Das Februar-Release bringt Spaces (Beta), neue Formular-Optionen und mit SSO kombinierbare Login-Methoden

Wir starten dieses Jahr mit einem großen Update der Staffbase Mitarbeiter-App und Intranet-Plattform, das jede Menge hilfreicher Neuerungen bringt: Mit Spaces verteilen Sie das Content-Management für Ihre Standorte oder Abteilungen, mit den neuen Funktionen für Formulare binden Sie Ihre Unternehmensprozesse direkt in die App ein und der SSO-Login kann jetzt mit anderen Login-Methoden kombiniert werden. Zusätzlich wurde der Funktionsumfang der beliebten Features Chat und Video-Upload erweitert. 

Spaces: Content-Management für Zielgruppen neu definiert

Besonders in großen Unternehmen mit vielen Standorten ist es mitunter eine Herausforderung, die App-Inhalte für verschiedene Standorte bzw. bestimmte Zielgruppen wie Mitarbeiter, Azubis oder Rentner zu erstellen und auszusteuern.

Spaces ermöglichen Ihnen, für jede Zielgruppe einen eigenen Bereich (Space) anzulegen und jeweils Verantwortliche zu benennen. Diese Space-Administratoren können in Eigenregie alle Inhalte ihres Spaces dezentral verwalten. Der Zugriff auf das Nutzer-Management oder die globalen App-Einstellungen ist Space-Administratoren nicht möglich. Somit erleichtern Spaces den Überblick im Adminbereich und sorgen für eine effiziente Verwaltung von News, Speiseplänen, Events oder Formularen direkt an der zuständigen Stelle.

Das Feature ist aktuell noch im Beta-Status. Wenn Sie Interesse haben, Spaces zu testen, kontaktieren Sie bitte Ihren Account Manager.

Digitalisieren Sie Ihre Prozesse mit Formularen

Egal ob für die Bestellung von Büromaterial, für Krankmeldungen, als Mängelmelder oder für das Einsenden von Verbesserungsvorschlägen – Formulare sind ein echter Allrounder. Um interne Prozesse noch besser zu unterstützen, stehen unter anderem die folgenden drei neuen Funktionen bereit: 

• Beim Anlegen des Formulars können Sie eine Liste möglicher Empfänger vordefinieren und entsprechende Kontaktadressen hinterlegen. Der Nutzer wählt im Formular selbst den passenden Empfänger aus.
• Die neue Option “Zusätzliche Nutzerinformationen” bietet Ihnen die Möglichkeit, eingesendete Formularantworten mit weiteren Informationen zum Sender anzureichern. Nutzen Sie diese Funktion beispielsweise, um die Abteilungszugehörigkeit oder den Standort eines Mitarbeiters für den Empfänger des Formulars sichtbar zu machen.
• Für viele Prozesse ist es wichtig, dass Mitarbeiter im Nachhinein innerhalb der App auf ihre früheren Einreichungen bzw. Anfragen zugreifen können. Diese Funktion können Sie jetzt bei Bedarf für jedes Formular aktivieren.

Diese intelligenten Formulare erleichtern das Ausfüllen und bieten gleichzeitig viel genauere und wertvollere Ergebnisse. Digitalisieren Sie mit Ihrer Mitarbeiter-App Ihre HR-Prozesse, Arbeitsschritte in der Produktion und weitere interne Abläufe.

SSO-Login in Kombination mit anderen Login-Methoden

Falls nur ein Teil Ihrer Mitarbeiter über SSO-Logins (Single Sign-On) verfügte, mussten Sie sich bisher entscheiden: Entweder nutzten Sie SSO für Ihre Mitarbeiter-App und erreichten nicht alle Mitarbeiter. Oder Sie verzichteten auf SSO und gefährdeten die Akzeptanz der App bei dem Teil der Mitarbeiter, die das bequeme SSO gewöhnt sind. Von nun an fügt sich die Mitarbeiter-App durch die Kombination des SSO-Logins mit anderen Login-Methoden nahtlos in Ihre IT-Infrastruktur ein. Die Mitarbeiter mit SSO melden sich wie gewohnt in der App an, alle anderen Kollegen erhalten über einen Nutzername oder eine E-Mail-Adresse Zugriff auf die App.

Diese Login-Kombination ist praktisch, um neben Mitarbeitern zum Beispiel auch Bewerber, Werkstudenten, Rentner oder Geschäftspartner in die App einzuladen. Damit holen Sie Zielgruppen in die App, die in unterschiedlichen Quellsystemen erfasst sind.

Kommen Sie auf uns zu, wenn die neue Login-Kombination für Sie in Frage kommt.

