Ein moderner Arbeitsplatz muss vor allem eins sein: Auf die Bedürfnisse und Anforderungen ALLER Zielgruppen im Unternehmen abgestimmt. Vor allem jetzt, denn der Arbeitsplatz hat sich durch die Corona-Krise für alle dramatisch verändert.
Die meisten Konzepte für moderne Arbeitsplätze beschäftigen sich jedoch hauptsächlich mit den Anforderungen von Mitarbeiter*innen, die ihre Arbeitstage größtenteils am Computer verbringen.
Zwei Drittel der Beschäftigten in Deutschland arbeiten jedoch nicht in einem Büro oder an einem Schreibtisch mit Computer. Sie können mit den üblichen Ideen für einen modernen Arbeitsplatz wie stylisch eingerichteten Büroräumen, flexiblen Arbeitszeiten, Homeoffice oder neuesten Kollaborationsttools oft wenig anfangen.
Was ist also mit denjenigen Mitarbeiter*innen, die in der Produktionshalle stehen, den ganzen Tag für Kundentermine unterwegs sind oder sich um Patient*innen kümmern? Und wie verändert sich der moderne Arbeitsplatz für jede einzelne Person im Laufe der Zeit im Unternehmen?
Obwohl Konzepte wie digitaler Arbeitsplatz, New Work und Arbeitsplatz 4.0 relativ neu sind, müssen wir den modernen Arbeitsplatz scheinbar noch einmal grundlegend neu denken. Unsere Top-Trends geben einen ersten Überblick, auf was es bei einem modernen Arbeitsplatz für alle Mitarbeiter*innen ankommt.
Ziele des modernen Arbeitsplatzes
Das Konzept des modernen Arbeitsplatzes ist sehr eng verbunden mit dem Konzept der Employee Experience (Mitarbeitererfahrung). Hier geht es vor allem um Motivation durch positive Erlebnisse und Erfahrungen während der Zeit im Unternehmen. Das kann direkt beim Onboarding, während eines internen Jobwechsels oder zum 20-jährigen Jubiläum sein.
Ein moderner Arbeitsplatz existiert nur dann, wenn er die Bedürfnisse und Anforderungen der gesamten Belegschaft beachtet. Letztendlich sollen sich alle Mitarbeiter*innen gut bei ihrer Arbeit fühlen.
Der Modern Workplace Report der Deutschen Telekom macht deutlich: Für sogenannte Internal Mobile Worker, also diejenigen, die mindestens 75 Prozent ihrer Arbeitszeit innerhalb ihrer Arbeitsstätte aber nicht an einem Schreibtisch verbringen, sind die wichtigsten Auswirkungen und Faktoren eines modernen Arbeitsplatzes, dass das Arbeiten interessanter wird und dass sie mehr Spaß und Freude an der Arbeit haben.
Alles Anzeichen, dass Mitarbeiter*innen mit einem modernen Arbeitsplatz motivierter sind und sich enger mit dem Unternehmen und ihrer Arbeit verbunden fühlen.
Klingt natürlich alles logisch, aber auch wie eine riesige Herausforderung. Sie als Kommunikationsexpert*innen spielen hier jedoch eine entscheidende Rolle und müssen Strategie und Konzepte mitgestalten. Wir zeigen mit den folgenden Trends, auf was es beim modernen Arbeitsplatz neben neuesten Technologien und flexiblen Arbeitszeiten noch ankommt.
Die 7 Top-Trends für den modernen Arbeitsplatz
Die folgenden Trends sind auf Basis der Erfahrung und Erfolge unserer Kunden entstanden. Sie zeigen, wie ein moderner Arbeitsplatz für alle funktionieren kann.
Trend #1: Der moderne Arbeitsplatz muss die Employee Experience ins Zentrum stellen
Die Optimierung der Customer Experience war jahrelang das vorherrschende Thema in Unternehmen. Immer mehr erkennen jedoch, dass sie zuallererst die Erfahrungen ihrer eigenen Mitarbeiter*innen so positiv wie möglich gestalten sollten. Das wirkt sich wiederum auf Produktivität und Motivation und somit auch auf die Customer Experience aus.
