„Bring Your Own Device” (BYOD) bedeutet, dass Mitarbeiter einer Organisation ihre persönlichen mobilen Geräte für Arbeitszwecke nutzen dürfen. Dazu gehören Mobiltelefone, Laptops und Tablets.

Angesichts der starken Zunahme der Zahl der Unternehmen, die von all dem profitieren, was BYOD bietet, haben sich einige ähnliche Abkürzungen entwickelt, wie z.B. BYOT („Bring Your Own Technology”), CYOD („Choose Your Own Device”) und BYOA („Bring Your Own Application”). Die Vielfalt der Begriffe allein spiegelt wieder, wie wichtig das Thema geworden ist.

BYOD erlauben oder nicht – das ist die Frage, die interne Kommunikationsabteilungen auf der ganzen Welt beschäftigt und wilde Diskussionen im Internet auslöst. Wenn Sie zu den Menschen gehören, die sich zu diesem Thema schon mehr Gedanken gemacht haben, als ihnen lieb ist, dann wird dieser Blogartikel sicherlich hilfreich für Sie sein.

Mobile Kommunikation hat sich in den letzten Jahren in unserem Privatleben bewährt und der Trend überflutet nun auch das Arbeitsumfeld. Mehr als 50% der Unternehmen in den USA haben ihre Strategie bereits der Entwicklung auf dem Arbeitsplatz angepasst, indem sie ihren Mitarbeitern erlauben, die privaten Smartphones und andere mobile Endgeräte für die Arbeit und zum Beispiel Mitarbeiter-Apps zu nutzen. Zusätzliche 15% der Unternehmen planen, dies in den nächsten zwölf Monaten ebenfalls zu übernehmen.

BYOD, Mitarbeiter App

Für Unternehmen mit einer hohen Anzahl von Non-Desk-Mitarbeitern ist die Diskussion um BYOD besonders wichtig. Seinen Mitarbeitern die Möglichkeit zu eröffnen, ihre privaten Mobilgeräte zu nutzen, ist gleichzeitig das Sprungbrett für eine lückenlose Kommunikation zu all seinen Mitarbeitern – denen am Schreibtisch und jene ohne Schreibtisch-Arbeitsplatz.

Aber ist es wirklich eine gute Idee, private Geräte bei der Arbeit zu erlauben? Ja!

Die Zahlen sprechen für sich: Tatsächlich zeichnet sich ein Anstieg der privaten Smartphone-Nutzung in den Unternehmen ab.

1. 55 Prozent der leistungsstarken und kundenorientierten Arbeitgeber erlauben bereits BYOD

Mehr als die Hälfte der heutigen Top-Unternehmen erlauben die Nutzung persönlicher Mobilgeräte bei der Arbeit. Laut Microsoft nutzen bereits 67 Prozent der Arbeitnehmer ihre mobilen Geräte am Arbeitsplatz. Aufgrund dieser Entwicklung ergreifen viele Unternehmen die Initiative und etablieren jetzt BYOD Richtlinien, um den Umgang mit den privaten Endgeräten im Arbeitsumfeld zu regeln.

2. Laut einer aktuellen Forbes-Studie sagen 49 Prozent der Mitarbeiter, dass sie produktiver sind, wenn sie ihr eigenes Smartphone benutzen können

Menschen neigen dazu, Kommunikation zu vermeiden, wenn sie gezwungen sind, diese auf einem Gerät durchzuführen, mit dem sie sich nicht wohl fühlen. Wir arbeiten heute nicht mehr nur auf Computern, sondern mit Tablets, Smartphones, Laptops, Notizblöcken, Ultrabooks und vielem mehr. Wir haben im Durchschnitt fünf E-Mail-Adressen, drei Telefone, zwei Laptops und vier Telefonnummern, so dass es immer schwieriger wird, die eingehenden Nachrichten zu filtern. Um sicherzustellen, dass wichtige Informationen an Ihre Mitarbeiter auf den richtigen Kanälen geschalten werden, ist es am besten, diese über die privaten Endgeräte zu kommunizieren. Präzise gesagt, das Gerät mit dem sie sich am wohlsten fühlen: Dem Smartphone.

82 Prozent der Arbeitnehmer glauben, dass Smartphones eine zentrale Rolle für ihre Produktivität spielen. Zusätzlich führt das Bündeln von sonst verstreuten Informationen auf einem einzigen Gerät dazu, dass US-Arbeiter effektiver arbeiten und durchschnittlich einundachtzig Minuten pro Woche an Arbeitszeit sparen und somit effektiver nutzen können.

Darüber hinaus bedeutet die Umsetzung von BYOD, dass weniger Zeit in die Ausbildung investiert werden muss: Mitarbeiter sind bereits mit ihren eigenen Geräten vertraut und haben in der Regel die neuesten Technologien. Dies führt zu einem geringeren Zeitaufwand für die Erfüllung von Aufgaben.

3. 78 Prozent der Angestellten glauben, dass BYOD ihnen hilft, eine ausgeglichene Work-Life-Balance herzustellen.

Es hat viele Vorteile alle wichtigen Informationen über einen zentralen Kanal zu erhalten. Informationen sind nicht nur jederzeit zugänglich, es ist auch einfacher mit ihnen zu arbeiten.

BYOD kann problemlos in das Arbeitsleben Ihrer Mitarbeiter integriert werden. Dies ermöglicht eine bessere Work-Life-Balance und führt direkt zu höherer Produktivität. Ihre Mitarbeiter pendeln oder sind mehrere Stunden dienstlich unterwegs? Eingehende E-Mails werden durch BYOD wesentlich eher beantwortet, als bisher.

