Ohne effektive interne Kommunikation geht nichts. Das merken viele Unternehmen oft erst in Krisenzeiten oder wenn große Veränderungen anstehen. Wenn Mitarbeiter nicht Bescheid wissen, wie sollen sie dann hinter ihrem Unternehmen stehen, wenn es darauf ankommt? Wir haben 18 Ideen und Maßnahmen zusammengefasst, wie die interne Kommunikation zu einem entscheidenden Faktor für erfolgreiche Mitarbeiterbindung gemacht werden kann.
1. Interne Kommunikation messbar machen
Für Führungskräfte eines Unternehmens sind immer Zahlen von entscheidender Bedeutung. Um den Wert der internen Kommunikation zu belegen, höhere Budgets zu verhandeln und Ergebnisse zu veranschaulichen, benötigen interne Kommunikatoren also aussagekräftige Daten, um starke Argumente liefern zu können.
Integrierte Analysetools für die interne Kommunikation können detaillierte Kennzahlen für mehrere Kanäle in einer Übersicht erfassen und anschaulich darstellen. Zusätzlich dazu können außerdem Interaktionen nachverfolgt werden, die wir aus unserem privaten Leben kennen und lieben: Likes, Teilen und Kommentare.
Diese Informationen ermöglichen es Ihnen, Ihre Bemühungen zu konzentrieren und zu erkennen, wo Verbesserungen nötig sind. Analysetools helfen außerdem dabei, die relevantesten Artikel und Inhalte zu identifizieren. Darüber hinaus können Sie herausfinden, welche Art von Informationen am besten per Video oder Text übermittelt werden und somit zu höheren Öffnungsraten führen.
Durch die kontinuierliche Überwachung und Bewertung von Kennzahlen über einen längeren Zeitraum können Sie Veränderungen im Nutzerverhalten der Mitarbeiter beobachten und den Wert Ihrer internen Kommunikationsstrategie besser verstehen.
2. Video als wichtigen Kanal des digitalen Arbeitsplatzes einsetzen
Wenn ein Bild mehr sagt als tausend Worte, wie muss es dann erst bei einem Video sein? Heutzutage hat fast jeder mit einem Smartphone ein tragbares Videostudio in der Tasche. Man muss also nicht unbedingt Steven Spielberg sein, um mit bewegten Bildern eine gute Geschichte zu erzählen.
Jeder, der schon einmal ein Video auf YouTube gepostet hat, weiß, dass das Produzieren, Konsumieren und Verteilen von Bewegtbildern einfach und unkompliziert ist. Warum sollte es am Arbeitsplatz also anders sein?
Ein Video als Informationsquelle ist schnell, interaktiv und unterhaltsam. Das Format kann Emotionen vermitteln und eine Geschichte lebendiger erzählen als Worte auf einer Seite. Das macht es Ihren Mitarbeitern leichter, sich auf die eigentliche Botschaft zu konzentrieren.
Die Benchmarking Studie digitale Mitarbeiterkommunikation der Universität Leipzig hat untersucht, was herausragende und durchschnittliche Unternehmen im Bezug auf deren Kommunikationsfunktion unterscheidet. Dabei wurde eindeutig festgestellt, dass Video in exzellenten Unternehmen häufiger genutzt wird, um wichtige Themen zu vermitteln.
Unternehmen mit leistungsstarker interner Kommunikation setzen also deutlich häufiger auf digitale Formate wie Videos, Visualisierungen und Storytelling als andere Unternehmen. Das heißt, dass sie mit diesen Formaten auch erfolgreicher sind.
Video ist also bewiesenermaßen eine vielseitige und hilfreiche Möglichkeit, um Ihre internen Kommunikationsziele zu erreichen. Also los geht's – Licht, Kamera, Action!
3. Lokale Führungskräfte und Redakteure stärken
Die Redewendung „Global denken, lokal handeln", die erstmals im Zusammenhang mit der Bewältigung von Umweltproblemen verwendet wurde, hat eine viel breitere Bedeutung erlangt.
