Das ist der zweite Teil unserer Artikelserie über die wichtigsten Anforderungen an ein mobiles Intranet CMS (Content Management System). Im ersten Teil haben wir über die Grundlagen der Intranet-Strategie gesprochen und die daraus ableitbaren technischen Anforderungen an eine CMS-Lösung.
Intranet: Kommunikation und News-Management
Die Verteilung von News ist schon immer eine der wichtigsten Aufgaben von Intranets. Social Intranets handeln diesen Punkt meist mit dem Verweis auf eine Blogfunktion ab. Dahinter steckt jedoch viel mehr – insbesondere in großen Unternehmen mit vielen Standorten, Redakteuren und Sprachen.
Intranet-News über Kanäle organisieren
Kanäle sind ein einfacher Weg, um News zu organisieren. Eine auf den ersten Blick einfache, aber wichtige Frage ist, wie Nachrichten eigentlich auf einer Startseite aggregiert angezeigt werden.
Eine solche News-Seite sieht auf den ersten Blick einfach aus, aber es gibt bereits hier eine ganze Reihe von Anforderungen zu beachten:
Navigation und Sortierung
Die Kanäle werden wie auf einer Nachrichtenseite angezeigt. In der Navigation ist ein Überblick über alle Kanäle zu erkennen. Das funktioniert auch mobil über ein einblendbares Menü.
Auf der Übersichtsseite sollten schon die Interaktionen sichtbar sein, also Anzahl der Kommentare und Bewertungen.
Die Anzahl der jeweils pro Kanal angezeigten Artikel sollte einstellbar sein, denn wer nur einen Kanal hat, der will möglichst viel sehen. Unternehmen mit vielen Kanälen wollen eher weniger News pro Kanal in der Übersicht anzeigen.
Wer mehrere Kanäle in einer Übersicht anzeigt, den erwartet noch eine Herausforderung bei der Sortierung, denn die einzelnen Kanäle werden unter Umständen sehr unterschiedlich aktualisiert. Leser sehen dann zum Beispiel bei den Artikeln ganz oben kaum eine Änderung, aber weiter unten kann es viel Neues geben. Für diesen Fall gibt es die Option in der Ansicht zwischen Top News (Sortierung nach Kanälen) und Latest News (Sortierung nach Zeit).
Die Reihenfolge der Kanäle sollte anpassbar sein. Das ist insbesondere für Events oder Notsituationen sinnvoll.
Branding und Layout
Wir hören für die Kanalübersicht oft das Thema Branding. Unternehmen wollen den einzelnen Kanälen eigene Farben oder sogar Logos zuordnen, um in einem Konzern mit mehreren Marken die Zugehörigkeit zu einem bestimmten Unternehmensteil zu unterstreichen.
Eine aktuelles Modethema bei internen News-Übersichtsseiten sind sogenannte Slider oder Bühnen, in denen große Bilder gezeigt werden, durch die man Blättern kann. Optisch auf den ersten Blick klasse, hat diese Präsentationsform jedoch einige Probleme. Mobil fügt man damit der durchgängig vertikalen Scroll Logik ein horizontales Element hinzu und verwirrt so die Nutzer. Dann brauchen Slider immer perfekt passende Bilder, weil der Artikel zunächst komplett über das Bild transportiert wird. Das überfordert viele interne Redakteure, die regelmäßig in kurzer Zeit relevanten Inhalt produzieren müssen.
Kanäle können ein unterschiedliches Layout besitzen, da die Anforderungen im Unternehmen hier oft komplett unterschiedlich sind. Die zentrale Abteilung für interne Kommunikation wird immer in der Lage sein, News mit Titel, Teaserbild und Teaser zu erstellen und hat auch oft genau diesen Anspruch. Ein lokaler Teilzeit-Redakteur in einem Werk hat einen völlig anderen Anspruch: Er möchte eine Information möglichst einfach verteilen, hat nicht zu jeder Nachricht ein Bild und möchte das alles mobil mit seinem Smartphone veröffentlichen. Lokale, schnelle Nachrichten machen Intranets erst attraktiv, deshalb sollte eine gute Nachrichtenplattform beide Möglichkeiten bieten.