Deshalb ist der Trend hin zur Employee Experience der wohl wichtigste Punkt von allen und auch derjenige, der sich in allen anderen wiederfindet. Wer ein Konzept für einen modernen Arbeitsplatz erstellt, sollte zuallererst analysieren, wie damit die Erfahrung am Arbeitsplatz der verschiedenen Zielgruppen im Unternehmen verbessert werden kann. Es geht letztendlich darum, sich in alle Mitarbeitergruppen hineinzuversetzen und zusammen mit ihnen die beste Employee Experience zu schaffen.
Die Mitarbeiter*in in der Produktionshalle kann sicher wenig mit neuen Kollaborationstools anfangen. Sie brauch einen Kanal, über den sie sich mit Kolleg*innen an anderen Standorten austauschen oder ganz einfach Urlaub beantragen kann.
Ein moderner Arbeitsplatz ist entscheidend für eine gute Employee Experience. Deshalb sollten Sie:
- Zielgruppen und deren Bedürfnisse analysieren, Personas erstellen
- Wichtige Stationen der einzelnen Personas im Unternehmen aufzeichnen
- Mitarbeiter*innen für Entscheidungen einbeziehen. Sie bestimmen am Ende, ob die Employee Experience positiv ist oder nicht
- Konkrete Maßnahmen und Change-Projekte auf Basis der Analysen erstellen
Schauen Sie sich auch gern unser Strategie-Template für einen Kommunikationsplan an, der Employee Experience ins Zentrum stellt.
Trend #2: Der moderne Arbeitsplatz muss mobil sein
Wenn wir davon reden, bei einem modernen Arbeitsplatz an alle Mitarbeitergruppen zu denken, dann ist ein Punkt für Kommunikationsexpert*innen von entscheidender Bedeutung: Jegliche Kommunikation, Information, Interaktion und Services müssen zuallererst für die mobile Nutzung gedacht werden. Das ist auch laut Trendmonitor interne Kommunikation 2020 das klare Ziel für die Zukunft:
Das heißt, dass alle Zugriff auf diese wichtigen Aspekte des Arbeitsalltags haben müssen. Aushänge, Mitarbeiterzeitungen oder auch Terminals in Werkshallen reichen hier nicht aus.
Bedenkt man, dass wir bis zu 85 mal am Tag unser Smartphone checken und mehr als 3 Stunden täglich damit verbringen, dann ist die Kommunikation mit Mitarbeiter*innen über Apps doch eigentlich nur logisch. Ein moderner Arbeitsplatz muss mit Technologie ausgestattet sein, die Mitarbeiter*innen bereits aus ihrem Privatleben kennen, die ihnen vertraut sind und bei denen sie intuitiv wissen, wie sie zu bedienen sind.
Trend #3: Der moderne Arbeitsplatz muss einfach sein
Das klingt erstmal komisch, ist aber nicht nur für Mitarbeiter*innen, sondern auch für das Unternehmen und dessen Ziele von entscheidender Bedeutung.
Egal um welchen Aspekt des Arbeitsplatzes es sich handelt: Wenn der Prozess oder die Handhabung nicht intuitiv und schnell zu verstehen sind oder Informationen nicht rasch gefunden werden können, dann wird wertvolle Zeit verschwendet. Mitarbeiter*innen sind dann frustriert und unzufrieden. Das wirkt sich natürlich nicht nur auf die Zufriedenheit, sondern auch auf die Produktivität und längerfristig auf die Zielerreichung jeder einzelnen Mitarbeiter*in sowie des Unternehmens aus.