Angesichts der Tatsache, dass viele der heute führenden Unternehmen auf der ganzen Welt verstreut sind, muss eine effektive interne Kommunikation oft standortspezifische Bedürfnisse widerspiegeln, die am besten durch Erfahrungen aus erster Hand angegangen werden können. Lokale Themen sind für Ihre Mitarbeiter in der Regel weitaus relevanter. Die Erkenntnisse eines Standortleiters können eine großartige Möglichkeit sein, Kultur, Strategie und Engagement zu fördern.
Denken Sie doch darüber nach, ein Handbuch für die lokale Kommunikation zu erstellen. Bieten Sie Unterstützung für Ihre lokalen Führungskräfte und Kommunikatoren bei der Aneignung bewährter Verfahren an, die die Besonderheiten ihres jeweiligen Standorts berücksichtigen. Finden Sie eine gute Balance zwischen zentral erstelltem Inhalt und lokalen Geschichten, die frei und ohne besondere Steuerung erzählt werden können (siehe Punkt 18).
4. Zielgruppen und Personas bestimmen
Nicht jeder Mitarbeiter im Unternehmen benötigt die gleichen Informationen und Services. Deshalb ist es auch für die interne Kommunikation besonders wichtig, die Zielgruppen im Unternehmen zu verstehen und darauf aufbauend Personas festzulegen.
Wie unterscheiden sich also die Bedürfnisse der verschiedenen Zielgruppen? Welche Momente und Stationen sind für sie wichtig und was brauchen sie täglich, um motiviert ihre Arbeit machen zu können?
Mitarbeiter in Fabriken oder Produktionsstätten brauchen ganz andere Informationen als die in der Buchhaltung. Während und nach einer Pandemie wie der Corona-Krise müssen sie beispielsweise wissen, was die aktuellen Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen sind, wo und wie sie schnell und einfach Fragen stellen oder Verbesserungsvorschläge für bessere Vorgehensweisen am Arbeitsplatz einreichen können.
Mitarbeiter im Homeoffice oder im Außendienst benötigen je nach Bedürfnissen wiederum völlig andere Informationen. Es ist also enorm wichtig, diese verschiedenen Zielgruppen im Unternehmen zu identifizieren und auch mit einigen Mitarbeitern zu sprechen oder Umfragen zu machen, was genau sie jeden Tag benötigen. Diese Zielgruppenbestimmung sollte immer Teil einer umfangreichen Kommunikationsstrategie sein, besonders wenn sich die Bedürfnisse nach einer Krise oder einer großen Transformation im Unternehmen radikal ändern.
5. Interne Influencer gewinnen
Versuchen Sie, immer die geeignetste Person für die Übermittlung wichtiger Nachrichten und Informationen zu finden. Beispielsweise wird eine wichtige Sicherheitsansage am besten von einem Mitarbeiter übermittelt, der tatsächlich von einem Zwischenfall oder einem Beinaheunfall betroffen war. Lassen Sie anerkannte Impulsgeber ihre Geschichten erzählen und nutzen Sie sie, um Ihre Kultur und Schlüsselwerte zu vermitteln.
Etablieren Sie ein Influencer-Netzwerk, aufgebaut aus Ihrer gesamten Organisation (viele treffen Sie vielleicht auf Reisen), und bieten Sie Ihren Mitarbeitern Foren für Feedback, wie z.B. „Teile Deine Geschichte", an.
6. Mitarbeitern die Freiheit geben, von überall zu arbeiten
Laut einer Umfrage im Auftrag des Digitalverbands Bitkom ist es Mitarbeitern in jedem dritten deutschen Unternehmen möglich, ganz oder teilweise von Zuhause zu arbeiten. Dank digitaler Technologien können viele Jobs mittlerweile zu jeder Zeit und von jedem Ort aus erledigt werden. Infolge der Corona-Krise wird die Arbeit von Zuhause aus noch relevanter werden. Viele Unternehmen, wie beispielsweise Twitter, entscheiden sich nach wochenlangem Homeoffice, ihre Belegschaft zukünftig ganz von zu Hause arbeiten zu lassen, wenn sie das wollen.