News-Kanäle im Intranet konfigurieren
Ziel ist, dass News innerhalb bestimmter Kanäle erstellt werden und bei der Gelegenheit auch gleich einige grundsätzliche Einstellungen des Kanals übernehmen. So kann sich der Redakteur voll auf den Inhalt konzentrieren und schnell einen Artikel erstellen. Die wichtigsten Einstellungen sind durch den Kanal vordefiniert. Hier ein Beispiel der Einstellungen am Kanal bei Staffbase.
Kanäle können als Ganzes veröffentlicht, aber auch wieder zurückgenommen werden. Das ist besonders beim Aufbau von Inhalten beim Start eines Kanals sinnvoll oder wenn Sie Kanäle nur zu bestimmten Anlässen wie Firmenevents oder Notfallsituationen aktivieren wollen.
- Einer der wichtigsten Funktionen von Kanälen ist die Zugriffssteuerung für Nutzer. So kann sehr einfach festgelegt werden, wer den Kanal sieht und wer im Kanal Inhalte einstellen darf. Bei größeren Organisationen kann man das nicht mehr für jeden einzelnen Nutzer machen, sondern behilft sich mit Nutzergruppen. Die Aufgabe besteht dann darin, Nutzer möglichst einfach und flexibel in Nutzergruppen aufzuteilen. Wie das genau geht erklären wir im Bereich Nutzermanagement.
- Mit den Kanal-Features kommt nun ein zentrales Steuerungsinstrument für News im Unternehmen. Pro Kanal kann festgelegt werden, welche Interaktionsmöglichkeiten der Leser mit den einzelnen Artikeln hat. Je nach Aufgabe, Zielgruppe und Inhalten sollen Nutzer mit den Artikeln interagieren können und auf diese Art lässt sich das sehr individuell einstellen. Diese Einstellung ist dann sogar noch auf der Basis eines einzelnen Artikels möglich – am Kanal lässt sich dafür schon festlegen, ob die jeweilige Funktion standardmäßig ein- oder ausgeschaltet ist.
- Zentral für ein Mobiles CMS ist die Steuerung der so wichtigen Push-Benachrichtigungen. Push sollte nicht pauschal für alle Kanäle verfügbar sein, sondern nur wenigen Kanälen und Redakteuren freigeschaltet werden. Das funktioniert auch hier erst einmal auf Kanalbasis und dann noch einmal für jeden individuellen Artikel.
- Benachrichtigungen sollten nicht nur auf Redaktionsseite steuerbar sein, sondern auch durch den Nutzer. So ist es mittlerweile üblich, dass Apps dem Nutzer die Deaktivierung von Benachrichtigungen erlauben.
Braucht man einen Freigabeworkflow im Intranet CMS?
Einmal eigestellt, können Redakteure nun innerhalb eines Kanals sehr schnell Inhalte erstellen und übernehmen dabei automatisch alle getroffenen zentralen Einstellungen. Beiträge können als Entwurf gespeichert, und dann später veröffentlicht werden. Das reicht in den meisten Fällen auch zur Abbildung eines Redaktionsprozesses – moderne Intranets verzichten zugunsten einer aktuelleren und effizienteren Kommunikation mittlerweile komplett auf fest definierte und im CMS eingebaute Freigabeworkflows.
Publizieren für die mobile App und den Desktop-Browser im Intranet CMS
Egal wie viel man über den mobilen Kanal spricht: wer den ganzen Tag als Redakteur an einem großen Bildschirm sitzt, der vergisst leicht, dass die meisten Mitarbeiter die Inhalte auf einem ganz anderen Bildschirm lesen werden. Eine eingebaute Vorschaufunktion ist hier sehr hilfreich, um Redakteuren den Blick über den eigenen Desktoprand zu ermöglichen und das Erscheinungsbild ihrer Arbeit auf den verschiedensten Geräten prüfen zu können.