Das bedeutet natürlich, dass die Mitarbeiter mit BYOD einen gewissen Kompromiss eingehen: Sie bekommen mehr Informationen, die ihnen helfen, ihre Arbeit zu erledigen und die auf einem vertrauten Kanal verfügbar sind. Das Privatleben wird sich allerdings ab und an mit der Arbeit überschneiden. Dies ist ein Kompromiss, den viele Arbeiter gerne akzeptieren, wenn klare Leitlinien geschaffen wurden, die darauf abzielen, Eingriffe ins Privatleben zu minimieren.

4. Flexibilität ist der Schlüsselfaktor für zufriedene Mitarbeiter.

BYOD ist Teil der Arbeitsplatz-Flexibilität, die vor allem bei Millennials als einer der Schlüsselfaktoren für die Zufriedenheit am Arbeitsplatz zählt. Diese Flexibilität erhöht Loyalität, Moral und die Mitarbeiterbindung. Personen, die über die eingesetzten Kommunikations-Werkzeuge entscheiden können, haben eine bessere Work-Life-Balance und sind daher nicht nur produktiver, sondern auch weniger krank und wechseln seltener das Unternehmen.

5. Endlich erreichen Sie auch Ihre Non-Desk-Mitarbeiter.

Richard Absalom, ein IT-Berater bei Ovum, sagt: “Der Versuch, gegen mobile Kommunikation zu arbeiten, ist ein schädlicher und vergeblicher Versuch.” Mobile Geräte sind so im täglichen Leben Ihrer Mitarbeiter etabliert, dass es sehr wahrscheinlich ist, dass sie diese auch für die Arbeit verwenden werden.

Für Non-Desk-Mitarbeiter und Freelancer gibt es nur begrenzte Möglichkeiten, mit ihrem Unternehmen in Verbindung zu treten und zu bleiben. Sie sind nicht mit PC-Arbeitsplätzen oder Telefonen ausgestattet und fühlen sich dadurch oft schlecht informiert. Mit BYOD können Sie alle Ihre Mitarbeiter erreichen, egal wo sie sind, auf einem Gerät, welches sie sehr wahrscheinlich schon in der Tasche haben.

6. Sparen Sie mehr als 1.520 Euro pro Mitarbeiter.

Haben Sie jemals versucht zu berechnen, wie viel Geld es kosten würde, alle Ihre Mitarbeiter mit mobile Geräten auszustatten?

Der durchschnittliche Smartphone-Nutzer zahlt 860 € für sein Gerät. Diese Kosten können mit BYOD von der Firma zum Mitarbeiter verschoben werden. Dazu kommen zusätzliche 660 € im Durchschnitt pro Benutzer für Datenpläne, so wie regelmäßige Updates und Versicherungen.

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BYOD-Richtlinien und Regeln

Sobald Ihre Mitarbeiter die privaten Endgeräte während der Arbeitszeit nutzen können, gibt es bestimmte Regeln, die definiert werden müssen. Im Folgenden finden Sie fünf Themen, die jede BYOD-Richtlinie abdecken sollte.

Akzeptable Nutzung: Wie wird der persönliche Gebrauch der Geräte gehandhabt? Sollen Webseiten gesperrt werden? Soll die Kamera- und Videofunktion deaktiviert werden? Gibt es Bereiche, in denen das WiFi deaktiviert werden muss? Müssen Sie eine Liste der verbotenen Apps bereitstellen? Sollte es spezifische Richtlinien für SMS geben? Diese Fragen müssen klar adressiert und beantwortet werden.

Sicherheit: Es müssen Maßnahmen ergriffen werden, um unnötige Sicherheitsrisiken zu vermeiden. Fragen Sie Ihre IT-Abteilung und legen Sie Richtlinien für Passwortschutz, Sitzungszeiten und Regeln für das Herunterladen von Anhängen oder Bildern fest. Beachten Sie auch den Zugang zu den Unternehmensdaten und legen Sie Sicherheitsstufen für den Inhalt, den Sie zur Verfügung stellen, fest.

Erstattung: Eine der Fragen, die Ihre Mitarbeiter sofort stellen werden, ist, ob das Unternehmen die Kosten für Geräte und Datenpläne übernehmen wird. Achten Sie darauf, eine klare Aufwandspolitik aufzustellen, um Verwirrung, Fehlinterpretationen und Unmut zu vermeiden.

Risiken und Verbindlichkeiten: Machen Sie von Anfang an deutlich, dass die Mitarbeiter ihre privaten Endgeräte verantwortungsvoll nutzen müssen und dass disziplinarische Maßnahmen bei Nichteinhaltung von Unternehmensrichtlinien ergriffen werden können.

Geräte und Support: BYOD deckt eine große Anzahl von Geräten ab, so dass es hilfreich sein kann, genau zu bestimmen, welche Endgeräte erlaubt sind. Wer ist in der IT-Abteilung verantwortlich für die Unterstützung? Es muss mindestens ein Ansprechpartner vorhanden sein und die genaue Reichweite der Unterstützung sollte definiert werden.

Im Allgemeinen haben unsere Bestandskunden kaum Probleme mit der Einführung von BYOD gehabt. Natürlich ist es ratsam, Ihre Pläne mit Ihrem Betriebsrat zu besprechen. Aber der Trend wird von den Mitarbeitern oft bereits erwartet und gewollt. Immerhin sagen 84% der Smartphone-Besitzer, dass sie keinen einzigen Tag ohne ihr Handy auskommen könnten.

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