Darüber hinaus steigt die Zahl derer, die als Freiberufler flexibel von Auftrag zu Auftrag gehen und sich somit in keinem klassischen Beschäftigungsverhältnis befinden. Dies ist in der Hinsicht, dass unabhängige Arbeiter in der Regel engagierter, selbständiger und teamorientierter sind, eine gute Nachricht. Es ist jedoch auch wichtig, die unterschiedlichen Bedürfnisse einer Belegschaft ohne Schreibtisch-Arbeitsplatz anzuerkennen und sich zu bemühen, sie unabhängig vom Arbeitsort einzubinden.
Mobile Kommunikationswerkzeuge – einschließlich Apps, Messaging-Plattformen, Push-Benachrichtigungen und Social Media – ermöglichen es Ihnen, Freiberufler und Mitarbeiter ohne feste Arbeitsplatz abteilungs- und standortübergreifend miteinander zu vernetzen. Durch die Unterstützung auf den Mobilgeräten der Mitarbeiter wird eine bessere Verbundenheit bezüglich Kommunikation und Produktivität erreicht – einschließlich Online-Meetings, Schulungen und Video-Workshops.
Außerdem wird es für Unternehmen und ihr Wachstum im Wettkampf um Talente und die attraktivsten Arbeitsplätze immer entscheidender, allen Mitarbeitern den Austausch mit Kollegen sowie den Zugang zu Unternehmensinformationen zu ermöglichen, wo und wann immer sie das wollen.
7. Gamification ernst nehmen
Gamification und Unterhaltungsmöglichkeiten zu haben ist großartig, um Menschen willkommen zu heißen sowie ihnen zu ermöglichen, Ihre Individualität auszudrücken. Solche Bemühungen können ihnen außerdem helfen, ihre Kollegen kennenzulernen und Zugehörigkeitsgefühle zu etablieren, die das Miteinander fördern sowie die Mitarbeiterbindung verbessern.
Ein gutes Beispiel für eine solche Initiative ist Allegiant Air, eine Billigfluggesellschaft mit Sitz außerhalb von Las Vegas, Nevada. Sie veranstalten einen monatlichen “Niedlichstes Haustier”-Wettbewerb, bei dem Angestellte über die Mitarbeiter-App Bilder ihrer Haustiere einreichen. Die ersten zwölf Einsendungen nehmen am Wettbewerb teil und jeder App-Nutzer kann letztendlich über das beste Foto abstimmen. Das Siegerbild erhält einen Preis. Die Mitarbeiter freuen sich immer auf die Teilnahme am Wettbewerb. Die zwölf Einreichungen sind jeden Monat innerhalb von Stunden erreicht – ohne extra dafür Werbung zu machen.
Laut NICE Systems nutzen nur 31 Prozent der Unternehmen irgendeine Form der digitalen Anerkennung oder spielerischen Elemente. Jedoch ist es eindeutig ein guter Weg, die Interaktion unter Mitarbeitern zu fördern sowie Angestellte dazu zu bewegen, die Mitarbeiter-App des Unternehmens zu nutzen.
8. Kommunikationsexperimente wagen und scheitern lernen
Große Organisationen sind nicht sehr gut im Experimentieren, weil sie weniger Toleranz für Fehlschläge haben. In der Realität sind es jedoch die am meisten geschätzten Unternehmen der Welt, die schneller lernen weil sie verstehen wie richtiges Scheitern funktioniert.
Hier ist also eine Idee: Wenn Sie etwas neu ausprobieren wollen, dann nennen Sie es nicht Projekt oder Plan – definieren Sie eine klare Hypothese und betrachten Sie es als Experiment. Das ist ein guter Weg, Erwartungen zu kontrollieren, weil das Scheitern zu einer voraussehbaren Möglichkeit wird.