Attensam, ein österreichischer Dienstleistungsanbieter, hat diesen Trend für seine Belegschaft im Außendienst bereits umgesetzt. Anhand von Formularen in der firmeneigenen Mitarbeiter-App können Mitarbeiter*innen ganz einfach von unterwegs aus Reparaturen melden oder Servicevorschläge machen. Niemand muss mehr aufwendige Formulare ausfüllen und alle Einreichungen kommen gesammelt bei den richtigen Ansprechpartnern an. Damit hat Attensam nicht nur eine 50-prozentige Steigerung der Kundenbestellungen erreicht, sondern sogar einen 33-prozentigen Anstieg ihres gesamten Umsatzes.
Trend #4: Der moderne Arbeitsplatz muss überall verfügbar sein
Die Konzepte Arbeitsplatz der Zukunft und Arbeit 4.0 beschäftigten sich schon lange damit, dass ein Arbeitsplatz für die meisten kein physischer Ort mehr ist. Dieser verlagert sich vor allem durch die Digitalisierung immer weiter in Tools und Plattformen, die letztendlich für viele der virtuelle Arbeitsplatz werden.
Die Corona-Krise hat diese Entwicklung noch einmal beschleunigt. Noch nie war die Anzahl der Arbeitnehmer*innen in Deutschland, die aus dem Homeoffice arbeiten, so hoch wie während der Zeit des Lockdowns.
Ein Großteil der Arbeitnehmer*innen in Deutschland war jedoch auch schon vor der Krise sehr dezentral unterwegs, nämlich all diejenigen ohne PC-Arbeitsplatz. Unternehmen, die einen Modern Workplace für alle wollen, müssen sicherstellen, dass er auch für diesen Teil der Belegschaft überall verfügbar ist:
- Mitarbeiter*innen müssen von überall auf Services wie Urlaubsanträge, Krankheitsmeldungen, Schichtpläne oder Zeitkonto zugreifen können, ohne sich umständlich jedes Mal wieder in dutzende Systeme einloggen zu müssen. Deshalb ist die mobile Zugänglichkeit dazu (siehe Trend #2) von entscheidender Bedeutung.
- Wichtige Nachrichten sollten überall und zu jeder Zeit verfügbar sein. Struktur und Übersichtlichkeit spielt hier vor allem für Mitarbeiter*innen eine wichtige Rolle, die nicht viel Zeit für die digitalen Medien des Unternehmens haben.
- Wirklich jede Mitarbeiter*in im Unternehmen muss die Möglichkeit haben, Feedback zu geben und sich aktiv an Kommunikation und Interaktion zu beteiligen. Ein moderner Arbeitsplatz macht dies möglich, egal wo jemand arbeitet.
Trend #5: Der moderne Arbeitsplatz muss die Identifikation mit dem Unternehmen fördern
Je digitaler und verteilter der Arbeitsplatz in Zukunft wird, umso wichtiger wird es, die Kultur und die Werte des Unternehmens auch über die Grenzen eines Büros hinaus zu etablieren und zu stärken. Jegliche unternehmesweit genutzte Plattformen, aber vor allem das Intranet oder die Mitarbeiter-App spielen hier eine entscheidende Rolle.
Diese Plattformen, die einen Großteil des modernen Arbeitsplatzes ausmachen werden, müssen in Zukunft nicht nur alle Mitarbeiter*innen miteinander verbinden, sondern auch die interne Marke, Unternehmenswerte und die Vision des Unternehmens an jede einzelne Mitarbeiter*in tragen.
Wie das gehen kann:
- Plattformen strategisch auf interne Markenbildung ausrichten (z. B. bei einem Intranet-Relaunch eine Softwarelösung wählen, die ein individuelles Erscheinungsbild möglich macht)
- Branding ernst nehmen: Name, Logo und Design für das eigene Intranet oder die Kommunikations-App spielen eine entscheidende Rolle für eine Art emotionale Bindung zur Plattform
- Bilder, Videos, Podcasts und andere Medienformate einbinden, um den Mitarbeiter*innen das Unternehmen näher zu bringen (z. B. Geschäftsführung stellt sich in einem Video vor, Geschichten von Kolleg*innen werden über einen Podcast veröffentlicht, etc.)