Neue Services: Das Ideen-Portal und die Statusseite

Wir möchten die weitere Entwicklung der Mitarbeiter-App transparent gestalten und laden Sie ein, in unserem neuen Ideen-Portal aktiv die Zukunft der Mitarbeiter-App mitzugestalten. Wir bieten Ihnen hiermit eine Plattform für Ihre Vorschläge und Wünsche. Vielleicht treffen Sie mit Ihrer Idee den Nerv der Staffbase-Community und sie wird von weiteren Kunden positiv bewertet. Ebenso können Sie die Vorschläge anderer bewerten und erhalten einen Einblick in geplante Features sowie Trendthemen. Das Staffbase Produkt-Team wird über neue Ideen informiert und pflegt das Portal, sodass Sie immer auf dem neusten Stand zu Ihren Vorschlägen sind. Sie erreichen das Ideen-Portal als Admin, Space-Admin und Managing Editor über den Adminbereich > Dropdown-Menü (oben rechts) > Ideen-Portal.

Ab sofort sehen Sie auf der Staffbase-Statusseite, ob unsere technische Infrastruktur wie Server, Versand von Push-Benachrichtigungen oder der E-Mail-Versand einwandfrei funktionieren. Falls dem einmal nicht so ist, dann finden Sie auf diesem neuen Dienst alle Informationen zu eventuellen Störungen. Abonnieren Sie Benachrichtigungen von der Statusseite oder fügen Sie folgenden Link zu den Lesezeichen in Ihrem Browser hinzu, um immer auf dem aktuellen Stand zu sein: https://status.staffbase.com.

Weitere neue Features

App:

• Die Staffbase Download Page ist eine neue Möglichkeit, Ihre App außerhalb der öffentlichen App Stores zu verteilen. Kontaktieren Sie uns, falls Sie Interesse haben.
• Es ist nun möglich, Nutzergruppen als Teilnehmer für Gruppenkonversationen auszuwählen. Dies funktioniert sowohl mit internen als auch mit offenen Gruppen. Nutzer sehen Gruppenkonversationen entsprechend ihrer Gruppenzugehörigkeit.
• Sie können nun Einzel- und Gruppenkonversationen stumm schalten, um keine Benachrichtigungen oder Zähler für ungelesene Nachrichten zu erhalten. Die Gespräche stehen weiterhin über den Posteingang zur Verfügung und Sie können sie aktiv nutzen, während sie stumm geschaltet sind.
• Videos können nun direkt aus der App in Beiträgen und Seiten hochgeladen werden.

Plugins:

• Formulare: Das neue Feld “Datum” erlaubt die Auswahl einer Datumsangabe innerhalb eines Formulars.
• Kalender: Es ist nun möglich, ein Event mit einer Farbe zu kennzeichnen.
• Weihnachtskalender: Sie können nun die vollständige Rangliste aller Teilnehmer exportieren. Die Umstellung erfolgte bereits Ende 2017.

Adminbereich:

• Es ist jetzt möglich, mehrere Newsbeiträge auszuwählen, um sie zu kopieren, zu veröffentlichen, die Veröffentlichung zurückzuziehen und mehrere Newsbeiträge auf einmal zu löschen.

Verbesserungen

App:

• Die native App unterstützt nun noch besser das Layout des iPhone X.
• “Private Nachrichten” wurde in “Chat” umbenannt.
• Auf einer Startseite eingefügte Widgets werden nun im Texteditor visuell dargestellt und können einfacher bearbeitet werden.
• Auf iOS-Geräten hat der In-App-Browser einige Verbesserungen erfahren: Der Kopfbereich verwendet immer die Farben Ihrer Anwendung, die Schließen-Schaltfläche ist korrekt übersetzt und die Symbolleiste hat ein frisches Aussehen erhalten.
• In der Vollbild-Fotoansicht wird nun die iOS-Statusleiste ausgeblendet, um ein noch beeindruckenderes Erscheinungsbild zu erhalten.
• Die App sendet nun weniger unkritische Informationen an das Geräteprotokoll.
• Bevor sich Nutzer einloggen, zeigt die App nun öffentliche Inhalte basierend auf der Gerätesprache an.
• Die Größe des Datei-Uploads wurde von 10 MB auf 25 MB erhöht. Videos und Anhänge können sogar größer als 25 MB sein. 

Plugins:

• Weihnachtskalender: Es ist nun möglich, Antworten zu verwenden, die länger als 50 Zeichen sind. Die Umstellung erfolgte bereits Ende 2017.