Nehmen wir beispielsweise an, Sie hätten die Idee, den Text der Neujahrsbotschaft Ihres Geschäftsführers um 50 Prozent zu kürzen, stattdessen ein kurzes Video einzufügen und somit 25 Prozent mehr Aufrufe zu erhalten. Es ist einen Versuch wert, oder? Nun stellen Sie sich vor, dass Sie sich auf ein Experiment pro Monat festlegen. Denken Sie daran, wie viel Sie lernen können, wenn Sie keine Angst davor haben, sich auch manchmal zu irren.
9. Baby Boomers & Co. ideal einbinden
Ältere Arbeitnehmer – also diejenigen, die auf das Rentenalter von 67 Jahren zugehen oder es bereits erreicht haben – sind der am schnellsten wachsende Teil der Belegschaft. Für Unternehmen kann der Verlust älterer Mitarbeiter unter Umständen problematisch werden, da diese über ein umfangreiches Wissen verfügen, das für die tägliche Arbeit oft von entscheidender Bedeutung ist.
Viele Organisationen haben deshalb damit begonnen, Mentorenprogramme einzuführen, um die jüngeren Mitarbeiter zu motivieren, von ihren älteren Kollegen zu lernen. Darüber hinaus haben Beobachtungen gezeigt, dass die Zusammenführung von älteren und jungen Arbeitnehmern die Leistungsfähigkeit beider Gruppen steigert. Ihre übereinstimmenden Interessen, zu denen auch die Arbeit als Basis sozialer Interaktion gehört, machen sie zu guten Partnern.
Da sie sich in unterschiedlichen Lebensphasen befinden, arbeiten sie tendenziell besser zusammen und zeigen weniger Konkurrenzverhalten. Ein weiterer Vorteil der älteren Generation sind ihre im Vergleich zu den Millenials relativ stabilen Arbeitsgewohnheiten. Mehr als 90 Prozent der Millenials gehen davon aus, dass sie nicht länger als drei Jahre in einzelnen Jobs beschäftigt sind. Diese Einstellung macht somit langjährige Mitarbeiter noch wertvoller.
Versuchen Sie, Wege für eine gute Kommunikation zu finden und die vorteilhafte Zusammenarbeit zwischen älteren Arbeitnehmern, Millenials und Arbeitgebern zu fördern.
10. IK-Kanäle pflegen
Die Bereitstellung relevanter Informationen für alle Ihre Mitarbeiter ist ein ständiger Kampf für die interne Kommunikation. Insbesondere in Zeiten, in denen ein Großteil der Mitarbeiter nicht am Schreibtisch sitzt und nur noch eingeschränkten Zugriff auf E-Mails oder Intranet hat. Zu beachten sind dabei nicht nur die Schwierigkeiten beim Zugriff, sondern auch das Thema Zeit. Arbeitstage sind oft überfüllt, vor allem für Service- oder Außendienstmitarbeiter. Dabei bleibt meist wenig Zeit, Informationen zusammenzutragen, geschweige denn diese effektiv zu kommunizieren.
Moderne interne Kommunikationskanäle wie Mitarbeiter-Apps oder mobile Intranets müssen diese Hindernisse heute mehr denn je überwinden und alle Mitarbeiter zur richtigen Zeit, mit der richtigen Botschaft und den richtigen Inhalten besser erreichen. Dazu gehört auch die Nutzung von Plattformen und verschiedensten Medieninhalten, die den Austausch von Echtzeit-Informationen fördern und somit Mitarbeiter motivieren, Feedback zu geben.
Ausgehend von diesen Anforderungen finden Sie hier acht Richtlinien zur Pflege der gängigsten Kanäle für die Mitarbeiterkommunikation.
