Ein Intranet in 6 Schritten launchen

Darum verdient Klosterfrau einen Award

Über das Unternehmen

Hauptsitz:

Köln, Deutschland

Gegründet:

1826

Mitarbeitende:

1.700

Branche:

Pharmazie

Klosterfrau

Klosterfrau, im Jahr 1826 von der Klosterfrau Maria Clementine Martin gegründet ist ein Traditionsunternehmen, das sich erfolgreich in der Gesundheitsbranche positioniert hat. Besondere Bekanntheit erlangte die Firma durch ihr pflanzliches Arzneimittel „Klosterfrau Melissengeist". Mit fast 200 Jahren Geschichte hat sich Klosterfrau zu einer globalen Größe entwickelt und beschäftigt derzeit rund 1.700 engagierte Mitarbeiter*innen. Das Unternehmen ist weltweit mit zahlreichen Standorten präsent und hat sich durch umfassende Expertise im Bereich Gesundheit und Naturheilkunde einen respektablen Namen erworben.

Schritt 1: Analyse

Klosterfrau analysierte ihre interne Kommunikation in mehreren Phasen. Dabei wurden technische Herausforderungen identifiziert, externe Berater eingebunden und interne Workshops durchgeführt. Das Ziel war ein benutzerfreundliches Intranet, das sowohl auf Desktops als auch auf Smartphones professionell genutzt werden kann.

Schritt 2 & 3: Screening und Scoping

Auf Basis der Analyse wurde ein Anforderungskatalog für das neue Intranet erstellt. Dieser Katalog diente dazu, externe Anbieter mit klaren Vorgaben zu kontaktieren. In Gesprächen mit verschiedenen Intranet-Anbietern setzte sich schließlich Staffbase als die beste Lösung durch.

Schritt 4 & 5: Realisierung und Transformation

Klosterfrau entwickelte das standortübergreifende Intranet-Projekt gemeinsam mit der Belegschaft. Neben operativer Planung und internen Aktivitäten wie Namensumfrage und Mood-Video wurden auch externe Webinare und Award-Bewerbungen organisiert. Der Gewinn des „VOICES Award 2021" in der Kategorie „Best Storytelling Concept" unterstreicht den Erfolg.

Schritt 6: Go-Live & Operation

Ein Mood-Video und informative Flyer weckten Vorfreude und erklärten Anwendungsfälle. Ein geplantes Gewinnspiel sollte das Interesse steigern und eine hohe Anmeldequote in den ersten Tagen fördern. Eine Testperson der Pilotphase zeigt sich bereits begeistert von den vielfältigen Möglichkeiten des digitalen Tools, darunter standortübergreifender Informationszugriff und die Chance, andere Abteilungen besser kennenzulernen.

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„Mit mio wird deutlich, wie engagiert die Klosterfrauen und -männer für ihr Unternehmen im Einsatz sind. Teamwork ist Trumpf und das wird auch in gemeinsamen sportlichen Aktivitäten und vor allen Dingen in sozialen Projekten deutlich. #WirsindKlosterfrau wird durch mio gefördert.“

Damit wurde mio ein Erfolg

-köpfiges Team aus verschiedenen Abteilungen

Projektphasen bis zum Go-Live

Redaktionsmitglieder füllen das Intranet mit Leben

Ein detaillierter Blick in das neue Intranet zeigt die Raffinesse des Tools

Klosterfrau setzte von Anfang an den Schwerpunkt für das Intranet „mio" auf Wertschätzung und Kultur statt ausschließlich auf Kollaboration. Das Ziel ist, dass das Intranet den Arbeitsalltag erleichtert und Freude bereitet, ohne als Pflichtlektüre wahrgenommen zu werden. Das Unternehmen möchte, dass die Nutzung freiwillig und gerne erfolgt.

Mit dem richtigen Branding fängt es an

Das Projektteam hat intensiv am Branding des neuen Intranets "mio" gearbeitet, um eine starke Identifikation in der Belegschaft zu fördern. Der Name "mio" (my internal organization) wurde von den Mitarbeitern ausgewählt und soll sich schnell etablieren. Das Logo integriert die Unternehmensfarben, betont die Verbindung zu Klosterfrau und nutzt die Klosterbögen als Symbol für die Vereinigung aller Unternehmensbereiche "unter einem Dach". Dabei repräsentiert der i-Punkt einen Mitarbeiter, der im Intranet eine zentrale Rolle einnimmt.

Passende Anwendungsfälle stärken die Relevanz des Tools

Spannende und relevante Anwendungsfälle motivieren die Belegschaft zur Registrierung und täglichen Nutzung des neuen Intranets „mio" bei Klosterfrau. Die Plattform setzt auf emotionale Geschichten, die exklusiv im Intranet verfügbar sind. Die vielfältigen Formate sorgen für eine kontinuierliche Aktualisierung und bieten den Nutzern eine abwechslungsreiche Mischung aus Information, News und persönlichen Themen.

Rollenwechsel: Aus dem Projekt- wurde ein Redaktions-Team

Seit dem Start am 7. Juni 2021 ist das Klosterfrau Intranet „mio" aktiv. Projektmitglieder sind nun Redaktionsmitglieder und liefern regelmäßig Themen. Das feste Redaktionsteam von rund zwanzig Mitgliedern tauscht sich monatlich aus. Eine eigene Redaktionsseite auf mio ermöglicht direkten Kontakt zum Team. Das Intranet bietet vielfältige Formate wie Adventskalender, Podcasts und Gewinnspiele. Umfragen helfen Nutzermeinungen und Erwarten zu erfahren und das Angebot dadurch zu optimieren.

Die ganze Story zum Nachlesen

Tiefere Einblicke in die Kommunikation von Klosterfrau findest du hier:

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Nie wurden Marketing-Aktivitäten, wie zum Beispiel Produkteinführungen etc. so wahrgenommen, wie auf mio. Eine Neuausrichtung der Klosterfrau in 2021 in anderen Produktkategorien konnte auf mio durch unterschiedliche Aktionen hervorragend kommuniziert werden, indem beispielsweise persönliche Erfahrungsberichte der Kollegen*innen über neue Klosterfrau Produkte eingerahmt von Fotos veröffentlicht wurden.

Viola Kröll Expert Corporate Communication und stellvertretende „mio“-Chefredakteurin

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