Adminbereich:

• Das Menü für persönliche Einstellungen oben rechts im Adminbereich enthält nun nützliche Links, z.B. zum Support-Portal und zum Staffbase Blog.
• Die Nutzerverwaltung enthält nun auch die Unterkategorien für den SSO-Login, die E-Mail-Selbstregistrierung und die Nutzer-Synchronisation. So werden alle Aufgaben der Nutzerverwaltung an einer Stelle zusammengefasst.
• Die Listen der registrierten, deaktivierten und eingeladenen Nutzer enthalten nun alle wichtigen Informationen, wie z.B. den Identifikator und die E-Mail-Adresse.
• Die Einträge im Nutzer-Änderungsprotokoll wurden zum besseren Verständnis in mehreren Sprachen optimiert.
• Aktionen von API-Tokens werden nun auch im Nutzer-Änderungsprotokoll korrekt angezeigt.
• Gedruckte Einladungen funktionieren jetzt beim Nutzer-Onboarding mit Nutzername und Passwort. Die Einladungen enthalten dann QR-Codes für eine noch einfachere Anmeldung.

Fehlerbehebungen

App:

• Beim Erstellen längerer Chatnachrichten scrollt der Textbereich nun korrekt.
• Bei einigen Android 7 und 8 Geräten ist der Video-Upload aus der Galerie des Smartphones fehlgeschlagen. Dies funktioniert nun für alle unterstützten Android-Versionen.
• Das Hochladen großer Videos im Chat konnte zum Absturz der App führen. Dies ist nun behoben.
• Die Web-App wird auf Android 8-Geräten im Chrome Browser nun immer korrekt geladen.
• Beim Abspielen von Videos in der Web-App mit dem Firefox Browser Version 57 ist die Video-Symbolleiste nun wieder verfügbar.
• Beim Umschalten zwischen verschiedenen Inhalten in der App verschwanden die Zähler für ungelesene Nachrichten und Beiträge unbeabsichtigt und tauchten dann wieder auf. Die Zähler sind nun immer sichtbar, bis der Nutzer den Inhalt gelesen hat.
• In seltenen Fällen konnte ein schnelles Umschalten zwischen Konversationen dazu führen, dass Nachrichten in der falschen Ansicht angezeigt werden. Dies wurde behoben.
• Chatkonversationen werden jetzt korrekt sortiert und immer im Posteingang angezeigt.
• Bei der Suche auf einem Android-Gerät gibt es keine Rendering-Probleme mehr.
• Die Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen wurden für Nutzer, die sich mit Nutzername und Passwort anmelden, versehentlich nicht angezeigt. Dies ist nun behoben und alle Nutzer können ihre Einstellungen für die Benachrichtigung einsehen.
• Bilder, die in der Größe verändert wurden, um in einen Beitrag zu passen, öffnen sich nun in ihren ursprünglichen Proportionen, wenn Sie auf diese Bilder klicken, um sie im Vollbildmodus anzuzeigen.
• Beim Editieren im mobilen Texteditor werden Videos nun korrekt gehandhabt. Zuvor konnte es vorkommen, dass ein vorhandenes Video beschädigt oder unerwartet dupliziert wurde.
• Der Link zum Support-Portal in der allgemeinen Staffbase App funktioniert wieder.

Plugins:

• Karten: Auf iOS-Geräten führt ein Klick auf die Links “Öffnen in Maps” und “Navigieren in Maps” nun korrekt zur Apple Maps-Applikation. Das hat vorher nicht funktioniert.
• Speiseplan: Die Anzeige der Mahlzeiten im Speiseplan funktioniert jetzt wieder auf iOS 11 Geräten. Vorher wurde in einigen Fällen eine leere Seite angezeigt.
• Formulare:
  • Der Datei-Upload in Formularen funktioniert jetzt korrekt, auch wenn das Formular auch Textzeilen und weitere Felder wie ein zweites Feld zum Hochladen von Dateien oder Mehrfachauswahl-Fragen enthält.
  • Das Absenden eines Formulars von einem iOS-Gerät führte zu doppelten Übermittlungen. Dies ist nun behoben.
  • Formularfelder mit einer Dropdown-Auswahl werden im Internet Explorer Browser nun korrekt formatiert.
• Eventregistrierung:
  • Eventnamen werden jetzt korrekt gerendert und nutzen den verfügbaren Platz. Lange Eventnamen werden abgeschnitten, wenn kein Platz mehr vorhanden ist. Bisher wurden Eventnamen abgeschnitten, auch wenn mehr Platz zur Verfügung stand.
  • Die Eventregistrierung funktioniert jetzt korrekt. Bisher gab es einen Fehler bei Events mit nur noch einem freien Platz, der dazu führte, dass sich Nutzer nicht mehr für das Event anmelden konnten.
• Weihnachtskalender: (Die Umstellung erfolgte bereits Ende 2017. )
  • Die Rangliste wird nun am nächsten Tag aktualisiert, wenn die Ergebnisse zu sehen sind. Bisher änderte sich die Rangliste direkt nach der Beantwortung, was nicht korrekt war.
  • Die Sortierung der Teilnehmer funktioniert nun korrekt nach Ranglistenpunkten und alphabetischer Reihenfolge.
  • Das Umbenennen eines Nutzers im Dezember, während der Weihnachtskalender aktiv ist, funktioniert jetzt einwandfrei. Zuvor führte dies zu mehrfachen Einträgen dieses Nutzers in der Rangliste.