11. Eine Strategie für den digitalen Arbeitsplatz erstellen
Immer mehr Unternehmen denken über einen mobilen Kanal für ihre Mitarbeiterkommunikation nach. Dabei ist ein großes Interesse daran entstanden, wie eine Mitarbeiter-App zum bestehenden Intranet passt und sich in die Strategie für einen digitalen Arbeitsplatz einfügen kann.
Um alle zu erreichen, die Fahrer, die Fabrikarbeiter und die Außendienstmitarbeiter, muss der Zugang zu bestimmten Quellen auch auf persönlichen Geräten möglich sein. Diese Voraussetzung zu Bring Your Own Device (BYOD), also private Geräte geschäftlich zu nutzen, verändert grundlegend den Ansatz zur Planung einer Strategie für den digitalen Arbeitsplatz.
Ein zweiter Schritt ist die Betrachtung der wichtigsten Zielgruppen innerhalb einer Organisation. Wissensarbeiter werden typischerweise als Hauptnutzer eines digitalen Arbeitsplatzes angesehen.
In vielen Unternehmen sind die meisten Angestellten jedoch Prozessarbeiter, die an Schreibtischen sitzen und Aufgaben wie Buchhaltung, Personalwesen oder Einkauf erledigen.
Mitarbeiter ohne Schreibtisch-Arbeitsplatz stellen eine dritte große Gruppe dar und wären normalerweise von einer Strategie für den digitalen Arbeitsplatz ausgeschlossen worden. Jetzt, da jeder achte Deutsche ein Smartphone besitzt, ist es möglich, diese Personen zu erreichen und ihnen Zugriff auf Anwendungsfälle wie Kommunikation, Wissen und Prozesse zu geben.
12. Schneller kommunizieren
Vorbei sind die Zeiten, in denen E-Mails der effektivste Kanal für den Informationsaustausch in Unternehmen waren. Der Rückgang der E-Mail-Nutzung wurde jedoch durch eine Zunahme von Kommunikations-Apps ausgeglichen. Laut einer Studie des Pew Research Centers sind 67 Prozent aller heruntergeladenen Apps für die Kommunikation vorgesehen.
Menschen unter 35 Jahren verspüren häufiger ein Bedürfnis nach unmittelbarer Bestätigung und gleichzeitig verlieren sie auch schneller die Geduld. In Zeiten kontinuierlich steigender Geschwindigkeit sind sie also weniger bereit, Webseiten laden und Videos puffern zu lassen sowie darauf zu warten, dass Kollegen auf ihre Nachrichten reagieren.
Um eine Belegschaft zu erreichen, die hauptsächlich aus Millenials und der Generation Z besteht, müssen Nachrichten demzufolge sowohl kurz als auch präzise sein und idealerweise über einen anderen Kanal als E-Mail verbreitet werden. Schneller zu werden bedeutet, dass Kommunikation zielgerichteter an zahlreiche Empfänger weitergegeben werden kann - selbst an diejenigen, die nicht am Schreibtisch sitzen.
13. Verschiedene Medienformate ausprobieren
Podcasts
Seit ihrer Entstehung Mitte der 2000er Jahre haben sich Podcasts zu einem sehr beliebten Medium für den Konsum von Audioinhalten entwickelt. Laut der ARD/ZDF-Onlinestudie hörten im Jahr 2017 rund 13 Prozent der Deutschen Podcasts, das sind immerhin zwei Prozent mehr als im Jahr davor.
Im Jahr 2018 werden immer mehr führende Kommunikationsteams Podcasts nutzen, um wichtige interne Unternehmensbotschaften zu übermitteln, Mitarbeiter einzubinden und Teams aufeinander abzustimmen.
Podcasts können die interne Kommunikation ansprechender gestalten. Sie sind außerdem eine hervorragende Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern ohne Schreibtisch-Arbeitsplatz Zugriff auf wichtige Inhalte zu gewähren. Das gleiche Prinzip gilt für Vertriebs- und Serviceteams, die ständig unterwegs sind. Podcasts ermöglichen es diesen Mitarbeitern, Mitteilungen auch offline zu hören und den "Auto-Modus" zu nutzen, um wichtige Inhalte während der Fahrt zu empfangen.