Trend #6: Der moderne Arbeitsplatz muss passend und persönlich sein
Weil der moderne Arbeitsplatz eine entscheidende Rolle dabei spielt, wie die Employee Experience für jede einzelne Mitarbeiter*in aussieht, sollte er unbedingt auf die verschiedenen Bedürfnisse und Anforderungen der einzelnen Zielgruppen im Unternehmen abgestimmt werden. Die digitale Nutzererfahrung der Mitarbeiter*innen (digitale Employee Experience) ist schließlich entscheidend dafür, wie oft und regelmäßig Plattformen wie Intranets oder Kommunikations-Apps genutzt werden.
Hier geht es also vor allem darum, Mitarbeiter*innen nur für sie relevante und wertvolle Informationen zur Verfügung zu stellen, damit eine Informationsflut verhindert wird. Das heißt, vor allem Kommunikation muss auf Basis verschiedenster Kriterien geplant und ausgespielt werden. Diese Kriterien könnten folgende sein:
- Standort
- Abteilung/Team
- Rolle
- Interessen
- Mitarbeiter-Journey
Ein moderner Arbeitsplatz bezieht all diese Punkte ein, um Relevanz, aber auch weniger Komplexität für Mitarbeiter*innen zu ermöglichen.
Ein wichtiger Aspekt ist auch, Mitarbeiter*innen während ihrer Zeit im Unternehmen bei bedeutenden Stationen oder Situationen zu begleiten. Die sogenannte Employee Journey (oder Mitarbeiter-Journey) muss für alle individuell gestaltet werden.
Mitarbeiter*innen brauchen beispielsweise sehr viele Informationen und Kommunikation während ihrer Onboarding-Phase. Aber auch in Situationen wie Wechsel der Abteilung, neue Rolle im Unternehmen oder auch wenn Mitarbeiter*innen Eltern werden (alle Informationen zu Elternzeit etc. bereitstellen), spielen gezielt ausgespielte Inhalte eine entscheidende Rolle für eine ganz persönliche Erfahrung der Mitarbeiter*innen an ihrem Arbeitsplatz – egal, wo sich dieser befindet.
Trend #7: Der moderne Arbeitsplatz muss Interaktion und Fokus sinnvoll vereinen
So schön wie es auch ist, wenn alle Mitarbeiter*innen miteinander verknüpft sind und sich jederzeit austauschen können: Ablenkung ist dabei oft vorprogrammiert.
Unternehmen, die einen modernen Arbeitsplatz der Zukunft für die gesamte Belegschaft etablieren wollen, müssen diesen Punkt definitiv berücksichtigen und eine Balance zwischen Austausch und Fokus für alle schaffen. Für die Büroarbeit gibt es da natürlich bereits einige gute Konzepte, wie Headphone-Policies (wer Kopfhörer auf hat, wird nicht gestört), Ruhebereiche im Büro, wo nur konzentriertes Arbeiten erlaubt ist, Teambereiche für Austausch und Brainstorming und und und…
Diese Konzepte sollten so gut wie möglich auch auf den digitalen Arbeitsplatz übertragen werden. Aber wie soll das gehen? Schließlich gelten online ganz andere Regeln als in physischer Anwesenheit.
Hier ein paar Ideen für Ihre Kommunikationsplattform:
- Stellen Sie Mitarbeiter*innen Chatanwendungen zur Verfügung, die eine Möglichkeit zur Stummschaltung haben.
- Ermöglichen Sie Interaktionen wie Kommentare, Likes und @-Mentions. Stellen Sie aber auch sicher, dass Mitarbeiter*innen Meldungen dazu jederzeit ausstellen können.
- Push-Benachrichtigungen helfen enorm, die Belegschaft auf wichtige Neuigkeiten aufmerksam zu machen und sie so informiert zu halten. Aber Achtung: Sie lenken Ihre Mitarbeiter*innen durchaus auch von ihrer Arbeit ab. Etablieren Sie deshalb einen strikten Zeitplan für das Aussenden von Push-Benachrichtigungen und stellen Sie sicher, dass sich alle daran halten.
