Frischzellenkur für Social Intranets

Seit gut 10 Jahren begleitet mich das Thema Social Intranet und auch wenn es immer noch für viele Unternehmen ein neues und spannendes Thema ist, bringt ein tieferer Blick auf die technischen Errungenschaften in den letzten Jahren etwas Ernüchterung. Im Prinzip hat sich da nämlich nicht viel getan. Damals wie heute finden wir für das Social Intranet folgende grundlegenden Funktionen vor.

Social Intranet Funktionen

• Profile: Die Visitenkarte für Mitarbeiter mit den wichtigsten Stammdaten, einem Profilfoto und freiwillig ergänzenden Angaben wie etwa Fähigkeiten und Interessen.
• Blogs: Vielfach genutzt als Content-Management-Ersatz, um Unternehmensnachrichten und Neuigkeiten aus Abteilungen oder Standorten zu kommunizieren. Natürlich zählen auch persönliche Blogs zu einem wesentlichen Merkmal von Social Intranets.
• Activity Stream: Von den einen geliebt, von denen anderen verdammt bringt der Stream alle aktuellen Änderungen und Meldungen in einer chronologischen Abfolge zusammen. Oftmals wird dies als sehr flüchtige Kommunikation wahrgenommen und ist eher beliebt bei den Kolleginnen und Kollegen, die auch sonst gewohnt sind, in Microblogging-Diensten, wie z. B. Twitter, unterwegs zu sein.
• Likes: Das schnellste Feedback überhaupt, ein Klick sagt mehr als tausend Worte und sorgt beim Verfasser für ein Lächeln. Die Einführung von Dislike-Buttons hat sich noch nicht durchgesetzt. 😉
• Share: Die Teilen-Funktion ist einer der Grundbestandteile sozialer Kommunikation und ermöglicht es, Dinge schnell an eine Zielgruppe zu verteilen, von der man denkt, dass sie sich dafür interessieren wird.
• Wikis: Revolutionär war es, Inhalte nicht mehr nur in Dokumenten zu sichern, sondern mit anderen gemeinsam zu erstellen und zu bearbeiten, um so das Wissensmanagement zu bereichern.
• Dokumentenmanagement: Alles, was sich nicht in Wikis erfassen lassen kann, wird mit Versionierung und Berechtigung strukturiert abgelegt.
• Notifications: Die Möglichkeit, sich bei Neuigkeiten informieren zu lassen (pull), auch über klassische Kommunikationskanäle wie E-Mail, ist für viele Nutzer auch immer wieder Anlass, zurück in die Plattform zu gehen und sichert somit kontinuierliches Engagement.

Wesentliche Neuerungen konnte man in den letzten Jahren vor allem im Bereich Messaging erleben, welcher eine starke Wiedergeburt erfahren hat und heute einen großen Stellenwert im digitalen Arbeitsplatz einnimmt. Selbstverständlich geben auch Megatrends wie Big Data und künstliche Intelligenz ihre Impulse, auch wenn der Reifegrad hier überwiegend noch sehr gering ist.

Die letzten 10 Jahre haben auch bedingt durch Cloud und Software-as-a-Service-Angebote ein Umdenken eingeleitet, nicht mehr starke individuelle Entwicklungen an den Lösungen vorzunehmen, sondern möglichst im Standard zu bleiben und mit den gegebenen Möglichkeiten zu leben. Klingt nach einem Kompromiss, ist es auch oftmals.

Auch wenn diese strategische Haltung unter anderem aus IT-Strategie- und Kostenaspekten absolut nachvollziehbar ist, birgt sie die Gefahr, dass das positive Erleben der Nutzung von Social Intranets zu kurz kommt. Gerade das wird aber in der heutigen Arbeitswelt als der Erfolgsfaktor proklamiert, Stichwort Employee Experience.

Eine Lösung für diesen Spagat können hier sogenannte Plugins schaffen, die Social Intranet Funktionen für einen ganz bestimmten Anwendungsfall erweitern und somit zum „i-Tüpfelchen” avancieren können. Hier eine Auswahl aus unseren Beobachtungen und Projekten:

• Danke! Diese Erweiterung, die es in Standardlösungen nur sehr selten gibt, ermöglicht es Nutzern, untereinander Danke zu sagen und das nicht als Kommentar oder Direct Message sondern sehr prominent und für andere sichtbar.

• Umfragen: Zur Etablierung einer unternehmensweiten Feedbackkultur kann eine digitale Umfrage einen erheblichen Beitrag liefern, da so eine leichte und unmittelbare Möglichkeit geschaffen wird, einen strukturierten Rückkanal anzubieten. Wichtig ist hierbei auch die Variante, anonym antworten zu können.
  