Die Deutsche Telekom nutzt Podcasts beispielsweise, um ihren Technikern Informationen für unterwegs bereitzustellen. Echtzeit-Inhalte können bei Bedarf sofort zur Verfügung gestellt werden. Unabhängig davon, wo sich Ihre Außendienstmitarbeiter befinden, können sie die für sie beste Zeit wählen, um sich mit den geteilten Inhalten zu befassen. Aufgrund des zwanglosen Charakters von Podcasts sind sie zudem einfach zu produzieren. Dadurch sind wahrscheinlich auch mehr Mitarbeiter dazu bereit, ihre Erfahrungen und ihr Fachwissen auf diesem Weg mit anderen zu teilen.
GIFs
GIFs, die wie bewegte Fotografien aussehen, sind beliebter denn je und stellen nur eine der Möglichkeiten dar, wie Unternehmenskommunikation immer anschaulicher wird. Trotzdem erkennen viele Kommunikatoren noch immer nicht, wie animierte GIFs für sie von Nutzen sein können.
Tatsächlich gibt es mehrere Gründe für die Verwendung des Formats: Sie sind visuell ansprechender und einprägsamer als statische Bilder; sie sind mobil-tauglich und funktionieren auf einer Vielzahl von Plattformen; sie können komplexe Themen viel leichter verständlich machen; und sie sind schneller und kostensparender als Videos.
Animierte GIFs können Zahlen zum Leben erwecken und eignen sich besonders gut, um komplizierte Ideen vereinfacht darzustellen. Ebenso wie Menschen können auch Unternehmen GIFs benutzen, um ihre Reaktionen auf etwas zu kommunizieren. Nachrichten-Plattformen machen es den Mitarbeitern leicht, GIFs für die Interaktion mit anderen Teammitgliedern zu verwenden.
Als Microsoft eine Zusammenarbeit mit GIPHY, der weltweit größten Quelle für animierte GIFs, eingegangen ist, war klar, dass das Format nicht mehr wegzudenken ist. Der Technologie-Riese hat GIFs zu einem festen Bestandteil seiner Angebote für Unternehmensplattformen gemacht. Offen bleibt also nur die Frage, wie GIF richtig ausgesprochen wird.
14. Mobile Kommunikation gut planen
Die Unterstützung mobiler Nutzer muss ein wichtiger Teil einer erfolgreichen Strategie für den digitalen Arbeitsplatz sein, insbesondere in großen Organisationen, die eine bessere Vernetzung bei Mitarbeiterkommunikation und Produktivität ermöglichen – einschließlich mobiler Online-Meetings, Online-Schulungen, Video-Workshops und mehr.
Um Anwendungsfälle für mobile Endgeräte wirklich nützlich zu machen, braucht es mehr als nur eine schnelle Reaktionsfähigkeit. Der Versuch, Funktionalität mit einem leistungsfähigen Intranet bereitzustellen, wird einfach nicht funktionieren. Voraussetzung ist eine mobile Intranet-App. Nutzer dazu zu bringen, eine URL in einen Webbrowser auf ihrem privaten Mobilgerät einzugeben, während sie sich für den Zugriff auf Informationen außerdem immer wieder aufs Neue anmelden müssen, ist einfach keine geeignete Lösung mehr. Die unproblematische Bereitstellung wichtiger Funktionen und die Erfüllung spezifischer Anforderungen auf mobilen Endgeräten schafft nur eine Mitarbeiter-App:
- Apps sollten nativ, weit verbreitet und einfach zu installieren sein.
- Ihre native App sollte individuell angepasst sein. Eine App mit persönlichem Branding schafft mehr Vertrauen, bessere Onboarding-Zahlen und ein höhere Nutzerbindung.