Intranet-Inhalte in der mobilen App bearbeiten und veröffentlichen
Vor allen lokale Redakteure sollten in der Lage sein, mit ihren Smartphones Inhalte zu veröffentlichen. Die eingebaute Kamera macht das Teilen von Bildern viel einfacher und für jeden Redakteur intuitiv benutzbar. Bilder sind in der Kommunikation so viel mächtiger als nur Text – nicht umsonst heißt es “Ein Bild sagt mehr als tausend Wörter”.
Intranet-Statistiken für Redakteure
Genau so wichtig wir gute Inhalte und Bilder ist auch eine unmittelbare Rückmeldung von den Lesern, welche Themen und Formate besonders nachgefragt sind. Ja, das geht auch über Kommentare und Bewertungen, schon allein der Fakt, ob ein Mitarbeiter einen News Beitrag überhaupt geöffnet hat, lässt viele Rückschlüsse zu. Ein Intranet CMS sollte also den Redakteuren einen einfachen Zugang zu diesen Nutzungsstatistiken geben.
Mehrsprachigkeit im Intranet CMS
Die Anforderung an die Abbildung von mehreren Sprachen in einem Intranet CMS, kurz „Mehrsprachigkeit”, kann man in zwei Bereiche einteilen.
Erstens geht es um die Mehrsprachigkeit der Nutzeroberfläche, also alles was auf Bedienelementen steht und damit vom Hersteller des CMS sozusagen “ab Werk” schon mehrsprachig angeboten werden kann. Dies ist meist leichter umzusetzen, die entsprechenden Übersetzungen werden dann in einem eigenen Sprachfile vorgehalten. Werden Sprachen benötigt, die im CMS aktuell nicht gepflegt sind, kann dieses Sprachfile meist relativ einfach vom Entwickler oder sogar auch von Kundenseite um neue Sprachen ergänzt werden.
Der zweite Bereich ist schon wesentlich komplexer und damit nur in wenigen Standard Intranet Lösungen anzutreffen. Hier geht es um die Mehrsprachigkeit von Inhalten. Aus Erfahrung wissen wir bei Staffbase, dass dieser Punkt vor allem für große, multinationale Organisationen sehr wichtig ist. Deshalb können alle Inhalte in verschiedenen Sprachen angelegt werden. Das ist erst einmal nichts besonderes, sondern wichtig ist, dass die jeweiligen Sprachversionen voneinander wissen und jeweils nur ein sogenannte “Sprachinstanz” des selben Informationsobjektes sind. Der Mitarbeiter in Italien sieht die mehrsprachige Newsmeldung also automatisch in italienisch, weil das seine eingestellte Sprache am Mobiltelefon ist und sein englischer Kollege sieht die gleiche Meldung auf englisch. Wenn Inhalte nicht in der jeweils lokalen Sprache vorliegen, dann werden diese Inhalte in der eingestellten Standardsprache angezeigt. Der große Vorteil dieser Mehrsprachigkeit für Inhalte ist, das man keine parallelen Strukturen in allen angebotenen Sprache erstellen muss, sondern nur eine Struktur hat, die sich automatisch je nach Nutzer in der Sprache ändert.
Inhalte können so zunächst in einer Sprache angelegt werden und sind dann sehr einfach zu übersetzen. Bei der Übersetzung können Bilder oder Anhänge automatisch mit Berücksichtigt werden, so dass der Redaktionsaufwand für die neue Sprachvariante minimal gehalten wird.
Mehr zu modernen Intranets: Das moderne Intranet – alles Wichtige zu Strategie, Anforderungen und Einführung
Liebe Leser*innen,
wir bei Staffbase verwenden seit November 2020 den Genderstern in unseren deutschsprachigen Blog-Texten. Wenn das bei diesem Artikel noch nicht der Fall ist, handelt es sich dabei um einen älteren Text, der vor der Einführung der gendergerechten Sprache erstellt wurde.
Vielen Dank für Ihr Verständnis!