  

• Quiz: Komplexe Sachverhalte und Veränderungen lassen sich prima spielerisch kommunizieren, um mit etwas Spaß und Spannung die Angst vor dem Neuen zu nehmen und den angeborenen Spieltrieb anzusprechen.
  

  

• Ideation: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben doch oft die besten Ideen und Vorschläge, die dem Unternehmen einen Mehrwert geben können. Um diese strukturiert zu erfassen und bewerten bzw. diskutieren zu lassen, bietet es sich an, dafür ein spezielles Feature anzubieten.
  

  

• Matchmaking: Mit einem Augenzwinkern könnte man das auch das „Tinder for Business” nennen, ernsthaft betrachtet kann eine Matchmaking-Funktion aber spürbar helfen, Gleichgesinnte kennen zu lernen und somit maßgeblich zur Vernetzung im Unternehmen beitragen. Nicht nur bei Veranstaltungen, sondern auch während des Onboarding-Prozesses ein fruchtbares Feature.

• Live: Die Nutzung von Videoinhalten, sowohl als Livestream als auch on demand als eine Art Enterprise Youtube, bringt eine unmittelbare und direkte Kommunikationsmöglichkeit. Sie folgt auch dem Konsumententrend, immer mehr Informationen über Videoinhalte zu konsumieren.
• Corporate Influencer: Ein noch relativ neuer Trend, der aber gerade gewaltig auch zu uns drängt, ist die Möglichkeit, Unternehmensinhalte teilbar zu machen und einer Community von identifizierten freiwilligen Kolleginnen und Kollegen eine einfache technische Möglichkeit zu geben, mit wenigen Klicks Unternehmensinhalte in ihren eigen Social Netzworks zu teilen.

Diese und viele anderen Erweiterungen ergänzen Standart-Social Intranet mit relevanten Funktionen und können somit einen enormen Schub für das Engagement im Unternehmensintranet bewirken.

Aus unsere Erfahrung sollten Sie bei der Auswahl und Einführung derartiger Plugins folgende Dinge beachten:

1. Nativ so weit wie möglich! Viele System bieten schon lange die Möglichkeit, externe Seiten und somit Dienste einzublenden. Leider kommt da jedoch die Experience zu kurz, da die Nutzer durch das gegebenenfalls andere Erscheinungsbild und noch schlimmer vielleicht sogar durch die Notwendigkeit, sich erneut authorisieren zu müssen, relativ schnell die Lust verlieren können.
2. Updatefähigkeit und Mitwachsen! Die Plugins, die Ihr Social Intranet aufwerten sollen, sollten auf der einen Seite unabhängig vom Kernprodukt weiterzuentwickeln sein, auf der anderen Seite aber auch die eventuell neuen technische Möglichkeiten des Social Intranets wie z. B. neue Möglichkeiten der API etc. für sich nutzbar machen.
3. Erst testen, dann ausrollen! Versteht sich eigentlich von selbst, sei aber der Vollständigkeit hier nochmal erwähnt. Es bietet sich an, neue Funktionalitäten erst einmal mit einer kleinen Zielgruppe zu testen und das Feedback zur Optimierung vor dem Launch zu nutzen. Das beste Plugin hilft nichts ohne einen validierten Anwendungsfall.

Wie komme ich nun an diese Plugins?

Das hängt natürlich im Wesentlichen davon ab, welche Technologie Sie für Ihr Social Intranet oder Digitalen Arbeitsplatz einsetzen. Plattformen wie Office 365, Jive oder auch Staffbase verfügen über eigene Marktplätze, auf denen eigene als auch fremde, sogenannte Third-Party Plugins angeboten werden. Im Zweifel fragen Sie gerne den Digitaldienstleister Ihres Vertrauens. 😉

Sie wollen mehr über moderne Intranets, Mitarbeiter-Apps und die interne Kommunikation erfahren? Dann kontaktieren Sie uns noch heute oder schauen Sie sich auf unserem Blog um:

• Kommunikation in Zeiten des Mergers: RHI Magnesita schafft den Balanceakt mit ihrer Mitarbeiter-App
• Mobile Mitarbeiterkommunikation im Außendienst: Die Service Dialog App der Telekom
• Interne Kommunikation: 5 Argumente für mehr Budget

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wir bei Staffbase verwenden seit November 2020 den Genderstern in unseren deutschsprachigen Blog-Texten. Wenn das bei diesem Artikel noch nicht der Fall ist, handelt es sich dabei um einen älteren Text, der vor der Einführung der gendergerechten Sprache erstellt wurde.

Vielen Dank für Ihr Verständnis!