- Nutzer sollten sich nicht jeden Tag anmelden müssen - nach dem ersten Login sollte die App genauso funktionieren wie alle anderen auf ihrem Gerät.
- Die App sollte Anwendungsfälle beinhalten, die den Nutzern wirklich wichtig sind
- Inhalte sollten automatisch personalisiert werden, basierend auf dem individuellen Nutzerprofil (Standort, Geschäftsbereich, Jobprofil, etc.).
- Ihre App sollte Push-Benachrichtigungen enthalten, um Echtzeitkommunikation zu ermöglichen und wirklich alle zu erreichen. “Gepushte” Beiträge werden bis zu drei mal mehr gelesen.
15. Die Vor- und Nachteile eines Chatbots verstehen
Die Chat-Funktion wird in Zukunft sehr wahrscheinlich auf vielen Plattformen zu finden sein und es besteht kein Zweifel daran, dass Chatbots eine Rolle in der internen Kommunikation spielen werden. Diese werden auf den Einsatz für bestimmte Zielgruppen spezialisiert sein. Team-Chat-Plattformen wie Slack beinhalten bereits Chatbot-Integrationen mit hilfreichen Tools zur Zusammenarbeit. Ein weiteres Beispiel ist die Staffbase Mitarbeiter-App, die einen Jubiläums-Chatbot anbietet, mit dem Organisationen automatisierte Nachrichten an ihre Mitarbeiter zu Geburtstagen oder arbeitsbezogenen Jubiläen versenden können.
Dennoch gab es viel Hype um Chatbots und offensichtlich auch übertriebene Erwartungen, wie sie als internes Kommunikationstool funktionieren können. Viele sind sogar so weit gegangen zu sagen, dass der Chat die Zukunft ist und dass alles, was ein Mitarbeiter braucht - Kommunikation, Onboarding, Lernen, Umfragen, Personaldienstleistungen - mit Chatbots gemacht werden wird. Bedenken Sie jedoch, dass ein Chatbot nur eine weitere Benutzeroberfläche und für viele Aufgaben einfach zu kompliziert ist. Die Chatbots von Facebook und anderen sozialen Medienplattformen waren für viele bereits eine herbe Enttäuschung. Versuchen Sie also wie immer über den Hype hinauszuschauen und selbst zu verstehen, wo Chatbots Wert bringen können und wo sie nur eine Spielerei sind.
16. Die Grenzen von Tools wie Microsoft Teams, Yammer und Facebook Workplace kennen
Ohne Technologie gäbe es keinen digitalen Arbeitsplatz. Jedoch variieren die Tools zur Unterstützung je nach Ihren Branchen- und Geschäftsanforderungen. Entscheidend ist der Einsatz der richtigen Werkzeuge, die es Ihren Mitarbeitern ermöglichen, ihre Arbeit zu erledigen.
Unternehmen fragen sich oft, warum sie Tools wie Microsoft Teams oder Yammer nicht als Mittel für ihre interne Kommunikation einsetzen können. Die Antwort ist einfach: Teams, Communities und unternehmensweite Zielgruppen haben aufgrund ihrer variierenden Größe völlig unterschiedliche Kommunikationsbedürfnisse. Gruppenchat-Tools wie Slack und Yammer sind gute Lösungen für kollaborative Teams und kleinere Gruppen. Community-zentrierte Tools wie Facebook Workplace oder Yammer sind wiederum nicht geeignet für eine unternehmensweite und zielgruppenspezifische Kommunikation.
Für diese größeren Anwendungsfälle ist oft eine strukturierte Steuerung erforderlich. Täglich zehn Push-Nachrichten an eine große Gruppe Mitarbeiter zu senden ist sicher nicht das, was Sie wollen. Für solche Fälle muss es besondere Richtlinien geben. Ebenso für die Inhalte auf Ihrer Intranet-Startseite, wo wichtige Informationen in der Regel länger sichtbar sein müssen als sie es bei Slack und Yammer sind.