Adminbereich:

• Der CSV-Export berücksichtigt nun alle Sonderzeichen.
• Leitende Redakteure waren fälschlicherweise in der Lage, alle Nutzergruppen zu bearbeiten, wenn sie Admin-Zugriff auf mindestens eine Gruppe hatten. Nun können Leitende Redakteure wie gewohnt nur alle Nutzergruppen sehen.
• Das gleichzeitige Bearbeiten eines Nutzers und der zugehörigen Nutzergruppen funktioniert jetzt.
• Sehr lange Nutzernamen werden nun korrekt gerendert und wenn sie zu lang sind, werden sie auf eine neue Zeile umgebrochen.
• Als der Firefox Browser auf Version 57 aktualisiert wurde, gab es einige Änderungen, die Print-on-Demand beeinträchtigt haben. Dieses Feature funktioniert nun auch mit Firefox Browser Version 57.
• Bei der Verwaltung von hunderten von Newskanälen im Chrome Browser funktioniert das Rendering nun einwandfrei und zeigt alle News-Kanäle an.
• Bei der Verwendung der Suchleiste der Web-App im Internet Explorer Browser gibt es keine Rendering-Probleme mehr.
• Beim Bearbeiten des Menüs im Internet Explorer Browser wird der Menüeditor nun korrekt gestylt.
• Es wurde ein Styling-Problem mit den Schaltflächen der Symbolleiste im Texteditor behoben, wenn große Texte in Internet Explorer Browser und Edge Browser bearbeitet wurden.
• Die Zeitplanung von Beiträgen funktioniert nun auch im Internet Browser und Edge Browser.
• Im Internet Explorer 11 Browser funktioniert das Planen eines Beitrags in seltenen Zeitformaten jetzt richtig.
• Im Internet Explorer 11 Browser war beim Hochladen eines Bildes zu einem Beitrag das Platzhalterbild neben dem Bild selbst auch nach dem Hochladen sichtbar. Nun wird der Platzhalter entfernt, sobald das Bild hochgeladen wird.
• Wenn Sie eine neue Übersetzung von existierenden Inhalten erstellt haben, wurde die Übersetzung nicht immer gesichert. Jetzt funktioniert das Speichern.
• Das Einladungsdatum von Nutzern wird jetzt korrekt im Dashboard des Adminbereichs und im CSV-Export der Nutzerdatenbank angezeigt, auch wenn sich die Nutzer gerade im Anmeldungsprozess befinden.

System-E-Mails:

• Die Formatierung von Tabellen in Benachrichtigungs-E-Mails funktioniert wieder. 
• Es gab einen Fehler, der dazu führen konnte, dass wöchentliche Analyseberichte ohne Sonntag erstellt wurden. Die Berichte enthalten nun richtigerweise den Sonntag. 

Das Release wurde soeben für Ihre Web-App ausgerollt. Die mobilen Apps sollten im Laufe des Tages auf den Geräten Ihrer Mitarbeiter verfügbar sein.

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Weitere Informationen zu aktuellen Neuigkeiten rund um Ihre Mitarbeiter-App:

• App-Updates im Oktober: Mehr Benachrichtigungen, Print-on-Demand für die interne Kommunikation, Unterstützung für iOS 11 und vieles mehr
• Aktualisierte Mitarbeiter-App bringt Dateianhänge im Messenger und einen überarbeiteten Editor für unterwegs

Liebe Leser*innen,

wir bei Staffbase verwenden seit November 2020 den Genderstern in unseren deutschsprachigen Blog-Texten. Wenn das bei diesem Artikel noch nicht der Fall ist, handelt es sich dabei um einen älteren Text, der vor der Einführung der gendergerechten Sprache erstellt wurde.

Vielen Dank für Ihr Verständnis!