man sich über das Event-Plugin der App anmelden.
50 Prozent Nutzerquote nach nur 4 Monaten
Durch die kreative Einbindung der App zur Weihnachtsfeier hat das Team um Lydia Dick bereits 50 Prozent der Mitarbeiter von der Nutzung der App überzeugen können. „Dass wir nicht noch mehr Nutzer haben, liegt vor allem an dem Durchschnittsalter unserer Mitarbeiter, aber wir arbeiten daran.” sagt Frau Dick. Die Bedenken sind verständlich: Eine App für die Arbeit auf dem privaten Telefon: Wo sind da meine Daten? Überwacht mich hier jemand?
Den Ängsten wirkt das Unternehmen aber geschickt entgegen, die Datenschutzrichtlinien stehen klar in der App und werden deutlich kommuniziert. Mit dem Betriebsrat gab es keine Probleme, auch nicht beim Thema BYOD („Bring Your Own Device”). Frau Dick erklärt: „Einen Newsletter kann man ja auch nach außen tragen. Genau so handhaben wir auch unsere App und deren Inhalte.”
Work in Progress
Die App ist definitiv ein Projekt, das kontinuierlich wächst. Nach dem kleinen Start mit News, Chat, Facebook-Integration und Mitarbeiterverzeichnis ist eine Webseiten-Anbindung geplant und auch weitere Events sollen folgen. An Ideen mangelt es dem Team nicht. So sollen über den Adventskalender nächstes Jahr beispielsweise attraktive Preise verlost werden.
Es arbeiten momentan zwei Leute an der App. Lydia Dick und ihre Kollegin Katja Kaltofen teilen sich den Marketing-Bereich, unter den auch das neue Kommunikationstool fällt. Während Frau Kaltofen den Pressebereich und das Typo3 der Homepage betreut, ist Frau Dick in den sozialen Medien unterwegs. Facebook, Instagram, Pinterest, Pressearbeit und die App liegen in ihrer Hand. Kleine Hilfen gibt es von der IT und Michelle Senkel im Personalwesen, gerade wenn es um den Ein- und Austritt von Mitarbeitern und das Pflegen der zugehörigen CSV-Dateien geht.
Momentan laufen beide Standorte von Rosskopf + Partner in der App über einen News-Kanal. Eine bewusste Entscheidung, um die Standorte nicht noch weiter voneinander zu trennen. Frau Dick führt aus: „Wir sind noch sehr auf unseren Standort in Sachsen ausgelegt, versuchen das aber zu verbessern, indem wir Kommentare und Likes ermutigen. Außerdem sind Kanäle geplant, in denen Mitarbeiter direkt selber posten können. In zwei Standorte wollen wir die News nicht trennen, weil das entgegen unserem Konzept von Einheit wirken würde.”
Ein roter Faden für die Mitarbeiter
„Das interne Wissensmanagement läuft jetzt wesentlich besser. Die Mitarbeiter sind umfangreicher informiert, egal ob es um ihre Renten oder um die von ihnen erstellten Endprodukte geht. Mit der App schaffen wir es, dass alle die Ziele sehen können, die wir gemeinsam erreichen wollen”, führt Lydia Dick aus. „Die App hilft uns, einen gewissen Stolz auf das Unternehmen zu kreieren.”
In Zukunft soll die App noch durch Umfragen und Pulse-Surveys ergänzt werden. HR-Services wie Urlaubspläne sind ebenso geplant. Außerdem soll die App bei Stellenausschreibungen öffentlich kommuniziert werden. Schließlich zeigt das neue Tool, dass sich hier um die Mitarbeiter gekümmert wird.
„Alles was in sozialen Netzwerken ist, läuft bereits über unsere Smartphones. Mit der App haben unsere Mitarbeiter jetzt alles auf einem Gerät, kompakt und immer dabei. Das ist der Kommunikationsweg für die Digitalisierung 4.0.”, schließt Frau Dick ab.
Zusammenfassung:
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