Es ist unrealistisch zu erwarten, dass alle Nutzer aktiv Kommunikationskanäle abonnieren und ihre Benachrichtigungseinstellungen verwalten – bis zu 80% werden dies nie tun. Der wesentliche Punkt ist, viel über Ihre Zielgruppen nachzudenken und schließlich die am besten geeigneten Werkzeuge auszuwählen, um diese auch tatsächlich zu erreichen.
17. Ein Employee Experience Intranet etablieren
Weil der digitale Arbeitsplatz auch weiterhin an Bedeutung gewinnt, stellt man sich oft die Frage, ob Intranets überhaupt noch notwendig sind. Obwohl wir der Meinung sind, dass sich Rolle und Form von Intranets durchaus wesentlich ändern müssen, ist das Konzept selbst immer noch ein wichtiger Bestandteil des digitalen Arbeitsplatzes.
Der größte Vorteil von Intranets ist die Bereitstellung eines Zugangspunktes, durch den Mitarbeiter die verschiedenen Tools und Dienstleistungen des digitalen Arbeitsplatzes finden können. Dieser Zugangspunkt, das Employee Experience Intranet, sollte auf allen Geräten leicht erreichbar, gebrandet und personalisiert sein sowie als Kommunikationsdrehscheibe dienen.
Alles Wichtige muss immer auf einen Blick erreichbar sein – Nachrichten, aktuelle Aktionen, Services, eigene Inhalte und Links zu allen wichtigen Anwendungen.
Auch wenn sie vor allem praktisch sein müssen – Intranet-Startseiten sind immer auch die digitale Heimat des Unternehmens und sollten deshalb richtig gut aussehen.
18. Steuerung, Risiko und Einhaltung von Richtlinien
Kontrolle ist nach wie vor ein Muss am digitalen Arbeitsplatz. Es ist jedoch nie eine gute Idee, dabei zu streng zu sein. Dicke Regelwerke bleiben eher ungeöffnet. Eine Liste mit "Goldenen Regeln" zu erstellen, die leicht zu lesen und zu verstehen sind, könnte der bessere Weg sein. Nehmen Sie das Autofahren als Beispiel. Fahrer sollten lediglich zwei goldene Regeln befolgen: Keinen Unfall verursachen und nicht in einen verwickelt werden. Alles andere ist zweitrangig. Ebenso wird Kontrolle oft exzessiv betrieben, wenn Menschen sich mitreißen lassen und versuchen, "Was-wäre-wenn"-Szenarien zu verhindern.
Es ist nie eine schlechte Idee zu hinterfragen, ob bestimmte Szenarien häufig genug vorkommen, um die Einhaltung scheinbar überflüssiger Regeln zu rechtfertigen. Darüber hinaus ist es immer sinnvoller, wenn Sie Ihre Richtlinien in Schulungsunterlagen statt in Regelwerken integrieren. Jemandem hilfreiche Ratschläge zu geben ist weitaus effektiver als Richtlinien aufzuzeigen. Was auch immer Ihre Regeln sagen: Es wird Zeiten geben, in denen es gute Gründe gibt, diese zu verbiegen. Ein Laissez-faire-Ansatz für Kontrolle und Steuerung mag vielleicht ein wenig, naja, laissez faire erscheinen. Wenn Arbeitnehmer innerhalb Ihres digitalen Arbeitsplatzes jedoch das Richtige tun, dann stehen die Chancen gut, dass auch Sie alles richtig machen.
Weitere Ideen und Tipps für Mitarbeiterbindung über Apps und moderne Intranets finden Sie auch hier:
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Liebe Leser*innen,
wir bei Staffbase verwenden seit November 2020 den Genderstern in unseren deutschsprachigen Blog-Texten. Wenn das bei diesem Artikel noch nicht der Fall ist, handelt es sich dabei um einen älteren Text, der vor der Einführung der gendergerechten Sprache erstellt wurde.
Vielen Dank für Ihr Verständnis!